メールの署名情報をAIで抽出して、Salesforceにリードとして登録

■概要

メールで受け取った署名情報をもとに、Salesforceへ手作業でリード情報を登録する業務は、時間がかかるだけでなく入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。特に、問い合わせや名刺交換後のフォローメールなど、日々多くの連絡を受け取る中で、こうした手作業は担当者の大きな負担となりがちです。このワークフローを活用することで、メール受信をきっかけにAIが署名情報を自動で抽出し、Salesforceへ新規リードとして登録する一連の流れを自動化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

メールの署名情報からSalesforceへのリード登録を手作業で行っている営業やマーケティング担当の方
署名情報の転記ミスや登録漏れを防ぎ、リード管理の精度を向上させたいと考えている方
AIを活用して、日々の繰り返し業務を効率化し、より重要な業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

メール受信からSalesforceへのリード登録までが自動化されるため、これまで手入力に費やしていた時間を短縮し、他の業務へ充てることができます。
AIが署名情報を解析してデータを転記するため、手作業による入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、SalesforceをYoomと連携します。
次に、トリガーでメールトリガー機能を設定し、Yoomが発行する特定のメールアドレスでメールを受信したらフローが起動するようにします。
次に、オペレーションでAI機能を設定し、受信したメール本文から会社名や氏名、連絡先などの署名情報を抽出します。
続いて、オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを設定し、抽出した情報をもとに既存のリード情報がないかを確認します。
次に、分岐機能を設定し、既存リードがいない場合にのみ後続の処理に進むよう条件を設定します。
最後に、オペレーションでSalesforceの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報を新しいリードとして登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

メールトリガー機能では、受信対象としたいメールの件名や本文に特定のキーワードを含むといった条件を任意で設定できます。
AI機能によるテキスト抽出では、メール本文のどの部分から、どのような項目（例：会社名、部署名、役職、氏名、電話番号など）を抽出したいかを自由にカスタマイズすることが可能です。
Salesforceでレコードを取得する際には、メールアドレスや会社名など、どの項目をキーにして重複チェックを行うかを任意で設定してください。
分岐機能では、既存リードが発見された場合に、Slackに通知を送るなど、その後の処理を自由にカスタマイズできます。
Salesforceへレコードを追加する際には、Yoomで取得した各情報をSalesforceのどの項目に登録するかを任意で設定可能です。

■注意事項

SalesforceとYoomを連携してください。
分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
データベースを操作するオペレーションで、レコード追加や更新を行う際は、Salesforceの入力形式に沿って設定を行ってください。例えば、Salesforceの入力形式が選択式かつ英語入力の場合、選択肢に存在しない値や異なる言語で入力した値はエラーとなりますのでご注意ください。

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ノーコードで実行可能なAPIアクション

実行可能なAPIアクション

フローボットトリガー

リードオブジェクトに新規レコードが登録されたら

取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら

商談オブジェクトに新規レコードが登録されたら

取引先責任者に新規レコードが登録されたら

リードオブジェクトにレコードが登録または更新されたら

取引先オブジェクトにレコードが登録または更新されたら

商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら

取引先責任者にレコードが登録または更新されたら

カスタムオブジェクトに新規レコードが登録されたら

カスタムオブジェクトにレコードが登録または更新されたら

行動オブジェクトにレコードが登録されたら

ToDoオブジェクトにレコードが登録されたら

アウトバウンドメッセージを受信したら

ファイルがアップロードされたら

カレンダーの予定が登録されたら

カレンダーの予定が更新されたら

カレンダーの予定が削除されたら

フローボットオペレーション

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取引先オブジェクトのレコードを更新

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取引先オブジェクトのレコードを検索

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取引先責任者オブジェクトのレコードを更新

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ユーザーオブジェクトの権限セット割り当ての作成

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