Hubspotで顧客ステータスが更新されたら、Google Driveでフォルダを作成する

■概要

HubSpotで顧客のステータスが「契約済み」などに更新された際、関連資料を保管するためのフォルダをGoogle Driveに手作業で作成していませんか？この作業は単純ですが、フォルダ名の命名規則がバラバラになったり、作成自体を忘れてしまったりと、管理が煩雑になりがちです。このワークフローを活用すれば、HubSpotで特定の条件に合致する更新があった場合に、自動でGoogle Driveに指定した名前のフォルダを作成でき、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• HubSpotでの顧客情報更新後、Google Driveへのフォルダ作成を手作業で行っている方
• 顧客ごとに資料をフォルダで管理しており、作成漏れや命名ミスを防止したい方
• 営業やカスタマーサクセス部門の定型業務を自動化し、生産性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• HubSpotのコンタクト情報が更新されると自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるフォルダの作成漏れや、顧客名の入力間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、管理体制を標準化します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、HubspotとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでHubspotを選択し、「コンタクトが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、Hubspotの顧客ステータスが特定の条件に一致した場合のみ、後続のアクションが実行されるようにします。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、Hubspotから取得した顧客名などでフォルダを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、Hubspotから取得したコンタクト情報をもとに、後続のGoogle Driveでのフォルダ作成を実行する条件を自由に設定できます。例えば、特定のライフサイクルステージに更新された場合や、特定のプロパティに値が入力された場合など、自社の運用ルールに合わせた柔軟な条件分岐が可能です。

■注意事項

• HubSpot、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください
• 「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。