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「契約書がメールで届くたびに、ファイルを開いて必要な情報を手作業で転記するのが面倒…」
「手入力だと、どうしても数字の打ち間違いやコピペミスが発生してしまい、確認作業に時間がかかってしまう…」
このように、契約書からの情報抽出と転記作業に、手間や課題を感じていませんか？
もし、メールで受信した契約書ファイルから自動でテキストを抽出し、データベースなどに情報を記録できる仕組みがあれば、これらの手作業を減らし、ヒューマンエラーのリスクを抑え、本来注力すべき契約内容の確認や顧客とのコミュニケーションといったコア業務に充てられる時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで比較的簡単に設定でき、手間や時間を抑えられるので、まずは自動化を導入して作業を楽にしてみましょう。
Yoomにはメールで受信した契約書ファイルからテキストデータを抽出する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
Outlookで受信する契約書ファイルの内容を確認し、手作業でKnackなどのデータベースに入力していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をトリガーとして、添付ファイルのOCR処理からKnackへのレコード追加までを自動化できるため、契約管理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それではここから代表的な例として、Outlookで契約書ファイルが添付されたメールを受信したら、OCR機能でテキストを抽出し、その結果をデータベースツールであるKnackに自動で追加するフローを解説していきます。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Outlook／Knack
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
Outlookで受信する契約書ファイルの内容を確認し、手作業でKnackなどのデータベースに入力していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をトリガーとして、添付ファイルのOCR処理からKnackへのレコード追加までを自動化できるため、契約管理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ステップ1：マイアプリ連携と準備
まず、Yoomとそれぞれのアプリを連携して操作が行えるようにしていきます。基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Microsoft OutlookとYoomのマイアプリ連携
こちらは以下の手順をご参照ください。
KnackとYoomのマイアプリ連携
検索ボックスに「Knack」と入力してアイコンをクリックします。
注釈に沿って以下の項目を入力し、「追加」を選択します。
以下の表示が出たら「Knack」のマイアプリ連携の完了です。
ここからはフローを作っていきます。テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
■概要
Outlookで受信する契約書ファイルの内容を確認し、手作業でKnackなどのデータベースに入力していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をトリガーとして、添付ファイルのOCR処理からKnackへのレコード追加までを自動化できるため、契約管理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます。
ここでは、指定した件名のメールを受信したときに自動で処理を開始するトリガーを設定します。
1つ目のフローを選択します。
Outlookと連携するアカウントを選択します。
設定が完了したら「次へ」をクリックします。
テスト用のメールを用意します。
件名に指定したキーワードを含むメールを受信すると、フローが起動します。
テスト用メールの添付ファイル例です。
PDFを添付して送信します。
トリガーの起動間隔とキーワードを設定します。
ここで指定したキーワードを含む件名のメールを受信すると、フローが自動で動作します。
設定後、「テスト」をクリックします。
テスト結果が「成功」と表示され、メール情報が取得できれば設定完了です。
「完了」をクリックします。
続いて、受信メールに含まれる添付ファイルの情報を取得します。
2つ目のフローを選択します。
Outlookアカウントを選択し、「次へ」をクリックします。
先ほど設定したトリガーで取得したメールIDを指定します。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
「テスト」をクリックして、添付ファイル情報を取得します。
テストが成功すると、ファイル名・タイプ・サイズなどが表示されます。
確認できたら「完了」をクリックします。
ここでは、取得した添付ファイルを自動でダウンロードします。
3つ目のフローを選択してください。
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
※その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、「ファイルの容量制限について」もチェックしてみてください。
Outlookアカウントを選択し、「次へ」をクリックします。
「メールID」と「ファイルID」をそれぞれ指定します。
前のステップで取得した値を選択します。
設定後、「テスト」をクリックします。
テストが成功し、ファイル名が表示されたら設定完了です。
「完了」をクリックします。
次に、ダウンロードしたPDFから契約情報を自動で読み取ります。
4つ目のフローを選択します。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
OCR画像として「取得したファイル」を選択します。
抽出項目に「契約番号、契約日、甲、乙、サービス内容、金額」を入力します。
設定後、「テスト」をクリックします。
※ YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
テストが成功し、抽出結果に契約情報が正しく表示されれば完了です。
最後に、抽出した契約情報をKnackに自動登録します。
5つ目のフローを選択します。
Knackアカウントを選択し、「次へ」をクリックします。
登録先のObject IDを入力します。
各項目に対応するField IDを設定し、OCRで抽出した値を割り当てます。
すべての項目を入力したら「テスト」をクリックします。
