■概要
Gmailで受け取ったPNG形式の請求書や帳票の内容を、一つひとつ手作業でMicrosoft Excelに入力するのは時間がかかり、入力ミスも起こりやすい作業ではないでしょうか。このワークフローは、特定のメール受信をきっかけに、添付されたPNGファイルから文字情報を自動で読み取り、Microsoft Excelへ転記する一連の流れを自動化します。手動でのファイル変換作業から解放され、業務の正確性と速度の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信したPNGファイルの情報を、手作業でMicrosoft Excelに転記している方
- ファイル変換のような定型作業を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
- OCRとSaaS連携で、請求書処理などのバックオフィス業務を効率化したい担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- 手作業で行っていたファイル変換のプロセスを自動化し、データ入力に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動でテキスト抽出と転記を行うため、入力内容の間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」フローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールにPNGファイルが添付されている場合のみ後続の処理に進む、といった条件を設定します。
- 次に、OCR機能を設定し、添付されたPNGファイルから必要なテキスト情報を抽出します。
- 最後に、Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のファイルやシートに自動で追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガーでは、自動化の対象とするメールのキーワード（件名や送信元アドレスなど）を任意で設定できます。
- 分岐機能では、前段階で取得した情報をもとに、後続のオペレーションを実行する条件を柔軟にカスタマイズできます。
- OCR機能では、PNGファイル内から抽出したい項目（請求日や金額など）を任意で指定することが可能です。
- Microsoft Excelへの追加アクションでは、どの列にどの抽出データを入力するかを自由に割り当てでき、固定値の設定も可能です。
■注意事項
- Gmail、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
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