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【簡単で設定】メールで受信した契約書からテキストを自動で抽出し、情報を活用する方法
「契約書がメールで届くたびに、ファイルを開いて必要な情報を手作業で転記するのが面倒…」
「手入力だと、どうしても数字の打ち間違いやコピペミスが発生してしまい、確認作業に時間がかかってしまう…」
このように、契約書からの情報抽出と転記作業に、手間や課題を感じていませんか？
もし、メールで受信した契約書ファイルから自動でテキストを抽出し、データベースなどに情報を記録できる仕組みがあれば、これらの手作業を減らし、ヒューマンエラーのリスクを抑え、本来注力すべき契約内容の確認や顧客とのコミュニケーションといったコア業務に充てられる時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで比較的簡単に設定でき、手間や時間を抑えられるので、まずは自動化を導入して作業を楽にしてみましょう。
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはメールで受信した契約書ファイルからテキストデータを抽出する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
Outlookで受信する契約書ファイルの内容を確認し、手作業でKnackなどのデータベースに入力していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をトリガーとして、添付ファイルのOCR処理からKnackへのレコード追加までを自動化できるため、契約管理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する契約書の管理をKnackで行っている法務や営業担当の方
- 契約書の内容を手作業でデータベースに入力しており、工数や入力ミスに課題を感じている方
- 契約管理に関連する定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からKnackへの情報登録までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業によるデータ転記で発生しがちな入力間違いや漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとKnackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOutlookの機能を利用し、トリガーとなったメールの添付ファイルをダウンロードします。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「OCRで文字を抽出」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要なテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでKnackの「Create Record」アクションを設定し、抽出した情報を元に新しいレコードを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールのフォルダや、件名に含まれるキーワードなどを任意に指定できます。
- OCR機能の設定では、契約書ファイルから抽出したい項目（例：会社名、契約日、金額など）を自由にカスタマイズすることが可能です。
- Knackにレコードを追加する際に、OCRで抽出した情報や固定のテキストを、Knackのどの項目に登録するか自由にマッピングできます。
■注意事項
- Outlook、KnackのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、ファイルの容量制限についてをご参照ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
Outlookで受信する契約書ファイルの内容を確認し、手作業でKnackなどのデータベースに入力していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をトリガーとして、添付ファイルのOCR処理からKnackへのレコード追加までを自動化できるため、契約管理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する契約書の管理をKnackで行っている法務や営業担当の方
- 契約書の内容を手作業でデータベースに入力しており、工数や入力ミスに課題を感じている方
- 契約管理に関連する定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からKnackへの情報登録までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業によるデータ転記で発生しがちな入力間違いや漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとKnackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOutlookの機能を利用し、トリガーとなったメールの添付ファイルをダウンロードします。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「OCRで文字を抽出」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要なテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでKnackの「Create Record」アクションを設定し、抽出した情報を元に新しいレコードを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールのフォルダや、件名に含まれるキーワードなどを任意に指定できます。
- OCR機能の設定では、契約書ファイルから抽出したい項目（例：会社名、契約日、金額など）を自由にカスタマイズすることが可能です。
- Knackにレコードを追加する際に、OCRで抽出した情報や固定のテキストを、Knackのどの項目に登録するか自由にマッピングできます。
■注意事項
- Outlook、KnackのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、ファイルの容量制限についてをご参照ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Outlookで受信した契約書からテキストを抽出しKnackに記録するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Outlookで契約書ファイルが添付されたメールを受信したら、OCR機能でテキストを抽出し、その結果をデータベースツールであるKnackに自動で追加するフローを解説していきます。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Outlook／Knack
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- OutlookとKnackのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Outlookのトリガー設定とKnackのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
■概要
Outlookで受信する契約書ファイルの内容を確認し、手作業でKnackなどのデータベースに入力していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をトリガーとして、添付ファイルのOCR処理からKnackへのレコード追加までを自動化できるため、契約管理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する契約書の管理をKnackで行っている法務や営業担当の方
- 契約書の内容を手作業でデータベースに入力しており、工数や入力ミスに課題を感じている方
- 契約管理に関連する定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からKnackへの情報登録までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業によるデータ転記で発生しがちな入力間違いや漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとKnackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOutlookの機能を利用し、トリガーとなったメールの添付ファイルをダウンロードします。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「OCRで文字を抽出」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要なテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでKnackの「Create Record」アクションを設定し、抽出した情報を元に新しいレコードを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールのフォルダや、件名に含まれるキーワードなどを任意に指定できます。
