【簡単で設定】メールで受信した契約書からテキストを自動で抽出し、情報を活用する方法

「契約書がメールで届くたびに、ファイルを開いて必要な情報を手作業で転記するのが面倒…」
「手入力だと、どうしても数字の打ち間違いやコピペミスが発生してしまい、確認作業に時間がかかってしまう…」
このように、契約書からの情報抽出と転記作業に、手間や課題を感じていませんか？

もし、メールで受信した契約書ファイルから自動でテキストを抽出し、データベースなどに情報を記録できる仕組みがあれば、これらの手作業を減らし、ヒューマンエラーのリスクを抑え、本来注力すべき契約内容の確認や顧客とのコミュニケーションといったコア業務に充てられる時間を確保できます。

今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで比較的簡単に設定でき、手間や時間を抑えられるので、まずは自動化を導入して作業を楽にしてみましょう。

とにかく早く試したい方へ

Yoomにはメールで受信した契約書ファイルからテキストデータを抽出する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

Outlookで契約書ファイルを受信したら、OCRを行い結果をKnackに追加する

試してみる

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■概要
紙やPDFで受け取った契約書の内容を確認し、手作業でデータベースに入力する業務は手間がかかり、入力ミスも発生しがちではないでしょうか。
最適な契約書テキスト抽出ソフトを探しているものの、なかなか見つからないという方もいるかもしれません。
このワークフローを活用すれば、OneDriveに契約書ファイルがアップロードされるだけで、OCR機能が自動でテキストを抽出し、データベースアプリのKnackへ情報を追加するため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・OneDriveで契約書を管理しており、手作業での内容確認や転記に課題を感じている方
・Knackをデータベースとして活用しており、契約情報の入力作業を効率化したいと考えている方
・契約書からテキストを抽出できるソフトを導入し、関連業務を自動化したい法務や管理部門の方

■注意事項
・Outlook、KnackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

Outlookで受信した契約書からテキストを抽出しKnackに記録するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Outlookで契約書ファイルが添付されたメールを受信したら、OCR機能でテキストを抽出し、その結果をデータベースツールであるKnackに自動で追加するフローを解説していきます。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：Outlook／Knack

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• OutlookとKnackのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Outlookのトリガー設定とKnackのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

Outlookで契約書ファイルを受信したら、OCRを行い結果をKnackに追加する

試してみる

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■概要
紙やPDFで受け取った契約書の内容を確認し、手作業でデータベースに入力する業務は手間がかかり、入力ミスも発生しがちではないでしょうか。
最適な契約書テキスト抽出ソフトを探しているものの、なかなか見つからないという方もいるかもしれません。
このワークフローを活用すれば、OneDriveに契約書ファイルがアップロードされるだけで、OCR機能が自動でテキストを抽出し、データベースアプリのKnackへ情報を追加するため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・OneDriveで契約書を管理しており、手作業での内容確認や転記に課題を感じている方
・Knackをデータベースとして活用しており、契約情報の入力作業を効率化したいと考えている方
・契約書からテキストを抽出できるソフトを導入し、関連業務を自動化したい法務や管理部門の方

■注意事項
・Outlook、KnackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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ステップ1：マイアプリ連携と準備

まず、Yoomとそれぞれのアプリを連携して操作が行えるようにしていきます。基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！

それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。

Microsoft OutlookとYoomのマイアプリ連携
こちらは以下の手順をご参照ください。

KnackとYoomのマイアプリ連携
検索ボックスに「Knack」と入力してアイコンをクリックします。

注釈に沿って以下の項目を入力し、「追加」を選択します。

以下の表示が出たら「Knack」のマイアプリ連携の完了です。

ステップ2：テンプレートのコピー

ここからはフローを作っていきます。テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。

Outlookで契約書ファイルを受信したら、OCRを行い結果をKnackに追加する

試してみる

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■概要
紙やPDFで受け取った契約書の内容を確認し、手作業でデータベースに入力する業務は手間がかかり、入力ミスも発生しがちではないでしょうか。
最適な契約書テキスト抽出ソフトを探しているものの、なかなか見つからないという方もいるかもしれません。
このワークフローを活用すれば、OneDriveに契約書ファイルがアップロードされるだけで、OCR機能が自動でテキストを抽出し、データベースアプリのKnackへ情報を追加するため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・OneDriveで契約書を管理しており、手作業での内容確認や転記に課題を感じている方
・Knackをデータベースとして活用しており、契約情報の入力作業を効率化したいと考えている方
・契約書からテキストを抽出できるソフトを導入し、関連業務を自動化したい法務や管理部門の方

