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企業活動にとって不可欠な書類の一つが契約書類ですが、契約書は作成作業だけでなく、承認などの手順も多くて手間のかかる業務ですよね。
アプリを導入して、業務負担を減らそうと取り組んでいる企業も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、kintoneとGMOサインを連携して、契約書の作成から署名依頼の送付までを自動化する方法をご紹介したいと思います。
自動化によって、手作業によるミスを減らし、業務効率の大幅な向上が期待できます。
このブログでは、プログラミング不要で連携設定ができる方法も解説します。
ぜひ参考にしてみてください。
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にGMOサインとkintoneの連携が可能です。
YoomにはあらかじめGMOサインとkintoneを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
■概要
kintoneでステータスが更新されたらGMOサインで契約書を作成し、署名依頼を送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneでプロセス管理をしている方
・特定の業務でプロセス管理を設定している方
・レコードのステータスに応じて作業を切り分けている方
2.GMOサインで契約業務を担当している方
・kintoneのレコードのステータスに応じて契約書の作成をしている方
・kintoneとGMOサインを連携して業務の効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
kintoneでプロセス管理をしていると、ステータスを都度確認する必要があるのが手間です。
複数アプリのプロセス管理を担当している場合、業務ごとに作業内容を思い返すことに煩わしさを感じているかもしれません。
このテンプレートは、kintoneのプロセス管理でステータスが更新されたら、自動的にGMOサインで契約書の作成と署名依頼を送付します。
kintoneのプロセスごとに設定できるため、ステータスを確認する手間がなくなり後続業務を効率化することができます。
テンプレートをカスタマイズすることで、コミュニケーションツールに通知を出せるため、用途に応じて特定のメンバーと情報連携をすることができます。
■注意事項
・kintone、GMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。
・GMOサインでの署名依頼方法はこちらをご参照ください
kintoneとGMOサインのAPIを連携すれば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施できます。
kintoneのプロセス管理でステータスが更新されたら、自動的にGMOサインで契約書の作成と署名依頼を送付します。
kintoneのプロセスごとに設定できるため、ステータスを確認する手間がなくなり、後の業務を効率化できます。
■概要
kintoneでステータスが更新されたらGMOサインで契約書を作成し、署名依頼を送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneでプロセス管理をしている方
・特定の業務でプロセス管理を設定している方
・レコードのステータスに応じて作業を切り分けている方
2.GMOサインで契約業務を担当している方
・kintoneのレコードのステータスに応じて契約書の作成をしている方
・kintoneとGMOサインを連携して業務の効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
kintoneでプロセス管理をしていると、ステータスを都度確認する必要があるのが手間です。
複数アプリのプロセス管理を担当している場合、業務ごとに作業内容を思い返すことに煩わしさを感じているかもしれません。
このテンプレートは、kintoneのプロセス管理でステータスが更新されたら、自動的にGMOサインで契約書の作成と署名依頼を送付します。
kintoneのプロセスごとに設定できるため、ステータスを確認する手間がなくなり後続業務を効率化することができます。
テンプレートをカスタマイズすることで、コミュニケーションツールに通知を出せるため、用途に応じて特定のメンバーと情報連携をすることができます。
■注意事項
・kintone、GMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。
・GMOサインでの署名依頼方法はこちらをご参照ください
YoomのChrome拡張機能を使用して、kintoneのレコード詳細ページからYoomのフローボットを起動し、Googleドキュメントの雛形から契約書のPDFを発行します。
発行したPDFはGMOサインで自動的に送付可能です。
■概要
YoomのChrome拡張機能を使用してkintoneのレコード詳細ページからYoomのフローボットを起動し、Googleドキュメントの雛形から契約書のPDFを発行します。
発行したPDFをGMOサインで自動的に送付します。
契約書の雛形はGoogleドキュメントで自由に作成が可能です。
■注意事項