- OCR機能の設定では、契約書ファイルから抽出したい項目（例：会社名、契約日、金額など）を自由にカスタマイズすることが可能です。
- Knackにレコードを追加する際に、OCRで抽出した情報や固定のテキストを、Knackのどの項目に登録するか自由にマッピングできます。
■注意事項
- Outlook、KnackのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、ファイルの容量制限についてをご参照ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
Outlookで受信する契約書ファイルの内容を確認し、手作業でKnackなどのデータベースに入力していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をトリガーとして、添付ファイルのOCR処理からKnackへのレコード追加までを自動化できるため、契約管理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する契約書の管理をKnackで行っている法務や営業担当の方
- 契約書の内容を手作業でデータベースに入力しており、工数や入力ミスに課題を感じている方
- 契約管理に関連する定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からKnackへの情報登録までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業によるデータ転記で発生しがちな入力間違いや漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとKnackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOutlookの機能を利用し、トリガーとなったメールの添付ファイルをダウンロードします。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「OCRで文字を抽出」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要なテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでKnackの「Create Record」アクションを設定し、抽出した情報を元に新しいレコードを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールのフォルダや、件名に含まれるキーワードなどを任意に指定できます。
- OCR機能の設定では、契約書ファイルから抽出したい項目（例：会社名、契約日、金額など）を自由にカスタマイズすることが可能です。
- Knackにレコードを追加する際に、OCRで抽出した情報や固定のテキストを、Knackのどの項目に登録するか自由にマッピングできます。
■注意事項
- Outlook、KnackのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、ファイルの容量制限についてをご参照ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
ステップ1：マイアプリ連携と準備
まず、Yoomとそれぞれのアプリを連携して操作が行えるようにしていきます。基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Microsoft OutlookとYoomのマイアプリ連携
こちらは以下の手順をご参照ください。
KnackとYoomのマイアプリ連携
検索ボックスに「Knack」と入力してアイコンをクリックします。
注釈に沿って以下の項目を入力し、「追加」を選択します。
以下の表示が出たら「Knack」のマイアプリ連携の完了です。
ステップ2：テンプレートのコピー
ここからはフローを作っていきます。テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
■概要
Outlookで受信する契約書ファイルの内容を確認し、手作業でKnackなどのデータベースに入力していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をトリガーとして、添付ファイルのOCR処理からKnackへのレコード追加までを自動化できるため、契約管理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する契約書の管理をKnackで行っている法務や営業担当の方
- 契約書の内容を手作業でデータベースに入力しており、工数や入力ミスに課題を感じている方
- 契約管理に関連する定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からKnackへの情報登録までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業によるデータ転記で発生しがちな入力間違いや漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとKnackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOutlookの機能を利用し、トリガーとなったメールの添付ファイルをダウンロードします。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「OCRで文字を抽出」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要なテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでKnackの「Create Record」アクションを設定し、抽出した情報を元に新しいレコードを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールのフォルダや、件名に含まれるキーワードなどを任意に指定できます。
- OCR機能の設定では、契約書ファイルから抽出したい項目（例：会社名、契約日、金額など）を自由にカスタマイズすることが可能です。
- Knackにレコードを追加する際に、OCRで抽出した情報や固定のテキストを、Knackのどの項目に登録するか自由にマッピングできます。
■注意事項
- Outlook、KnackのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、ファイルの容量制限についてをご参照ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
Outlookで受信する契約書ファイルの内容を確認し、手作業でKnackなどのデータベースに入力していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をトリガーとして、添付ファイルのOCR処理からKnackへのレコード追加までを自動化できるため、契約管理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する契約書の管理をKnackで行っている法務や営業担当の方
- 契約書の内容を手作業でデータベースに入力しており、工数や入力ミスに課題を感じている方
- 契約管理に関連する定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からKnackへの情報登録までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業によるデータ転記で発生しがちな入力間違いや漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとKnackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOutlookの機能を利用し、トリガーとなったメールの添付ファイルをダウンロードします。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「OCRで文字を抽出」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要なテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでKnackの「Create Record」アクションを設定し、抽出した情報を元に新しいレコードを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールのフォルダや、件名に含まれるキーワードなどを任意に指定できます。
- OCR機能の設定では、契約書ファイルから抽出したい項目（例：会社名、契約日、金額など）を自由にカスタマイズすることが可能です。
