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kintoneとGMOサインを連携して、kintoneでステータスが更新されたらGMOサインで契約書を作成し、署名依頼を送付する方法
企業活動にとって不可欠な書類の一つが契約書類ですが、契約書は作成作業だけでなく、承認などの手順も多くて手間のかかる業務ですよね。
アプリを導入して、業務負担を減らそうと取り組んでいる企業も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、kintoneとGMOサインを連携して、契約書の作成から署名依頼の送付までを自動化する方法をご紹介したいと思います。
自動化によって、手作業によるミスを減らし、業務効率の大幅な向上が期待できます。
このブログでは、プログラミング不要で連携設定ができる方法も解説します。
ぜひ参考にしてみてください。
とにかく早く試したい方へ
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にGMOサインとkintoneの連携が可能です。
YoomにはあらかじめGMOサインとkintoneを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
■概要
kintoneでステータスが更新されたらGMOサインで契約書を作成し、署名依頼を送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneでプロセス管理をしている方
・特定の業務でプロセス管理を設定している方
・レコードのステータスに応じて作業を切り分けている方
2.GMOサインで契約業務を担当している方
・kintoneのレコードのステータスに応じて契約書の作成をしている方
・kintoneとGMOサインを連携して業務の効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
kintoneでプロセス管理をしていると、ステータスを都度確認する必要があるのが手間です。
複数アプリのプロセス管理を担当している場合、業務ごとに作業内容を思い返すことに煩わしさを感じているかもしれません。
このテンプレートは、kintoneのプロセス管理でステータスが更新されたら、自動的にGMOサインで契約書の作成と署名依頼を送付します。
kintoneのプロセスごとに設定できるため、ステータスを確認する手間がなくなり後続業務を効率化することができます。
テンプレートをカスタマイズすることで、コミュニケーションツールに通知を出せるため、用途に応じて特定のメンバーと情報連携をすることができます。
■注意事項
・kintone、GMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。
・GMOサインでの署名依頼方法はこちらをご参照ください
■概要
kintoneでステータスが更新されたらGMOサインで契約書を作成し、署名依頼を送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneでプロセス管理をしている方
・特定の業務でプロセス管理を設定している方
・レコードのステータスに応じて作業を切り分けている方
2.GMOサインで契約業務を担当している方
・kintoneのレコードのステータスに応じて契約書の作成をしている方
・kintoneとGMOサインを連携して業務の効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
kintoneでプロセス管理をしていると、ステータスを都度確認する必要があるのが手間です。
複数アプリのプロセス管理を担当している場合、業務ごとに作業内容を思い返すことに煩わしさを感じているかもしれません。
このテンプレートは、kintoneのプロセス管理でステータスが更新されたら、自動的にGMOサインで契約書の作成と署名依頼を送付します。
kintoneのプロセスごとに設定できるため、ステータスを確認する手間がなくなり後続業務を効率化することができます。
テンプレートをカスタマイズすることで、コミュニケーションツールに通知を出せるため、用途に応じて特定のメンバーと情報連携をすることができます。
■注意事項
・kintone、GMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。
・GMOサインでの署名依頼方法はこちらをご参照ください
kintoneとGMOサインを連携してできること
kintoneとGMOサインのAPIを連携すれば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施できます。
kintoneでステータスが更新されたらGMOサインで契約書を作成し、署名依頼を送付する
kintoneのプロセス管理でステータスが更新されたら、自動的にGMOサインで契約書の作成と署名依頼を送付します。
kintoneのプロセスごとに設定できるため、ステータスを確認する手間がなくなり、後の業務を効率化できます。
■概要
kintoneでステータスが更新されたらGMOサインで契約書を作成し、署名依頼を送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneでプロセス管理をしている方
・特定の業務でプロセス管理を設定している方
・レコードのステータスに応じて作業を切り分けている方
2.GMOサインで契約業務を担当している方
・kintoneのレコードのステータスに応じて契約書の作成をしている方
・kintoneとGMOサインを連携して業務の効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
kintoneでプロセス管理をしていると、ステータスを都度確認する必要があるのが手間です。
複数アプリのプロセス管理を担当している場合、業務ごとに作業内容を思い返すことに煩わしさを感じているかもしれません。
このテンプレートは、kintoneのプロセス管理でステータスが更新されたら、自動的にGMOサインで契約書の作成と署名依頼を送付します。
kintoneのプロセスごとに設定できるため、ステータスを確認する手間がなくなり後続業務を効率化することができます。
テンプレートをカスタマイズすることで、コミュニケーションツールに通知を出せるため、用途に応じて特定のメンバーと情報連携をすることができます。
■注意事項
・kintone、GMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。
・GMOサインでの署名依頼方法はこちらをご参照ください
■概要
kintoneでステータスが更新されたらGMOサインで契約書を作成し、署名依頼を送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneでプロセス管理をしている方
・特定の業務でプロセス管理を設定している方
・レコードのステータスに応じて作業を切り分けている方
2.GMOサインで契約業務を担当している方
・kintoneのレコードのステータスに応じて契約書の作成をしている方
・kintoneとGMOサインを連携して業務の効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
kintoneでプロセス管理をしていると、ステータスを都度確認する必要があるのが手間です。
複数アプリのプロセス管理を担当している場合、業務ごとに作業内容を思い返すことに煩わしさを感じているかもしれません。
このテンプレートは、kintoneのプロセス管理でステータスが更新されたら、自動的にGMOサインで契約書の作成と署名依頼を送付します。
kintoneのプロセスごとに設定できるため、ステータスを確認する手間がなくなり後続業務を効率化することができます。
テンプレートをカスタマイズすることで、コミュニケーションツールに通知を出せるため、用途に応じて特定のメンバーと情報連携をすることができます。
■注意事項
・kintone、GMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。
・GMOサインでの署名依頼方法はこちらをご参照ください
kintoneのデータで契約書を作成し、GMOサインで送付する
YoomのChrome拡張機能を使用して、kintoneのレコード詳細ページからYoomのフローボットを起動し、Googleドキュメントの雛形から契約書のPDFを発行します。
発行したPDFはGMOサインで自動的に送付可能です。
■概要kintoneで顧客情報を管理しているものの、契約書の作成や送付は手作業で行っており、手間や転記ミスに課題を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、kintoneのレコード情報をもとに、Googleドキュメントで契約書を自動で作成し、GMOサインでの電子契約依頼までをワンクリックで完結させることが可能です。契約書作成から送付までの一連の業務を自動化し、円滑な契約プロセスを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- kintoneとGMOサインを利用しており、契約書作成や送付業務に手間を感じている方
- 手作業による契約情報の転記ミスを減らし、契約業務の正確性を高めたい方
- kintoneを起点とした契約フローの自動化で、営業や法務部門の生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット- kintoneの情報をもとに契約書の作成からGMOサインでの送付までを自動化し、手作業にかかっていた時間を削減できます。
- データ転記が減るため、宛名や契約金額の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性が向上します。
■フローボットの流れ- はじめに、kintone、Googleドキュメント、GMOサインをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでChrome拡張機能トリガーを選択し、「レコード詳細ページから起動」に設定して、対象のkintoneページで起動できるようにします。
- オペレーションで、kintoneの「レコード情報を取得する」アクションを設定し、契約に必要な情報を取得します。
- 次に、Googleドキュメントの「契約書を発行する」アクションを設定し、kintoneから取得した情報を差し込んで契約書を作成します。
- 最後に、GMOサインの「アクセストークンの生成」「封筒用文書の登録」「封筒への署名依頼」アクションを順に設定し、作成した契約書の署名依頼を送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- 契約書の雛形として、ユーザーが任意に用意したGoogleドキュメントのファイルを指定することが可能です。
- GMOサインでの署名依頼時に連携する署名者の氏名やメールアドレスなどの情報は、kintoneのどの項目から引用するかを任意で設定できます。
■注意事項- kintone、Googleドキュメント、GMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能によるトリガーを使えば、kintoneの画面上からワンクリックでトリガーを起動できるようになります。アプリページに戻らなくても簡単に操作できるので、よりスムーズに業務を進めていただけます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
- kintoneとGMOサインを利用しており、契約書作成や送付業務に手間を感じている方
- 手作業による契約情報の転記ミスを減らし、契約業務の正確性を高めたい方
- kintoneを起点とした契約フローの自動化で、営業や法務部門の生産性を向上させたい方
- kintoneの情報をもとに契約書の作成からGMOサインでの送付までを自動化し、手作業にかかっていた時間を削減できます。
- データ転記が減るため、宛名や契約金額の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性が向上します。
- はじめに、kintone、Googleドキュメント、GMOサインをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでChrome拡張機能トリガーを選択し、「レコード詳細ページから起動」に設定して、対象のkintoneページで起動できるようにします。
- オペレーションで、kintoneの「レコード情報を取得する」アクションを設定し、契約に必要な情報を取得します。
- 次に、Googleドキュメントの「契約書を発行する」アクションを設定し、kintoneから取得した情報を差し込んで契約書を作成します。
- 最後に、GMOサインの「アクセストークンの生成」「封筒用文書の登録」「封筒への署名依頼」アクションを順に設定し、作成した契約書の署名依頼を送付します。
■このワークフローのカスタムポイント
- 契約書の雛形として、ユーザーが任意に用意したGoogleドキュメントのファイルを指定することが可能です。
- GMOサインでの署名依頼時に連携する署名者の氏名やメールアドレスなどの情報は、kintoneのどの項目から引用するかを任意で設定できます。
- kintone、Googleドキュメント、GMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能によるトリガーを使えば、kintoneの画面上からワンクリックでトリガーを起動できるようになります。アプリページに戻らなくても簡単に操作できるので、よりスムーズに業務を進めていただけます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
kintoneから1クリックで契約書を作成しGMOサインで送付する
kintoneから1クリックで契約書を作成しGMOサインで送付するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、kintone上から直接トリガーを起動できます。
■概要
kintoneから1クリックで契約書を作成しGMOサインで送付するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、kintone上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneを業務に活用している方
・個人情報や企業情報の一元管理に活用している方
・サブテーブル（テーブル）を活用して更新ごとに契約書の詳細内容を登録している方
2.GMOサインで契約書を管理している方
・契約締結までの業務の効率化に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
kintoneは契約ごとの詳細情報をレコードのサブテーブル（テーブル）を活用して管理することで、帳票作成を円滑に行うことができるツールです。
しかし契約書を作成ごとにkintoneの情報を手入力するのは、手間も時間もかかり効率的とは言えません。
契約書作成業務の効率化を行いたいと考えている方にこのフローは有効的です。
このフローを使用すると、kintoneのサブテーブル（テーブル）の情報を引用して自動で契約書を作成しGMOサインで送付することができます。
契約書に関わる一連の業務を自動化することで、手作業の手間や時間を大幅に省くことができ、業務を効率化します。
また入力作業を省くことで、手作業によるヒューマンエラーのリスクを回避することにも繋がります。
■注意事項
・kintone、GMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
■概要
kintoneから1クリックで契約書を作成しGMOサインで送付するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、kintone上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneを業務に活用している方
・個人情報や企業情報の一元管理に活用している方
・サブテーブル（テーブル）を活用して更新ごとに契約書の詳細内容を登録している方
2.GMOサインで契約書を管理している方
