【ノーコードで実現】Gmailの受信メールをSalesforceのChatterへ連携する方法

「このお客様からのメール、Chatterでチームに共有しないと…」
「特定の通知メールが来たら、手作業で内容をコピーしてSalesforce Chatterに投稿するのが面倒…」

このように、Gmailで受信した重要な情報をSalesforce Chatterで共有する際、手作業によるコピー＆ペーストに手間を感じたり、共有漏れや遅延が発生してしまったりしていませんか？

もし、Gmailで特定の条件に一致するメールを受信した際に、その内容を自動でSalesforce Chatterに投稿できる仕組みがあれば、こうした情報共有の手間やミスから解放されるでしょう。
チーム全体のコミュニケーションを円滑にしつつ、より重要な業務に集中できる時間を確保できます！

今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはGmailで受信した情報をSalesforce Chatterに投稿する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

Gmailで特定のメールを受信したら、SalesforceのChatterに通知する

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GmailとSalesforce Chatterを連携するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Gmailで特定のメールを受信したら、SalesforceのChatterに自動で通知するフローを解説していきます！

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail／Salesforce

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• GmailとSalesforceのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Gmailのトリガー設定と各アクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

Gmailで特定のメールを受信したら、SalesforceのChatterに通知する

試してみる

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ステップ1：GmailとSalesforceをマイアプリ連携

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。

1.GmailとYoomのマイアプリ登録

以下の手順をご参照ください。

2.SalesforceとYoomのマイアプリ連携

【注意】

• Salesforceは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
• 有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、普段は制限されているSalesforceも問題なくお試しいただけます。ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね。

以下の手順をご参照ください。

ステップ2：テンプレートをコピーする

続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。

Gmailで特定のメールを受信したら、SalesforceのChatterに通知する

試してみる

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テンプレートがコピーされました。「OK」を選択します。
次のステップから設定していきましょう。

ステップ3：Gmailで特定のラベルのメールを受信したら

「特定のラベルのメールを受信したら」を選択します。

「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「Gmailと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。

「トリガーの起動間隔」を設定します。

【注意】

• トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
  ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
  なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

「ラベル」を候補から選択しましょう。
ここで指定したラベルが付与されたメールを受信したらフローボットが起動します。

テスト用にGmailに指定のラベルが付与されるメールを受信しておきましょう。
今回は以下のようなメールを受信させました。

設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。

• テストの重要性：「取得した値」のテスト値について

※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。

「完了」を選択しましょう。

ステップ4：Salesforce Chatterを投稿する

「Chatterを投稿」を選択します。

「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「Salesforceと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。

「マイドメインURL」を注釈に沿って手動で入力しましょう。

「投稿先ID」を手動で入力しましょう。

「メッセージセグメント」を設定しましょう。

「メッセージタイプ」を候補から選択します。

「投稿テキスト」を設定しましょう。
固定のテキストと「取得した値」を用いて以下のように設定しました！
取得した値は変数となります。固定値ではないため、トリガーが実行されるたびに取得した情報を反映できます。

設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「完了」を選択しましょう。

SalesforceのChatterに投稿されました！

ステップ5：トリガーをONにする

設定完了です！
トリガーをONにすると、フローボットが起動します。

Gmailを活用したその他の自動化例

Yoomでは、Gmailを活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、Gmailに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
AIによるお問い合わせ解析や自動返信、見積書の自動送付をGmail連携で実現します。
Google スプレッドシートへのデータ蓄積や、HubSpot・Chatworkへの自動登録、動画ファイルの形式変換まで、メールを起点とした業務を自動化します。

BubbleでThingが作成されたらGmailでメールを通知する

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BubbleでThingが作成されたらGmailでメールを通知するフローです。

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DripでSubscriber CreatedされたらGmailで通知する

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■概要
「DripでSubscriber CreatedされたらGmailに通知する」ワークフローは、新しいサブスクライバーがDripに登録された際に、自動的にGmailへ通知を送信する仕組みです。マーケティング活動において、新規登録者の情報を即座に把握することは重要です。この連携を活用することで、リアルタイムでの顧客管理や迅速なフォローアップが可能になります。また、手動での通知作業を省略できるため、時間と労力の節約にもつながります。DripとGmailの連携を通じて、効率的なコミュニケーションを実現し、ビジネスの成長をサポートします。

■このテンプレートをおすすめする方
・Dripを活用してメールマーケティングを行っている方
・新規サブスクライバーの情報を迅速に把握したいマーケティング担当者
・手動での通知作業に時間を取られているビジネスオーナー
・Gmailを日常的に利用し、効率的な情報管理を目指している方
・自動化によって業務プロセスを最適化したいと考えている企業

■注意事項
・Drip、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。

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GmailでMKVファイルを受信したら、ConvertioでMP4ファイルに変換してGoogle Driveに格納する

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■概要
動画ファイルを受け取った際に、再生環境に合わせてMKVからMP4へ手動で変換する作業に手間を感じていませんか？
特に、複数のファイルや急ぎの対応が必要な場合、ファイル変換ツールの利用は時間的な負担になりがちです。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のMKVファイルを受信した際に、自動でファイル変換を行い、指定のGoogle Driveフォルダに格納します。
ファイル形式の変換作業を自動化し、業務を効率化させます。

■このテンプレートをおすすめする方
・外部から受け取るMKVファイルを、都度手作業でMP4に変換している方
・ファイル変換作業をなくし、チームへの動画共有を迅速に行いたい方
・動画ファイルの形式変換といった定型業務を自動化し、より創造的な業務に時間を充てたい方

■注意事項
・Gmail、Convertio、Google DriveそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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GmailでMOVを受信したら、MP4に変換してDropboxに格納する

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■概要
動画ファイルのやり取りで、MOV形式のファイルをMP4に変換する作業に手間を感じていませんか。手動でのファイル変換は時間がかかるだけでなく、他の重要な業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のMOVファイルを受信した際に、自動でmov to mp4へのファイル変換を行い、指定のDropboxへ格納までを完結させることが可能です。ファイル変換に関わる一連の作業を自動化し、業務の効率化を実現します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・日常的にMOVファイルをMP4へ変換しており、手作業に手間を感じている動画制作やマーケティング担当者の方
・Gmailで受信した動画ファイルをDropboxで管理しており、両アプリ間の連携を効率化したい方
・ファイル形式の変換といった定型業務を自動化し、本来注力すべきコア業務の時間を確保したい方

■注意事項
・Gmail、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691

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Gmailで受信した内容をもとに、HubSpotに会社を作成する

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■概要
Gmailで受信した新規顧客や問い合わせに関する情報を、都度手作業でHubSpotに登録していませんか？この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用することで、特定のGmailのメール受信をきっかけに、HubSpotへ自動で会社情報を作成し、gmailとhubspot間のデータ連携に関する課題を円滑に解消します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信した情報を基に、HubSpotへのデータ入力を手作業で行っている方
・gmailとhubspot間の連携を自動化し、日々の入力業務を効率化したいと考えているチーム
・データ入力の抜け漏れを防ぎ、顧客情報管理の精度を高めたいと考えているマネージャーの方

■注意事項
・Gmail、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Gmailで受信した問い合わせ内容から、Chatworkにサポートに関するタスクを作成する

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■概要
「Gmailで受信した問い合わせ内容から、Chatworkにサポートに関するタスクを作成する」ワークフローです。これにより、迅速かつ効率的な対応が可能になり、サポートチームの業務負担を軽減します。
YoomのAPI連携やRPA機能を活用し、手動でのタスク作成を自動化します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで多くのサポート問い合わせを受けているサポート担当者の方
・Chatworkを活用してタスク管理を行いたい方
・業務の自動化を通じて対応効率を向上させたいビジネスオーナー
・手動でのタスク作成に時間を取られているチームリーダーの方

■注意事項
・Gmail、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Gmailで受信した問い合わせ内容をAIで解析し、自動返信する

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■概要
「Gmailで受信した問い合わせ内容をAIで解析し、自動返信する」ワークフローは、受信メールの内容をAIが理解し、適切な自動応答を行う業務ワークフローです。
このワークフローを活用することで、Gmailに届いた問い合わせをAIが解析し、自動的に適切な返信を送信できます。
これにより、迅速かつ一貫性のある対応が実現し、業務の負担を軽減します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・多数の問い合わせメールをGmailで管理しているカスタマーサポート担当者の方
・メール対応にかかる時間を削減したい企業のIT担当者
・AIを活用して業務効率化を図りたいビジネスオーナーの方
・自動応答システムを導入し、顧客満足度を向上させたいマーケティング担当者の方
・定型的な問い合わせ対応を自動化して、チームの負担を減らしたいマネージャーの方

■注意事項
・GmailとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Google スプレッドシートで行が追加されたら、見積書を作成してGmailで送信する

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■概要
このワークフローでは、Google スプレッドシートで行が追加されたら、見積書を作成してGmailで送信することが可能です。これにより、手動での見積書作成や送信作業を省略し、業務のスピードアップと精度向上を実現します。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートを活用して見積もり管理を行っている営業担当者の方
・見積書の作成やメール送信作業を自動化して業務効率を上げたい事務スタッフの方
・業務プロセスの自動化を検討している中小企業の経営者の方

■注意事項
・Google スプレッドシートとGmailをそれぞれYoomと連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Googleフォームの回答をもとに、AIでスカウトメッセージを生成しGmailで送信する

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■概要
このワークフローでは、Googleフォームの回答をもとに、AIでスカウトメッセージを生成しGmailで送信することが可能です。その後、Gmailを通じて自動的に送信するため、手間を削減できます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・多くの応募者に効率的にアプローチしたい方
・手動でのメッセージ作成に時間を取られている人事部
・限られたリソースで効果的なスカウト活動を実現したい経営者
・最新のAI技術を採用プロセスに取り入れたいエンジニア部署

■注意事項
・Googleフォーム、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

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Google スプレッドシートで行が追加されたらGmailでメールを送信する

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■概要
Google スプレッドシートで管理しているリストに新しい情報が追加されるたび、関係者へ手作業でメール通知をしていませんか？
手動でのメール作成と送信は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや送信漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートへの行追加をきっかけに、Gmailからのメール送信を自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートの更新内容を都度Gmailで報告している方
・問い合わせリストなどへの新規追加時に、迅速なメール連絡をしたい方
・定型的なメール送信業務を自動化し、本来のコア業務に集中したい方

■注意事項
・Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は下記を参照してください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/10010912
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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まとめ

GmailとSalesforce Chatterの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたメール内容のコピー＆ペーストや投稿作業をなくし、重要な情報の共有漏れや遅延を防ぐことができます。

これにより、チームは迅速な意思決定や顧客対応が可能になるため、営業活動やプロジェクト進行のスピードの向上が期待できます！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。

もし情報共有の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！

よくあるご質問

Q：Salesforce以外のツールにも連携できますか？

A：

はい、可能です！例えば、Gmailで特定のラベルのメールが届いたら、Google スプレッドシートに追加したり、GitHubにIssueを追加したりできます。

Gmailで特定のラベルのメールが届いたら、Google スプレッドシートに追加する

試してみる

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■概要
Gmailで特定のラベルのメールが届いたら、Google スプレッドシートに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。

‍■このテンプレートをおすすめする方
・受信したメールの内容を整理し、Google スプレッドシートに登録する必要がある方
・顧客からの問い合わせや注文メールを一覧化し、チームで共有したいカスタマーサポートや営業の担当者
・ニュースレターやレポートメールの要点を自動抽出し、データベース化したいマーケティング担当者
・複数のプロジェクトを並行して進めており、メール内容の整理や記録を自動化してい進捗管理を効率化したいプロジェクトチームのマネージャーやメンバー

■注意事項
・Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Gmailで特定のラベルのメールが届いたら、GitHubに課題を追加する

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■概要
Gmailで特定のラベルのメールが届いたら、GitHubに課題を追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。

‍■このテンプレートをおすすめする方
・顧客からメールで届く問い合わせやバグ報告をGitHubで管理している開発チームのメンバー
・営業やサポートのやり取りをGitHubのIssueとして整理したい方
・ユーザーからのフィードバックを迅速に対応したいプロダクトマネージャー
・メール内容の整理や転記を自動化し、GitHubのIssue登録の手間を減らしたい方
・複数のプロジェクトを並行して進めており、各ステークホルダーからのメール依頼を効率的に管理したい事業部マネージャー

■注意事項
・Gmail、GitHubのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

なお、連携できるアプリの詳細は連携可能なアプリからご確認ください。