Microsoft SharePointでアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Outlookで通知する

■概要

Microsoft SharePointに請求書や申込書といったファイルがアップロードされるたびに、内容を確認して関係者に通知する作業は、定型的でありながらも手間のかかる業務ですよね。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイル追加をトリガーとして、AI-OCRがファイル内の文字情報を自動で読み取り、その内容をOutlookで担当者へ通知することが可能です。一連の作業を自動化し、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePointへのファイルアップロード後の確認・通知作業を自動化したい方
• 書類の文字情報を手入力で転記しており、ヒューマンエラーや手間に課題を感じている方
• Outlookを使った定型的な通知業務を効率化し、より重要な業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• SharePointへのファイル追加を起点にOCRでの読み取りから通知までを自動化し、手作業での確認や連絡に費やしていた時間を短縮します。
• 手作業による書類内容の確認漏れや、通知の宛先間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」を設定します。
3. 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。
4. オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでOutlookの「メッセージを送信する」アクションを設定し、OCRで読み取った内容を本文に含めて通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft SharePointのトリガー設定では、監視対象としたいサイトID、アイテムID、ドライブIDを任意で設定してください。
• AI機能のOCR設定では、対象ファイルの添付方法や、読み取りたい項目、言語などを任意でカスタマイズしてください。
• Outlookのメッセージ送信アクションでは、通知したい相手のメールアドレスや件名、メッセージの内容を任意でカスタマイズしてください。

■注意事項

• Microsoft SharePoint、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。