テストが成功し、Record IDが表示されればKnackへの登録が完了です。
「完了」をクリックします。
Knackのテーブル画面を開き、契約情報が正しく登録されていることを確認します。
これで設定は完了です！
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
以上がメールで受信した契約書からテキストを自動で抽出し、情報を活用する方法でした。
■概要
Outlookに新しいメールを受信したらその本文の内容をChatGPTで要約して、要約した文面をMicrosoft Teamsに通知するフローです。
Microsoft Teamsの通知先や要約内容のカスタマイズが可能です。
■注意事項
・Outlook、ChatGPT、Microsoft TeamsそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ChatGPTやOpenAIのAPIを利用するには、別途OpenAI社へ費用が発生する可能性があります。詳細はOpenAI社の公式サイトをご確認ください。
・YoomAI機能の要約オペレーションについてはこちらをご確認ください。
■概要
kintoneで請求に関するステータスが更新されたら、テーブル内の明細情報を取得します。
その後予め用意したスプレッドシートの請求書雛形で明細情報等を用いて請求書を発行し、Outlookメールで送付します
■実際に使用しているスプレッドシートの請求書雛形(閲覧権限のみ付与となります)
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1zkxfutABYs6smPd9Ui27vG1_b5481cRu2EN3yfduG-o/edit#gid=0
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
お問い合わせメールを受信した際、AIオペレーションを使用して必要な情報をメールから抽出し、Outlookで一時メール返信をして、Notionに自動的に集約します。
AIによるデータ抽出を活用することで、複雑な正規表現の設定が不要になりフローボット自体も短縮化が可能です。
■注意点
・Microsoft Outlookからメールを転送し、メールトリガーを起動する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8878586
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Outlookに新しいメールが届いたらAIで情報を抽出し、Microsoft Excelに自動で転記するフローです。
OutlookやGmailなどからメールを転送するか、Yoomのメールアドレスに直接メールを送信することでも使用可能です。
Microsoft Excelの設定項目やメールからのテキスト抽出項目は自由に変更してご利用ください。
■注意事項
・Outlook、Microsoft ExcelそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
フォームに添付された書類ファイルをOCRして、Microsoft Excelにレコード追加したらOutlookに送信するフローです。
※アウトプットの埋め込みについてはこちらをご参照ください。
※エクセルのデータベースを操作するオペレーションの詳細はこちらをご参照ください。
■注意事項
・Microsoft Excel、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
フォームに入力された内容を用いて、Excelの見積書雛形で書類を発行します。
またその後発行した書類を相手先にメールで送付するところまでを行います。
書類の発行はExcel以外に、Googleスプレッドシート、Googleドキュメントでも実施可能です。
■事前準備
・書類発行を行うための、雛形書類(Excel)を用意します。
■実際に使用しているExcel（閲覧権限のみとなります。使用したい場合はコピーしてください）
■作成方法
①フローボットを新規作成して、はじめから作成を選択します。
②トリガーからフォームトリガーを選択して、以下の設定を行い保存します。
・フォームタイトル：任意のタイトルをつけます。回答者にはこのタイトルが表示されます。
・各質問項目：書類発行や相手へメールを送付する際に必要な情報を設定します。※質問の追加を押すと質問を増やすことができます。
・取得した値：次のページで、設定した質問にデモの値をいれることができます。後のテストで使用するのでデモ値を入力します。
※フォームの設定方法についてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8009267
③＋マークを押し、書類を発行するオペレーションからエクセルを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。
・ファイルの保存場所：対象のExcelが格納されているOneDriveかSharePointを選択します。
・ドライブID/サイトID：OneDriveの場合はドライブID、SharePointの場合はサイトIDを選択します。
・アイテムID：クリックし、候補から書類発行したいエクセルの雛形を選択します。
・ファイル名（任意）：アイテムIDにアイテムが表示されない場合は、こちらにファイル名を入れて再度アイテムIDを選択してください。
・格納先のフォルダID：書類発行後に格納するフォルダIDを候補から選択します。
・格納先のフォルダ名（任意）：フォルダIDにアイテムが表示されない場合は、こちらにフォルダ名を入れて再度フォルダIDを選択してください。
・出力ファイル名：任意のファイル名を設定します。なお、②で取得した値を埋め込むこともできます。（アウトプットの埋め込み）
・置換対象の文字列：対応する文字列に対して、②で取得した値を埋め込みます。
※書類を発行するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
※アウトプットの埋め込みについてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
※SharePointで、サイトIDが表示されない場合はこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
④＋マークを押し、メールを送るオペレーションから任意のメールツールを選択して、以下設定を行い保存します。
・To：欄をクリックし、②のトリガーで取得したアドレスを埋め込みます。
・件名/本文：任意の値を入力します。これまで同様に②で取得した値を埋め込むことも可能です。
・添付ファイル：添付ファイルを追加を押し、アウトプットを使用として、発行した書類を候補から選択します。
