【簡単設定】kintoneのデータをGmailに自動的に連携する方法

kintoneのステータスが更新されたら、Gmailでメールを送る

kintone内でのステータス変更をトリガーに、指定したGmailアドレスへ自動的にメール送信するフローです。手動での通知作業を削減し、業務効率を向上させます。

毎週kintoneから未対応タスクを抽出し、Gmailで通知する

kintoneに登録された未対応のタスクを毎週自動で抽出し、Gmailを通じて担当者に通知することが可能です。タスクの追跡が容易になり、プロジェクトの進行をスムーズに保つことができます。

kintoneとGmailの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそく実際にkintoneとGmailを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでkintoneとGmailの連携を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

今回はkintoneにレコードが登録されたら、Gmailにデータを連携するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。

• kintoneとGmailをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• kintoneのトリガー設定およびGmailのアクション設定
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

ステップ1：マイアプリ連携

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。

kintoneの連携

1.検索する
‍検索ボックスにkintoneと入力し、kintoneのアイコンをクリックします。

2.連携情報の登録
‍「サブドメイン」「クライアントID」「クライアントシークレット」を入力して、「追加」をクリックしましょう。
※詳しいkintoneのアプリ登録方法は、こちらを参照してください。
※kintoneのアプリ登録がうまくいかない場合は、こちらを参照してください。

Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！

Gmailの連携

1.検索する
‍検索ボックスにGmailと入力し、Gmailのアイコンをクリックします。

2.ログインする
下記の画面となりますので「Sign in Google」をクリックします。

3.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。

画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。

‍4.追加アクセスの選択
‍Yoomがアクセスできる情報の選択を求められるので「すべて選択」をクリックします。
チェックボックスに青いチェックが入ったらページ下部の「続行」を選択します。

Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！

ステップ2：テンプレートコピー

次に、今回使用するテンプレートを下記よりコピーしてください。

1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。

ステップ3：アプリトリガーの設定

1.赤枠の「コメントが書き込まれたら」をクリック
kintoneのアイコンの「kintoneにレコード登録されたら」をクリックします。
画面が遷移しますが、タイトルなどの設定はステップ1で設定した内容が入っているのでそのまま「次へ」を押しましょう。

2.アプリトリガーのAPI接続設定
kintoneで対象のアプリを作成していない場合はこのタイミングで作成しましょう。
この時、後のテスト操作を行うためにレコードを1つ仮作成してください。
今回は下記のような内容で仮作成いたしました。

kintoneのアプリ作成が完了したら、Yoom画面に戻り下記項目を入力します。

• トリガーの起動間隔：5分、10分、15分、30分、60分から選択しましょう。
  ※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意してください。
• サブドメイン名：kintoneにログインした際のURL「https://●●●●●●●.cybozu.com/」の●●部分がサブドメインです。
• アプリID：アプリIDの確認方法は以下の通りです。
  
  • kintoneにログインします。
  • レコードを追加したいアプリを開きます。
  • URL内の「/k/●●●/」部分がアプリIDとなりますのでアプリID欄に入力します。
    

入力が完了したら「テスト」をクリックします。
テスト成功となり、下記画像のように先ほど仮作成したkintoneのレコードがアウトプットされたことを確認したら「保存する」を押しましょう。

ステップ4：レコード取得の設定

1.赤枠の「レコードを取得する」をクリック 
kintoneのアイコンの「レコードを取得する」をクリックします。

2.データベースの連携
タイトルなどの設定はステップ1で設定した内容が入っているので、データベースの連携を入力します。前述のようにアプリIDを確認し入力したら、「次へ」を押しましょう。

3.データベース操作の詳細設定
kintoneの指定したアプリIDから条件に合うレコードを1行取得するための設定です。
下記画像のように入力欄をクリックするとアウトプットが表示されます。
※アウトプットについて詳しくはこちら
‍※アウトプットの追加方法について詳しくはこちら

入力が完了したら「テスト」をクリックします。
テスト成功となったら、 下記画像のように先ほど仮作成したkintoneのレコード内容がアウトプットされたことを確認したら「保存する」を押しましょう。

ステップ5：メール送付の設定

1.赤枠の「メール送付」をクリック 
Gmailのアイコンの「メール送付」をクリックします。

2.メールの設定の連携
‍タイトルなどの設定はステップ1で設定した内容が入っているので、メール内容を入力します。
下記画像のように入力欄をクリックするとアウトプットが表示されます。
「To」「件名」「本文」は必須項目ですが他の項目は任意ですので、お好みで設定ください。
入力が完了したら「次へ」をクリックします。

3.メール送信のテスト
先ほど入力した内容が反映したテスト画面が表示されます。内容に誤りがなければ、テストをクリックします。

下記画像のように「テスト成功」となるか確認し、「保存する」を押しましょう。

テスト成功となったら、先ほど設定したGmailのメールアドレス宛にメールが届いているか確認します。
下記のようなメールが届いていれば設定は完了です。
最後にYoom画面に戻り、「保存する」を押しましょう。

ステップ6：トリガーをONにして動作確認

設定が完了したのでトリガーを「ON」にして、動作確認をしましょう。

kintoneやGmailのAPIを使ったその他の自動化例

kintoneやGmailのAPIを活用すれば、様々な自動化の実現が可能です！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。

kintoneを使った自動化

データの追加に伴う通知はもちろん、CRMとのデータ同期やタスク作成、契約書の送付なども自動化可能です！

Gmailを使った自動化例

Googleツールとの連携で利便性を深めるのはいかがでしょうか。また、AIを活用した自動化も導入可能です。

終わりに

kintoneとGmailのデータを連携方法を紹介しました！
kintoneのデータが自動的にGmailへ連携されるようになれば、レコードの追加、編集などの度にメッセージを作成する手間が省け、情報共有がスムーズに行いやすくなるかもしれません。
加えて、定めたスケジュール毎に特定のデータを送信することもできるため、定期的に行うべきデータ収集や報告などが自動化され、今よりも効率的に業務をこなしていけることが期待できるでしょう！

また、<span class="mark-yellow">今回のアプリ連携はプログラミング不要のYoomを活用することで簡単に実現できます！</span>
エンジニアのような専門的な知識がなくてもスムーズに自動化の導入が可能なため、アプリ連携初心者の方にとってはメリットと感じられるのではないでしょうか。

このような自動化を導入したい場合は、今すぐYoomに登録しましょう！
無料アカウントを発行後はすぐに実際の操作性を確かめることが可能です！

kintoneとGmailを活用した業務改善を図りたい方は、ぜひお試しください！