お問い合わせメールから情報抽出・Outlookで一次メール返信し、Notionに集約
お問い合わせメールから情報抽出・Outlookで一次メール返信し、Notionに集約
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Notion
と
Outlook
と
Slack
を自動連携できます。
■概要
Webサイトなどから日々寄せられるお問い合わせメールへの対応は、内容の確認、一次返信、顧客情報の手入力など、複数のプロセスが手作業になりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、お問い合わせメールの受信をきっかけに、AIが情報を自動で抽出し、Outlookでの一次返信とNotionへの情報集約までの一連の流れを自動化できるため、正確な初動対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Webからのお問い合わせ対応で、メールの一次返信や情報転記に時間を要している方
- 手作業での情報入力によるミスをなくし、Notionでの顧客情報管理を効率化したい方
- お問い合わせ対応の初動を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えているチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- お問い合わせ受信から一次返信、情報転記までが自動化されるため、手作業の時間を削減し、スムーズな顧客対応が可能になります。
- AIがメール本文から情報を正確に抽出してNotionに登録するため、手入力による転記ミスや抜け漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Notion、Outlook、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「メールトリガー」を設定し、Yoomが発行する特定のアドレスでメールを受信したらフローが起動するようにします。
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、受信したメールの本文からお問い合わせ内容や顧客情報を抽出します。
- 次に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、一次対応メールを自動で返信します。
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報をデータベースに登録します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、関係者に新規お問い合わせがあった旨を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガー機能では、受信対象としたいメールの件名や本文に特定のキーワードを含むといった条件を任意で設定できます。
- AI機能のテキスト抽出では、受信したメール本文のどの部分から、会社名や氏名、お問い合わせ内容といった項目を抽出するかを自由に設定可能です。
- Outlookで送信するメールの件名や本文は、抽出した情報を変数として利用したり、定型文を設定したりと柔軟にカスタマイズできます。
- Notionへ追加する際、どのプロパティにメールから抽出したどの情報を登録するかを、お使いのデータベースに合わせて設定してください。
- Slackへの通知メッセージは、通知したいチャンネルの指定や、通知内容に抽出した情報を含めるなど、自由にカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Outlook、Notion、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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フローボットトリガー
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ページが作成されたら（Webhook）
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データソースのコンテンツが追加または更新されたら（Webhook）
特定の件名のメールを受信したら
メールを受信したら
カレンダーにイベントが登録されたら
カレンダーのイベントが追加・更新されたら
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ページのプロパティを更新（セレクトプロパティ）
ページのプロパティを更新（マルチセレクトプロパティ）
ページのプロパティを更新（日付プロパティ）
ページのプロパティを更新（チェックボックスプロパティ）
ページのプロパティを更新（URLプロパティ）
ページのプロパティを更新（メールプロパティ）
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指定のレコードにサブアイテムを追加する
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ファイルをアップロード
フローボットトリガー
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フローボットオペレーション
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