・契約締結までの業務の効率化に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
kintoneは契約ごとの詳細情報をレコードのサブテーブル（テーブル）を活用して管理することで、帳票作成を円滑に行うことができるツールです。
しかし契約書を作成ごとにkintoneの情報を手入力するのは、手間も時間もかかり効率的とは言えません。
契約書作成業務の効率化を行いたいと考えている方にこのフローは有効的です。
このフローを使用すると、kintoneのサブテーブル（テーブル）の情報を引用して自動で契約書を作成しGMOサインで送付することができます。
契約書に関わる一連の業務を自動化することで、手作業の手間や時間を大幅に省くことができ、業務を効率化します。
また入力作業を省くことで、手作業によるヒューマンエラーのリスクを回避することにも繋がります。
■注意事項
・kintone、GMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
kintoneとGMOサインの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にkintoneとGMOサインを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：kintone／GMOサイン
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回はkintoneでステータスが更新されたらGMOサインで契約書を作成し、署名依頼を送付するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- kintoneとGMOサインとGoogleドキュメントをマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- kintoneのトリガー設定とレコード取得
- GMOサインのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
■概要
kintoneでステータスが更新されたらGMOサインで契約書を作成し、署名依頼を送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneでプロセス管理をしている方
・特定の業務でプロセス管理を設定している方
・レコードのステータスに応じて作業を切り分けている方
2.GMOサインで契約業務を担当している方
・kintoneのレコードのステータスに応じて契約書の作成をしている方
・kintoneとGMOサインを連携して業務の効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
kintoneでプロセス管理をしていると、ステータスを都度確認する必要があるのが手間です。
複数アプリのプロセス管理を担当している場合、業務ごとに作業内容を思い返すことに煩わしさを感じているかもしれません。
このテンプレートは、kintoneのプロセス管理でステータスが更新されたら、自動的にGMOサインで契約書の作成と署名依頼を送付します。
kintoneのプロセスごとに設定できるため、ステータスを確認する手間がなくなり後続業務を効率化することができます。
テンプレートをカスタマイズすることで、コミュニケーションツールに通知を出せるため、用途に応じて特定のメンバーと情報連携をすることができます。
■注意事項
・kintone、GMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。
・GMOサインでの署名依頼方法はこちらをご参照ください
■概要
kintoneでステータスが更新されたらGMOサインで契約書を作成し、署名依頼を送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneでプロセス管理をしている方
・特定の業務でプロセス管理を設定している方
・レコードのステータスに応じて作業を切り分けている方
2.GMOサインで契約業務を担当している方
・kintoneのレコードのステータスに応じて契約書の作成をしている方
・kintoneとGMOサインを連携して業務の効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
kintoneでプロセス管理をしていると、ステータスを都度確認する必要があるのが手間です。
複数アプリのプロセス管理を担当している場合、業務ごとに作業内容を思い返すことに煩わしさを感じているかもしれません。
このテンプレートは、kintoneのプロセス管理でステータスが更新されたら、自動的にGMOサインで契約書の作成と署名依頼を送付します。
kintoneのプロセスごとに設定できるため、ステータスを確認する手間がなくなり後続業務を効率化することができます。
テンプレートをカスタマイズすることで、コミュニケーションツールに通知を出せるため、用途に応じて特定のメンバーと情報連携をすることができます。
■注意事項
・kintone、GMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。
・GMOサインでの署名依頼方法はこちらをご参照ください
ステップ1：kintoneとGMOサインとGoogleドキュメントをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して操作を行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
【kintoneのマイアプリ登録】
以下の手順をご覧ください。
【GMOサインのマイアプリ登録】
マイアプリ欄の「＋新規作成」からGMOサインを選択。
アカウント名には「任意の文字列」を、アクセストークンには事前準備した値を入力し、「追加」します。
【Googleドキュメントのマイアプリ登録】
上記のGoogle スプレッドシートのナビを参考にしてください。
以上でマイアプリ登録は完了です！
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
kintoneでステータスが更新されたらGMOサインで契約書を作成し、署名依頼を送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneでプロセス管理をしている方
・特定の業務でプロセス管理を設定している方
・レコードのステータスに応じて作業を切り分けている方
2.GMOサインで契約業務を担当している方
・kintoneのレコードのステータスに応じて契約書の作成をしている方
・kintoneとGMOサインを連携して業務の効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
kintoneでプロセス管理をしていると、ステータスを都度確認する必要があるのが手間です。
複数アプリのプロセス管理を担当している場合、業務ごとに作業内容を思い返すことに煩わしさを感じているかもしれません。
このテンプレートは、kintoneのプロセス管理でステータスが更新されたら、自動的にGMOサインで契約書の作成と署名依頼を送付します。
kintoneのプロセスごとに設定できるため、ステータスを確認する手間がなくなり後続業務を効率化することができます。
テンプレートをカスタマイズすることで、コミュニケーションツールに通知を出せるため、用途に応じて特定のメンバーと情報連携をすることができます。
■注意事項
・kintone、GMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。
・GMOサインでの署名依頼方法はこちらをご参照ください
■概要
kintoneでステータスが更新されたらGMOサインで契約書を作成し、署名依頼を送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneでプロセス管理をしている方
・特定の業務でプロセス管理を設定している方
・レコードのステータスに応じて作業を切り分けている方
2.GMOサインで契約業務を担当している方
・kintoneのレコードのステータスに応じて契約書の作成をしている方
・kintoneとGMOサインを連携して業務の効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
kintoneでプロセス管理をしていると、ステータスを都度確認する必要があるのが手間です。
複数アプリのプロセス管理を担当している場合、業務ごとに作業内容を思い返すことに煩わしさを感じているかもしれません。
このテンプレートは、kintoneのプロセス管理でステータスが更新されたら、自動的にGMOサインで契約書の作成と署名依頼を送付します。
kintoneのプロセスごとに設定できるため、ステータスを確認する手間がなくなり後続業務を効率化することができます。
テンプレートをカスタマイズすることで、コミュニケーションツールに通知を出せるため、用途に応じて特定のメンバーと情報連携をすることができます。
■注意事項
・kintone、GMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。
・GMOサインでの署名依頼方法はこちらをご参照ください
以下のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
OKをクリックすると、マイプロジェクトの欄にテンプレートが追加されます。
ステップ3：kintoneのトリガー設定
0)事前にGoogleドキュメントで契約書のフォーマットを作成してください。
雛形書類はこちらの設定方法に従って、作成をお願いします。
1)テンプレートをコピーしてマイプロジェクトからフローボットを開きます。
先ほど紹介したテンプレートのアイコンをクリックしてコピーをします。テンプレートをコピーすれば、組み立てを一からする必要もないので、簡単にフローが作成できます。
2)右上の「編集する」をクリックします。
タイトルはフローの内容がわかりやすいように記入してあります。
詳細も含め、変更可能です。使用しやすいように変更してください。
3)「アプリトリガー ステータスが更新されたら(Webhook起動)」をクリックします。
4)トリガーアクションは「ステータスが更新されたら(Webhook起動)」を選択して、「次へ」をクリックします。
5)WebhookURLをコピーし、対象アプリの管理画面で設定を行なってください。
kintoneでWebhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行し、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、「保存」します。
ステップ4：kintoneからのレコード取得
6)フローに戻ったら、「データベースを操作する レコードを取得する」のアイコンをクリックします。
7)実行アクションは「レコードを取得する」を選択し、「データベースの連携」の項目を入力します。アプリIDはアプリ登録がされていれば候補から選択できます。
該当するアプリIDを選択してください。
入力できたら、「次へ」をクリックします。
8)先に連携したアウトプット(取得した値)の情報から{{レコードの値}}を入力して、「保存」します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ5：契約書の発行
9)フローに戻ったら、「書類を発行する 契約書を発行する」のアイコンをクリックします。
10)項目を入力します。
雛形書類の連携ドキュメントのファイルIDと格納先のGoogle DriveフォルダIDはGoogleドキュメントがアプリ登録されていると候補から選択が可能です。
出力ファイル名は、先に連携したkintonのアウトプット情報を引用し、埋め込むことが可能です。
入力し、「次へ」をクリックします。
11)「置換情報を取得」をクリックします。
「置換後の文字列」に、先に連携したkintoneのアウトプット(取得した値)の情報を入力します。
編集欄をクリックで選択候補が表示されます。
入力できたら、「テスト」をクリックし、テストが成功したら、「保存」します。
ステップ6：GMOサインでアクセストークンを生成
12)フローに戻ったら、「アプリと連携する アクセストークンの生成」のアイコンをクリックします。
13)アクションは「アクセストークンの生成」を選択し、「次へ」をクリックします。
14)シークレットキー、顧客IDはGMOサインにお問合せください。
項目が入力できたら、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、「保存」します。
ステップ7：GMOサインの文書登録
15)フローに戻ったら、「アプリと連携する 封筒用文書の登録」のアイコンをクリックします。
16)アクションは「封筒用文書の登録」を選択し、「次へ」をクリックします。
17)シークレットキー、顧客IDはGMOサインにお問合せください。
先にアクセストークンの生成のオペレーションで取得したアウトプット(取得した値)の情報を選択できます。
※アクセストークンの有効期限は30分です。
アクセストークンの有効期限が切れた場合は再度アクセストークンを取得してください。
ファイルの添付方法は「アウトプットを使用する」、「発行した書類」とします。
項目が入力できたら、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、「保存」します。
ステップ8：GMOサインで封筒への署名依頼
18)フローに戻ったら、「アプリと連携する 封筒への署名依頼」のアイコンをクリックします。
※GMOサインでの詳しい署名依頼方法はGMOサインで署名依頼を行うも併せてご参照ください。
19)アクションは「封筒への署名依頼」を選択し、「次へ」をクリックします。
20)項目を入力します。
シークレットキー、顧客IDはGMOサインにお問合せください。
先にアクセストークンの生成のオペレーションで取得したアウトプット情報を選択できます。
※アクセストークンの有効期限は30分です。
封筒名を設定してください。
項目が入力できたら、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、「保存」します。
これで【kintoneでステータスが更新されたらGMOサインで契約書を作成し、署名依頼を送付する】フローの完成です。
ステップ9：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
21)最後にトリガーを「ON」に切り替えて、フローボットを起動させ、一度正しく作動するか確認してください。
GMOサインからkintoneへ連携したい場合
今回はkintoneからGMOサインへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGMOサインからkintoneへのデータ連携を実施したい場合もあるかと思います。
その場合は下記のテンプレートも併せてご利用ください。
GMOサインで署名が完了したら、kintoneにレコードを追加する
GMOサインで契約書の署名が完了すると、その情報を自動的にkintoneにレコードとして登録するフローです。
これにより、契約の進捗管理が効率化され、手作業による入力ミスを防ぎながら、最新の契約状況を素早く共有できます。
契約管理の負担を軽減し、業務のスムーズな運用のサポートが期待できます。
■概要GMOサインで電子契約が完了した後、その契約情報を手作業でkintoneに転記する作業に手間を感じていませんか。この手入力のプロセスは時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用することで、GMOサインでの署名完了をトリガーに、関連情報をkintoneへ自動でレコードとして追加し、契約管理業務の効率化と正確性の向上に貢献します。■このテンプレートをおすすめする方- GMOサインとkintoneで契約管理を行い、手作業での転記に課題を感じている方
- 契約締結後のデータ入力漏れや記載ミスを防ぎ、業務の正確性を高めたい方
