BoxにJPGファイルが格納されたら、OCRでテキストを抽出しSlackに通知する

■概要

請求書や領収書といったJPG形式の画像ファイルを受け取った際、その都度内容を確認してテキスト情報を手入力する作業は手間ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、BoxにJPGファイルが格納されるだけで、自動でOCRが文字を読み取り、テキストへの変換処理を実行するため、こうした定型業務を効率化し、入力ミスを防ぐことが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• 請求書や申込書などのJPG画像の内容を手入力しており、自動化を検討している方
• Boxに保存した画像ファイルのテキスト化と、その後の情報共有に手間を感じている方
• 手作業による文字起こしでの入力ミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのファイル格納を起点にテキスト変換の処理が自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた文字起こしの時間を短縮することができます。
• 人の手を介さずにテキスト抽出から通知までを完結させることで、転記ミスなどのヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、アップロードされたファイルがJPG形式の場合のみ後続の処理に進むように条件を設定します。
4. 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
5. 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
6. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、抽出したテキストを指定のチャンネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、起動のきっかけとしたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
• 分岐機能では、ファイル名に「.jpg」や「.jpeg」が含まれているかなど、後続のオペレーションを動かすための条件を自由にカスタマイズ可能です。
• OCR機能では、読み取るファイルの種類に応じて、特定の項目のみを抽出するように設定できます。
• Slackへの通知では、通知先のチャンネルやメンションを任意で設定できるほか、本文にOCR機能で取得した情報を変数として埋め込むことが可能です。

■注意事項

• Box、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。