- Knackにレコードを追加する際に、OCRで抽出した情報や固定のテキストを、Knackのどの項目に登録するか自由にマッピングできます。
■注意事項
- Outlook、KnackのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、ファイルの容量制限についてをご参照ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます。
ステップ3：Outlookで特定の件名のメールをトリガーに設定する
ここでは、指定した件名のメールを受信したときに自動で処理を開始するトリガーを設定します。
1つ目のフローを選択します。
Outlookと連携するアカウントを選択します。
設定が完了したら「次へ」をクリックします。
テスト用のメールを用意します。
件名に指定したキーワードを含むメールを受信すると、フローが起動します。
テスト用メールの添付ファイル例です。
PDFを添付して送信します。
トリガーの起動間隔とキーワードを設定します。
- トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
- ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
- なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
ここで指定したキーワードを含む件名のメールを受信すると、フローが自動で動作します。
設定後、「テスト」をクリックします。
テスト結果が「成功」と表示され、メール情報が取得できれば設定完了です。
「完了」をクリックします。
ステップ4：Outlookで添付ファイルの情報を取得する
続いて、受信メールに含まれる添付ファイルの情報を取得します。
2つ目のフローを選択します。
Outlookアカウントを選択し、「次へ」をクリックします。
先ほど設定したトリガーで取得したメールIDを指定します。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
「テスト」をクリックして、添付ファイル情報を取得します。
テストが成功すると、ファイル名・タイプ・サイズなどが表示されます。
確認できたら「完了」をクリックします。
ステップ5：Outlookで添付ファイルをダウンロードする
ここでは、取得した添付ファイルを自動でダウンロードします。
3つ目のフローを選択してください。
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
※その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、「ファイルの容量制限について」もチェックしてみてください。
Outlookアカウントを選択し、「次へ」をクリックします。
「メールID」と「ファイルID」をそれぞれ指定します。
前のステップで取得した値を選択します。
設定後、「テスト」をクリックします。
テストが成功し、ファイル名が表示されたら設定完了です。
「完了」をクリックします。
ステップ6：OCRで契約書PDFから文字を抽出する
次に、ダウンロードしたPDFから契約情報を自動で読み取ります。
4つ目のフローを選択します。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
OCR画像として「取得したファイル」を選択します。
抽出項目に「契約番号、契約日、甲、乙、サービス内容、金額」を入力します。
設定後、「テスト」をクリックします。
※ YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
テストが成功し、抽出結果に契約情報が正しく表示されれば完了です。
ステップ7：Knackに契約データを登録する
最後に、抽出した契約情報をKnackに自動登録します。
5つ目のフローを選択します。
Knackアカウントを選択し、「次へ」をクリックします。
登録先のObject IDを入力します。
各項目に対応するField IDを設定し、OCRで抽出した値を割り当てます。
すべての項目を入力したら「テスト」をクリックします。
テストが成功し、Record IDが表示されればKnackへの登録が完了です。
「完了」をクリックします。
Knackのテーブル画面を開き、契約情報が正しく登録されていることを確認します。
これで設定は完了です！
ステップ8：トリガーをONにして起動準備完了
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
以上がメールで受信した契約書からテキストを自動で抽出し、情報を活用する方法でした。
Outlookを活用したその他の自動化例
Yoomでは、Outlookを活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、Outlookに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
メールやフォームの情報をAIで抽出・転記が可能です。
OCR解析やAI要約に加え、Microsoft Excelでの見積・請求書の自動発行、Outlookでの自動送付まで完結します。
情報の解析から実務実行までを自動化し、事務工数を削減します。
■概要日々の業務で受信する大量のメールから、必要な情報を一つひとつコピーしてGoogle スプレッドシートに転記する作業に、手間や時間を取られていませんか。手作業による転記は、入力ミスや抜け漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、AIが本文から必要な情報を自動で抽出し、指定のGoogle スプレッドシートへリアルタイムに転記します。これにより、メールからの情報転記作業を効率化できます。■このテンプレートをおすすめする方- お問い合わせや資料請求などの定型メールの情報を手作業でリスト化しているご担当者の方
- メールからのデータ転記作業において、コピー＆ペーストによるミスや対応漏れをなくしたい方
- 日々のルーティンワークを自動化し、より付加価値の高いコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- メールを受信するだけで、AIによる情報抽出からGoogle スプレッドシートへの書き込みまでが自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮できます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による情報の転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「メールトリガー」を選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「AI テキスト抽出」を選択し、受信したメールの本文から必要な情報を抽出するように設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「シートに書き込む」アクションを設定し、AIが抽出した情報を指定のシートに転記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- メールトリガーでは、フローを起動させたいメールを受信するアドレスや、件名・本文に含まれるキーワードなどの条件を任意で設定してください。
- AI機能では、メール本文からのテキスト抽出だけでなく、添付された画像やPDFファイルから読み取りたいテキスト項目を任意で設定することも可能です。
- Google スプレッドシートへ書き込む際に、対象のスプレッドシートIDや書き込み先のシート（タブ名）を任意で設定してください。
■注意事項- Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
■概要Outlookに届く定型メールの内容を、一件ずつ確認してMicrosoft Excelに手作業で転記していませんか？こうした作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストによるミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookで受信したメール本文からAIが自動で必要な情報を抽出し、Microsoft Excelの指定したシートへ転記する作業を自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。■このテンプレートをおすすめする方- OutlookとMicrosoft Excelを使い、メールからの情報転記を手作業で行っている方
- 問い合わせ内容などをExcelで管理しており、入力作業の自動化を検討している方
