「X-point Cloudで承認依頼を出した後に、内容の間違いに気づいて慌ててしまった…」
「一度申請した書類を修正したいけど、承認の取り戻し手続きが面倒で時間がかかる…」
このように、申請後の書類の差し戻しや修正対応に手間やストレスを感じていませんか？
もし、特定のメールを送信するだけで、X-point Cloud上の承認申請を自動的に取り戻せる仕組みがあれば、このような煩わしさから解放されるでしょう！
そのうえ、より迅速かつスムーズに業務を進めることができ、本来注力すべきコア業務に集中する時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化はプログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはX-point Cloudの承認申請を取り戻す業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
メール指示でX-point Cloudの書類（申請）の承認を取り戻す
試してみる
■概要
一度申請した書類の承認を取り戻す際、都度X-point Cloudにログインして操作するのは手間がかかるのではないでしょうか。特に急な対応が必要な場合、PCを開けない状況では迅速な対応が困難です。このワークフローを活用すれば、特定のメールを指定の宛先に送信するだけで、その受信をトリガーにX-point Cloudの承認を取り戻す作業を自動化でき、このような課題をスムーズに解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
- X-point Cloudで、申請の承認を取り戻す作業に手間を感じている方
- 外出先などからでも、メールで手軽に承認の取り戻しを行いたい方
- 申請や承認に関する一連の業務フローを自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メールを送信するだけでX-point Cloudの承認が取り戻せるため、ログインや画面操作といった手作業の時間を短縮できます
- 手作業による書類IDの指定ミスや操作漏れを防ぎ、承認の取り戻し処理におけるヒューマンエラーの発生を抑制します
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとX-point CloudをYoomに連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- オペレーションでAI機能を設定し、受信したメール本文から承認を取り戻したい書類IDなどの情報を抽出します
- 続いて、X-point Cloudの「書類（申請）の承認を取り戻す」アクションを設定し、前のステップで抽出した情報を指定します
- 最後に、メール機能で「メールを送る」アクションを設定し、処理完了の旨を関係者に通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動させるためのメール件名や本文に含まれるキーワードなどを任意で設定してください
- AI機能では、受信したメールの本文などから抽出したいテキスト項目（例：書類ID、申請者名など）を任意で設定できます
- X-point Cloudのアクションで指定する書類IDやフォームコードは、前のステップで取得した値などを基に任意で設定が可能です
- 完了通知を送るメール機能では、宛先や件名、本文を自由にカスタマイズでき、本文には前のステップで取得した情報を変数として含めることも可能です
■注意事項
- Gmail、X-point CloudのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
メールでX-point Cloudの承認を取り戻すフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Gmailに特定のメールを受信したら、X-point Cloudの書類（申請）の承認を自動で取り戻すフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：X-point Cloud
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GmailとX-point Cloudのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガーとテキスト抽出・X-point Cloud・メール送信アクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
メール指示でX-point Cloudの書類（申請）の承認を取り戻す
試してみる
■概要
一度申請した書類の承認を取り戻す際、都度X-point Cloudにログインして操作するのは手間がかかるのではないでしょうか。特に急な対応が必要な場合、PCを開けない状況では迅速な対応が困難です。このワークフローを活用すれば、特定のメールを指定の宛先に送信するだけで、その受信をトリガーにX-point Cloudの承認を取り戻す作業を自動化でき、このような課題をスムーズに解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
- X-point Cloudで、申請の承認を取り戻す作業に手間を感じている方
- 外出先などからでも、メールで手軽に承認の取り戻しを行いたい方
- 申請や承認に関する一連の業務フローを自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メールを送信するだけでX-point Cloudの承認が取り戻せるため、ログインや画面操作といった手作業の時間を短縮できます
- 手作業による書類IDの指定ミスや操作漏れを防ぎ、承認の取り戻し処理におけるヒューマンエラーの発生を抑制します
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとX-point CloudをYoomに連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- オペレーションでAI機能を設定し、受信したメール本文から承認を取り戻したい書類IDなどの情報を抽出します
- 続いて、X-point Cloudの「書類（申請）の承認を取り戻す」アクションを設定し、前のステップで抽出した情報を指定します
