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企業活動にとって不可欠な書類の一つが契約書類ですが、契約書は作成作業だけでなく、承認などの手順も多くて手間のかかる業務ですよね。
アプリを導入して、業務負担を減らそうと取り組んでいる企業も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、kintoneとGMOサインを連携して、契約書の作成から署名依頼の送付までを自動化する方法をご紹介したいと思います。
自動化によって、手作業によるミスを減らし、業務効率の大幅な向上が期待できます。
このブログでは、プログラミング不要で連携設定ができる方法も解説します。
ぜひ参考にしてみてください。
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にGMOサインとkintoneの連携が可能です。
YoomにはあらかじめGMOサインとkintoneを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
kintoneとGMOサインのAPIを連携すれば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施できます。
kintoneのプロセス管理でステータスが更新されたら、自動的にGMOサインで契約書の作成と署名依頼を送付します。
kintoneのプロセスごとに設定できるため、ステータスを確認する手間がなくなり、後の業務を効率化できます。
YoomのChrome拡張機能を使用して、kintoneのレコード詳細ページからYoomのフローボットを起動し、Googleドキュメントの雛形から契約書のPDFを発行します。
発行したPDFはGMOサインで自動的に送付可能です。
kintoneから1クリックで契約書を作成しGMOサインで送付するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、kintone上から直接トリガーを起動できます。
それでは、さっそく実際にkintoneとGMOサインを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：kintone／GMOサイン
[Yoomとは]
今回はkintoneでステータスが更新されたらGMOサインで契約書を作成し、署名依頼を送付するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して操作を行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
【kintoneのマイアプリ登録】
以下の手順をご覧ください。
【GMOサインのマイアプリ登録】
マイアプリ欄の「＋新規作成」からGMOサインを選択。
アカウント名には「任意の文字列」を、アクセストークンには事前準備した値を入力し、「追加」します。
【Googleドキュメントのマイアプリ登録】
上記のGoogle スプレッドシートのナビを参考にしてください。
以上でマイアプリ登録は完了です！
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
以下のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
OKをクリックすると、マイプロジェクトの欄にテンプレートが追加されます。
0)事前にGoogleドキュメントで契約書のフォーマットを作成してください。
雛形書類はこちらの設定方法に従って、作成をお願いします。
1)テンプレートをコピーしてマイプロジェクトからフローボットを開きます。
先ほど紹介したテンプレートのアイコンをクリックしてコピーをします。テンプレートをコピーすれば、組み立てを一からする必要もないので、簡単にフローが作成できます。
2)右上の「編集する」をクリックします。
タイトルはフローの内容がわかりやすいように記入してあります。
詳細も含め、変更可能です。使用しやすいように変更してください。
3)「アプリトリガー ステータスが更新されたら(Webhook起動)」をクリックします。
4)トリガーアクションは「ステータスが更新されたら(Webhook起動)」を選択して、「次へ」をクリックします。
5)WebhookURLをコピーし、対象アプリの管理画面で設定を行なってください。
kintoneでWebhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行し、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、「保存」します。
6)フローに戻ったら、「データベースを操作する レコードを取得する」のアイコンをクリックします。
7)実行アクションは「レコードを取得する」を選択し、「データベースの連携」の項目を入力します。アプリIDはアプリ登録がされていれば候補から選択できます。
該当するアプリIDを選択してください。
入力できたら、「次へ」をクリックします。
8)先に連携したアウトプット(取得した値)の情報から{{レコードの値}}を入力して、「保存」します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
9)フローに戻ったら、「書類を発行する 契約書を発行する」のアイコンをクリックします。
10)項目を入力します。
雛形書類の連携ドキュメントのファイルIDと格納先のGoogle DriveフォルダIDはGoogleドキュメントがアプリ登録されていると候補から選択が可能です。
出力ファイル名は、先に連携したkintonのアウトプット情報を引用し、埋め込むことが可能です。
入力し、「次へ」をクリックします。
11)「置換情報を取得」をクリックします。
「置換後の文字列」に、先に連携したkintoneのアウトプット(取得した値)の情報を入力します。