- 契約管理に関連する一連の業務フローを自動化し、生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット- GMOサインで署名が完了すると、自動でkintoneにレコードが追加されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記プロセスをなくすことで、入力ミスや情報連携の漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ- はじめに、GMOサインとkintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」アクションを設定し、API操作に必要な情報を取得します。
- 次に、GMOサインの「文書詳細情報の取得」アクションで、署名が完了した文書の契約者名や締結日などの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した情報を基にkintoneへ新しいレコードを追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- kintoneの「レコードを追加する」アクションにて、レコードを追加したい任意のアプリIDを設定してください。
- kintoneアプリの各フィールド（項目）に対し、前段のオペレーションでGMOサインから取得したどの情報を割り当てるかを柔軟に設定可能です。
- 特定のフィールドには、テキストなどの固定値を設定することもできます。
■注意事項- GMOサインとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。
- GMOサインの「署名が完了したら」トリガーは、API経由で署名位置の設定を実施した文書の場合のみ起動します。GMOサインの管理画面上で署名完了した文書では起動しませんのでご注意ください。
- 詳細は「GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点」をご参照ください。
- GMOサインとkintoneで契約管理を行い、手作業での転記に課題を感じている方
- 契約締結後のデータ入力漏れや記載ミスを防ぎ、業務の正確性を高めたい方
- 契約管理に関連する一連の業務フローを自動化し、生産性を向上させたい方
- GMOサインで署名が完了すると、自動でkintoneにレコードが追加されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記プロセスをなくすことで、入力ミスや情報連携の漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
- はじめに、GMOサインとkintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」アクションを設定し、API操作に必要な情報を取得します。
- 次に、GMOサインの「文書詳細情報の取得」アクションで、署名が完了した文書の契約者名や締結日などの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した情報を基にkintoneへ新しいレコードを追加します。
- kintoneの「レコードを追加する」アクションにて、レコードを追加したい任意のアプリIDを設定してください。
- kintoneアプリの各フィールド（項目）に対し、前段のオペレーションでGMOサインから取得したどの情報を割り当てるかを柔軟に設定可能です。
- 特定のフィールドには、テキストなどの固定値を設定することもできます。
- GMOサインとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。
- GMOサインの「署名が完了したら」トリガーは、API経由で署名位置の設定を実施した文書の場合のみ起動します。GMOサインの管理画面上で署名完了した文書では起動しませんのでご注意ください。
- 詳細は「GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点」をご参照ください。
GMOサインで契約が完了したらkintoneの情報を更新する
GMOサインで契約の署名が完了すると、その情報を自動的にkintoneの該当レコードに反映するフローです。
契約状況の更新を自動化することで、手作業による更新ミスを防ぎ、最新の契約情報を関係者とスピーディーに共有できます。
契約管理の負担を軽減し、業務の効率化が期待できます。
■概要GMOサインを利用した電子契約は便利ですが、契約完了後にkintoneの顧客情報を手作業で更新するプロセスに手間を感じていませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、更新漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、GMOサインでの署名完了をトリガーとして、kintoneの関連情報を自動で更新することが可能になり、契約管理業務を効率化できます。■このテンプレートをおすすめする方- GMOサインとkintoneで契約管理を行い、手作業での情報更新に手間を感じている方
- 契約完了後のステータス更新漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたいと考えている方
- 契約から顧客管理までのプロセスを一気通貫で効率化したい営業・法務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット- GMOサインでの契約完了後、自動でkintoneのレコードが更新されるため、これまで手作業で行っていた転記や更新作業の時間を削減できます
- 手入力によるステータスの更新漏れや顧客情報の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことにつながります
■フローボットの流れ- はじめに、GMOサインとkintoneをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」アクションを設定し、次に「文書詳細情報の取得」アクションで完了した契約書の情報を取得します
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを更新する」アクションを設定し、取得した情報をもとに該当のレコードを更新します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- GMOサインとの連携設定では、ご自身の環境に合わせてシークレットキーや顧客IDなどを任意で設定してください
- kintoneでレコードを更新するアクションを設定する際に、対象となるアプリIDを任意で設定してください
■注意事項- GMOサイン、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。
- GMOサインの「署名が完了したら」トリガーは、API経由で署名位置の設定を実施した文書の場合のみ起動します。GMOサインの管理画面上で署名完了した文書では起動しませんのでご注意ください。
- 詳細は「GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点」をご参照ください。
- GMOサインとkintoneで契約管理を行い、手作業での情報更新に手間を感じている方
- 契約完了後のステータス更新漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたいと考えている方
- 契約から顧客管理までのプロセスを一気通貫で効率化したい営業・法務担当者の方
- GMOサインでの契約完了後、自動でkintoneのレコードが更新されるため、これまで手作業で行っていた転記や更新作業の時間を削減できます
- 手入力によるステータスの更新漏れや顧客情報の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことにつながります
- はじめに、GMOサインとkintoneをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」アクションを設定し、次に「文書詳細情報の取得」アクションで完了した契約書の情報を取得します
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを更新する」アクションを設定し、取得した情報をもとに該当のレコードを更新します
■このワークフローのカスタムポイント
- GMOサインとの連携設定では、ご自身の環境に合わせてシークレットキーや顧客IDなどを任意で設定してください
- kintoneでレコードを更新するアクションを設定する際に、対象となるアプリIDを任意で設定してください
- GMOサイン、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。
- GMOサインの「署名が完了したら」トリガーは、API経由で署名位置の設定を実施した文書の場合のみ起動します。GMOサインの管理画面上で署名完了した文書では起動しませんのでご注意ください。
- 詳細は「GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点」をご参照ください。
kintoneやGMOサインを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、kintoneやGMOサインのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひ試してみてください！
kintoneを使ったその他の自動化例
レコード登録・更新をトリガーに、チャット・メール通知フォルダ作成、見積書発行を行います。
また、外部システムでのイベント発生をトリガーに、業務DBにレコードを自動登録し、関連ツールへ連携します。
情報の一元管理と転記作業を自動化し、データの正確性を高め、業務フローを迅速化します。
■概要
kintoneでレコードが登録されたらTalknoteに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneを利用するチームメンバー
・kintoneへのレコード追加をスムーズに把握したい方
・kintoneの追加情報をチームメンバーに迅速に共有したい方
・kintoneの特定アプリへのレコード追加をトリガーにTalknoteに通知したい方
2.各部署のリーダー・マネージャー
・kintoneの顧客情報を把握してチームの進捗管理に役立てたい方
・kintoneの特定アプリへの重要なレコード追加を見逃したくない方
・Talknoteで通知を受け取ることによってkintoneの情報をより手軽に確認したい方
■このテンプレートを使うメリット
kintoneは業務プロセスを効率化しチームのコラボレーションを促進するためのプラットフォームですが、レコードが登録されるたびにTalknoteに手動で通知を送ることは、時間と労力の無駄を生み、本来注力すべき業務に支障をきたす可能性があります。
このフローを導入することで、kintoneでのレコード登録をトリガーにTalknoteへの通知が自動化され、チームメンバーはkintoneを常に注視する必要がなくなり、重要な情報を見逃すことなく迅速に把握することができます。
例えば、顧客情報がkintoneに登録されると自動的にTalknoteへ通知が送信され、担当者は迅速に対応することができます。
■注意事項
・kintone、TalknoteのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要kintoneで顧客や案件の管理を行い、関連する書類はGoogle Driveで保管しているものの、レコードを登録するたびに手動でフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、kintoneに新しいレコードが登録されると、指定した情報を基にGoogle Driveへ自動でフォルダを作成し、手作業による情報管理の非効率を削減します。■このテンプレートをおすすめする方- kintoneとGoogle Driveを併用しており、手作業でのフォルダ作成を自動化したい方
- 案件や顧客ごとにファイルを管理しており、フォルダの作成漏れや命名ミスを防ぎたい方
- kintoneのレコード情報に基づいたフォルダ管理を効率的に行いたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- kintoneにレコードが登録されると自動でGoogle Driveにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成忘れや、レコード情報との紐付けミスといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の精度が向上します。
■フローボットの流れ- はじめに、kintoneとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでkintoneの「登録されたレコード情報を取得」アクションを設定し、トリガーで取得したレコードの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、kintoneから取得した情報を基にフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- kintoneのトリガー設定では、どのアプリのレコード登録を検知の対象とするか任意で設定が可能です。
- Google Driveで作成するフォルダの名称は、kintoneのレコードから取得した情報（会社名や案件名など）を組み合わせて任意で設定できます。
■注意事項- kintone、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要kintoneに新しい顧客情報や案件情報を登録した後、関係者へGmailで通知する作業を手動で行っていませんか？定型的ながらも重要なこの業務は、対応漏れや連絡の遅れが発生しやすく、手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが追加されたタイミングを検知し、設定した内容のメールをGmailから自動で送信できます。これにより、通知業務の抜け漏れを防ぎ、迅速な情報共有を実現します。■このテンプレートをおすすめする方- kintoneへのレコード追加後、Gmailでの通知を手作業で行っている方
- kintoneとGmailを連携させ、情報共有のスピードと正確性を高めたい方
- 定型的なメール送信業務を自動化して、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- kintoneにレコードが追加されるとGmailが自動で送信されるため、これまで手作業で行っていたメール作成や送信の時間を短縮できます。
- 手作業によるメール送信がなくなることで、宛先の間違いや通知漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、kintoneとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送信する」アクションを設定し、kintoneで取得した情報をもとにメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- kintoneのトリガー設定では、連携対象としたいアプリのサブドメイン名とアプリIDを任意で設定してください。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、通知先のメールアドレスを任意に設定できます。
- Gmailの本文には、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したkintoneのレコード情報（顧客名や案件名など）を変数として埋め込むことが可能です。
■注意事項- kintone、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要kintoneで案件管理を行っているものの、ステータスが「見積もり提出」などに更新された後、手作業で見積書を作成・送付する業務に手間を感じていませんか？ 多忙な中で対応すると、金額の転記ミスや送付漏れなどのヒューマンエラーが発生する可能性もあります。 このワークフローを活用すれば、kintoneのステータス更新をトリガーとして、見積書の発行から承認、メール送付までの一連の流れを自動化し、これらの課題をスムーズに削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方- kintoneで案件管理を行っており、見積書作成・送付業務を効率化したい営業担当者の方
