【ノーコードで実現】HubSpotのデータをboardに自動的に連携する方法

Hubspotで顧客ステータスが更新されたら、boardに顧客情報を登録する

こちらは先ほどのテンプレートと異なり、HubSpotの顧客ステータスが更新された際に、AIでテキストを生成し、boardに顧客を登録するフローとなっています。
HubSpotの顧客ステータスの更新を確認する手間を省きたい方におすすめのフローです。

HubSpotとboardの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそくHubSpotとboardを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでHubSpotとboardの連携を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

今回はHubSpotに新規登録されたコンタクトをboardにも登録するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。

• HubSpotとboardをマイアプリ登録
• テンプレートをコピー
• フローの起点となるHubSpotのトリガー設定とその後に続くboardのアクション設定
• トリガーボタンをONにして、フローボットを起動

ステップ1:HubSpotとboardをマイアプリ登録

HubSpotとboardをYoomに接続するマイアプリ登録を最初に行います。
マイアプリ登録を事前に済ませておくと、自動化設定が進めやすくなります。

それでは設定を行いましょう！
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。

HubSpotの連携方法

アプリ一覧が表示されるので、そこからHubSpotを探すか、検索機能を活用しましょう。
以下の画面が表示されるので、HubSpotにログインしてください。

boardの連携方法

先ほどと同様に、一覧からboardを探すか、検索機能を活用してください。
以下の画面が表示されるので、赤枠内の設定を行いましょう。
詳しい設定方法は、こちらを確認してください。

自身のマイアプリ欄に、HubSpotとboardが表示されていれば登録は完了しています。

ステップ2:テンプレートをコピー

それでは自動化の設定を行っていきましょう！
Yoomにログインして、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
テンプレートはマイプロジェクトというプロジェクトに自動的に格納されるので、確認したい場合はそこから確認してください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」を確認してください。
使いやすいようにタイトルを変更することも可能です。
最初に、HubSpotでコンタクトが作成されたらフローボットを起動する設定を行うため、「新しいコンタクトが作成されたら」をクリックします。

ステップ3:HubSpotのトリガーを設定

以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
問題なければ、「次へ」をクリックしましょう。

HubSpotの画面に移動し、テスト用にコンタクト情報を登録してください。
以下は例ですので、任意で設定しましょう。

Yoom画面に戻り、「トリガーの起動間隔」を設定してください。
5分、10分、15分、30分、60分から選択しましょう。
※トリガーの起動間隔はご利用プランによってプランによって異なるため、注意してください。

設定が完了したら、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると「テスト成功」と表示されるので、「保存する」をクリックしましょう。

‍スクロールすると、以下のようにアウトプットが表示されます。
アウトプットについてはこちらをご確認ください。

ステップ4:テキストを生成する設定

続いて、AIでHubSpotのテキストを生成する設定を行うため、「テキストを生成する」をクリックしてください。
こちらではAIに対し指示（プロンプト）を投げかけることで、内容に応じたテキストの生成ができます。

以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
アクションはいくつか種類があるので、任意で設定してください。
※()内に記載されているタスクが消費されます。
問題なければ、「次へ」をクリックしましょう。

以下の注意事項を確認します。

スクロールし、「プロンプト」を設定しましょう。
今回は会社名の略称を生成したいので、以下のように設定しました。
HubSpotのアウトプットを活用して「会社名」を選択します。
アウトプットは赤枠内の矢印をクリックすると表示されます。

設定完了後に「テスト」をクリックすると、「テスト成功」と表示され、会社名の略称が生成されます。
確認できたら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ5:boardに顧客を登録する設定

続いて、boardに顧客を登録する設定を行うため、「顧客の登録」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
問題なければ、「次へ」をクリックします。

以下の画面が表示されるので、「APIキー」を設定します。
説明に従って設定しましょう。

スクロールし、「顧客名」を設定してください。
HubSpotのアウトプットから「会社名」を選択します。

スクロールし、「顧客略称名」を設定してください。
「テキストを生成する」のアウトプットから「生成結果」を選択します。

その他の項目は必要に応じて設定してください。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存する」をクリックしましょう。

最後に、「デフォルト支払い条件ID」を設定してください。
その他の項目は必要に応じて設定しましょう。

こちらもテストし、成功したら保存します。
boardに移動し、正しく登録されているか確認してください。

ステップ6:トリガーボタンをONにして、フローボットを起動

こちらで全ての項目の設定が完了しました！
以下の画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了します。
設定したフローボットが正常に起動するかチェックしてみましょう！

こちらがHubSpotに新規登録されたコンタクトをboardにも登録するフローでした。

HubSpotやboardのAPIを使ったその他の自動化例

HubSpotとの連携以外でも、boardのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！

HubSpotを使った便利な自動化例

HubSpotのコンタクト情報や商談ステージを通知したり、その他のツールにデータを追加することも可能です。

boardを使った便利な自動化例

boardのデータを他ツールに追加したり、他ツールからboardにデータを連携することも可能です。

終わりに

HubSpotとboardのアプリ連携を活用することで、顧客情報の入力作業を自動化し、業務効率を大幅に向上させることが期待できます。
新規コンタクトの登録も、顧客ステータスの更新も、手作業なしでboardに反映されるので、ミスを防ぎながら作業時間を短縮できるのが魅力です。

<span class="mark-yellow">「手間のかかる入力作業を減らしたい」「もっと業務を効率化したい」と考えている方にとって、まさにぴったり</span>のソリューションではないでしょうか。

日々の業務をスムーズに進めるために、ぜひこの連携フローを試してみてください！

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