・kintone、GMOサイン、GoogleドキュメントそれぞれとYoomを連携してください。
・YoomのChrome拡張機能をダウンロードしてご利用ください。
・GMOサインで送付先のみ署名を行う方法で書類を送付します。
kintoneから1クリックで契約書を作成しGMOサインで送付するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、kintone上から直接トリガーを起動できます。
■概要
kintoneから1クリックで契約書を作成しGMOサインで送付するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、kintone上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneを業務に活用している方
・個人情報や企業情報の一元管理に活用している方
・サブテーブル（テーブル）を活用して更新ごとに契約書の詳細内容を登録している方
2.GMOサインで契約書を管理している方
・契約締結までの業務の効率化に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
kintoneは契約ごとの詳細情報をレコードのサブテーブル（テーブル）を活用して管理することで、帳票作成を円滑に行うことができるツールです。
しかし契約書を作成ごとにkintoneの情報を手入力するのは、手間も時間もかかり効率的とは言えません。
契約書作成業務の効率化を行いたいと考えている方にこのフローは有効的です。
このフローを使用すると、kintoneのサブテーブル（テーブル）の情報を引用して自動で契約書を作成しGMOサインで送付することができます。
契約書に関わる一連の業務を自動化することで、手作業の手間や時間を大幅に省くことができ、業務を効率化します。
また入力作業を省くことで、手作業によるヒューマンエラーのリスクを回避することにも繋がります。
■注意事項
・kintone、GMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
それでは、さっそく実際にkintoneとGMOサインを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：kintone／GMOサイン
[Yoomとは]
今回はkintoneでステータスが更新されたらGMOサインで契約書を作成し、署名依頼を送付するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要
kintoneでステータスが更新されたらGMOサインで契約書を作成し、署名依頼を送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneでプロセス管理をしている方
・特定の業務でプロセス管理を設定している方
・レコードのステータスに応じて作業を切り分けている方
2.GMOサインで契約業務を担当している方
・kintoneのレコードのステータスに応じて契約書の作成をしている方
・kintoneとGMOサインを連携して業務の効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
kintoneでプロセス管理をしていると、ステータスを都度確認する必要があるのが手間です。
複数アプリのプロセス管理を担当している場合、業務ごとに作業内容を思い返すことに煩わしさを感じているかもしれません。
このテンプレートは、kintoneのプロセス管理でステータスが更新されたら、自動的にGMOサインで契約書の作成と署名依頼を送付します。
kintoneのプロセスごとに設定できるため、ステータスを確認する手間がなくなり後続業務を効率化することができます。
テンプレートをカスタマイズすることで、コミュニケーションツールに通知を出せるため、用途に応じて特定のメンバーと情報連携をすることができます。
■注意事項
・kintone、GMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。
・GMOサインでの署名依頼方法はこちらをご参照ください
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して操作を行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
【kintoneのマイアプリ登録】
以下の手順をご覧ください。
【GMOサインのマイアプリ登録】
マイアプリ欄の「＋新規作成」からGMOサインを選択。
アカウント名には「任意の文字列」を、アクセストークンには事前準備した値を入力し、「追加」します。
【Googleドキュメントのマイアプリ登録】
上記のGoogle スプレッドシートのナビを参考にしてください。
以上でマイアプリ登録は完了です！
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
kintoneでステータスが更新されたらGMOサインで契約書を作成し、署名依頼を送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneでプロセス管理をしている方
・特定の業務でプロセス管理を設定している方
・レコードのステータスに応じて作業を切り分けている方
2.GMOサインで契約業務を担当している方
・kintoneのレコードのステータスに応じて契約書の作成をしている方