- 営業担当者の依頼を受けて見積書を作成しており、手作業によるミスを減らしたい営業事務の方
- kintoneを中心とした営業プロセスの自動化によって、チームの生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット- kintoneのステータスを更新するだけで見積書が自動で発行・送付されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
- kintoneの情報を基に処理が実行されるため、手作業による金額の入力間違いや送付先の誤りといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、kintone、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「ステータスが更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでkintoneの「サブテーブルを取得する」アクションを設定し、見積もりに必要な情報を取得します
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「見積書を発行する」アクションを設定し、取得した情報を基に見積書を作成します
- 次に、オペレーションで「見積もり内容の承認」を依頼するアクションを設定し、社内の承認フローを構築します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、承認された見積書を添付して取引先に送付します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- kintoneのトリガー設定では、ステータス更新を検知するデータベース（アプリ）を任意のものに設定してください。
- Google スプレッドシートで見積書を発行する際に、雛形として利用するファイルは任意で設定可能です。
- Gmailでメールを送付するアクションでは、件名や本文に差し込むkintoneの案件情報などを任意で設定できます。
■注意事項- kintone、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
kintoneで管理している顧客情報や案件情報が更新された際、変更内容を都度確認し、関係者に連絡するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、kintoneで特定のレコードが編集されたタイミングを検知し、自動でLINE WORKSに必要な情報を通知できるため、手作業による連絡の手間や伝達漏れといった課題を解消し、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneのレコード更新をチームに共有する作業を効率化したい方
- LINE WORKSを活用して、リアルタイムな情報共有体制を構築したい方
- 手作業での通知による連絡漏れや遅延を防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneでレコードが編集されると自動でLINE WORKSに通知が飛ぶため、これまで手作業で行っていた連絡の時間を短縮できます。
- 手作業による情報共有で発生しがちな、通知漏れや内容の誤りといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確な情報伝達を支援します。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとLINE WORKSをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが編集されたら（即時起動）」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、編集されたレコードの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでLINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」アクションを設定し、取得したレコード情報を指定のトークルームに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいアプリ（データベース）を任意で設定してください。
- LINE WORKSへの通知メッセージは、kintoneから取得した情報（顧客名、案件の進捗状況など）を組み合わせて、自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
・kintone、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要Googleフォームで集めたアンケートや問い合わせの回答を、kintoneへ手作業で転記するのは手間がかかるうえ、入力ミスや対応漏れの原因にもなりがちです。特に、迅速な対応が求められる場面では、このタイムラグが大きな課題となることもあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに新しい回答が送信されたタイミングで、自動的にkintoneへ情報が登録されるため、こうしたデータ入力に関する課題を削減し、業務の効率化を実現します。■このテンプレートをおすすめする方- Googleフォームとkintoneを連携させ、データ入力を自動化したいと考えている方
- 問い合わせやアンケートの回答をkintoneで一元管理し、対応の迅速化を図りたい方
- 手作業によるデータ転記の手間や、入力ミスなどのヒューマンエラーを削減したい方
■このテンプレートを使うメリット- Googleフォームに回答が送信されると自動でkintoneにデータが登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるデータの転記作業がなくなるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ- はじめに、GoogleフォームとkintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでkintoneを選択し、「フォームの回答を格納する」アクションを設定し、Googleフォームの回答内容をkintoneの各フィールドに紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- トリガー設定において、回答を検知する対象のGoogleフォームは任意で設定可能です。
- kintoneに連携する際、登録先のアプリや、フォームのどの回答をkintoneのどのフィールドに登録するかといった情報は任意で設定できます。
■注意事項- Googleフォーム、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
■概要
楽楽販売の任意のレコード情報をkintoneのデータベースに追加してにOutlookに送信するフローです。
楽楽販売で自動処理設定を行い、楽楽販売上で選択したレコード情報をkintoneに登録してOutlookに送信することができます。
楽楽販売で自動処理設定を行う方法はこちらの記事を参照ください。
■注意事項
・kintone、楽楽販売、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
・楽楽販売はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
・無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
◼️概要
月末になったらスマレジで在庫更新してkintoneに情報追加するフローです。
月末の業務フローを自動化できる為、漏れを防ぐことができ業務の効率化を図れます。
◼️注意事項
・スマレジ、kintoneそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要展示会や商談で受け取った名刺の管理に手間を感じていませんか。一枚ずつ情報を手入力するのは時間がかかるだけでなく、入力ミスが発生するリスクもあります。このワークフローを活用すれば、名刺の画像ファイルをアップロードするだけで、OCR機能が情報を自動で読み取り、kintoneのデータベースへ格納までを完結させることが可能です。面倒な名刺データの入力を自動化し、正確な顧客情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- 名刺交換後のデータ入力作業に時間を取られている営業やマーケティング担当者の方
- kintoneを活用した顧客情報管理を、より効率的に行いたいと考えている方
- OCR機能を活用して、紙媒体からのデータ入力業務を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- 名刺の画像ファイルをアップロードするだけでkintoneへデータが自動で格納されるため、手入力にかかっていた時間を削減できます。
- 手作業による転記が不要になることで、名前や連絡先などの入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ- はじめに、kintoneとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、名刺の画像ファイルをアップロードするためのフォームを作成します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「OCRで文字を抽出」アクションを設定し、フォームから受け取った名刺画像内の文字を抽出します。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードの登録」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を指定のアプリに登録します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、担当者へ登録完了を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- フォームトリガー機能では、名刺画像以外にも、担当者名などの情報を入力させる項目を任意で追加・編集できます。
- OCR機能では、名刺から抽出したい項目（会社名、氏名、電話番号など）を任意で設定することが可能です。
- kintoneにレコードを登録する際、OCRで抽出した情報やフォームで入力された情報を、どのフィールドに格納するかを任意で設定できます。
- Gmailでの通知設定では、宛先、件名、本文を自由に設定でき、kintoneに登録された顧客名などの情報を含めることも可能です。
■注意事項- kintone、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要freee会計で経費申請が承認された後、その内容をkintoneに転記し、関係者にGoogle Chatで通知するといった一連の作業に手間を感じていませんか？手作業による転記ミスや通知漏れは、業務の正確性を損なう原因にもなります。このワークフローを利用すれば、freee会計での承認をきっかけに、kintoneへのデータ格納からGoogle Chatへの通知までを自動で実行できるため、経理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- freee会計とkintoneを利用し、経費申請の処理を効率化したい経理担当者の方
- 手作業でのデータ転記や通知によるミスを減らし、業務の正確性を高めたい管理者の方
- 経費精算後のデータ管理や情報共有のフローを自動化したいと考えているチームの方
■このテンプレートを使うメリット- freee会計での経費申請承認後、kintoneへのデータ格納と通知が自動で完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 申請内容の転記や通知が自動化されることで、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性が向上します。
■フローボットの流れ- はじめに、freee会計、kintone、Google ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでfreee会計を選択し、「経費申請が承認されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでfreee会計の「申請内容の詳細を取得」アクションを設定し、承認された経費申請の情報を取得します。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した情報を基にレコードを登録します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、指定のスペースに完了通知を送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- kintoneでレコードを追加する際、対象のアプリや、格納する申請内容の項目は任意で設定してください。
- Google Chatへの通知では、メッセージを送信するスペースや、上長へのメンションを含む通知の本文などを自由にカスタマイズできます。
■注意事項- freee会計、kintone、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
■概要
kintoneでレコードが登録されたらTalknoteに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneを利用するチームメンバー
・kintoneへのレコード追加をスムーズに把握したい方
・kintoneの追加情報をチームメンバーに迅速に共有したい方
・kintoneの特定アプリへのレコード追加をトリガーにTalknoteに通知したい方
2.各部署のリーダー・マネージャー
・kintoneの顧客情報を把握してチームの進捗管理に役立てたい方
・kintoneの特定アプリへの重要なレコード追加を見逃したくない方
・Talknoteで通知を受け取ることによってkintoneの情報をより手軽に確認したい方
■このテンプレートを使うメリット
kintoneは業務プロセスを効率化しチームのコラボレーションを促進するためのプラットフォームですが、レコードが登録されるたびにTalknoteに手動で通知を送ることは、時間と労力の無駄を生み、本来注力すべき業務に支障をきたす可能性があります。
このフローを導入することで、kintoneでのレコード登録をトリガーにTalknoteへの通知が自動化され、チームメンバーはkintoneを常に注視する必要がなくなり、重要な情報を見逃すことなく迅速に把握することができます。
例えば、顧客情報がkintoneに登録されると自動的にTalknoteへ通知が送信され、担当者は迅速に対応することができます。
■注意事項
・kintone、TalknoteのそれぞれとYoomを連携してください。
- kintoneとGoogle Driveを併用しており、手作業でのフォルダ作成を自動化したい方
- 案件や顧客ごとにファイルを管理しており、フォルダの作成漏れや命名ミスを防ぎたい方
- kintoneのレコード情報に基づいたフォルダ管理を効率的に行いたいと考えている方
- kintoneにレコードが登録されると自動でGoogle Driveにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成忘れや、レコード情報との紐付けミスといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の精度が向上します。
