・
「会議が終わるたびに、録音を聞き返して文字起こしするのが大変…」
「文字起こししたテキストをMicrosoft Excelにコピペして、発言者ごとに整理する作業に時間がかかっている…」
このように、会議の議事録作成における手作業の多さに、多くの時間を費やしてはいませんか？
もし、Web会議が終了すると同時に音声が自動で文字起こしされ、発言内容が整理された状態でMicrosoft Excelに記録される仕組みがあればいいなと思いますよね。
そうすれば議事録作成にかかる膨大な手間から解放され、会議で決まった次のアクションに素早く取り掛かるなど、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはWeb会議の音声を自動で文字起こしする業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Web会議が開始されると自動で文字起こしを行い、その結果をMicrosoft Excelに記録するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Microsoft Excel
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
まず、YoomとMicrosoft Excelを連携して、操作が行えるようにしていきます。
以下よりご確認いただき、連携をお試しください。
※Microsoft 365（旧Office 365）には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomとの連携がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
上記設定が終わったら、今回使うアプリの「マイアプリ連携」は完了します。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
まず、フローの第一段階であるアプリトリガーの設定を行います。
フローボットの「Web会議トリガー」をクリックしてください。
今回の会議ツールはGoogle Meetを使って行います。もちろんZoomをご利用いただいても構いません。
まず、会議ツールにてWeb会議の招待URLを発行して、Yoomの管理画面に入力しましょう。
Google Meetで会議を開始したのち、「文字起こしのテストを開始」をクリックします。
すると以下のようなページが開きます。Google Meetで会議中の画面に移りましょう。
Google Meet上に以下のようなポップアップが出ますので、Yoomの通話への参加を承認してください。
すると会議にレコーディング用のYoomアカウントが参加します。
同時にYoom設定画面が以下のように遷移します。この状態になりますとレコーディングが行われていますので、そのまま会議を行ってください。
会議を終えたらミーティングから退出しましょう。
Yoom設定画面に戻り、会議の文字起こし結果と取得した値が入っていればOKです。
「保存する」ボタンを押して次に進みましょう。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
次にAIで会議内容の要約を行っていきます。
「要約」をクリックしてください。
要約対象のテキストは、前ステップで取得した値から「会議内容の文字起こし」を選択します。
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
その他AI要約にかかわる項目を、今回は以下のように設定しました。
ここまで入力したらテストボタンをクリックします。テストが成功し、取得した値が入ればOKです。
文言の調整を行いたい場合は、前の項目の「要約の条件」を足すなどしてみてくださいね。
納得のいく要約となったら、「完了」ボタンを押して次に進みましょう。
まずは要約結果記載用に、Microsoft Excel上に以下のようなファイルを作成しておきましょう。
では実際に要約結果をMicrosoft Excelに記載していきます。
「レコードを追加する」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
ファイルの保存場所は「OneDrive」を選択しました。
当てはまるものをプルダウンより選びましょう。
Microsoft Excelのマイアプリ連携がうまくいっていればドライブIDが候補に表示されますので、そちらからドライブIDを選択してください。
先ほど作成したファイルのアイテムIDを候補から選択します。
その下の「シート名」も同様に候補から選択しましょう。
テーブル範囲は今回A列しか入力していませんので、「A1:A」としています。ここまで入力したら「次へ」をクリックしましょう。
「追加するレコードの値」は、前ページでMicrosoft Excelのファイルを指定できていれば、ファイルのヘッダーが表示されます。
取得した値の「要約」より、「要約結果」を選択してください。
設定が終わったらテストボタンをクリックします。
テストが成功すればOKです。
Microsoft Excelの該当ファイルも見に行き、要約結果が反映されていれば設定完了です。
