■概要
Microsoft SharePointにアップロードされた請求書や申込書の内容を、都度ファイルを開いて確認し、関係部署へ手動で通知する作業に手間を感じていませんか。このような手作業は時間がかかるだけでなく、確認漏れや転記ミスの原因にもなり得ます。このワークフローは、Microsoft SharePointへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能がファイル内の文字情報を自動で読み取り、その内容をSlackへ即座に通知します。これにより、一連の確認・通知業務を自動化し、業務の迅速化と正確性の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointとSlackを利用し、ファイル内容の確認や共有作業に手間を感じている方
- SharePointで管理する請求書や申込書の内容を、手作業で確認・転記している経理や営業事務の方
- OCR機能を活用した業務自動化に興味があり、具体的な活用事例を探しているDX推進担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- SharePointへのファイルアップロードだけでOCRによる文字抽出とSlack通知が完結するため、手作業での内容確認や情報転記にかかる時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ確認や転記作業がなくなることで、金額の読み間違いや関係者への通知漏れといったヒューマンエラーの発生を防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointとSlackをYoomと連携します。
- トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」を設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」を設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- 続いて、オペレーションで「画像・PDFから文字を読み取る」を選択し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」を設定し、抽出した情報を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft SharePointのトリガー設定では、自動化の対象とするサイトのURLやフォルダのパスを任意で指定することが可能です。
- OCR機能では、読み取りたい項目（例：請求書番号、会社名、金額など）を自由に設定し、特定の情報だけを抽出することができます。
- Slackへの通知では、通知先のチャンネルを自由に指定できるほか、本文にOCRで読み取った情報を組み込むなど、通知内容を柔軟にカスタマイズできます。
■注意事項
- Microsoft SharePoint、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
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