- はじめに、kintoneとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでkintoneの「登録されたレコード情報を取得」アクションを設定し、トリガーで取得したレコードの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、kintoneから取得した情報を基にフォルダを作成します。
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、どのアプリのレコード登録を検知の対象とするか任意で設定が可能です。
- Google Driveで作成するフォルダの名称は、kintoneのレコードから取得した情報（会社名や案件名など）を組み合わせて任意で設定できます。
- kintone、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- kintoneへのレコード追加後、Gmailでの通知を手作業で行っている方
- kintoneとGmailを連携させ、情報共有のスピードと正確性を高めたい方
- 定型的なメール送信業務を自動化して、コア業務に集中したいと考えている方
- kintoneにレコードが追加されるとGmailが自動で送信されるため、これまで手作業で行っていたメール作成や送信の時間を短縮できます。
- 手作業によるメール送信がなくなることで、宛先の間違いや通知漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
- はじめに、kintoneとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送信する」アクションを設定し、kintoneで取得した情報をもとにメールを送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、連携対象としたいアプリのサブドメイン名とアプリIDを任意で設定してください。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、通知先のメールアドレスを任意に設定できます。
- Gmailの本文には、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したkintoneのレコード情報（顧客名や案件名など）を変数として埋め込むことが可能です。
- kintone、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- kintoneで案件管理を行っており、見積書作成・送付業務を効率化したい営業担当者の方
- 営業担当者の依頼を受けて見積書を作成しており、手作業によるミスを減らしたい営業事務の方
- kintoneを中心とした営業プロセスの自動化によって、チームの生産性を向上させたい方
- kintoneのステータスを更新するだけで見積書が自動で発行・送付されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
- kintoneの情報を基に処理が実行されるため、手作業による金額の入力間違いや送付先の誤りといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
- はじめに、kintone、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「ステータスが更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでkintoneの「サブテーブルを取得する」アクションを設定し、見積もりに必要な情報を取得します
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「見積書を発行する」アクションを設定し、取得した情報を基に見積書を作成します
- 次に、オペレーションで「見積もり内容の承認」を依頼するアクションを設定し、社内の承認フローを構築します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、承認された見積書を添付して取引先に送付します
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、ステータス更新を検知するデータベース（アプリ）を任意のものに設定してください。
- Google スプレッドシートで見積書を発行する際に、雛形として利用するファイルは任意で設定可能です。
- Gmailでメールを送付するアクションでは、件名や本文に差し込むkintoneの案件情報などを任意で設定できます。
- kintone、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
kintoneで管理している顧客情報や案件情報が更新された際、変更内容を都度確認し、関係者に連絡するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、kintoneで特定のレコードが編集されたタイミングを検知し、自動でLINE WORKSに必要な情報を通知できるため、手作業による連絡の手間や伝達漏れといった課題を解消し、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneのレコード更新をチームに共有する作業を効率化したい方
- LINE WORKSを活用して、リアルタイムな情報共有体制を構築したい方
- 手作業での通知による連絡漏れや遅延を防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneでレコードが編集されると自動でLINE WORKSに通知が飛ぶため、これまで手作業で行っていた連絡の時間を短縮できます。
- 手作業による情報共有で発生しがちな、通知漏れや内容の誤りといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確な情報伝達を支援します。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとLINE WORKSをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが編集されたら（即時起動）」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、編集されたレコードの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでLINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」アクションを設定し、取得したレコード情報を指定のトークルームに送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいアプリ（データベース）を任意で設定してください。
- LINE WORKSへの通知メッセージは、kintoneから取得した情報（顧客名、案件の進捗状況など）を組み合わせて、自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
・kintone、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームとkintoneを連携させ、データ入力を自動化したいと考えている方
- 問い合わせやアンケートの回答をkintoneで一元管理し、対応の迅速化を図りたい方
- 手作業によるデータ転記の手間や、入力ミスなどのヒューマンエラーを削減したい方
- Googleフォームに回答が送信されると自動でkintoneにデータが登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるデータの転記作業がなくなるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
- はじめに、GoogleフォームとkintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでkintoneを選択し、「フォームの回答を格納する」アクションを設定し、Googleフォームの回答内容をkintoneの各フィールドに紐付けます。
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガー設定において、回答を検知する対象のGoogleフォームは任意で設定可能です。
- kintoneに連携する際、登録先のアプリや、フォームのどの回答をkintoneのどのフィールドに登録するかといった情報は任意で設定できます。
- Googleフォーム、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
■概要
楽楽販売の任意のレコード情報をkintoneのデータベースに追加してにOutlookに送信するフローです。
楽楽販売で自動処理設定を行い、楽楽販売上で選択したレコード情報をkintoneに登録してOutlookに送信することができます。
楽楽販売で自動処理設定を行う方法はこちらの記事を参照ください。
■注意事項
・kintone、楽楽販売、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
・楽楽販売はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
・無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
◼️概要
月末になったらスマレジで在庫更新してkintoneに情報追加するフローです。
月末の業務フローを自動化できる為、漏れを防ぐことができ業務の効率化を図れます。
◼️注意事項
・スマレジ、kintoneそれぞれとYoomを連携させてください。
■このテンプレートをおすすめする方
- 名刺交換後のデータ入力作業に時間を取られている営業やマーケティング担当者の方
- kintoneを活用した顧客情報管理を、より効率的に行いたいと考えている方
- OCR機能を活用して、紙媒体からのデータ入力業務を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 名刺の画像ファイルをアップロードするだけでkintoneへデータが自動で格納されるため、手入力にかかっていた時間を削減できます。
- 手作業による転記が不要になることで、名前や連絡先などの入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、名刺の画像ファイルをアップロードするためのフォームを作成します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「OCRで文字を抽出」アクションを設定し、フォームから受け取った名刺画像内の文字を抽出します。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードの登録」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を指定のアプリに登録します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、担当者へ登録完了を通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、名刺画像以外にも、担当者名などの情報を入力させる項目を任意で追加・編集できます。
- OCR機能では、名刺から抽出したい項目（会社名、氏名、電話番号など）を任意で設定することが可能です。
- kintoneにレコードを登録する際、OCRで抽出した情報やフォームで入力された情報を、どのフィールドに格納するかを任意で設定できます。
- Gmailでの通知設定では、宛先、件名、本文を自由に設定でき、kintoneに登録された顧客名などの情報を含めることも可能です。
■注意事項
- kintone、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- freee会計とkintoneを利用し、経費申請の処理を効率化したい経理担当者の方
- 手作業でのデータ転記や通知によるミスを減らし、業務の正確性を高めたい管理者の方
- 経費精算後のデータ管理や情報共有のフローを自動化したいと考えているチームの方
- freee会計での経費申請承認後、kintoneへのデータ格納と通知が自動で完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 申請内容の転記や通知が自動化されることで、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性が向上します。
- はじめに、freee会計、kintone、Google ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでfreee会計を選択し、「経費申請が承認されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでfreee会計の「申請内容の詳細を取得」アクションを設定し、承認された経費申請の情報を取得します。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した情報を基にレコードを登録します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、指定のスペースに完了通知を送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneでレコードを追加する際、対象のアプリや、格納する申請内容の項目は任意で設定してください。
- Google Chatへの通知では、メッセージを送信するスペースや、上長へのメンションを含む通知の本文などを自由にカスタマイズできます。
- freee会計、kintone、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
GMOサインを使ったその他の自動化例
契約書の署名・締結が完了したら、チャットツールへ通知、データベースの情報を自動更新、クラウドストレージにファイルを格納します。
また、外部システムでのイベント発生をトリガーに、契約書を自動作成・送付します。
契約締結後の情報連携と契約書送付フローを自動化し、業務効率とコンプライアンスを向上します。
■概要GMOサインを用いた契約締結業務において、署名完了のステータス確認や関係者への連絡に手間を感じていませんか？ 手動での確認作業は対応の遅れにつながることもあり、円滑な業務進行の妨げになる場合があります。 このワークフローを活用すれば、GMOサインで署名が完了したタイミングで自動的にSlackへ通知されるため、契約業務の進捗管理が効率化され、スムーズな情報共有が実現します。■このテンプレートをおすすめする方- GMOサインでの契約締結状況を都度確認している法務や営業担当者の方
- 署名完了の連絡を手作業で行っており、対応漏れや遅延を防ぎたい方
- GMOサインとSlackを連携させ、契約業務の進捗管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット- GMOサインで署名が完了すると自動で通知が飛ぶため、進捗確認や連絡の手間を省き、時間を有効活用できます
- 関係者への情報共有が自動化されることで、手動での連絡漏れや遅延といったヒューマンエラーを防止します
■フローボットの流れ- はじめに、GMOサインとSlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」「封筒状態の取得」「文書の取得」アクションを順に設定し、完了した契約の詳細情報を取得します
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得した情報を指定のチャンネルに通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- GMOサインの設定では、ご利用の環境に応じたシークレットキーや顧客IDなどを任意で設定してください
- Slackにメッセージを送る設定では、通知先のチャンネルIDや、契約者名などを含めた通知メッセージの内容を任意で設定可能です