編集欄をクリックで選択候補が表示されます。
入力できたら、「テスト」をクリックし、テストが成功したら、「保存」します。
12)フローに戻ったら、「アプリと連携する アクセストークンの生成」のアイコンをクリックします。
13)アクションは「アクセストークンの生成」を選択し、「次へ」をクリックします。
14)シークレットキー、顧客IDはGMOサインにお問合せください。
項目が入力できたら、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、「保存」します。
15)フローに戻ったら、「アプリと連携する 封筒用文書の登録」のアイコンをクリックします。
16)アクションは「封筒用文書の登録」を選択し、「次へ」をクリックします。
17)シークレットキー、顧客IDはGMOサインにお問合せください。
先にアクセストークンの生成のオペレーションで取得したアウトプット(取得した値)の情報を選択できます。
※アクセストークンの有効期限は30分です。
アクセストークンの有効期限が切れた場合は再度アクセストークンを取得してください。
ファイルの添付方法は「アウトプットを使用する」、「発行した書類」とします。
項目が入力できたら、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、「保存」します。
18)フローに戻ったら、「アプリと連携する 封筒への署名依頼」のアイコンをクリックします。
※GMOサインでの詳しい署名依頼方法はGMOサインで署名依頼を行うも併せてご参照ください。
19)アクションは「封筒への署名依頼」を選択し、「次へ」をクリックします。
20)項目を入力します。
シークレットキー、顧客IDはGMOサインにお問合せください。
先にアクセストークンの生成のオペレーションで取得したアウトプット情報を選択できます。
※アクセストークンの有効期限は30分です。
封筒名を設定してください。
項目が入力できたら、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、「保存」します。
これで【kintoneでステータスが更新されたらGMOサインで契約書を作成し、署名依頼を送付する】フローの完成です。
21)最後にトリガーを「ON」に切り替えて、フローボットを起動させ、一度正しく作動するか確認してください。
今回はkintoneからGMOサインへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGMOサインからkintoneへのデータ連携を実施したい場合もあるかと思います。
その場合は下記のテンプレートも併せてご利用ください。
GMOサインで契約書の署名が完了すると、その情報を自動的にkintoneにレコードとして登録するフローです。
これにより、契約の進捗管理が効率化され、手作業による入力ミスを防ぎながら、最新の契約状況を素早く共有できます。
契約管理の負担を軽減し、業務のスムーズな運用のサポートが期待できます。
GMOサインで契約の署名が完了すると、その情報を自動的にkintoneの該当レコードに反映するフローです。
契約状況の更新を自動化することで、手作業による更新ミスを防ぎ、最新の契約情報を関係者とスピーディーに共有できます。
契約管理の負担を軽減し、業務の効率化が期待できます。
今回ご紹介した連携以外でも、kintoneやGMOサインのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひ試してみてください！
レコード登録・更新をトリガーに、チャット・メール通知フォルダ作成、見積書発行を行います。
また、外部システムでのイベント発生をトリガーに、業務DBにレコードを自動登録し、関連ツールへ連携します。
情報の一元管理と転記作業を自動化し、データの正確性を高め、業務フローを迅速化します。
契約書の署名・締結が完了したら、チャットツールへ通知、データベースの情報を自動更新、クラウドストレージにファイルを格納します。
また、外部システムでのイベント発生をトリガーに、契約書を自動作成・送付します。
契約締結後の情報連携と契約書送付フローを自動化し、業務効率とコンプライアンスを向上します。
kintoneとGMOサインを連携すると、契約書の作成から署名依頼の送付までを自動化が実現し、業務効率の大幅な向上が期待できます。
自動化は、手動の際に発生しがちな漏れやミスの防止にもつながりそうです。
Yoomを使えば、プログラミングの知識がなくても簡単にアプリの連携設定が可能です。
このブログで紹介したように初心者でも、テンプレートをコピーしてフローを作成できるので、とても気軽にアプリの連携に挑戦できます！
ぜひ、この機会にkintoneとGMOサインの連携を試してみてください。
また、ご紹介した連携以外にも、みなさんの業務にあったアプリ連携にチャレンジしてみてください！
Q：Yoomの無料プランでできることの具体的な範囲は？
A：
無料でどこまで利用できるかについては料金プランをご覧ください。
もっと複雑な条件で操作を絞り込みたい場合などは、オペレーション間に「分岐」の追加が必要です。
分岐はミニプラン以上のみご利用可能で、フリープランではエラーになってしまいます。
ただし2週間の無料トライアル中には利用できるので、興味があればぜひお試しください。
Q：連携エラーが起きた場合、通知されたり自動で再実行されたりしますか？
Q：テンプレートを使わず、ゼロからフローを作成するのは難しいですか？
A：
簡単なフローであればすぐに作成できます。
プログラミングなどの知識がなくても自由に設定ができますのでお気軽にお試しください。Yoomでは初めてフローボットを作成される方に向けて、解説動画をご用意しております。
ご興味のある方は以下のリンク先をご覧ください。
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