- AIを活用して、メールからのテキスト抽出やデータ入力を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Outlookのメール受信を起点に、AIによる情報抽出からMicrosoft Excelへの転記までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのコピー＆ペーストによる入力間違いや、転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ- はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキスト抽出」アクションでメール本文から必要な情報を抽出するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIが抽出した情報を指定のシートに転記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダを監視対象とするよう、フォルダIDを任意で設定してください。
- AI機能のテキスト抽出では、メール本文のどの部分から、どのような項目名（例：会社名、氏名、問い合わせ内容など）でテキストを抽出するかを自由に設定できます。
- Microsoft Excelへの転記設定では、対象のファイルやシート名を指定し、どの列にAIが抽出したどの情報を入力するかを任意で設定してください。
■注意事項- Outlook、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要メールで受け取った署名情報をもとに、Salesforceへ手作業でリード情報を登録する業務は、時間がかかるだけでなく入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。特に、問い合わせや名刺交換後のフォローメールなど、日々多くの連絡を受け取る中で、こうした手作業は担当者の大きな負担となりがちです。このワークフローを活用することで、メール受信をきっかけにAIが署名情報を自動で抽出し、Salesforceへ新規リードとして登録する一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- メールの署名情報からSalesforceへのリード登録を手作業で行っている営業やマーケティング担当の方
- 署名情報の転記ミスや登録漏れを防ぎ、リード管理の精度を向上させたいと考えている方
- AIを活用して、日々の繰り返し業務を効率化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- メール受信からSalesforceへのリード登録までが自動化されるため、これまで手入力に費やしていた時間を短縮し、他の業務へ充てることができます。
- AIが署名情報を解析してデータを転記するため、手作業による入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、SalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガー機能を設定し、Yoomが発行する特定のメールアドレスでメールを受信したらフローが起動するようにします。
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、受信したメール本文から会社名や氏名、連絡先などの署名情報を抽出します。
- 続いて、オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを設定し、抽出した情報をもとに既存のリード情報がないかを確認します。
- 次に、分岐機能を設定し、既存リードがいない場合にのみ後続の処理に進むよう条件を設定します。
- 最後に、オペレーションでSalesforceの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報を新しいリードとして登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- メールトリガー機能では、受信対象としたいメールの件名や本文に特定のキーワードを含むといった条件を任意で設定できます。
- AI機能によるテキスト抽出では、メール本文のどの部分から、どのような項目（例：会社名、部署名、役職、氏名、電話番号など）を抽出したいかを自由にカスタマイズすることが可能です。
- Salesforceでレコードを取得する際には、メールアドレスや会社名など、どの項目をキーにして重複チェックを行うかを任意で設定してください。
- 分岐機能では、既存リードが発見された場合に、Slackに通知を送るなど、その後の処理を自由にカスタマイズできます。
- Salesforceへレコードを追加する際には、Yoomで取得した各情報をSalesforceのどの項目に登録するかを任意で設定可能です。
■注意事項- SalesforceとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- データベースを操作するオペレーションで、レコード追加や更新を行う際は、Salesforceの入力形式に沿って設定を行ってください。例えば、Salesforceの入力形式が選択式かつ英語入力の場合、選択肢に存在しない値や異なる言語で入力した値はエラーとなりますのでご注意ください。
■概要
受信したメールの文章から特定のキーワードを抽出して、Microsoft Excelに自動的に格納するフローです。
抽出するキーワードや、キーワードを格納するスプレッドシートは自由に設定が可能です。
GmailやOutlookなどからメールを転送することでもご利用いただけます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GmailやOutlookなどのメールとExcelをそれぞれ利用されている方
2.受信したメールの署名欄の送信者情報を蓄積している方
3.受信したメールの情報をExcelにも連携している方
4.メールとExcelでなにか効率化を図ってみたい方
■このテンプレートを使うメリット
・受信したメールの内容から任意の情報を自動で取得してExcelに蓄積できるため、問い合わせ内容や送信者情報を一元的に管理できます。
■注意事項
・Microsoft ExcelとYoomのアカウント連携が必要です。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要日々多くのメールがOutlookに届き、内容の確認に時間がかかっていませんか？特に長文メールの読解や、チームへの情報共有には手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、Outlookで受信したメールをAIが自動で要約し、その内容をMicrosoft Teamsへ送信することが可能です。メール確認の効率化と、チーム内での迅速な情報共有を実現します。■このテンプレートをおすすめする方- Outlookでのメール対応に多くの時間を費やしているビジネスパーソンの方
- Microsoft Teamsを活用し、チームへの情報共有をよりスピーディに行いたい方
- 生成AIを用いて、メールの要点把握や要約作成を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Outlookのメールが届くと自動で要約と通知が行われるため、長文メールを読む時間を短縮し、コア業務に集中できます。
- 重要なメールの要点を自動でチームに共有することで、確認漏れや情報連携の遅れといったリスクの軽減に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Outlook、ChatGPT、Microsoft TeamsをYoomと連携する
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定する
- 次に、オペレーションでChatGPTを選択し、「テキストを生成」アクションで受信したメールの内容を要約するよう設定する
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャットにメッセージを送る」アクションで、要約したテキストを指定のチャネルに送信するよう設定する
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダを監視対象として任意で設定することが可能です。
- ChatGPTのオペレーション設定では、要約の形式や文字数などのプロンプトや、利用するモデルを任意で設定できます。
- Microsoft Teamsのオペレーション設定では、メッセージを送信したいチームやチャネルを任意で設定してください。
■注意事項- Outlook、ChatGPT、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要Webサイトなどから日々寄せられるお問い合わせメールへの対応は、内容の確認、一次返信、顧客情報の手入力など、複数のプロセスが手作業になりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、お問い合わせメールの受信をきっかけに、AIが情報を自動で抽出し、Outlookでの一次返信とNotionへの情報集約までの一連の流れを自動化できるため、正確な初動対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- Webからのお問い合わせ対応で、メールの一次返信や情報転記に時間を要している方
- 手作業での情報入力によるミスをなくし、Notionでの顧客情報管理を効率化したい方