■注意事項- GMOサイン、SlackのそれぞれとYoomを連携してください
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください
- GMOサインの「署名が完了したら」トリガーは、API経由で署名位置の設定を実施した文書の場合のみ起動します。GMOサインの管理画面上で署名完了した文書では起動しませんのでご注意ください
- 詳細は「GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点」をご参照ください
■概要GMOサインで電子契約が完了した後、Airtableで管理している契約ステータスを手動で更新する作業に手間を感じていませんか。 この手作業は、更新漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。 このワークフローを活用すれば、GMOサインで契約が完了したタイミングをトリガーにして、Airtableのレコードを自動で更新できます。 契約管理における一連の業務を効率化し、より正確な情報管理を実現します。■このテンプレートをおすすめする方- GMOサインとAirtableを用いて契約管理を行っており、手動での情報更新に課題を感じている方
- 契約ステータスの更新漏れや入力ミスを防ぎ、管理体制を強化したい法務・営業担当者の方
- 電子契約締結から顧客情報管理まで、一連の業務フローを自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- GMOサインでの署名完了を検知し、自動でAirtableのレコードが更新されるため、手作業でのステータス反映にかかる時間を削減できます
- 手動でのデータ更新作業が不要になるため、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、契約情報を正確に保つことに繋がります
■フローボットの流れ- はじめに、GMOサインとAirtableをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」と「文書詳細情報の取得」アクションを順に設定します
- 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを更新」アクションを設定し、GMOサインから取得した情報を紐付けます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- GMOサインを連携する際に、シークレットキーや顧客IDなどをユーザー自身の環境に合わせて設定してください
- Airtableのレコードを更新するアクションでは、GMOサインから取得した値を引用し、更新したいフィールドを任意で設定してください
■注意事項- GMOサイン、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください
- GMOサインの「署名が完了したら」トリガーは、API経由で署名位置の設定を実施した文書の場合のみ起動します。GMOサインの管理画面上で署名完了した文書では起動しませんのでご注意ください
- 詳細は「GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点」をご参照ください。
■概要電子契約サービス「GMOサイン」で契約が完了した際、管理用のGoogle スプレッドシートにステータスを手動で更新する作業は、手間がかかる上に更新漏れのリスクも伴います。特に契約件数が多い場合には、担当者の大きな負担となることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、GMOサインで契約が完了した情報をトリガーとして、Google スプレッドシートの情報を自動で更新できるため、こうした契約管理にまつわる課題を解消します。■このテンプレートをおすすめする方- GMOサインでの契約完了後、Google スプレッドシートへの手動更新に手間を感じている方
- 契約ステータスの更新漏れや入力ミスを防ぎ、正確な情報管理を実現したい法務・営業担当者の方
- 契約管理業務の自動化を推進し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- GMOサインでの署名完了を検知して、自動でGoogle スプレッドシートの情報が更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、更新漏れや入力間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、契約情報の正確性を保ちます。
■フローボットの流れ- はじめに、GMOサインとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンを生成する」アクションを設定し、続けて「文書詳細情報を取得する」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、取得した情報をもとに特定のレコードを更新します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- GMOサインとの連携設定では、ご利用の環境に応じたシークレットキーや顧客IDなどを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートでレコードを更新するアクションでは、更新対象としたいスプレッドシートのIDなどを任意で設定してください。
■注意事項- GMOサイン、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。
- GMOサインの「署名が完了したら」トリガーは、API経由で署名位置の設定を実施した文書の場合のみ起動します。GMOサインの管理画面上で署名完了した文書では起動しませんのでご注意ください。
- 詳細は「GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点」をご参照ください。
■概要GMOサインで電子契約が完了した後、締結済みの書類をダウンロードし、手作業でBoxへ格納する作業に手間を感じていませんか。 この一連の作業は、対応漏れや格納ミスといったリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、GMOサインでの書類締結をトリガーに、自動でBoxの指定フォルダへファイルが格納されるため、こうした課題を解消できます。契約書管理の自動化を実現し、より安全で効率的な業務フローを構築しましょう。■このテンプレートをおすすめする方- GMOサインとBoxを併用し、契約書の締結から保管までを行っている方
- 手作業でのファイルダウンロードやアップロードに手間や時間を要している方
- 契約書の格納漏れや管理の属人化といった課題を解消したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- GMOサインでの締結完了後、自動でBoxにファイルが格納されるため、これまで手作業で行っていた一連の作業時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの格納忘れや、誤ったフォルダへの保存といったヒューマンエラーを防ぎ、契約書の管理精度を高めます。
■フローボットの流れ- はじめに、GMOサインとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」「文書の取得」「文書をダウンロード」を順に設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」を設定し、前のステップでダウンロードしたファイルを格納するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- GMOサインとの連携設定では、ご自身の環境に応じたシークレットキーや顧客ID、アクセストークンなどを設定してください。
- Boxにファイルをアップロードするオペレーションでは、格納先のフォルダを指定するコンテンツIDや、任意のファイル名を設定できます。
■注意事項- GMOサイン、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。
- GMOサインの「署名が完了したら」トリガーは、API経由で署名位置の設定を実施した文書の場合のみ起動します。GMOサインの管理画面上で署名完了した文書では起動しませんのでご注意ください。
- 詳細は「GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点」をご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要GMOサインで電子契約が完了した後、その内容を顧客情報管理ツールである@pocketに手作業で転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、GMOサインで署名が完了したタイミングで、@pocketの情報を自動で更新できるため、契約管理業務の効率化を実現します。■このテンプレートをおすすめする方- GMOサインと@pocketを利用しており、二重入力の手間に課題を感じている方
- 電子契約後の顧客情報の更新を自動化し、作業ミスを減らしたいと考えている方
- 契約管理業務を効率化して、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- GMOサインでの署名完了をトリガーに@pocketの情報が自動で更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になることで、情報の入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ- はじめに、GMOサインと@pocketをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」と「文書詳細情報の取得」アクションを設定し、完了した契約書の情報を取得します。
- 最後に、オペレーションで@pocketのアクションを設定し、前のステップで取得した契約情報を任意のフィールドに更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- GMOサインとの連携設定では、ご利用の環境に応じたシークレットキーや顧客IDなどを設定してください。
- @pocketのオペレーションでは、GMOサインから取得した契約者名や契約日などの値を、@pocket内のどのフィールドに反映させるかを自由に設定できます。
■注意事項- GMOサイン、@pocketのそれぞれとYoomを連携してください。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください
- GMOサインの「署名が完了したら」トリガーは、API経由で署名位置の設定を実施した文書の場合のみ起動します。GMOサインの管理画面上で署名完了した文書では起動しませんのでご注意ください。
- 詳細は「GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点」をご参照ください。
■概要契約書の送付業務において、フォームに入力された情報を確認し、手作業でGMOサインに転記して送付するのは手間がかかる作業です。また、重要な情報を取り扱うため、入力ミスなどのヒューマンエラーにも注意が必要となります。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されるだけで、GMOサインでの契約書送付（封筒への署名依頼）までの一連の流れを自動化し、こうした課題の円滑な削減に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方- GMOサインを利用した契約書の送付業務を手作業で行っている法務や営業担当者の方
- 入力フォームからGMOサインへの情報転記作業に、手間やミスを感じている方
- 契約書送付プロセス全体の自動化を検討し、業務の属人化を防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- フォームへの入力情報を基にGMOサインでの契約書送付が自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力内容の間違いや送付漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、GMOサインをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、契約書送付に関する情報を入力するフォームを設定します。
- 次に、オペレーションで「承認を依頼する」アクションを設定し、送付前の承認フローを組み込みます。
- その後、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」と「封筒用文書の登録」アクションを順に設定します。
- 最後に、オペレーションでGMOサインの「封筒への署名依頼」アクションを設定し、フォームの情報を基に契約書を送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- トリガーとなるフォームでは、契約相手の企業名や担当者名など、送付に必要な質問項目を任意で設定してください。
- GMOサインへの署名依頼で連携する、宛先のメールアドレスや氏名といった情報は、フォームで取得した値の中から任意で設定可能です。
■注意事項- GMOサインとYoomを連携してください。
■概要
HubSpotで取引が成立した際、GMOサインのAPI連携に必要なアクセストークンを手動で取得・更新する作業が煩わしく感じていませんか？定期的な作業でありながら更新を忘れやすく、アクセストークンが失効するとAPI連携が停止するリスクもあります。
このワークフローを活用すれば、HubSpotでの取引成立をトリガーとして、GMOサインのアクセストークンを自動で取得し、指定した署名依頼を行うことができます。手作業による更新の手間をなくし、API連携の安定性を確保します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotでの取引成立を契機に、GMOサインでアクセストークンを自動取得したい方
- 定期的なトークン取得作業を自動化し、API連携を安定させたい方
- アクセストークンの有効期限切れによるAPI連携エラーを防ぎ、業務の効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
HubSpotでの取引成立と連携することで、アクセストークンの取得がスムーズに自動化されます。これまで手動で行っていた更新作業にかかる時間を削減し、業務の効率化が進みます。
手動での更新忘れやミスを防ぎ、トークンの失効による連携の中断を防ぐことができ、API連携が安定して稼働します。
業務の自動化を進めることで、より高い生産性を実現し、重要な業務にリソースを集中できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GMOサインとHubSpotをYoomと連携します
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「取引が指定のステージに更新されたら」アクションを設定します
- 次に、オペレーションでHubSpotを選択し、「取引情報の取得」アクションを設定します
- 次に、オペレーションでHubSpotを選択し、「会社情報の取得」アクションを設定します
- 次に、オペレーションでHubSpotを選択し、「コンタクトの取得」アクションを設定します
- 次に、オペレーションでGMOサインを選択し、「アクセストークンの生成」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGMOサインを選択し、「テンプレート署名依頼（相手先署名のみ）」アクションを設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- GMOサインでアクセストークンを生成するアクションでは、ご利用の環境に応じたシークレットキーと顧客IDを正しく設定してください
■注意事項