・kintoneとGMOサインを連携して業務の効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
kintoneでプロセス管理をしていると、ステータスを都度確認する必要があるのが手間です。
複数アプリのプロセス管理を担当している場合、業務ごとに作業内容を思い返すことに煩わしさを感じているかもしれません。
このテンプレートは、kintoneのプロセス管理でステータスが更新されたら、自動的にGMOサインで契約書の作成と署名依頼を送付します。
kintoneのプロセスごとに設定できるため、ステータスを確認する手間がなくなり後続業務を効率化することができます。
テンプレートをカスタマイズすることで、コミュニケーションツールに通知を出せるため、用途に応じて特定のメンバーと情報連携をすることができます。
■注意事項
・kintone、GMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。
・GMOサインでの署名依頼方法はこちらをご参照ください
以下のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
OKをクリックすると、マイプロジェクトの欄にテンプレートが追加されます。
0)事前にGoogleドキュメントで契約書のフォーマットを作成してください。
雛形書類はこちらの設定方法に従って、作成をお願いします。
1)テンプレートをコピーしてマイプロジェクトからフローボットを開きます。
先ほど紹介したテンプレートのアイコンをクリックしてコピーをします。テンプレートをコピーすれば、組み立てを一からする必要もないので、簡単にフローが作成できます。
2)右上の「編集する」をクリックします。
タイトルはフローの内容がわかりやすいように記入してあります。
詳細も含め、変更可能です。使用しやすいように変更してください。
3)「アプリトリガー ステータスが更新されたら(Webhook起動)」をクリックします。
4)トリガーアクションは「ステータスが更新されたら(Webhook起動)」を選択して、「次へ」をクリックします。
5)WebhookURLをコピーし、対象アプリの管理画面で設定を行なってください。
kintoneでWebhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行し、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、「保存」します。
6)フローに戻ったら、「データベースを操作する レコードを取得する」のアイコンをクリックします。
7)実行アクションは「レコードを取得する」を選択し、「データベースの連携」の項目を入力します。アプリIDはアプリ登録がされていれば候補から選択できます。
該当するアプリIDを選択してください。
入力できたら、「次へ」をクリックします。
8)先に連携したアウトプット(取得した値)の情報から{{レコードの値}}を入力して、「保存」します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
9)フローに戻ったら、「書類を発行する 契約書を発行する」のアイコンをクリックします。
10)項目を入力します。
雛形書類の連携ドキュメントのファイルIDと格納先のGoogle DriveフォルダIDはGoogleドキュメントがアプリ登録されていると候補から選択が可能です。
出力ファイル名は、先に連携したkintonのアウトプット情報を引用し、埋め込むことが可能です。
入力し、「次へ」をクリックします。
11)「置換情報を取得」をクリックします。
「置換後の文字列」に、先に連携したkintoneのアウトプット(取得した値)の情報を入力します。
編集欄をクリックで選択候補が表示されます。
入力できたら、「テスト」をクリックし、テストが成功したら、「保存」します。
12)フローに戻ったら、「アプリと連携する アクセストークンの生成」のアイコンをクリックします。
13)アクションは「アクセストークンの生成」を選択し、「次へ」をクリックします。
14)シークレットキー、顧客IDはGMOサインにお問合せください。
項目が入力できたら、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、「保存」します。
15)フローに戻ったら、「アプリと連携する 封筒用文書の登録」のアイコンをクリックします。
16)アクションは「封筒用文書の登録」を選択し、「次へ」をクリックします。
17)シークレットキー、顧客IDはGMOサインにお問合せください。
先にアクセストークンの生成のオペレーションで取得したアウトプット(取得した値)の情報を選択できます。
※アクセストークンの有効期限は30分です。
アクセストークンの有効期限が切れた場合は再度アクセストークンを取得してください。
ファイルの添付方法は「アウトプットを使用する」、「発行した書類」とします。
項目が入力できたら、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、「保存」します。
18)フローに戻ったら、「アプリと連携する 封筒への署名依頼」のアイコンをクリックします。
※GMOサインでの詳しい署名依頼方法はGMOサインで署名依頼を行うも併せてご参照ください。
19)アクションは「封筒への署名依頼」を選択し、「次へ」をクリックします。
