Salesforceでカスタムオブジェクトにレコードが追加されたら、GMOサインで契約書を送付する

■概要

Salesforceのカスタムオブジェクトに新しいレコードが追加されるたびに、手作業で契約書を作成し、GMOサインで送付する業務は、時間と手間がかかるのではないでしょうか？
特に、迅速な契約締結が求められる場面では、この手作業がボトルネックとなり、機会損失に繋がる可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Salesforceへのレコード追加をトリガーとして、Googleドキュメントでの契約書発行からGMOサインでの送付までの一連の流れを自動化でき、これらの課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• SalesforceとGMOサインを利用し、契約書送付業務の効率化を検討している営業担当者の方
• カスタムオブジェクトのデータに基づいた契約書作成と送付を手作業で行っている法務・総務担当の方
• 契約プロセスの自動化を進め、業務の生産性向上を目指すマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Salesforceへのレコード追加からGMOサインでの契約書送付までが自動化されるため、手作業にかかっていた時間を削減し、コア業務に集中できます。
• 手作業による契約書作成時の情報入力ミスや、送付漏れといったヒューマンエラーのリスクを減らし、業務品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Salesforce、Googleドキュメント、GMOサインをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「カスタムオブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで検知したレコードの詳細情報を取得します。
4. 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに契約書を自動で作成します。
5. その後、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」アクションを設定します。
6. 続いて、オペレーションでGMOサインの「封筒用文書の登録」アクションを設定し、発行した契約書をGMOサインにアップロードします。
7. 最後に、オペレーションでGMOサインの「封筒への署名依頼」アクションを設定し、関係者へ契約書の署名を依頼します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Salesforceのトリガー設定「カスタムオブジェクトに新規レコードが登録されたら」では、対象とするカスタムオブジェクトのAPI参照名、取得するフィールド項目名、そしてマイドメインURLを任意で設定してください。
• Salesforceのオペレーション「レコードを取得する」では、取得したいレコードの条件を任意で設定します。
• Googleドキュメントのオペレーション「書類を発行する」では、使用する雛形書類と発行書類の連携、そしてSalesforceから取得した情報をどの部分に差し込むかの置換条件を任意で設定してください。
• GMOサインのオペレーション「アクセストークンを生成」では、ご自身のシークレットキーと顧客IDを任意で設定します。
• GMOサインのオペレーション「封筒用文書の登録」では、生成したアクセストークンなどを任意で設定してください。
• GMOサインのオペレーション「封筒への署名依頼」では、送付する封筒名、登録した文書リスト、そして自社の署名情報などを任意で設定します。

■注意事項

• Salesforce、Googleドキュメント、GMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。