- お問い合わせ対応の初動を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えているチームの方
■このテンプレートを使うメリット- お問い合わせ受信から一次返信、情報転記までが自動化されるため、手作業の時間を削減し、スムーズな顧客対応が可能になります。
- AIがメール本文から情報を正確に抽出してNotionに登録するため、手入力による転記ミスや抜け漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ- はじめに、Notion、Outlook、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「メールトリガー」を設定し、Yoomが発行する特定のアドレスでメールを受信したらフローが起動するようにします。
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、受信したメールの本文からお問い合わせ内容や顧客情報を抽出します。
- 次に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、一次対応メールを自動で返信します。
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報をデータベースに登録します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、関係者に新規お問い合わせがあった旨を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- メールトリガー機能では、受信対象としたいメールの件名や本文に特定のキーワードを含むといった条件を任意で設定できます。
- AI機能のテキスト抽出では、受信したメール本文のどの部分から、会社名や氏名、お問い合わせ内容といった項目を抽出するかを自由に設定可能です。
- Outlookで送信するメールの件名や本文は、抽出した情報を変数として利用したり、定型文を設定したりと柔軟にカスタマイズできます。
- Notionへ追加する際、どのプロパティにメールから抽出したどの情報を登録するかを、お使いのデータベースに合わせて設定してください。
- Slackへの通知メッセージは、通知したいチャンネルの指定や、通知内容に抽出した情報を含めるなど、自由にカスタマイズが可能です。
■注意事項- Outlook、Notion、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要取引先情報の入力から契約書を作成し、メールで送付するまでの一連の業務に、手間や時間を要していませんか？定型的な作業でありながらも、正確性が求められるため担当者の負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームに入力された情報を元にMicrosoft Excelの雛形から契約書を自動で発行し、Outlookで送付する流れを構築できます。面倒な契約書関連業務を効率化し、コア業務に集中できる環境を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- Microsoft ExcelとOutlookを利用し、契約書の作成や送付を手作業で行っている方
- 定型的な契約書発行業務の工数を削減し、業務を効率化したいと考えている方
- 手作業による情報転記のミスや、送付先の間違いなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット- フォームへの情報入力だけで契約書の発行から送付までが完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記ミスや添付ファイルの間違い、宛先の設定ミスといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Microsoft ExcelとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「フォームトリガー」を選択し、契約書発行に必要な情報を入力するフォームを設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、フォームで受け取った情報を元に「契約書を発行する」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、発行された契約書を添付して「メールで送付」するアクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- トリガーとなるフォームに設定する、取引先名や契約金額などの質問項目は、実際の業務内容に合わせて任意で設定することが可能です。
- Outlookの「メールで送付」オペレーションでは、送付先のメールアドレスや件名、メール本文などを任意の内容に設定できます。
■注意事項- Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要フォームからの見積もり依頼に対し、手作業でMicrosoft Excelを立ち上げて書類を作成し、Outlookでメールを送付する、といった一連の作業に手間を感じていませんか？手作業による対応は、転記ミスや送付漏れなどのヒューマンエラーを引き起こす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、フォームに回答が送信されるだけで、Microsoft Excelでの見積書発行からOutlookでのメール送付までを自動化でき、これらの課題をスムーズに解消します。■このテンプレートをおすすめする方- フォームからの依頼をもとに、Microsoft Excelでの見積書作成を手作業で行っている方
- 見積書発行からOutlookでのメール送付までのプロセスで、入力ミスなどを防ぎたい方
- 定型的な見積もり対応業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- フォームに回答が送信されると、見積書の発行からメール送付までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、金額や宛名の入力間違いや送付漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Microsoft ExcelとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームで受け付けた情報をもとに見積書を発行します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、発行した見積書を添付して指定の宛先にメールを送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- 見積もり依頼に必要な情報を取得するため、フォームの質問項目は自由に設定してください。
- Microsoft Excelで見積書を発行する際に使用する雛形テンプレートや、発行後のファイル名などは任意で設定できます。
- Outlookでのメール送付では、宛先や件名、本文を自由に設定できます。また、本文にはフォームで受け付けた会社名などを変数として差し込むことも可能です。
■注意事項- Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要kintoneで管理している案件のステータス更新後、請求書の発行やメール送付などを手作業で行っていませんか。特にテーブルに記載された複数の明細を請求書に転記する作業は、手間がかかる上にミスが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、kintoneのステータス更新をトリガーとして、テーブル情報に基づく請求書を自動で発行し、Outlookでのメール送付までをシームレスに実行するため、請求業務全体の効率化に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方- kintoneのテーブル情報を基に、手作業で請求書を作成している経理や営業担当の方
- 請求書の発行からOutlookでのメール送付までの一連の流れを自動化したいと考えている方
- 手作業による転記ミスや送付漏れなどのヒューマンエラーを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット- kintoneのステータスが更新されると請求書発行からメール送付までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- kintoneの情報を正として自動処理されるため、金額や品目の転記ミス、宛先間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ- はじめに、kintone、Outlook、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「ステータスが更新されたら（Webhook起動）」を設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーとなったレコードの詳細情報を取得します。