20)項目を入力します。
シークレットキー、顧客IDはGMOサインにお問合せください。
先にアクセストークンの生成のオペレーションで取得したアウトプット情報を選択できます。
※アクセストークンの有効期限は30分です。
封筒名を設定してください。
項目が入力できたら、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、「保存」します。
これで【kintoneでステータスが更新されたらGMOサインで契約書を作成し、署名依頼を送付する】フローの完成です。
21)最後にトリガーを「ON」に切り替えて、フローボットを起動させ、一度正しく作動するか確認してください。
今回はkintoneからGMOサインへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGMOサインからkintoneへのデータ連携を実施したい場合もあるかと思います。
その場合は下記のテンプレートも併せてご利用ください。
GMOサインで契約書の署名が完了すると、その情報を自動的にkintoneにレコードとして登録するフローです。
これにより、契約の進捗管理が効率化され、手作業による入力ミスを防ぎながら、最新の契約状況を素早く共有できます。
契約管理の負担を軽減し、業務のスムーズな運用のサポートが期待できます。
■概要
GMOサインで電子契約が完了した後、その契約情報を手作業でkintoneに転記する作業に手間を感じていませんか。この手入力のプロセスは時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用することで、GMOサインでの署名完了をトリガーに、関連情報をkintoneへ自動でレコードとして追加し、契約管理業務の効率化と正確性の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
GMOサインで契約の署名が完了すると、その情報を自動的にkintoneの該当レコードに反映するフローです。
契約状況の更新を自動化することで、手作業による更新ミスを防ぎ、最新の契約情報を関係者とスピーディーに共有できます。
契約管理の負担を軽減し、業務の効率化が期待できます。
■概要
GMOサインで契約が完了したらkintoneの情報を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GMOサインで帳票類の管理を行う方
・契約書の迅速な簡潔を行いたい方
・帳票類の一元管理に活用している方
2.kintoneでデータの管理を行う方
・顧客企業の情報や帳票の情報を一元管理している方
■このテンプレートを使うメリット
GMOサインは契約締結までの業務をスムーズにすることによって業務効率化を行うことのできるツールです。
同時にkintoneにデータを蓄積していくことで一元管理を行い、チーム内への情報共有を円滑にします。
しかし、GMOサインで契約が完了ごとにkintoneのレコードを手作業で更新するのは、リアルタイムでの情報共有を妨げます。
このフローを活用するとGMOサインで契約が完了するごとに、自動でkintoneのレコードの更新を行い、手作業の手間を省きます。
手作業を待つことなく情報の更新を行うことができるため、最新の情報をチームに共有することができます。
また自動化によってヒューマンエラーを阻止することができるため、業務効率の向上にもつながります。
■注意事項
・GMOサイン、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
今回ご紹介した連携以外でも、kintoneやGMOサインのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひ試してみてください！
レコード登録・更新をトリガーに、チャット・メール通知フォルダ作成、見積書発行を行います。
また、外部システムでのイベント発生をトリガーに、業務DBにレコードを自動登録し、関連ツールへ連携します。
情報の一元管理と転記作業を自動化し、データの正確性を高め、業務フローを迅速化します。
◼️概要
kintoneにレコードが登録されたら、Google Drive内に自動で新しいフォルダを作成します。
このとき、フォルダ名をkintone内に登録されている情報を元に作成しています。
Google Driveへアクセスしなくても、自動的にプロジェクトや顧客ごとに整理されたフォルダ管理ができます。
◼️設定方法
①トリガーからアプリトリガーを選択し、kintoneからレコードが登録されたら(Webhook起動)を選択して、以下の設定と保存を行います。
・WebhookURLをコピーしてkintone側でWebhook設定を行います。
・デモのレコードを登録し、Yoomのトリガー設定画面に戻りテストを行いリクエストに成功したかを確認します。
※トリガーはレコード登録や更新後、トリガー起動までのタイムラグが小さいWebhook起動を推奨します。
※kintoneのWebhook設定についてはこちらをご参照ください。
②トリガー下の＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからkintoneを選択して、対象のアプリIDの入力とレコードを取得するアクションを選択後、以下の設定
を行いテスト・保存します。
・検索条件はレコード番号が等しいとして、値に①で取得したレコードIDを{{レコードID}}のように埋め込みます。
