■概要
Microsoft SharePointにアップロードされた請求書や領収書の内容を確認し、手作業で関係者に通知する業務は、手間がかかり他の業務を圧迫することもあるのではないでしょうか。また、手作業による通知漏れや内容の転記ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能がファイル内容を自動で読み取り、その結果をGmailで即座に関係者へ通知するため、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointへのファイルアップロード後の通知を手作業で行っている方
- 請求書などの書類をOCRでデータ化し、Gmailでの共有を効率化したいと考えている方
- 手作業による情報共有の遅延や、転記ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- SharePointへのファイルアップロードからGmailでの通知までが自動化され、これまで手作業で行っていた一連の業務時間を短縮します。
- OCR機能が自動で文字情報を読み取るため、手作業によるデータの転記ミスや、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、OCRで読み取った内容を本文に含めて関係者へ通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft SharePointのトリガー設定で、監視対象としたいフォルダのパスを任意に設定してください。
- OCR機能のアクション設定で、読み取るファイルの中から、請求金額や取引先名など特定の抽出項目を任意で設定することが可能です。
- Gmailでメールを送るアクション設定で、通知の宛先（To, Cc, Bcc）や件名、本文の内容などを業務に合わせて自由にカスタマイズしてください。
■注意事項
- Microsoft SharePoint、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
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