フォームで依頼が来たらAsanaでプロジェクトを作成し、Gmailでメールを送る
フォームで依頼が来たらAsanaでプロジェクトを作成し、Gmailでメールを送る
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Gmail
と
Asana
を自動連携できます。
■概要
プロジェクトの新規依頼をフォームで受け付けているものの、その後のAsanaへの登録や関係者への通知を手作業で行っていませんか？手作業での転記は時間がかかるだけでなく、入力ミスや通知漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、フォームからの依頼受付をトリガーに、Asanaでのプロジェクト作成からGmailでの通知までを自動化し、依頼管理のフローを円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームからの依頼をもとに、Asanaでプロジェクト管理を行っている方
- Asanaへの情報転記やGmailでの通知連絡に手間を感じているプロジェクトマネージャーの方
- 依頼管理のフローを自動化することで、対応漏れやヒューマンエラーを減らしたいチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームが送信されると、Asanaへのプロジェクト作成やGmailでの通知が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記ミスや、関係者への連絡漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーで、Yoomのフォーム機能である「プロジェクト作成依頼」フォームが送信されたら、というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで、Asanaの「プロジェクトを作成」アクションを設定し、フォームで受け付けた情報を基にプロジェクトを作成します
- 最後に、オペレーションで、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、関係者へプロジェクト作成が完了した旨を通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームの質問項目は、プロジェクト作成に必要な情報に応じて任意で設定してください。
- Asanaで作成するプロジェクトの名称や詳細、またGmailで送信するメールの件名や本文に、フォームのどの情報を反映させるかを任意で設定できます。
■注意事項
- Asana、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
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ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
特定のキーワードに一致するメールを受信したら
特定のラベルのメールを受信したら
特定のラベルのメールを受信したら（ラベルID指定）
特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら
特定のセクションに新しいタスクが追加されたら
特定のプロジェクトのタスクが完了したら
特定のセクションのタスクが完了したら
特定のプロジェクトでタスクが作成・更新されたら
特定のセクションでタスクが作成・更新されたら
プロジェクトが作成されたら（Webhook）
フローボットオペレーション
メールを検索
メッセージをゴミ箱へ移動する
特定のメッセージにラベルを追加
特定のメッセージのラベルを削除
特定のメッセージを取得
全てのプロジェクトの一覧を取得
特定のチームのプロジェクトの一覧を取得
プロジェクトを作成
プロジェクトのタスク数を取得
プロジェクトにメンバーを追加
特定のプロジェクトのセクションを一覧で取得
セクション情報を取得
セクションを作成
特定のプロジェクトのタスクの一覧を取得
特定のセクションのタスクの一覧を取得
タスクを追加
タスクの詳細を取得
特定のユーザーのタスクリストを取得
フローボットトリガー
特定のキーワードに一致するメールを受信したら特定のラベルのメールを受信したら特定のラベルのメールを受信したら（ラベルID指定）
フローボットオペレーション
メールを検索メッセージをゴミ箱へ移動する特定のメッセージにラベルを追加特定のメッセージのラベルを削除特定のメッセージを取得
フローボットトリガー
特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら特定のセクションに新しいタスクが追加されたら特定のプロジェクトのタスクが完了したら特定のセクションのタスクが完了したら特定のプロジェクトでタスクが作成・更新されたら特定のセクションでタスクが作成・更新されたらプロジェクトが作成されたら（Webhook）
フローボットオペレーション
全てのプロジェクトの一覧を取得特定のチームのプロジェクトの一覧を取得プロジェクトを作成プロジェクトのタスク数を取得プロジェクトにメンバーを追加特定のプロジェクトのセクションを一覧で取得セクション情報を取得セクションを作成特定のプロジェクトのタスクの一覧を取得特定のセクションのタスクの一覧を取得タスクを追加タスクの詳細を取得特定のユーザーのタスクリストを取得ワークスペースの一覧を取得ワークスペースにユーザーを追加チームにユーザーを追加タスクを完了にするタスクを更新タスクのセクションを移動サブタスクを追加タスクを複製タスクにコラボレーターを追加タスクのコラボレーターを削除タスクのカスタムフィールドを更新プロジェクトテンプレートからプロジェクトを作成タスクを削除ユーザー情報を取得特定のセクションで期日を過ぎたタスクの一覧を取得特定のプロジェクトで期日を過ぎたタスクの一覧を取得タスクにコメントを追加サブタスクの一覧を取得ファイルを添付ユーザーの一覧を取得タスクを検索添付されたファイル情報を取得ファイルのダウンロードURLを取得ファイルをダウンロードプロジェクトを更新プロジェクトのテンプレート一覧を取得ワークスペース内のチーム一覧を取得セクションにタスクを追加選択型カスタムフィールドの選択肢を更新カスタムフィールドの設定一覧を取得セクションを一覧取得タスクの日付型カスタムフィールドを更新（日付のみ）タスクの日付型カスタムフィールドを更新（日時含む）プロジェクトをアーカイブステータス更新を作成ポートフォリオ一覧を取得ゴール一覧を取得ステータス更新を取得ゴール詳細を取得
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