■注意事項
・Outlook、KnackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。

コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます。

ステップ3：Outlookで特定の件名のメールをトリガーに設定する

ここでは、指定した件名のメールを受信したときに自動で処理を開始するトリガーを設定します。
1つ目のフローを選択します。

Outlookと連携するアカウントを選択します。
設定が完了したら「次へ」をクリックします。

テスト用のメールを用意します。
件名に指定したキーワードを含むメールを受信すると、フローが起動します。

テスト用メールの添付ファイル例です。
PDFを添付して送信します。

トリガーの起動間隔とキーワードを設定します。

• トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
• ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
• なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

ここで指定したキーワードを含む件名のメールを受信すると、フローが自動で動作します。
設定後、「テスト」をクリックします。

テスト結果が「成功」と表示され、メール情報が取得できれば設定完了です。
「完了」をクリックします。

ステップ4：Outlookで添付ファイルの情報を取得する

続いて、受信メールに含まれる添付ファイルの情報を取得します。
2つ目のフローを選択します。

Outlookアカウントを選択し、「次へ」をクリックします。

先ほど設定したトリガーで取得したメールIDを指定します。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。

「テスト」をクリックして、添付ファイル情報を取得します。

テストが成功すると、ファイル名・タイプ・サイズなどが表示されます。
確認できたら「完了」をクリックします。

ステップ5：Outlookで添付ファイルをダウンロードする

ここでは、取得した添付ファイルを自動でダウンロードします。
3つ目のフローを選択してください。
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
※その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、「ファイルの容量制限について」もチェックしてみてください。

Outlookアカウントを選択し、「次へ」をクリックします。

「メールID」と「ファイルID」をそれぞれ指定します。
前のステップで取得した値を選択します。

設定後、「テスト」をクリックします。

テストが成功し、ファイル名が表示されたら設定完了です。
「完了」をクリックします。

ステップ6：OCRで契約書PDFから文字を抽出する

次に、ダウンロードしたPDFから契約情報を自動で読み取ります。
4つ目のフローを選択します。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。

OCR画像として「取得したファイル」を選択します。
抽出項目に「契約番号、契約日、甲、乙、サービス内容、金額」を入力します。
設定後、「テスト」をクリックします。
※ YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。

テストが成功し、抽出結果に契約情報が正しく表示されれば完了です。

ステップ7：Knackに契約データを登録する

最後に、抽出した契約情報をKnackに自動登録します。
5つ目のフローを選択します。

Knackアカウントを選択し、「次へ」をクリックします。

登録先のObject IDを入力します。

各項目に対応するField IDを設定し、OCRで抽出した値を割り当てます。

すべての項目を入力したら「テスト」をクリックします。

テストが成功し、Record IDが表示されればKnackへの登録が完了です。
「完了」をクリックします。

Knackのテーブル画面を開き、契約情報が正しく登録されていることを確認します。
これで設定は完了です！

ステップ8：トリガーをONにして起動準備完了

設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。

これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
以上がメールで受信した契約書からテキストを自動で抽出し、情報を活用する方法でした。

Outlookを活用したその他の自動化例

kintoneのステータスが更新されたら、テーブル内の明細を用いて請求書を発行し、Outlookメールで送付する

試してみる

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■概要
・kintoneで請求に関するステータスが更新されたら、テーブル内の明細情報を取得します。
・その後予め用意したスプレッドシートの請求書雛形で明細情報等を用いて請求書を発行し、Outlookメールで送付します。

■実際に使用しているスプレッドシートの請求書雛形(閲覧権限のみ付与となります)
・https://docs.google.com/spreadsheets/d/1zkxfutABYs6smPd9Ui27vG1_b5481cRu2EN3yfduG-o/edit#gid=0

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お問い合わせメールから情報抽出・Outlookで一次メール返信し、Notionに集約

試してみる

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■概要
・お問い合わせメールを受信した際、AIオペレーションを使用して必要な情報をメールから抽出し、Outlookで一時メール返信をして、Notionに自動的に集約します。
・AIによるデータ抽出を活用することで、複雑な正規表現の設定が不要になりフローボット自体も短縮化が可能です。

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Outlookにメールが届いたら、要約してMicrosoft Teamsに送信する

試してみる

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Outlookに新しいメールを受信したらその本文の内容をChatGPTで要約して、要約した文面をMicrosoft Teamsに通知するフローです。

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Outlookメールに届いた情報をAIで抽出し、Microsoft Excelに自動で転記する

試してみる

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Outlookに新しいメールが届いたらAIで情報を抽出し、Microsoft Excelに自動で転記するフローです。

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フォームに添付された書類ファイルをOCRして、Microsoft Excelにレコード追加とOutlookに送信する

試してみる

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フォームに添付された書類ファイルをOCRして、Microsoft Excelにレコード追加したらOutlookに送信するフローです。

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フォームに見積もりの回答が送信されたら、Microsoft Excelで見積書を発行してOutlookメールを使って送付する