- GMOサイン、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
クラウドサインで重要な書類の締結が完了した後、その文書をGMOサインにも手動でアップロードする作業は、手間と時間がかかる上にミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを利用すれば、クラウドサインで特定の書類の締結が完了したタイミングを検知し、自動でGMOサインに文書をアップロードするため、これらの課題を解消し、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- クラウドサインとGMOサイン間で、手作業での書類連携に課題を感じている方
- 契約書類の管理プロセスを自動化し、作業時間を削減したい法務・総務担当者の方
- 電子契約システム間のデータ連携におけるヒューマンエラーを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
- クラウドサインでの書類締結完了をトリガーに、GMOサインへの文書アップロードが自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの取り違えやアップロード漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、契約関連業務の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、クラウドサインとGMOサインをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでクラウドサインを選択し、「書類の締結が完了したら」というアクションを設定します。このトリガーで監視する書類の種類や条件を指定することも可能です。
- オペレーションで、分岐機能を設定します。ここで、特定の条件（例：ファイル名に特定の文字列が含まれるなど）に合致する場合のみ、後続の処理に進むように設定します。
- 次に、オペレーションでクラウドサインの「書類に添付されたファイルのリストを取得」アクションを設定し、締結済み書類に関連するファイル情報を取得します。
- 続けて、オペレーションでクラウドサインの「書類の添付ファイルを取得」アクションを設定し、具体的なファイルデータを取得します。
- オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの設定」を行い、GMOサインAPIへの接続を確立します。
- 次に、オペレーションでGMOサインの「トランザクションIDの取得」アクションを設定し、文書アップロードに必要なIDを取得します。
- 最後に、オペレーションでGMOサインの「文書のアップロード」アクションを設定し、クラウドサインから取得した書類ファイルをGMOサインへ自動でアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能のコマンドオペレーションでは、クラウドサインから連携されるファイル情報（例：ファイル名など）に含まれる特定の文字列を条件として設定できます。例えば、「契約書」というキーワードが含まれている書類のみをGMOサインへアップロードする、といったように、業務要件に合わせて柔軟に処理対象を絞り込むことが可能です。
■注意事項
- クラウドサイン、GMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- クラウドサインの無料プランと有料プランでは、ファイルの添付可否などの制限に違いがありますのでご注意ください。詳しくは以下をご参照ください。
■概要
Salesforceのカスタムオブジェクトに新しいレコードが追加されるたびに、手作業で契約書を作成し、GMOサインで送付する業務は、時間と手間がかかるのではないでしょうか？
特に、迅速な契約締結が求められる場面では、この手作業がボトルネックとなり、機会損失に繋がる可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Salesforceへのレコード追加をトリガーとして、Googleドキュメントでの契約書発行からGMOサインでの送付までの一連の流れを自動化でき、これらの課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SalesforceとGMOサインを利用し、契約書送付業務の効率化を検討している営業担当者の方
- カスタムオブジェクトのデータに基づいた契約書作成と送付を手作業で行っている法務・総務担当の方
- 契約プロセスの自動化を進め、業務の生産性向上を目指すマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceへのレコード追加からGMOサインでの契約書送付までが自動化されるため、手作業にかかっていた時間を削減し、コア業務に集中できます。
- 手作業による契約書作成時の情報入力ミスや、送付漏れといったヒューマンエラーのリスクを減らし、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Salesforce、Googleドキュメント、GMOサインをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「カスタムオブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで検知したレコードの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに契約書を自動で作成します。
- その後、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGMOサインの「封筒用文書の登録」アクションを設定し、発行した契約書をGMOサインにアップロードします。
- 最後に、オペレーションでGMOサインの「封筒への署名依頼」アクションを設定し、関係者へ契約書の署名を依頼します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceのトリガー設定「カスタムオブジェクトに新規レコードが登録されたら」では、対象とするカスタムオブジェクトのAPI参照名、取得するフィールド項目名、そしてマイドメインURLを任意で設定してください。
- Salesforceのオペレーション「レコードを取得する」では、取得したいレコードの条件を任意で設定します。
- Googleドキュメントのオペレーション「書類を発行する」では、使用する雛形書類と発行書類の連携、そしてSalesforceから取得した情報をどの部分に差し込むかの置換条件を任意で設定してください。
- GMOサインのオペレーション「アクセストークンを生成」では、ご自身のシークレットキーと顧客IDを任意で設定します。
- GMOサインのオペレーション「封筒用文書の登録」では、生成したアクセストークンなどを任意で設定してください。
- GMOサインのオペレーション「封筒への署名依頼」では、送付する封筒名、登録した文書リスト、そして自社の署名情報などを任意で設定します。
■注意事項
- Salesforce、Googleドキュメント、GMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら、GMOサインで契約書を送付するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. ジョブカン経費精算・ワークフローを利用して申請管理を行っている方
・ ジョブカン経費精算・ワークフローでの申請承認手続きを効率化したいと考える方
・申請が承認された後にすぐに次のステップに進みたい方
2.GMOサインを利用して契約書の送付を行っている方
・契約書の送付手続きを自動化し、手間を減らしたい方
・複数の契約書を同時に送付する際の効率を上げたい方
■このテンプレートを使うメリット
ジョブカン経費精算・ワークフローとGMOサインを連携させることで、申請が承認された際に自動的に契約書を送付することが可能になります。
このフローを活用することで、多くのメリットが期待できます。
まず、契約書送付のプロセスが自動化されるため、手作業で行っていた場合の手間や人為的なミスを削減できます。
これにより、業務効率が向上し、他の重要な業務に時間を割くことができます。
また、迅速な契約書送付により、ビジネスの迅速な進行が可能となり、顧客満足度の向上につながるでしょう。
- GMOサインでの契約締結状況を都度確認している法務や営業担当者の方
- 署名完了の連絡を手作業で行っており、対応漏れや遅延を防ぎたい方
- GMOサインとSlackを連携させ、契約業務の進捗管理を効率化したい方
- GMOサインで署名が完了すると自動で通知が飛ぶため、進捗確認や連絡の手間を省き、時間を有効活用できます
- 関係者への情報共有が自動化されることで、手動での連絡漏れや遅延といったヒューマンエラーを防止します
- はじめに、GMOサインとSlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」「封筒状態の取得」「文書の取得」アクションを順に設定し、完了した契約の詳細情報を取得します
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得した情報を指定のチャンネルに通知します
■このワークフローのカスタムポイント
- GMOサインの設定では、ご利用の環境に応じたシークレットキーや顧客IDなどを任意で設定してください
- Slackにメッセージを送る設定では、通知先のチャンネルIDや、契約者名などを含めた通知メッセージの内容を任意で設定可能です
- GMOサイン、SlackのそれぞれとYoomを連携してください
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください
- GMOサインの「署名が完了したら」トリガーは、API経由で署名位置の設定を実施した文書の場合のみ起動します。GMOサインの管理画面上で署名完了した文書では起動しませんのでご注意ください
- 詳細は「GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点」をご参照ください
- GMOサインとAirtableを用いて契約管理を行っており、手動での情報更新に課題を感じている方
- 契約ステータスの更新漏れや入力ミスを防ぎ、管理体制を強化したい法務・営業担当者の方
- 電子契約締結から顧客情報管理まで、一連の業務フローを自動化したいと考えている方
- GMOサインでの署名完了を検知し、自動でAirtableのレコードが更新されるため、手作業でのステータス反映にかかる時間を削減できます
- 手動でのデータ更新作業が不要になるため、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、契約情報を正確に保つことに繋がります
- はじめに、GMOサインとAirtableをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」と「文書詳細情報の取得」アクションを順に設定します
- 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを更新」アクションを設定し、GMOサインから取得した情報を紐付けます
■このワークフローのカスタムポイント
- GMOサインを連携する際に、シークレットキーや顧客IDなどをユーザー自身の環境に合わせて設定してください
- Airtableのレコードを更新するアクションでは、GMOサインから取得した値を引用し、更新したいフィールドを任意で設定してください
- GMOサイン、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください
- GMOサインの「署名が完了したら」トリガーは、API経由で署名位置の設定を実施した文書の場合のみ起動します。GMOサインの管理画面上で署名完了した文書では起動しませんのでご注意ください
- 詳細は「GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点」をご参照ください。
- GMOサインでの契約完了後、Google スプレッドシートへの手動更新に手間を感じている方
- 契約ステータスの更新漏れや入力ミスを防ぎ、正確な情報管理を実現したい法務・営業担当者の方
- 契約管理業務の自動化を推進し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
- GMOサインでの署名完了を検知して、自動でGoogle スプレッドシートの情報が更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、更新漏れや入力間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、契約情報の正確性を保ちます。
- はじめに、GMOサインとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンを生成する」アクションを設定し、続けて「文書詳細情報を取得する」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、取得した情報をもとに特定のレコードを更新します
- GMOサインとの連携設定では、ご利用の環境に応じたシークレットキーや顧客IDなどを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートでレコードを更新するアクションでは、更新対象としたいスプレッドシートのIDなどを任意で設定してください。
- GMOサイン、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。
- GMOサインの「署名が完了したら」トリガーは、API経由で署名位置の設定を実施した文書の場合のみ起動します。GMOサインの管理画面上で署名完了した文書では起動しませんのでご注意ください。
- 詳細は「GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点」をご参照ください。
- GMOサインとBoxを併用し、契約書の締結から保管までを行っている方
- 手作業でのファイルダウンロードやアップロードに手間や時間を要している方
- 契約書の格納漏れや管理の属人化といった課題を解消したいと考えている方
- GMOサインでの締結完了後、自動でBoxにファイルが格納されるため、これまで手作業で行っていた一連の作業時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの格納忘れや、誤ったフォルダへの保存といったヒューマンエラーを防ぎ、契約書の管理精度を高めます。
- はじめに、GMOサインとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」「文書の取得」「文書をダウンロード」を順に設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」を設定し、前のステップでダウンロードしたファイルを格納するように設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- GMOサインとの連携設定では、ご自身の環境に応じたシークレットキーや顧客ID、アクセストークンなどを設定してください。
- Boxにファイルをアップロードするオペレーションでは、格納先のフォルダを指定するコンテンツIDや、任意のファイル名を設定できます。
- GMOサイン、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。
- GMOサインの「署名が完了したら」トリガーは、API経由で署名位置の設定を実施した文書の場合のみ起動します。GMOサインの管理画面上で署名完了した文書では起動しませんのでご注意ください。
- 詳細は「GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点」をご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- GMOサインと@pocketを利用しており、二重入力の手間に課題を感じている方
- 電子契約後の顧客情報の更新を自動化し、作業ミスを減らしたいと考えている方
