kintoneとGMOサインを連携して、kintoneのデータで契約書を作成したらGMOサインで送付する方法

ステップ1：kintoneとGMOサイン、Googleドキュメントをマイアプリ連携

最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズにできます。

まず、kintoneのマイアプリ登録を行いましょう。
はじめに、Yoomの画面左にあるマイアプリメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押します。

次に検索窓にkintoneと入力し、表示された候補から「kintone」を選択します。
この時、「kintone（ゲストスペース）」も表示されますが今回使用するのは「kintone」です。

以下の画像のような画面が表示されるので、kintoneで取得できる内容を入力していきましょう。
サービス連携方法は下記のヘルプ記事を参照ください。

• kintoneのマイアプリ登録方法

連携時にエラーが表示された場合は、下記の記事をご確認ください。

• kintoneのマイアプリ登録ができない主な原因と対応方法

入力が完了したら「追加」をクリックしましょう。

マイアプリの画面にkintoneが表示されたらマイアプリ登録は完了です。
kintoneの登録と同様、Yoomの画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。
検索窓にGMOサインを入力し表示された候補をクリックしましょう。
GMOサインのマイアプリ連携から行っていきましょう。

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「GMOサインの新規登録」の画面が表示されるので、内容を入力し「追加」をクリックします。

マイアプリにGMOサインが表示されていれば登録完了です。
最後にGoogleドキュメントをマイアプリ登録します。
Yoomの画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。
検索窓にGoogleドキュメントを入力し表示された候補をクリックしましょう。
Googleドキュメントのマイアプリ連携から行っていきましょう。

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以下のアカウント連携の画面が表示されます。

ステップ2：テンプレートをコピーする

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしましょう。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

ステップ3：起点となるkintoneのトリガー設定と後に続くGMOサインの通知設定

フローボットの操作を行います。
以下の赤枠の箇所をクリックしましょう。

以下の画像のような画面が表示されます。
内容に従って入力し、「テスト」→「保存する」をクリックしましょう。

次にGoogleドキュメントで契約書を発行するための設定を行います。
以下の赤枠の箇所をクリックしましょう。

以下の画面で内容に従ってGoogleドキュメントについての内容を入力し、「次へ」をクリックします。

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GMOサインで送付する契約書を作成するため、雛形書類の設定を行います。
詳しい設定についてはこちらをご確認ください。
設定完了後「テスト」→「保存する」をクリックしましょう。

以下の赤枠の箇所をクリックし、GMOサインの設定を進めます。

以下の画面で必要事項を入力し、「テスト」→「保存する」をクリックしましょう。

以下の赤枠をクリックし、封筒用の文書の登録を行います。

以下の必須事項を入力し、「テスト」→「保存する」をクリックしましょう。

最後に送付する際の宛先署名を行うための設定を行います。

以下の画像のような画面が表示されます。
内容に従って内容を入力しましょう。

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一部「Sample文書」など編集が必要な箇所があるため、以下の画像のように編集しましょう。

入力が完了したら「テスト」→「保存する」をクリックします。

‍ステップ4：トリガーをONにして連携自動化の確認‍

最後に以下の画面が表示されるのでトリガーをONにしましょう。フローボットが自動で起動します。

以上で自動化の設定は完了です。今回使用したテンプレートは以下です。

kintoneやGMOサインを使ったその他の自動化例

①kintoneにレコードが登録されたら、freee人事労務に社員を登録する

このフローでは、kintoneに従業員情報の登録があったら自動でfreee人事労務にも登録を行うため、手入力の手間を省きます。また情報を引用して登録を行うため、手入力で起きていたヒューマンエラーのリスクを大幅に省くことができます。これまで入力やミスの修正にかかっていた時間を他の業務に充てることで、業務の効率化を行います。

②BASEで注文が発生したらkintoneに追加する

このフローを活用すると、BASEで注文があったら詳細をkintoneに自動で登録することができ、手入力の手間を省きます。手入力を省いて作業の時間を短縮することでコア業務にチーム全体で注力することができ、生産性の向上につながります。

③GMOサインで契約が完了したらMicrosoft Teamsに通知する

このフローを活用すると、GMOサインで契約が完了した際に、自動でMicrosoft Teamsに通知されるようになります。これまではGMOサインにログインして契約完了を確認していた方も、Microsoft Teams上でスピーディに進捗が確認できるため、情報の把握がしやすくなります。契約後の処理をスムーズに進めることに繋がります。

kintoneとGMOサインを連携するメリットと具体例

業務効率の向上とコスト削減

紙の契約書を扱う場合、印刷や郵送、管理に時間やコストがかかります。一方、kintoneとGMOサインを連携することで、契約書作成から締結までのプロセスをデジタル化できます。例えば、営業担当者がkintone上で取引先情報と契約内容を入力すると、自動的に契約書が生成され、GMOサインで電子契約を送付できます。これにより、手作業によるミスや時間の無駄を削減することに繋がります。

契約締結スピードの大幅な向上

従来の紙契約では、郵送や対面での署名が必要で、数日から数週間かかることもあります。kintoneとGMOサインを活用すれば、契約書の作成から送付、電子署名までを最短数分で完了できます。例えば、商談後すぐに契約書を作成し、その場でクライアントに電子契約を送付することで、迅速な契約締結に繋がります。

業務プロセスの標準化による属人化の防止

契約業務をkintoneとGMOサインで一元管理することで、業務プロセスの標準化が進みます。特定の担当者に依存せず、誰でも同じ手順で作業が可能になります。例えば、新入社員でもkintoneに必要な情報を入力し、簡単に契約書を作成・送付できるため、教育コストの削減や業務の継続性が確保されます。これにより、組織全体の業務品質向上につながります。

まとめ

kintoneとGMOサインの連携により、契約業務の効率化とスピードアップが実現します。紙の書類に伴う手間やコストを削減し、業務プロセスの標準化で属人化も防止できます。Yoomのアプリ連携はプログラミング不要で手軽に導入できます。
Yoomでは、さまざまな業務の自動化を目指しているので、ぜひ他のテンプレートもご覧ください。