Microsoft SharePointでアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Gmailで通知する

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■概要

Microsoft SharePointにアップロードされた請求書や契約書などの書類内容を確認し、関係者に都度通知する作業に手間を感じていませんか？手作業での対応は時間がかかるだけでなく、確認漏れや通知漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイルアップロードをきっかけに、OCRがファイル内容を自動で読み取り、その結果をGmailで指定の宛先に通知する一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

Microsoft SharePointで管理している書類の内容確認や通知を手作業で行っている方
書類のOCR処理と関係者への情報共有を効率化したいと考えている経理や営業事務担当者の方
手作業による通知漏れや内容の転記ミスを未然に防ぎたいと考えているチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

ファイルアップロードから内容の読み取り、通知までが自動化されるため、手作業の時間を削減できます
手動での確認やメール作成に伴う、見落としや転記ミスといったヒューマンエラーの発生を抑制します

■フローボットの流れ

はじめに、Microsoft SharePointとGmailをYoomに連携します
次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
次に、オペレーションの分岐機能で、特定のファイルのみ後続の処理に進むよう条件を設定します
次に、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「ファイルをダウンロード」アクションで対象のファイルを取得します
次に、オペレーションでOCR機能を選択し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションでOCRで読み取った内容とダウンロードしたファイルを関係者に通知します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Microsoft SharePointのトリガー設定で、監視対象としたいサイトIDやフォルダIDを任意で設定してください
分岐機能では、ファイル名や拡張子といった前段のトリガーで取得した情報をもとに、後続の処理を分岐させる条件を自由に設定できます
OCR機能では、画像やPDFファイルから読み取りたい項目（例：請求金額、会社名など）を任意で設定できます
Gmailでメールを送るアクションでは、通知先のメールアドレスや件名、本文を自由にカスタマイズでき、OCRで読み取った情報を本文に差し込むことも可能です

■注意事項

Microsoft SharePoint、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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