※アウトプットを動的に埋め込む設定詳細はこちらをご参照ください。
③＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogle Driveを選択して、フォルダを作成するアクションを押したあと以下の設定を行いテスト・保存します。
・フォルダ名：②で取得したkintoneのレコード情報を用いて、フォルダ名を動的に設定します。例えば{{レコード番号}}_{{会社名}}
・作成先のフォルダID：Google Drive側で親フォルダとして使用するフォルダのIDを候補から選択します。
◼️注意事項
・kintoneのアプリにフォルダ作成に必要な情報（プロジェクト名や顧客名など）が登録されている必要があります。
・フォルダ名や親フォルダの設定を任意の値に置き換えてご利用ください。
・kintoneとGoogle DriveアカウントそれぞれでYoomとの連携※が必要です。
※連携(マイアプリ登録)に関してはこちらをご参照ください。
◼️概要
kintoneのステータスが更新された際に、そのレコードに関連するサブテーブルの情報とスプレッドシートの雛形から見積書を自動的に発行し、承認後にGmailで送付します。見積
書の内容や送付先、件名などを自由に変更してご使用いただけます。
◼️設定方法
1.kintone、Google スプレッドシート、GmailそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.kintoneの「ステータスが更新されたら（即時起動）」というトリガーで取得できるWebhook URLをkintoneの該当のアプリのWebhook送信先URLに設定してください。
3.kintoneの「サブテーブルの複数行を取得する」というオペレーションでサブテーブルの情報を取得します。
4.「書類を発行する」オペレーションでGoogle スプレッドシートの雛形と指定してサブテーブルから取得した情報を対応させて見積書を作成します。
5.「承認を依頼する」オペレーションで承認依頼文を設定します。
6.Gmailの「メールで送付」というオペレーション内で、作成した見積書の内容を取得添付し、指定のアドレスに送付する設定を行ってください。
◼️注意事項
・kintone、Google スプレッドシート、GmailそれぞれでYoomとの連携が必要です。
・サブテーブルの情報やスプレッドシートの雛形、送付先情報を任意のものに設定してご利用ください。
◼️概要
Googleフォームで回答が送信されたら、その回答内容を自動的にkintoneの任意のアプリに登録します。
アンケートや問い合わせフォームなど様々な用途で利用可能です。
◼️設定方法
1.Googleフォーム、kintoneそれぞれのアプリとYoomを連携してください（マイアプリ連携）。
2.「フォームに回答が送信されたら」というトリガーでフォームのIDを設定し、テストを実行してください。
3.テストが成功すると、フォームの回答情報が取得できるため、回答情報の中から取得したい情報を[＋]マークのボタンで選択し、アウトプットに格納してください。
4.kintoneの「フォームの回答を格納する」というオペレーションで、Googleフォームから取得した回答内容をもとに、対象のアプリやフィールド情報を設定してください。
◼️注意事項
・Googleフォームとkintoneのアカウント連携が必要です。
・Googleフォームの質問内容やkintoneの設定を適宜変更してご利用ください。
■概要
kintoneに新しいレコードが追加されたら、Gmailにレコードの内容を自動送信するフローです。
kintoneとGmailを連携することで、新しく追加されたレコードの内容が自動的にGmailに追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・kintone、GmailそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
kintoneでレコードが登録されたらTalknoteに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneを利用するチームメンバー
・kintoneへのレコード追加をスムーズに把握したい方
・kintoneの追加情報をチームメンバーに迅速に共有したい方
・kintoneの特定アプリへのレコード追加をトリガーにTalknoteに通知したい方
2.各部署のリーダー・マネージャー
・kintoneの顧客情報を把握してチームの進捗管理に役立てたい方
・kintoneの特定アプリへの重要なレコード追加を見逃したくない方
・Talknoteで通知を受け取ることによってkintoneの情報をより手軽に確認したい方
■このテンプレートを使うメリット
kintoneは業務プロセスを効率化しチームのコラボレーションを促進するためのプラットフォームですが、レコードが登録されるたびにTalknoteに手動で通知を送ることは、時間と労力の無駄を生み、本来注力すべき業務に支障をきたす可能性があります。
このフローを導入することで、kintoneでのレコード登録をトリガーにTalknoteへの通知が自動化され、チームメンバーはkintoneを常に注視する必要がなくなり、重要な情報を見逃すことなく迅速に把握することができます。