- 契約管理業務を効率化して、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
- GMOサインでの署名完了をトリガーに@pocketの情報が自動で更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になることで、情報の入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
- はじめに、GMOサインと@pocketをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」と「文書詳細情報の取得」アクションを設定し、完了した契約書の情報を取得します。
- 最後に、オペレーションで@pocketのアクションを設定し、前のステップで取得した契約情報を任意のフィールドに更新します。
■このワークフローのカスタムポイント
- GMOサインとの連携設定では、ご利用の環境に応じたシークレットキーや顧客IDなどを設定してください。
- @pocketのオペレーションでは、GMOサインから取得した契約者名や契約日などの値を、@pocket内のどのフィールドに反映させるかを自由に設定できます。
- GMOサイン、@pocketのそれぞれとYoomを連携してください。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください
- GMOサインの「署名が完了したら」トリガーは、API経由で署名位置の設定を実施した文書の場合のみ起動します。GMOサインの管理画面上で署名完了した文書では起動しませんのでご注意ください。
- 詳細は「GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点」をご参照ください。
- GMOサインを利用した契約書の送付業務を手作業で行っている法務や営業担当者の方
- 入力フォームからGMOサインへの情報転記作業に、手間やミスを感じている方
- 契約書送付プロセス全体の自動化を検討し、業務の属人化を防ぎたいと考えている方
- フォームへの入力情報を基にGMOサインでの契約書送付が自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力内容の間違いや送付漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
- はじめに、GMOサインをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、契約書送付に関する情報を入力するフォームを設定します。
- 次に、オペレーションで「承認を依頼する」アクションを設定し、送付前の承認フローを組み込みます。
- その後、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」と「封筒用文書の登録」アクションを順に設定します。
- 最後に、オペレーションでGMOサインの「封筒への署名依頼」アクションを設定し、フォームの情報を基に契約書を送付します。
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームでは、契約相手の企業名や担当者名など、送付に必要な質問項目を任意で設定してください。
- GMOサインへの署名依頼で連携する、宛先のメールアドレスや氏名といった情報は、フォームで取得した値の中から任意で設定可能です。
- GMOサインとYoomを連携してください。
■概要
HubSpotで取引が成立した際、GMOサインのAPI連携に必要なアクセストークンを手動で取得・更新する作業が煩わしく感じていませんか？定期的な作業でありながら更新を忘れやすく、アクセストークンが失効するとAPI連携が停止するリスクもあります。
このワークフローを活用すれば、HubSpotでの取引成立をトリガーとして、GMOサインのアクセストークンを自動で取得し、指定した署名依頼を行うことができます。手作業による更新の手間をなくし、API連携の安定性を確保します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotでの取引成立を契機に、GMOサインでアクセストークンを自動取得したい方
- 定期的なトークン取得作業を自動化し、API連携を安定させたい方
- アクセストークンの有効期限切れによるAPI連携エラーを防ぎ、業務の効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
HubSpotでの取引成立と連携することで、アクセストークンの取得がスムーズに自動化されます。これまで手動で行っていた更新作業にかかる時間を削減し、業務の効率化が進みます。
手動での更新忘れやミスを防ぎ、トークンの失効による連携の中断を防ぐことができ、API連携が安定して稼働します。
業務の自動化を進めることで、より高い生産性を実現し、重要な業務にリソースを集中できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GMOサインとHubSpotをYoomと連携します
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「取引が指定のステージに更新されたら」アクションを設定します
- 次に、オペレーションでHubSpotを選択し、「取引情報の取得」アクションを設定します
- 次に、オペレーションでHubSpotを選択し、「会社情報の取得」アクションを設定します
- 次に、オペレーションでHubSpotを選択し、「コンタクトの取得」アクションを設定します
- 次に、オペレーションでGMOサインを選択し、「アクセストークンの生成」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGMOサインを選択し、「テンプレート署名依頼（相手先署名のみ）」アクションを設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- GMOサインでアクセストークンを生成するアクションでは、ご利用の環境に応じたシークレットキーと顧客IDを正しく設定してください
■注意事項
- GMOサイン、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
クラウドサインで重要な書類の締結が完了した後、その文書をGMOサインにも手動でアップロードする作業は、手間と時間がかかる上にミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを利用すれば、クラウドサインで特定の書類の締結が完了したタイミングを検知し、自動でGMOサインに文書をアップロードするため、これらの課題を解消し、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- クラウドサインとGMOサイン間で、手作業での書類連携に課題を感じている方
- 契約書類の管理プロセスを自動化し、作業時間を削減したい法務・総務担当者の方
- 電子契約システム間のデータ連携におけるヒューマンエラーを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
- クラウドサインでの書類締結完了をトリガーに、GMOサインへの文書アップロードが自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの取り違えやアップロード漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、契約関連業務の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、クラウドサインとGMOサインをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでクラウドサインを選択し、「書類の締結が完了したら」というアクションを設定します。このトリガーで監視する書類の種類や条件を指定することも可能です。
- オペレーションで、分岐機能を設定します。ここで、特定の条件（例：ファイル名に特定の文字列が含まれるなど）に合致する場合のみ、後続の処理に進むように設定します。
- 次に、オペレーションでクラウドサインの「書類に添付されたファイルのリストを取得」アクションを設定し、締結済み書類に関連するファイル情報を取得します。
- 続けて、オペレーションでクラウドサインの「書類の添付ファイルを取得」アクションを設定し、具体的なファイルデータを取得します。
- オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの設定」を行い、GMOサインAPIへの接続を確立します。
- 次に、オペレーションでGMOサインの「トランザクションIDの取得」アクションを設定し、文書アップロードに必要なIDを取得します。
- 最後に、オペレーションでGMOサインの「文書のアップロード」アクションを設定し、クラウドサインから取得した書類ファイルをGMOサインへ自動でアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能のコマンドオペレーションでは、クラウドサインから連携されるファイル情報（例：ファイル名など）に含まれる特定の文字列を条件として設定できます。例えば、「契約書」というキーワードが含まれている書類のみをGMOサインへアップロードする、といったように、業務要件に合わせて柔軟に処理対象を絞り込むことが可能です。
■注意事項
- クラウドサイン、GMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- クラウドサインの無料プランと有料プランでは、ファイルの添付可否などの制限に違いがありますのでご注意ください。詳しくは以下をご参照ください。
■概要
Salesforceのカスタムオブジェクトに新しいレコードが追加されるたびに、手作業で契約書を作成し、GMOサインで送付する業務は、時間と手間がかかるのではないでしょうか？
特に、迅速な契約締結が求められる場面では、この手作業がボトルネックとなり、機会損失に繋がる可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Salesforceへのレコード追加をトリガーとして、Googleドキュメントでの契約書発行からGMOサインでの送付までの一連の流れを自動化でき、これらの課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SalesforceとGMOサインを利用し、契約書送付業務の効率化を検討している営業担当者の方
- カスタムオブジェクトのデータに基づいた契約書作成と送付を手作業で行っている法務・総務担当の方
- 契約プロセスの自動化を進め、業務の生産性向上を目指すマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceへのレコード追加からGMOサインでの契約書送付までが自動化されるため、手作業にかかっていた時間を削減し、コア業務に集中できます。
- 手作業による契約書作成時の情報入力ミスや、送付漏れといったヒューマンエラーのリスクを減らし、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Salesforce、Googleドキュメント、GMOサインをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「カスタムオブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで検知したレコードの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに契約書を自動で作成します。
- その後、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGMOサインの「封筒用文書の登録」アクションを設定し、発行した契約書をGMOサインにアップロードします。
- 最後に、オペレーションでGMOサインの「封筒への署名依頼」アクションを設定し、関係者へ契約書の署名を依頼します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceのトリガー設定「カスタムオブジェクトに新規レコードが登録されたら」では、対象とするカスタムオブジェクトのAPI参照名、取得するフィールド項目名、そしてマイドメインURLを任意で設定してください。
- Salesforceのオペレーション「レコードを取得する」では、取得したいレコードの条件を任意で設定します。
- Googleドキュメントのオペレーション「書類を発行する」では、使用する雛形書類と発行書類の連携、そしてSalesforceから取得した情報をどの部分に差し込むかの置換条件を任意で設定してください。
- GMOサインのオペレーション「アクセストークンを生成」では、ご自身のシークレットキーと顧客IDを任意で設定します。
- GMOサインのオペレーション「封筒用文書の登録」では、生成したアクセストークンなどを任意で設定してください。
- GMOサインのオペレーション「封筒への署名依頼」では、送付する封筒名、登録した文書リスト、そして自社の署名情報などを任意で設定します。
■注意事項
- Salesforce、Googleドキュメント、GMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら、GMOサインで契約書を送付するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. ジョブカン経費精算・ワークフローを利用して申請管理を行っている方
・ ジョブカン経費精算・ワークフローでの申請承認手続きを効率化したいと考える方
・申請が承認された後にすぐに次のステップに進みたい方
2.GMOサインを利用して契約書の送付を行っている方
・契約書の送付手続きを自動化し、手間を減らしたい方
・複数の契約書を同時に送付する際の効率を上げたい方
■このテンプレートを使うメリット
ジョブカン経費精算・ワークフローとGMOサインを連携させることで、申請が承認された際に自動的に契約書を送付することが可能になります。
このフローを活用することで、多くのメリットが期待できます。
まず、契約書送付のプロセスが自動化されるため、手作業で行っていた場合の手間や人為的なミスを削減できます。
これにより、業務効率が向上し、他の重要な業務に時間を割くことができます。
また、迅速な契約書送付により、ビジネスの迅速な進行が可能となり、顧客満足度の向上につながるでしょう。
まとめ
kintoneとGMOサインを連携すると、契約書の作成から署名依頼の送付までを自動化が実現し、業務効率の大幅な向上が期待できます。
自動化は、手動の際に発生しがちな漏れやミスの防止にもつながりそうです。
Yoomを使えば、プログラミングの知識がなくても簡単にアプリの連携設定が可能です。
このブログで紹介したように初心者でも、テンプレートをコピーしてフローを作成できるので、とても気軽にアプリの連携に挑戦できます！
ぜひ、この機会にkintoneとGMOサインの連携を試してみてください。
また、ご紹介した連携以外にも、みなさんの業務にあったアプリ連携にチャレンジしてみてください！
よくあるご質問
Q：Yoomの無料プランでできることの具体的な範囲は？
A：
無料でどこまで利用できるかについては料金プランをご覧ください。
もっと複雑な条件で操作を絞り込みたい場合などは、オペレーション間に「分岐」の追加が必要です。
分岐はミニプラン以上のみご利用可能で、フリープランではエラーになってしまいます。
ただし2週間の無料トライアル中には利用できるので、興味があればぜひお試しください。
Q：連携エラーが起きた場合、通知されたり自動で再実行されたりしますか？
Q：テンプレートを使わず、ゼロからフローを作成するのは難しいですか？
A：
簡単なフローであればすぐに作成できます。
プログラミングなどの知識がなくても自由に設定ができますのでお気軽にお試しください。Yoomでは初めてフローボットを作成される方に向けて、解説動画をご用意しております。
ご興味のある方は以下のリンク先をご覧ください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