- さらに、オペレーションでkintoneの「特定のレコードのサブテーブルの複数行を取得する」アクションで、請求明細となるテーブル情報を取得します。
- その後、書類発行オペレーションの「Google スプレッドシートで書類を発行する」を設定し、取得した情報をもとに請求書を発行します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」を設定し、発行した請求書を添付してメールを送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- kintoneのレコード取得およびサブテーブル取得のアクションでは、前段のトリガーで取得したレコードIDなどを変数として設定し、対象のレコードを特定してください。
- 書類発行オペレーションでは、ご利用のGoogle スプレッドシートで作成した請求書の雛形を任意に設定でき、雛形内の項目にはkintoneから取得した情報を変数として差し込めます。
- Outlookのメール送信アクションでは、宛先や件名、本文を自由に設定可能です。kintoneから取得した顧客情報などを変数として利用し、パーソナライズした内容にすることもできます。
■注意事項- kintone、Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要Webフォームから送られてくる申込書や請求書などの書類、その都度ファイルを開いて内容を確認し、手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。この一連の作業は、入力ミスなどのヒューマンエラーを誘発する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、フォームに回答が送信されると、添付された書類をOCRで自動的に読み取り、その内容をMicrosoft Excelへ記録し、関係者へOutlookで通知するまでの一連の流れを自動化できます。■このテンプレートをおすすめする方- フォーム経由で受け取った書類の内容を手作業で転記している方
- Microsoft Excelでのデータ管理において、入力作業の効率化を目指している方
- OCR機能を活用して、紙やPDFの情報を自動でデータ化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- フォーム回答からデータ転記、関係者への通知までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Microsoft ExcelとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを指定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を任意の列に記録するように設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送付する」アクションを設定し、関係者に処理が完了した旨を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- フォームのトリガー設定では、申込受付や資料請求など、目的に合わせて回答項目を自由に設定してください。
- OCR機能では、フォームに添付された書類の中から、読み取りたいテキストの項目を任意で指定することが可能です。
- Microsoft Excelへのレコード追加では、対象となるファイルやシート名を指定し、どの列にどの情報を追加するかを自由に設定できます。
- Outlookでのメール送付アクションでは、通知先のメールアドレスを任意で設定でき、本文にはOCRで読み取った内容を変数として埋め込むなどのカスタムが可能です。
■注意事項- Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボット의 オペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- お問い合わせや資料請求などの定型メールの情報を手作業でリスト化しているご担当者の方
- メールからのデータ転記作業において、コピー＆ペーストによるミスや対応漏れをなくしたい方
- 日々のルーティンワークを自動化し、より付加価値の高いコア業務に集中したいと考えている方
- メールを受信するだけで、AIによる情報抽出からGoogle スプレッドシートへの書き込みまでが自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮できます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による情報の転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
- はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「メールトリガー」を選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「AI テキスト抽出」を選択し、受信したメールの本文から必要な情報を抽出するように設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「シートに書き込む」アクションを設定し、AIが抽出した情報を指定のシートに転記します。
- メールトリガーでは、フローを起動させたいメールを受信するアドレスや、件名・本文に含まれるキーワードなどの条件を任意で設定してください。
- AI機能では、メール本文からのテキスト抽出だけでなく、添付された画像やPDFファイルから読み取りたいテキスト項目を任意で設定することも可能です。
- Google スプレッドシートへ書き込む際に、対象のスプレッドシートIDや書き込み先のシート（タブ名）を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
- OutlookとMicrosoft Excelを使い、メールからの情報転記を手作業で行っている方
- 問い合わせ内容などをExcelで管理しており、入力作業の自動化を検討している方
- AIを活用して、メールからのテキスト抽出やデータ入力を効率化したいと考えている方
- Outlookのメール受信を起点に、AIによる情報抽出からMicrosoft Excelへの転記までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのコピー＆ペーストによる入力間違いや、転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性を向上させます。
- はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキスト抽出」アクションでメール本文から必要な情報を抽出するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIが抽出した情報を指定のシートに転記します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダを監視対象とするよう、フォルダIDを任意で設定してください。
- AI機能のテキスト抽出では、メール本文のどの部分から、どのような項目名（例：会社名、氏名、問い合わせ内容など）でテキストを抽出するかを自由に設定できます。
- Microsoft Excelへの転記設定では、対象のファイルやシート名を指定し、どの列にAIが抽出したどの情報を入力するかを任意で設定してください。
- Outlook、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■このテンプレートをおすすめする方
- メールの署名情報からSalesforceへのリード登録を手作業で行っている営業やマーケティング担当の方
- 署名情報の転記ミスや登録漏れを防ぎ、リード管理の精度を向上させたいと考えている方
- AIを活用して、日々の繰り返し業務を効率化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信からSalesforceへのリード登録までが自動化されるため、これまで手入力に費やしていた時間を短縮し、他の業務へ充てることができます。
- AIが署名情報を解析してデータを転記するため、手作業による入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガー機能を設定し、Yoomが発行する特定のメールアドレスでメールを受信したらフローが起動するようにします。
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、受信したメール本文から会社名や氏名、連絡先などの署名情報を抽出します。
- 続いて、オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを設定し、抽出した情報をもとに既存のリード情報がないかを確認します。
- 次に、分岐機能を設定し、既存リードがいない場合にのみ後続の処理に進むよう条件を設定します。
- 最後に、オペレーションでSalesforceの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報を新しいリードとして登録します。