例えば、顧客情報がkintoneに登録されると自動的にTalknoteへ通知が送信され、担当者は迅速に対応することができます。
■注意事項
・kintone、TalknoteのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
freee会計で経費申請が承認されたら、申請内容の情報をkintoneのデータベースに格納してGoogle Chatに通知するフローです。
freee会計とkintone、Google Chatを連携すると経費の申請内容をわざわざ確認しなくても、自動的にkintoneのデータベースへレコードの追加とGoogle Chatに通知がされるので、情報の連携がスムーズになる他、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
Google Chatへの通知内容や通知先のトークルームは自由に変更してご利用ください。
■注意事項
・freee会計、kintone、Google ChatそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
◼️概要
kintoneでレコードが編集されたら、LINE WORKSに自動的に通知します。
LINE WORKSに通知する内容は、編集されたレコードの情報を自由にカスタマイズできます。
◼️設定方法
1.kintone、LINE WORKSそれぞれでYoomとの連携を行ってください。（マイアプリ登録）
2.kintoneの「レコードが編集されたら（即時起動）」というトリガー内で取得できるWebhook URLをkintoneの該当アプリのWebhook送信先URLに設定してください。
3.データベースを操作するアクションで、アプリIDと検索条件を指定してレコードを取得してください。
4.LINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」オペレーションで、ボットID・トークルームID・メッセージ内容を設定してください。
◼️注意事項
・kintoneのアプリにLINE WORKSに通知するために必要な情報が登録されている必要があります。
・kintoneでレコードを編集してからフローボットが起動するまでに多少のタイムラグが発生します。
◼️概要
名刺データをフォームで送信すると、AIが自動で任意の情報を読み取りkintoneに格納し、メールを送信します。
◼️注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・kintoneの設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
◼️概要
月末になったらスマレジで在庫更新してkintoneに情報追加するフローです。
月末の業務フローを自動化できる為、漏れを防ぐことができ業務の効率化を図れます。
◼️注意事項
・スマレジ、kintoneそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
楽楽販売の任意のレコード情報をkintoneのデータベースに追加してにOutlookに送信するフローです。
楽楽販売で自動処理設定を行い、楽楽販売上で選択したレコード情報をkintoneに登録してOutlookに送信することができます。
楽楽販売で自動処理設定を行う方法はこちらの記事を参照ください。
■注意事項
・kintone、楽楽販売、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
・楽楽販売はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
・無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
契約書の署名・締結が完了したら、チャットツールへ通知、データベースの情報を自動更新、クラウドストレージにファイルを格納します。
また、外部システムでのイベント発生をトリガーに、契約書を自動作成・送付します。
契約締結後の情報連携と契約書送付フローを自動化し、業務効率とコンプライアンスを向上します。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら、GMOサインで契約書を送付するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. ジョブカン経費精算・ワークフローを利用して申請管理を行っている方
・ ジョブカン経費精算・ワークフローでの申請承認手続きを効率化したいと考える方
・申請が承認された後にすぐに次のステップに進みたい方
2.GMOサインを利用して契約書の送付を行っている方
・契約書の送付手続きを自動化し、手間を減らしたい方
・複数の契約書を同時に送付する際の効率を上げたい方
■このテンプレートを使うメリット
ジョブカン経費精算・ワークフローとGMOサインを連携させることで、申請が承認された際に自動的に契約書を送付することが可能になります。
このフローを活用することで、多くのメリットが期待できます。
まず、契約書送付のプロセスが自動化されるため、手作業で行っていた場合の手間や人為的なミスを削減できます。
これにより、業務効率が向上し、他の重要な業務に時間を割くことができます。
また、迅速な契約書送付により、ビジネスの迅速な進行が可能となり、顧客満足度の向上につながるでしょう。
■概要