試してみる

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■概要
・フォームに入力された内容を用いて、Excelの見積書雛形で書類を発行します。
・またその後発行した書類を相手先にメールで送付するところまでを行います。
・書類の発行はExcel以外に、Googleスプレッドシート、Googleドキュメントでも実施可能です。

■事前準備
・書類発行を行うための、雛形書類(Excel)を用意します。

■実際に使用しているExcel（閲覧権限のみとなります。使用したい場合はコピーしてください）
https://yoominc-my.sharepoint.com/:x:/g/personal/demo_yoominc_onmicrosoft_com/EVC6m0E6HSlNmdXypTevGXEB1fgCihZnzjGnTgAbsWqTsw?e=nOQHGw

■作成方法
①フローボットを新規作成して、はじめから作成を選択します。

②トリガーからフォームトリガーを選択して、以下の設定を行い保存します。
・フォームタイトル：任意のタイトルをつけます。回答者にはこのタイトルが表示されます。
・各質問項目：書類発行や相手へメールを送付する際に必要な情報を設定します。※質問の追加を押すと質問を増やすことができます。
・取得した値：次のページで、設定した質問にデモの値をいれることができます。後のテストで使用するのでデモ値を入力します。
※フォームの設定方法についてはこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8009267

③＋マークを押し、書類を発行するオペレーションからエクセルを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。
・ファイルの保存場所：対象のExcelが格納されているOneDriveかSharePointを選択します。
・ドライブID/サイトID：OneDriveの場合はドライブID、SharePointの場合はサイトIDを選択します。
・アイテムID：クリックし、候補から書類発行したいエクセルの雛形を選択します。
・ファイル名（任意）：アイテムIDにアイテムが表示されない場合は、こちらにファイル名を入れて再度アイテムIDを選択してください。
・格納先のフォルダID：書類発行後に格納するフォルダIDを候補から選択します。
・格納先のフォルダ名（任意）：フォルダIDにアイテムが表示されない場合は、こちらにフォルダ名を入れて再度フォルダIDを選択してください。
・出力ファイル名：任意のファイル名を設定します。なお、②で取得した値を埋め込むこともできます。（アウトプットの埋め込み）
・置換対象の文字列：対応する文字列に対して、②で取得した値を埋め込みます。
※書類を発行するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
※アウトプットの埋め込みについてはこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
※SharePointで、サイトIDが表示されない場合はこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081

④＋マークを押し、メールを送るオペレーションから任意のメールツールを選択して、以下設定を行い保存します。
・To：欄をクリックし、②のトリガーで取得したアドレスを埋め込みます。
・件名/本文：任意の値を入力します。これまで同様に②で取得した値を埋め込むことも可能です。
・添付ファイル：添付ファイルを追加を押し、アウトプットを使用として、発行した書類を候補から選択します。
・テスト：次のページで反映された内容を確認しテストを行うこともできます。(実際に送付されるのでご注意ください)

■注意点
・事前に使用するアプリとのマイアプリ登録(連携)が必要です。以下連携における参考ガイドとなります。
※簡易的な連携ができるアプリについては詳細ガイドのご用意がない場合がございます。
https://intercom.help/yoom/ja/collections/3041779

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入力フォームの情報でMicrosoft Excelの雛形で契約書を発行し、Outlookで送付する

試してみる

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入力フォームに入力された情報で、エクセルの雛形から申込書などの契約書のPDFを作成するフローボットです。

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メールの署名情報をAIで抽出して、Salesforceにリードとして登録

試してみる

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受信したメールの署名情報から名前やメールアドレスなどの情報をAIで抽出して、Salesforceのリードオブジェクトに登録するフローボットです。

Yoomで作成したメールアドレスにメールが届くとフローボットが起動しますので、GmailやOutlookからYoomのメールアドレス宛にメールを転送したり、CCなどにYoomのメールアドレスを追加してご利用ください。

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メールの情報をAIで抽出し、スプレッドシートに自動で転記

試してみる

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メールの情報をAIで抽出し、スプレッドシートに自動で転記します。GmailやOutlookなどからYoomにメールを転送する形式でも利用が可能です。

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メールの文章からキーワードを抽出し、Microsoft Excelに格納する

試してみる

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受信したメールの文章から特定のキーワードを抽出して、Microsoft Excelに自動的に格納するフローです。

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まとめ

契約書ファイルからのテキスト抽出とデータベースへの記録を自動化することで、これまで手作業で行っていた契約書からの情報転記作業を減らし、入力ミスなどのヒューマンエラーを抑えられます。これにより、担当者はデータ入力にかかる負担を軽くし、契約内容の確認や管理といった、より付加価値の高い業務に集中しやすくなります。

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で業務フローを構築できます。
少しでも興味をお持ちいただけたなら、こちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を試してみてください。

よくあるご質問