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガー機能では、受信対象としたいメールの件名や本文に特定のキーワードを含むといった条件を任意で設定できます。
- AI機能によるテキスト抽出では、メール本文のどの部分から、どのような項目（例：会社名、部署名、役職、氏名、電話番号など）を抽出したいかを自由にカスタマイズすることが可能です。
- Salesforceでレコードを取得する際には、メールアドレスや会社名など、どの項目をキーにして重複チェックを行うかを任意で設定してください。
- 分岐機能では、既存リードが発見された場合に、Slackに通知を送るなど、その後の処理を自由にカスタマイズできます。
- Salesforceへレコードを追加する際には、Yoomで取得した各情報をSalesforceのどの項目に登録するかを任意で設定可能です。
■注意事項
- SalesforceとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- データベースを操作するオペレーションで、レコード追加や更新を行う際は、Salesforceの入力形式に沿って設定を行ってください。例えば、Salesforceの入力形式が選択式かつ英語入力の場合、選択肢に存在しない値や異なる言語で入力した値はエラーとなりますのでご注意ください。
■概要
受信したメールの文章から特定のキーワードを抽出して、Microsoft Excelに自動的に格納するフローです。
抽出するキーワードや、キーワードを格納するスプレッドシートは自由に設定が可能です。
GmailやOutlookなどからメールを転送することでもご利用いただけます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GmailやOutlookなどのメールとExcelをそれぞれ利用されている方
2.受信したメールの署名欄の送信者情報を蓄積している方
3.受信したメールの情報をExcelにも連携している方
4.メールとExcelでなにか効率化を図ってみたい方
■このテンプレートを使うメリット
・受信したメールの内容から任意の情報を自動で取得してExcelに蓄積できるため、問い合わせ内容や送信者情報を一元的に管理できます。
■注意事項
・Microsoft ExcelとYoomのアカウント連携が必要です。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Outlookでのメール対応に多くの時間を費やしているビジネスパーソンの方
- Microsoft Teamsを活用し、チームへの情報共有をよりスピーディに行いたい方
- 生成AIを用いて、メールの要点把握や要約作成を自動化したいと考えている方
- Outlookのメールが届くと自動で要約と通知が行われるため、長文メールを読む時間を短縮し、コア業務に集中できます。
- 重要なメールの要点を自動でチームに共有することで、確認漏れや情報連携の遅れといったリスクの軽減に繋がります。
- はじめに、Outlook、ChatGPT、Microsoft TeamsをYoomと連携する
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定する
- 次に、オペレーションでChatGPTを選択し、「テキストを生成」アクションで受信したメールの内容を要約するよう設定する
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャットにメッセージを送る」アクションで、要約したテキストを指定のチャネルに送信するよう設定する
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダを監視対象として任意で設定することが可能です。
- ChatGPTのオペレーション設定では、要約の形式や文字数などのプロンプトや、利用するモデルを任意で設定できます。
- Microsoft Teamsのオペレーション設定では、メッセージを送信したいチームやチャネルを任意で設定してください。
- Outlook、ChatGPT、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Webからのお問い合わせ対応で、メールの一次返信や情報転記に時間を要している方
- 手作業での情報入力によるミスをなくし、Notionでの顧客情報管理を効率化したい方
- お問い合わせ対応の初動を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えているチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- お問い合わせ受信から一次返信、情報転記までが自動化されるため、手作業の時間を削減し、スムーズな顧客対応が可能になります。
- AIがメール本文から情報を正確に抽出してNotionに登録するため、手入力による転記ミスや抜け漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Notion、Outlook、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「メールトリガー」を設定し、Yoomが発行する特定のアドレスでメールを受信したらフローが起動するようにします。
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、受信したメールの本文からお問い合わせ内容や顧客情報を抽出します。
- 次に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、一次対応メールを自動で返信します。
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報をデータベースに登録します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、関係者に新規お問い合わせがあった旨を通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガー機能では、受信対象としたいメールの件名や本文に特定のキーワードを含むといった条件を任意で設定できます。
- AI機能のテキスト抽出では、受信したメール本文のどの部分から、会社名や氏名、お問い合わせ内容といった項目を抽出するかを自由に設定可能です。
- Outlookで送信するメールの件名や本文は、抽出した情報を変数として利用したり、定型文を設定したりと柔軟にカスタマイズできます。
- Notionへ追加する際、どのプロパティにメールから抽出したどの情報を登録するかを、お使いのデータベースに合わせて設定してください。
- Slackへの通知メッセージは、通知したいチャンネルの指定や、通知内容に抽出した情報を含めるなど、自由にカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Outlook、Notion、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft ExcelとOutlookを利用し、契約書の作成や送付を手作業で行っている方
- 定型的な契約書発行業務の工数を削減し、業務を効率化したいと考えている方
- 手作業による情報転記のミスや、送付先の間違いなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
- フォームへの情報入力だけで契約書の発行から送付までが完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記ミスや添付ファイルの間違い、宛先の設定ミスといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります。
- はじめに、Microsoft ExcelとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「フォームトリガー」を選択し、契約書発行に必要な情報を入力するフォームを設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、フォームで受け取った情報を元に「契約書を発行する」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、発行された契約書を添付して「メールで送付」するアクションを設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームに設定する、取引先名や契約金額などの質問項目は、実際の業務内容に合わせて任意で設定することが可能です。
- Outlookの「メールで送付」オペレーションでは、送付先のメールアドレスや件名、メール本文などを任意の内容に設定できます。
- Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- フォームからの依頼をもとに、Microsoft Excelでの見積書作成を手作業で行っている方
- 見積書発行からOutlookでのメール送付までのプロセスで、入力ミスなどを防ぎたい方