GMOサインで契約が完了したら@pocketの情報を更新するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.契約に関わる業務を担当している方
・GMOサインを利用して契約業務を進めている方
・企業の法務担当者
2.@pocketでデータ管理を行っている方
・契約情報を@pocketで一元管理している方
・GMOサインのデータを手動で連携している方
■このテンプレートを使うメリット
@pocketを活用することでデータをオンライン上で一元管理することができ、場所や部門を問わずアクセス可能となるため情報共有をスピーディーに行えます。
しかし、GMOサインの契約情報を@pocketで管理している場合、毎回の更新作業は時間がかかり手間です。
このフローは、GMOサインで契約が完了すると@pocketへの情報更新を自動で行うことができ、手動作業を効率化することができます。
@pocketの情報が常に最新化された状態となるため、メンバー間の情報連携がスムーズになり、正確な情報を元に作業を進めることが可能です。
また、チャットツールと連携することで@pocketへの更新情報を任意のメンバーに通知することもできます。
■注意事項
・GMOサイン、@pocketのそれぞれとYoomを連携してください。
・GMOサインでの署名依頼方法はこちらをご参照ください
■概要
GMOサインで契約が完了したらAirtableの情報を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GMOサインで帳票類の管理を行う方
・契約の管理を効率的に行いたい方
・情報の可視化によって業務を効率化している方
2.Airtableでデータの管理を行う方
・顧客企業や契約情報の管理している方
■このテンプレートを使うメリット
GMOサインは迅速な契約完了を行うために有益なツールです。
併せてAirtableで関連する情報を一元管理することで、チーム全体が業務に使用する情報へのアクセス性を高めます。
しかし、GMOサインで契約の完了するたびに手作業でAirtableの情報を更新するのは、業務の質を低下させる可能性があります。
チーム全体が生産性向上のために建設的な業務へ注力したいと考える方にこのフローは適しています。
このフローを活用することで、GMOサインで契約が完了したら自動でAirtableの情報を更新し、手作業の手間を省き業務を効率化します。
契約完了をトリガーに自動で情報を更新することで、チームに共有する情報を最新に保ことができます。
■注意事項
・GMOサイン、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
GMOサインで契約が完了したらGoogle スプレッドシートの情報を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GMOサインで帳票類の管理を行う方
・スピーディーな契約完了を目指している方
・契約書に関連する一連の業務を担当している方
2.Google スプレッドシートでデータの蓄積を行う方
・シートで情報の一元管理を行い、業務に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
GMOサインは迅速の契約完了を行うために活用できるツールです。
しかしGMOサインで契約が完了したら、Google スプレッドシートの情報を毎回手作業で更新するのは、本来自動化できる業務に時間を割くことになります。
作業にかかる手間を自動化によって省きたいと考えている方にこのフローは適しています。
このフローを活用するとGMOサインで契約が完了したら、Google スプレッドシートの登録情報を自動で更新し、作業の手間を省きます。
作業にかかっていた時間を省くことで、コア業務にチーム全体が集中することができ、生産性向上へと繋げることができます。
またヒューマンエラーの発生を防ぐことにもつながるため、情報の精度を保つことができます。
■注意事項
・GMOサイン、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをBoxに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GMOサインを使用して契約業務を担当している方
・GMOサインを導入している企業
・GMOサインを使用して契約業務を担当している方
2.Boxでファイル管理を担当している方
・GMOサインで作成されたファイルをBoxに都度蓄積している方
・Boxに格納されたファイルを共有し、業務を進めている方
3.手動によるBoxへのファイル格納を自動化したいと考えている方
・日常的にBoxへのファイル格納を担当している方
・業務の自動化を目指している中小企業の経営者
・GMOサインとBoxを連携して効率化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
GMOサインで締結業務を行うと締結された書類が生成されますが、書類の保存先がクラウドストレージの場合、格納先の誤りや格納漏れによる無駄な作業が発生します。
特に締結業務の作業が多い時期だと、このリスクに対して煩わしさを感じてしまうかもしれません。
このテンプレートを使うことで、GMOサインで書類の締結が完了したら自動的に締結書類をBoxに格納することができます。
格納先の誤りや格納漏れを未然に防ぐことができるため、書類管理が格段に楽になります。