- 最後に、メール機能で「メールを送る」アクションを設定し、処理完了の旨を関係者に通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動させるためのメール件名や本文に含まれるキーワードなどを任意で設定してください
- AI機能では、受信したメールの本文などから抽出したいテキスト項目（例：書類ID、申請者名など）を任意で設定できます
- X-point Cloudのアクションで指定する書類IDやフォームコードは、前のステップで取得した値などを基に任意で設定が可能です
- 完了通知を送るメール機能では、宛先や件名、本文を自由にカスタマイズでき、本文には前のステップで取得した情報を変数として含めることも可能です
■注意事項
- Gmail、X-point CloudのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：GmailとX-point Cloudのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
※事前にYoomと使用するアプリにログインしてください。
Gmailをマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
X-point Cloudのマイアプリ連携
マイアプリ画面にある
+新規接続ボタンをクリックすると、入力欄が表示されます。
X-point Cloudと入力し、表示されたアプリをクリックしましょう。
注釈を確認し、サブドメイン、クライアントID、ドメインコードをそれぞれ入力します。
入力できたら追加をクリックしてください。
userとpasswordを入力したら、loginをクリックしましょう。
ステップ2：該当のテンプレートをコピー
以下のバナーにある試してみるボタンをクリックしてください。
メール指示でX-point Cloudの書類（申請）の承認を取り戻す
試してみる
■概要
一度申請した書類の承認を取り戻す際、都度X-point Cloudにログインして操作するのは手間がかかるのではないでしょうか。特に急な対応が必要な場合、PCを開けない状況では迅速な対応が困難です。このワークフローを活用すれば、特定のメールを指定の宛先に送信するだけで、その受信をトリガーにX-point Cloudの承認を取り戻す作業を自動化でき、このような課題をスムーズに解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
- X-point Cloudで、申請の承認を取り戻す作業に手間を感じている方
- 外出先などからでも、メールで手軽に承認の取り戻しを行いたい方
- 申請や承認に関する一連の業務フローを自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メールを送信するだけでX-point Cloudの承認が取り戻せるため、ログインや画面操作といった手作業の時間を短縮できます
- 手作業による書類IDの指定ミスや操作漏れを防ぎ、承認の取り戻し処理におけるヒューマンエラーの発生を抑制します
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとX-point CloudをYoomに連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- オペレーションでAI機能を設定し、受信したメール本文から承認を取り戻したい書類IDなどの情報を抽出します
- 続いて、X-point Cloudの「書類（申請）の承認を取り戻す」アクションを設定し、前のステップで抽出した情報を指定します
- 最後に、メール機能で「メールを送る」アクションを設定し、処理完了の旨を関係者に通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動させるためのメール件名や本文に含まれるキーワードなどを任意で設定してください
- AI機能では、受信したメールの本文などから抽出したいテキスト項目（例：書類ID、申請者名など）を任意で設定できます
- X-point Cloudのアクションで指定する書類IDやフォームコードは、前のステップで取得した値などを基に任意で設定が可能です
- 完了通知を送るメール機能では、宛先や件名、本文を自由にカスタマイズでき、本文には前のステップで取得した情報を変数として含めることも可能です
■注意事項
- Gmail、X-point CloudのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
特定のキーワードに一致するメールを受信したらをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
トリガーの起動間隔を設定します。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、連携するアカウント情報に表示されていたGmailのアドレスにテストメールを送信しましょう。
今回ご紹介するテンプレートは、Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら起動します。
そのため、実際にテストを行うには特定のキーワードを含むメールを受信する必要があります。
今回は以下のメールを受信しました。
※このあとのステップで使用するためメール内には、書類ID、フォームコード、理由を含むようにしてください。
メールの受信を確認できたらYoomの画面に戻り、フローボットを起動させたいキーワードを入力します。
入力できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、取得した値が表示されます。
確認できたら忘れずに完了をクリックしましょう。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：テキストを抽出する設定
ここではメール本文から、X-point Cloudの申請取り消しに必要な情報を抽出します。
テキスト抽出をクリックします。
今回はデフォルトで設定されているGPT-4o mini 3,500文字を使用します。
なお、変換タイプは変更をクリックすることで別のものに変えることも可能です。
文字数やタスク数を確認し、利用したいものをお選びください。