- 定型的な見積もり対応業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
- フォームに回答が送信されると、見積書の発行からメール送付までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、金額や宛名の入力間違いや送付漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。
- はじめに、Microsoft ExcelとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームで受け付けた情報をもとに見積書を発行します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、発行した見積書を添付して指定の宛先にメールを送付します。
■このワークフローのカスタムポイント
- 見積もり依頼に必要な情報を取得するため、フォームの質問項目は自由に設定してください。
- Microsoft Excelで見積書を発行する際に使用する雛形テンプレートや、発行後のファイル名などは任意で設定できます。
- Outlookでのメール送付では、宛先や件名、本文を自由に設定できます。また、本文にはフォームで受け付けた会社名などを変数として差し込むことも可能です。
- Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneのテーブル情報を基に、手作業で請求書を作成している経理や営業担当の方
- 請求書の発行からOutlookでのメール送付までの一連の流れを自動化したいと考えている方
- 手作業による転記ミスや送付漏れなどのヒューマンエラーを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneのステータスが更新されると請求書発行からメール送付までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- kintoneの情報を正として自動処理されるため、金額や品目の転記ミス、宛先間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintone、Outlook、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「ステータスが更新されたら（Webhook起動）」を設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーとなったレコードの詳細情報を取得します。
- さらに、オペレーションでkintoneの「特定のレコードのサブテーブルの複数行を取得する」アクションで、請求明細となるテーブル情報を取得します。
- その後、書類発行オペレーションの「Google スプレッドシートで書類を発行する」を設定し、取得した情報をもとに請求書を発行します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」を設定し、発行した請求書を添付してメールを送付します。
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのレコード取得およびサブテーブル取得のアクションでは、前段のトリガーで取得したレコードIDなどを変数として設定し、対象のレコードを特定してください。
- 書類発行オペレーションでは、ご利用のGoogle スプレッドシートで作成した請求書の雛形を任意に設定でき、雛形内の項目にはkintoneから取得した情報を変数として差し込めます。
- Outlookのメール送信アクションでは、宛先や件名、本文を自由に設定可能です。kintoneから取得した顧客情報などを変数として利用し、パーソナライズした内容にすることもできます。
■注意事項
- kintone、Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- フォーム経由で受け取った書類の内容を手作業で転記している方
- Microsoft Excelでのデータ管理において、入力作業の効率化を目指している方
- OCR機能を活用して、紙やPDFの情報を自動でデータ化したいと考えている方
- フォーム回答からデータ転記、関係者への通知までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。
- はじめに、Microsoft ExcelとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを指定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を任意の列に記録するように設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送付する」アクションを設定し、関係者に処理が完了した旨を通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームのトリガー設定では、申込受付や資料請求など、目的に合わせて回答項目を自由に設定してください。
- OCR機能では、フォームに添付された書類の中から、読み取りたいテキストの項目を任意で指定することが可能です。
- Microsoft Excelへのレコード追加では、対象となるファイルやシート名を指定し、どの列にどの情報を追加するかを自由に設定できます。
- Outlookでのメール送付アクションでは、通知先のメールアドレスを任意で設定でき、本文にはOCRで読み取った内容を変数として埋め込むなどのカスタムが可能です。
- Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボット의 オペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
まとめ
契約書ファイルからのテキスト抽出とデータベースへの記録を自動化することで、これまで手作業で行っていた契約書からの情報転記作業を減らし、入力ミスなどのヒューマンエラーを抑えられます。これにより、担当者はデータ入力にかかる負担を軽くし、契約内容の確認や管理といった、より付加価値の高い業務に集中しやすくなります。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で業務フローを構築できます。
少しでも興味をお持ちいただけたなら、こちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を試してみてください。
よくあるご質問
Q：手書き文字や複雑なレイアウトの契約書も読み取れますか？
A：
印字PDFは高精度ですが、手書きや複雑な表は抽出が難しい場合があります。必要に応じて対象項目を絞る設計を推奨します。
OCRの可否と制限も参考にしてください。
Q：手書き文字や複雑なレイアウトの契約書も読み取れますか？
A：
印字PDFは高精度ですが、手書きや複雑な表は抽出が難しい場合があります。必要に応じて対象項目を絞る設計を推奨します。
OCRの可否と制限も参考にしてください。
Q：テキスト抽出に失敗した場合、どのように通知・対処されますか？
A：
Yoomの画面上にエラーメッセージが表示され、ワークスペース発行時に登録したメールアドレス宛に通知が届きます。通知には、エラーが起きたオペレーションや、その詳細を確認できるリンクが記載されており、原因を迅速に把握できます。
なお、エラーが発生するとフローの再実行は自動で行われないため、手動での対応が必要です。詳しくはエラー時の対応方法についてをご確認ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口もご活用ください。
また、チャットツール（Slack・Chatworkなど）でエラー通知を受け取ることも可能です。設定方法はSlack・Chatworkへの通知設定をご確認ください。
Q：テキスト抽出に失敗した場合、どのように通知・対処されますか？
A：
Yoomの画面上にエラーメッセージが表示され、ワークスペース発行時に登録したメールアドレス宛に通知が届きます。通知には、エラーが起きたオペレーションや、その詳細を確認できるリンクが記載されており、原因を迅速に把握できます。
なお、エラーが発生するとフローの再実行は自動で行われないため、手動での対応が必要です。詳しくはエラー時の対応方法についてをご確認ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口もご活用ください。
また、チャットツール（Slack・Chatworkなど）でエラー通知を受け取ることも可能です。設定方法はSlack・Chatworkへの通知設定をご確認ください。
Q：契約書の種類ごとに抽出したい項目を変更できますか？
A：
はい、可能です。OCR設定で抽出項目を追加・編集し、テストで確認後に保存すれば運用できます。OCR設定手順もあわせてご確認ください。
Q：契約書の種類ごとに抽出したい項目を変更できますか？
A：
はい、可能です。OCR設定で抽出項目を追加・編集し、テストで確認後に保存すれば運用できます。OCR設定手順もあわせてご確認ください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