・テスト：次のページで反映された内容を確認しテストを行うこともできます。(実際に送付されるのでご注意ください)
■注意点
・事前に使用するアプリとのマイアプリ登録(連携)が必要です。以下連携における参考ガイドとなります。
※簡易的な連携ができるアプリについては詳細ガイドのご用意がない場合がございます。
https://intercom.help/yoom/ja/collections/3041779
◼️概要
入力フォームに入力された情報で、エクセルの雛形から申込書などの契約書のPDFを自動的に作成するフローボットです。
Microsoft Excelの任意の雛形を使用して自由に契約書を作成することが可能です。
作成した契約書をOutlookのメールで自動的に送付します。
◼️注意事項
・Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・エクセルオンラインで契約書の雛形を用意してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
受信したメールの署名情報から名前やメールアドレスなどの情報をAIで抽出して、Salesforceのリードオブジェクトに登録するフローボットです。
Yoomで作成したメールアドレスにメールが届くとフローボットが起動しますので、GmailやOutlookからYoomのメールアドレス宛にメールを転送したり、CCなどにYoomのメールアドレスを追加してご利用ください。
■注意事項
・メールから取得する情報などは自由に変更してご利用ください。
・SalesforceとYoomの連携設定が必要です。
・Yoomのチームプラン以上でご利用いただけます。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
メールの本文から必要な情報をAIで抽出し、スプレッドシートに自動で転記するフローボットです。
Yoomのメールアドレスに直接メールを送信するか、GmailやOutlookなどからメールを転送することでも使用可能です。
■注意事項
・Yoomのメールアドレスに直接メールを送信するか、GmailやOutlookなどからメールを転送する形でご利用ください。
・スプレッドシートの設定項目やメールからのテキスト抽出項目は自由に変更してご利用ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
受信したメールの文章から特定のキーワードを抽出して、Microsoft Excelに自動的に格納するフローです。
抽出するキーワードや、キーワードを格納するスプレッドシートは自由に設定が可能です。
GmailやOutlookなどからメールを転送することでもご利用いただけます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GmailやOutlookなどのメールとExcelをそれぞれ利用されている方
2.受信したメールの署名欄の送信者情報を蓄積している方
3.受信したメールの情報をExcelにも連携している方
4.メールとExcelでなにか効率化を図ってみたい方
■このテンプレートを使うメリット
・受信したメールの内容から任意の情報を自動で取得してExcelに蓄積できるため、問い合わせ内容や送信者情報を一元的に管理できます。
■注意事項
・Microsoft ExcelとYoomのアカウント連携が必要です。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
契約書ファイルからのテキスト抽出とデータベースへの記録を自動化することで、これまで手作業で行っていた契約書からの情報転記作業を減らし、入力ミスなどのヒューマンエラーを抑えられます。これにより、担当者はデータ入力にかかる負担を軽くし、契約内容の確認や管理といった、より付加価値の高い業務に集中しやすくなります。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で業務フローを構築できます。
少しでも興味をお持ちいただけたなら、こちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を試してみてください。
Q：手書き文字や複雑なレイアウトの契約書も読み取れますか？
A：
印字PDFは高精度ですが、手書きや複雑な表は抽出が難しい場合があります。必要に応じて対象項目を絞る設計を推奨します。
OCRの可否と制限も参考にしてください。
Q：手書き文字や複雑なレイアウトの契約書も読み取れますか？
A：
印字PDFは高精度ですが、手書きや複雑な表は抽出が難しい場合があります。必要に応じて対象項目を絞る設計を推奨します。
OCRの可否と制限も参考にしてください。
Q：テキスト抽出に失敗した場合、どのように通知・対処されますか？
A：
Yoomの画面上にエラーメッセージが表示され、ワークスペース発行時に登録したメールアドレス宛に通知が届きます。通知には、エラーが起きたオペレーションや、その詳細を確認できるリンクが記載されており、原因を迅速に把握できます。
なお、エラーが発生するとフローの再実行は自動で行われないため、手動での対応が必要です。詳しくはエラー時の対応方法についてをご確認ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口もご活用ください。
また、チャットツール（Slack・Chatworkなど）でエラー通知を受け取ることも可能です。設定方法はSlack・Chatworkへの通知設定をご確認ください。
Q：テキスト抽出に失敗した場合、どのように通知・対処されますか？
A：
Yoomの画面上にエラーメッセージが表示され、ワークスペース発行時に登録したメールアドレス宛に通知が届きます。通知には、エラーが起きたオペレーションや、その詳細を確認できるリンクが記載されており、原因を迅速に把握できます。
なお、エラーが発生するとフローの再実行は自動で行われないため、手動での対応が必要です。詳しくはエラー時の対応方法についてをご確認ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口もご活用ください。
また、チャットツール（Slack・Chatworkなど）でエラー通知を受け取ることも可能です。設定方法はSlack・Chatworkへの通知設定をご確認ください。
Q：契約書の種類ごとに抽出したい項目を変更できますか？
A：
はい、可能です。OCR設定で抽出項目を追加・編集し、テストで確認後に保存すれば運用できます。OCR設定手順もあわせてご確認ください。
Q：契約書の種類ごとに抽出したい項目を変更できますか？
A：
はい、可能です。OCR設定で抽出項目を追加・編集し、テストで確認後に保存すれば運用できます。OCR設定手順もあわせてご確認ください。
