OneDriveに音声データがアップロードされたら、文字起こしして、Outlookでメールを送信する

■概要

会議の録音やインタビューなど、音声データの文字起こしと共有は、手間がかかる作業ではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、OneDriveにアップロードされた音声ファイルを文字に起こし、Outlookで関係者に共有する流れを自動化できます。
音声データの管理に伴う問題をスムーズに解決しましょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• OneDriveで音声ファイルを管理し、手作業での文字起こしに手間を感じている方
• 文字起こししたテキストをOutlookで共有しており、一連の作業を効率化したい方
• 会議やインタビュー後の議事録作成といった定型業務の自動化を検討している方

■このテンプレートを使うメリット

• OneDriveへのファイルアップロードを起点に文字起こしとOutlookでの共有が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業でのファイル取り違えやテキストのコピーミス、共有漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveとOutlookをYoomと連携します。
2. トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件を満たした場合のみ後続の処理に進むようにします。
4. オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
5. オペレーションで音声文字起こし機能の「音声データを文字起こしする」アクションを設定し、ダウンロードした音声データをテキスト化します。
6. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、生成されたテキストを本文に含めて指定の宛先にメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OneDriveのトリガー設定では、文字起こしの対象となる音声ファイルが保存されるフォルダを任意で指定してください。
• 分岐機能では、取得した情報をもとに後続の処理を実行する条件をカスタマイズできます。作成・更新の分岐に限らず、ファイル名なども条件になります。
• 音声文字起こし機能では、日本語や英語など、文字起こし対象の音声ファイルに合わせた言語を任意で選択できます。
• Outlookでメールを送信するアクションでは、宛先や件名、本文を自由に設定でき、文字起こししたテキストを変数として本文に自動で挿入することも可能です。

■注意事項

• OneDriveとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
  フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
  無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
  アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
  トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら。