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「あれ？この顧客、HubSpotにもboardにも登録したっけ？」——そんな確認作業に時間を取られていませんか？
営業やマーケティング業務では、HubSpotに登録した顧客情報をboardにも入力するシーンが多々あります。
しかし、その都度手入力しているとミスや漏れが発生し、業務の手間が増えてしまいますよね。
そこでおすすめなのが、HubSpotとboardのアプリ連携です。
これにより、新規コンタクトの登録をboardに自動反映し、データ入力の手間を少なくできるはずです。
面倒な手作業をなくし、より重要な業務に集中しませんか？
本記事では、HubSpotとboardを連携し、スムーズな情報管理を実現する具体的なフローを解説します。
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にHubSpotとboardの連携が可能です。
YoomにはあらかじめHubSpotとboardを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
■概要
HubSpotで管理しているコンタクト情報を、営業管理などで利用するboardにも登録したい、というケースは多いのではないでしょうか。しかし、これらの情報を手作業で転記していると、手間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、HubSpotに新しいコンタクトが作成されると、自動でboardに顧客情報が登録されるため、こうした課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
HubSpotとboardのAPIを連携すれば、HubSpotのデータをboardに自動的に連携することが可能です！
たとえば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにHubSpotとboardの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
HubSpotで新規にコンタクトが登録されたら、AIでテキストを生成し、boardに自動登録できるため、二重入力の手間が省けます。
コンタクト情報を一元化し、登録を効率化したい方におすすめのフローです。
■概要
HubSpotで管理しているコンタクト情報を、営業管理などで利用するboardにも登録したい、というケースは多いのではないでしょうか。しかし、これらの情報を手作業で転記していると、手間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、HubSpotに新しいコンタクトが作成されると、自動でboardに顧客情報が登録されるため、こうした課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
こちらは先ほどのテンプレートと異なり、HubSpotの顧客ステータスが更新された際に、AIでテキストを生成し、boardに顧客を登録するフローとなっています。
HubSpotの顧客ステータスの更新を確認する手間を省きたい方におすすめのフローです。
■概要
Hubspotで管理している顧客情報が更新されるたびに、手作業でboardに転記していませんか？このような定型業務は、手間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Hubspotの顧客ステータス更新をトリガーに、boardへ顧客情報を自動で登録できるため、こうした課題を解消し、より正確で迅速な情報連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
それでは、さっそくHubSpotとboardを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでHubSpotとboardの連携を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はHubSpotに新規登録されたコンタクトをboardにも登録するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要
HubSpotで管理しているコンタクト情報を、営業管理などで利用するboardにも登録したい、というケースは多いのではないでしょうか。しかし、これらの情報を手作業で転記していると、手間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、HubSpotに新しいコンタクトが作成されると、自動でboardに顧客情報が登録されるため、こうした課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
HubSpotとboardをYoomに接続するマイアプリ登録を最初に行います。
マイアプリ登録を事前に済ませておくと、自動化設定が進めやすくなります。
それでは設定を行いましょう！
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
HubSpotの連携方法
アプリ一覧が表示されるので、そこからHubSpotを探すか、検索機能を活用しましょう。
以下の画面が表示されるので、HubSpotにログインしてください。
boardの連携方法
先ほどと同様に、一覧からboardを探すか、検索機能を活用してください。
以下の画面が表示されるので、赤枠内の設定を行いましょう。
詳しい設定方法は、こちらを確認してください。
自身のマイアプリ欄に、HubSpotとboardが表示されていれば登録は完了しています。
それでは自動化の設定を行っていきましょう！
Yoomにログインして、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要
HubSpotで管理しているコンタクト情報を、営業管理などで利用するboardにも登録したい、というケースは多いのではないでしょうか。しかし、これらの情報を手作業で転記していると、手間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、HubSpotに新しいコンタクトが作成されると、自動でboardに顧客情報が登録されるため、こうした課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
テンプレートはマイプロジェクトというプロジェクトに自動的に格納されるので、確認したい場合はそこから確認してください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」を確認してください。
使いやすいようにタイトルを変更することも可能です。
最初に、HubSpotでコンタクトが作成されたらフローボットを起動する設定を行うため、「新しいコンタクトが作成されたら」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
問題なければ、「次へ」をクリックしましょう。
HubSpotの画面に移動し、テスト用にコンタクト情報を登録してください。
以下は例ですので、任意で設定しましょう。
Yoom画面に戻り、「トリガーの起動間隔」を設定してください。
5分、10分、15分、30分、60分から選択しましょう。
※トリガーの起動間隔はご利用プランによってプランによって異なるため、注意してください。
設定が完了したら、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると「テスト成功」と表示されるので、「保存する」をクリックしましょう。
スクロールすると、以下のようにアウトプットが表示されます。
アウトプットについてはこちらをご確認ください。
続いて、AIでHubSpotのテキストを生成する設定を行うため、「テキストを生成する」をクリックしてください。
こちらではAIに対し指示（プロンプト）を投げかけることで、内容に応じたテキストの生成ができます。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
アクションはいくつか種類があるので、任意で設定してください。
※()内に記載されているタスクが消費されます。
問題なければ、「次へ」をクリックしましょう。
以下の注意事項を確認します。
スクロールし、「プロンプト」を設定しましょう。
今回は会社名の略称を生成したいので、以下のように設定しました。
HubSpotのアウトプットを活用して「会社名」を選択します。
アウトプットは赤枠内の矢印をクリックすると表示されます。
設定完了後に「テスト」をクリックすると、「テスト成功」と表示され、会社名の略称が生成されます。
確認できたら、「保存する」をクリックしてください。
続いて、boardに顧客を登録する設定を行うため、「顧客の登録」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
問題なければ、「次へ」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、「APIキー」を設定します。
説明に従って設定しましょう。
スクロールし、「顧客名」を設定してください。
HubSpotのアウトプットから「会社名」を選択します。
スクロールし、「顧客略称名」を設定してください。
「テキストを生成する」のアウトプットから「生成結果」を選択します。
その他の項目は必要に応じて設定してください。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存する」をクリックしましょう。
最後に、「デフォルト支払い条件ID」を設定してください。
その他の項目は必要に応じて設定しましょう。
こちらもテストし、成功したら保存します。
boardに移動し、正しく登録されているか確認してください。
こちらで全ての項目の設定が完了しました！
以下の画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了します。
設定したフローボットが正常に起動するかチェックしてみましょう！
こちらがHubSpotに新規登録されたコンタクトをboardにも登録するフローでした。
HubSpotとの連携以外でも、boardのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
HubSpotのコンタクト情報や商談ステージを通知したり、その他のツールにデータを追加することも可能です。
■概要
「HubSpotの商談ステージが変更されたらSlackに共有する」フローは、営業チームのコミュニケーションをスムーズにする業務ワークフローです。
HubSpotで商談ステージが更新されると、自動的にSlackに通知が送信されます。
これにより、チーム全体がリアルタイムで商談の進捗を把握でき、迅速な対応が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
HubSpotの商談ステージが変更されたら自動的にSlackに共有されるため、手動での通知作業を省けます。
また、自動で通知されることで、情報の見逃しや確認漏れを防止できます。
自動化によって、手動での作業におけるヒューマンエラーを防止し、情報共有を強化できます。
■概要
HubSpotで管理している顧客情報やリード情報の変更を、都度Microsoft Teamsでチームに連絡するのは手間がかかるのではないでしょうか。手作業での連絡はタイムラグや共有漏れが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、HubSpotでコンタクトが作成・更新された際に、その情報を自動でMicrosoft Teamsに通知できるため、リアルタイムな情報共有を実現し、営業機会の損失を防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
HubSpotに新しい商談情報が登録されるたびに、手作業でGoogleカレンダーに予定を入れ、Slackで関係者に通知する業務に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、HubSpotへのコンタクト登録・更新をトリガーに、Googleカレンダーへの予定作成とSlackへの通知までの一連の流れを自動化し、これらの定型業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
HubSpotに新しい会社の情報を登録した後、管理のためにGoogle スプレッドシートへ手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。この手作業は、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、HubSpotに新しい会社が作成されるだけで、Google スプレッドシートに自動で情報が追加されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
HubSpotで顧客のステータスが「契約済み」などに更新された際、関連資料を保管するためのフォルダをGoogle Driveに手作業で作成していませんか？この作業は単純ですが、フォルダ名の命名規則がバラバラになったり、作成自体を忘れてしまったりと、管理が煩雑になりがちです。このワークフローを活用すれば、HubSpotで特定の条件に合致する更新があった場合に、自動でGoogle Driveに指定した名前のフォルダを作成でき、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
boardのデータを他ツールに追加したり、他ツールからboardにデータを連携することも可能です。
■概要
Googleフォームを送信後、承認されたらboardに発注先を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Yoomの入力フォームを利用する営業担当者
・Yoomに入力した情報をboardに手動で転記する手間を省きたい方
・発注先情報の入力ミスを減らしたい方
・承認後のステータスをboardで一元管理したい方
2.Yoomの入力フォームを承認する責任者
・承認された発注先情報をboardで自動的に確認したい方
・発注先情報の承認状況をboardで一元管理したい方
3.boardを日常的に活用しているチーム
・発注先情報をリアルタイムでboardで確認したい方
・発注先情報の承認状況をboardで把握したい方
■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームは、情報収集の効率化に役立つツールですが、収集した情報を他のシステムに連携させる作業は、しばしば手作業となり時間と労力が必要となり発注業務においては、Googleフォームに入力された情報をboardに登録する作業は煩雑でミスが発生しやすいプロセスです。
この業務フローを活用してすることにより、Googleフォームから送信された情報を自動的にboardに登録するため手作業による転記が不要になり業務効率が大幅に向上し、人的ミスのリスクも軽減することができます。
また、board上で情報が一元管理されチームメンバー間での情報共有もスムーズに行うことも可能となります。
■注意事項
・Googleフォーム、boardそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
■概要
Salesforceでステータスが更新されたらboardの案件ステータスも更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.boardを業務に活用している方
・案件の進捗状況を可視化したい方
2.Salesforceを活用している方
・企業情報や案件管理を行なっている方
■このテンプレートを使うメリット
boardは案件に関連するあらゆる情報の一元管理を行うことで、情報管理を円滑にするツールです。
しかしSalesforceとboardで情報を共有している場合に情報の更新を手作業するのは、作業効率を低下させる可能性があります。
このフローを活用すると、Salesforceでステータスの更新が行われたら自動でboardにも反映します。
ヒューマンエラーの回避して異なるアプリ間で共有する情報の正確性を保ち、業務効率化を行うことができます。
■注意事項
・board、SalesforceのそれぞれとYoomを連携させてください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランやチームプラン、サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
boardで案件が登録されたら、Boxにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.boardとBoxを業務で使用している方
・boardとBoxを使用して業務の効率化を図りたい方
・Boxでのフォルダ作成を自動化したい方
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・boardで案件が登録されたら、自動でBoxにフォルダを作成できるため、手作業による作成の手間を省き、業務の効率が向上します。
・boardに登録された案件ごとに専用のフォルダが自動で作成されるため、関連ファイルを整理しやすく、必要な情報をすぐに見つけることができます。
・案件ごとにフォルダが作成されることにより、関連ファイルを一元管理できファイル共有が容易になることで、業務効率が大幅に向上します。
・手作業によるフォルダ作成ミスやファイルの格納ミスなどを防ぎぐことができ、業務向上に繋がります。
■注意事項
・board、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
boardに新しい案件が登録されたら、Microsoft Excelにレコードを登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.boardを活用した営業部門
・boardを介した案件管理プロセスにおいて、案件情報の効率的な集約と詳細な分析を必要とする営業部門
・board上でプロジェクトの進捗管理を行い、Excel による定量的な分析を通じて課題抽出やボトルネック特定を目指すプロジェクトマネジメント部門
2.boardとMicrosoft Excelを併用しているチーム
・boardで案件情報を管理し、Microsoft Excelで見積書や請求書などの関連書類を作成・管理している方
・boardの案件情報をMicrosoft Excelに自動で取り込み、独自の分析やレポート作成に活用したい方
・Microsoft Excelをメインの情報管理ツールとして利用しており、boardの案件情報もMicrosoft Excelで一元管理したい方
■このテンプレートを使うメリット
・案件情報をboardとMicrosoft Excelで一元管理することができるため、情報を探す手間を省くことで業務効率の向上に繋がります。
・boardで案件が登録されると、手入力することなく直ぐにMicrosoft Excelのデータベースにレコードが登録されるため、常に最新の情報を保つことができます。
・boardで案件が登録されたら、自動でMicrosoft Excelにレコードが登録されるため、手作業によるデータ入力に伴うミスを防ぎ、業務の効率が改善されます。
■注意事項
・board、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
HubSpotとboardのアプリ連携を活用することで、顧客情報の入力作業を自動化し、業務効率を大幅に向上させることが期待できます。
新規コンタクトの登録も、顧客ステータスの更新も、手作業なしでboardに反映されるので、ミスを防ぎながら作業時間を短縮できるのが魅力です。
「手間のかかる入力作業を減らしたい」「もっと業務を効率化したい」と考えている方にとって、まさにぴったりのソリューションではないでしょうか。
日々の業務をスムーズに進めるために、ぜひこの連携フローを試してみてください！