また、テンプレートをカスタマイズすることで、Boxへの格納先を任意で設定できるため、特定の書類に合わせて使い分けることも可能です。
■注意事項
・GMOサインとBoxを連携させてください。
・GMOサインでの署名依頼方法はこちらをご参照ください
■概要
GMOサインで契約書の署名が完了したらSlackに通知します。
■設定方法
1.「署名が完了したら」で表示されるWebhookURLをGMOサイン担当者へ共有してください。
2.GMOサインにて各アクションを手順に従い設定し、最後にSlackで通知したいチャンネルを指定してください。
■注意事項
・フローボットの設定内容を適宜変更してご利用ください。
・GMOサインとYoomの連携を行う必要があります。
・事前にGMOサインに「シークレットキー」「顧客ID」を準備してください。
■概要
HubSpotで取引が成立した際、GMOサインのAPI連携に必要なアクセストークンを手動で取得・更新する作業が煩わしく感じていませんか？定期的な作業でありながら更新を忘れやすく、アクセストークンが失効するとAPI連携が停止するリスクもあります。
このワークフローを活用すれば、HubSpotでの取引成立をトリガーとして、GMOサインのアクセストークンを自動で取得し、指定した署名依頼を行うことができます。手作業による更新の手間をなくし、API連携の安定性を確保します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
HubSpotでの取引成立と連携することで、アクセストークンの取得がスムーズに自動化されます。これまで手動で行っていた更新作業にかかる時間を削減し、業務の効率化が進みます。
手動での更新忘れやミスを防ぎ、トークンの失効による連携の中断を防ぐことができ、API連携が安定して稼働します。
業務の自動化を進めることで、より高い生産性を実現し、重要な業務にリソースを集中できます。
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Salesforceのカスタムオブジェクトに新しいレコードが追加されるたびに、手作業で契約書を作成し、GMOサインで送付する業務は、時間と手間がかかるのではないでしょうか？
特に、迅速な契約締結が求められる場面では、この手作業がボトルネックとなり、機会損失に繋がる可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Salesforceへのレコード追加をトリガーとして、Googleドキュメントでの契約書発行からGMOサインでの送付までの一連の流れを自動化でき、これらの課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
クラウドサインで重要な書類の締結が完了した後、その文書をGMOサインにも手動でアップロードする作業は、手間と時間がかかる上にミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを利用すれば、クラウドサインで特定の書類の締結が完了したタイミングを検知し、自動でGMOサインに文書をアップロードするため、これらの課題を解消し、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
■概要
入力フォームで入力した情報をもとに、GMOサインで契約書を自動的に送付します。
■設定方法
1. アクセストークンの生成
2. 封筒用文書（契約書ファイル）の登録
3. 署名依頼の設定
入力フォームに必要情報を入力することで、契約書の送付が可能です。
■注意事項
・フローボットの設定内容を適宜変更してご利用ください。
・GMOサインとYoomの連携を行う必要があります。
・事前にGMOサインにて「シークレットキー」「顧客ID」の取得をお願いいたします。
kintoneとGMOサインを連携すると、契約書の作成から署名依頼の送付までを自動化が実現し、業務効率の大幅な向上が期待できます。
自動化は、手動の際に発生しがちな漏れやミスの防止にもつながりそうです。
Yoomを使えば、プログラミングの知識がなくても簡単にアプリの連携設定が可能です。
このブログで紹介したように初心者でも、テンプレートをコピーしてフローを作成できるので、とても気軽にアプリの連携に挑戦できます！
ぜひ、この機会にkintoneとGMOサインの連携を試してみてください。
また、ご紹介した連携以外にも、みなさんの業務にあったアプリ連携にチャレンジしてみてください！
Q：Yoomの無料プランでできることの具体的な範囲は？
A：
無料でどこまで利用できるかについては料金プランをご覧ください。
もっと複雑な条件で操作を絞り込みたい場合などは、オペレーション間に「分岐」の追加が必要です。
分岐はミニプラン以上のみご利用可能で、フリープランではエラーになってしまいます。
ただし2週間の無料トライアル中には利用できるので、興味があればぜひお試しください。
Q：連携エラーが起きた場合、通知されたり自動で再実行されたりしますか？
Q：テンプレートを使わず、ゼロからフローを作成するのは難しいですか？
A：
簡単なフローであればすぐに作成できます。
プログラミングなどの知識がなくても自由に設定ができますのでお気軽にお試しください。Yoomでは初めてフローボットを作成される方に向けて、解説動画をご用意しております。
ご興味のある方は以下のリンク先をご覧ください。
