kintoneのレコードが編集さたらLINE WORKSに通知する方法

kintoneにレコードを編集するたびにLINE WORKSで通知する作業が面倒...。
このように感じる方も多いのではないでしょうか？
スピードが求められるビジネスの現場では、通知作業もタイムロスにつながり、担当者の負担になりますよね。
そこでおすすめしたいのが、kintoneとLINE WORKSを連携して、kintoneでレコードが編集されたら自動でLINE WORKSに通知する仕組みです。
これにより、通知作業が削減し、業務の効率化や負担軽減を実現できるはず！
本記事では、ノーコードでkintoneとLINE WORKSを連携する方法を紹介するので、ぜひ参考にしてみてください！

とにかく早く試したい方へ‍

YoomにはkintoneとLINE WORKSを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！

kintoneでレコードが編集されたらLINE WORKSに通知

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kintoneでレコードが編集されたら、LINEWORKS(ラインワークス)の特定のトークルームに通知をします

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kintoneとLINE WORKSを連携してできること

kintoneとLINE WORKSのAPIを連携すれば、kintoneのデータ更新をLINE WORKSに自動的に通知したり、逆にLINE WORKSの情報をkintoneに登録することが可能になります。
手作業による情報伝達の手間を削減し、素早い情報共有を実現します。
コミュニケーションの迅速化や業務効率の向上が見込めますので、気になる自動化例があれば、ぜひクリックしてみてください！

kintoneでレコードが編集されたらLINE WORKSに通知

kintoneでレコードが編集されたら、LINE WORKSに自動的に通知します。
変更内容をすぐに共有でき、対応漏れを防げます。

kintoneでレコードが編集されたらLINE WORKSに通知

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kintoneでレコードが編集されたら、LINEWORKS(ラインワークス)の特定のトークルームに通知をします

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kintoneでコメントが投稿されたらLINE WORKSに通知する

kintoneの特定のアプリでコメントが投稿された際に、その内容を自動的にLINE WORKSの指定したトークルームや担当者に通知します。
重要なコメントの見逃しを防ぎ、迅速な対応を可能にします。

kintoneでコメントが投稿されたらLINE WORKSに通知する

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kintoneでコメントが投稿されたらLINE WORKSに通知するフローです。

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kintoneとLINE WORKSの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそく実際にkintoneとLINE WORKSを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでkintoneとLINE WORKSの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：kintone／LINE WORKS

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は「kintoneでレコードが編集されたらLINE WORKSに通知する」というフローを作成します。

• kintoneとLINE WORKSをマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• kintoneのトリガー設定および各アクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

kintoneでレコードが編集されたらLINE WORKSに通知

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kintoneでレコードが編集されたら、LINEWORKS(ラインワークス)の特定のトークルームに通知をします

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ステップ1：マイアプリ登録

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携し操作が行えるようにしていきます。

kintoneのマイアプリ連携

以下の手順をご参照ください。

LINE WORKSのマイアプリ連携

以下の手順をご参照ください。

ステップ2：テンプレートをコピーする

次にテンプレートをコピーして、フローボットを作成していきます。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。

kintoneでレコードが編集されたらLINE WORKSに通知

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kintoneでレコードが編集されたら、LINEWORKS(ラインワークス)の特定のトークルームに通知をします

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1. バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2. 移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3. Yoomの登録を行う

※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

ステップ3：kintoneのアプリトリガーを設定

フローボットの設定を行なっていきます。

1.プロジェクトから作成する

画面左に表示されているプロジェクト一覧から今回フローボットを作成したいプロジェクトを選択しましょう。
新規作成→はじめから作成するを選択してください。

2.タイトル入力とアプリトリガーを設定する

タイトル入力に関して、特に決まりはありませんが、誰がみてもフローの流れがわかるように記載してあると良いですね！
トリガー選択は「特定のアプリイベントを受信したら」をクリックします。

3.連携アカウントとアクションを選択

アプリトリガーのタイトルに関しても特に決まりはありませんので、任意のタイトルを入力してください。
kintoneと連携するアカウント情報に間違いがないかを確認し、トリガーアクションは「レコードが編集されたら（webhook起動）」を選択してください。

4.アプリトリガーのWebhookイベント受信設定

WebhookURLをコピーし、連携したいkintoneの管理画面で設定を行なってください。
※詳しい設定方法は、kintoneでWebhook設定を行うをご参照ください。
通知を送信する条件には「レコードの編集」にチェックを入れてください。
テストが成功すると、アウトプット(取得した値)として情報が取得できます。
最後に「保存する」をクリックし、次のステップに進みましょう！

ステップ4：kintoneからレコード情報を取得する

下の+マークをクリックするとオペレーションタイプの設定画面が出てきますので「kintone」を検索し、「レコードを取得する」を選択します。

1.データベースの連携

タイトルは先程と同様に、任意のタイトルを入力してください。
kintoneと連携するアカウント情報に間違いがないかを確認し、「アプリID」はアウトプット(取得した値)からkintoneのアプリIDを選んでください。

2.データベース操作の詳細設定

取得したいレコード条件は、レコード番号＝レコードIDと設定します。
設定が完了したらテストを実行しましょう。
テストが完了したら、アウトプット(取得した値)としてレコード情報を取得できます。
アウトプット(取得した値)はこのあとの設定でも使用します。
※アウトプット(取得した値)とは？
「保存する」を押して次に進みましょう！

ステップ5： LINE WORKSの連携とアクション設定

先程と同じように+ボタンをクリックして、LINE WORKSを検索し「トークルームにメッセージを送信」を選択します。

1.連携アカウントとアクションを選択

タイトル入力は任意のタイトルでOKです。
連携するアカウント情報が連携したいアカウントで間違いないか確認します。

2.API接続設定

必須項目を設定していきます！
「ボットID」：ボックスをクリックして表示された「候補」から選択します。
※ボットの作成方法はこちらをご確認ください。

「トークルームID」：LINE WORKSの画面に移り、通知を受けるチャンネルの縦三点リーダーをクリックして、「チャンネルID」を取得しましょう。
取得したチャンネルIDをYoomの画面に戻り、貼り付けます。

「メッセージ」：任意で作成した文章とアウトプット(取得した値)を活用して自由に設定してください。
アウトプット(取得した値)を引用した箇所は、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の値が反映されます。

こちらでテストを行い、LINE WORKSのトークルームにメッセージが正しく送信されていたら、設定完了です！

ステップ6： トリガーをONにして起動準備完了

これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう！お疲れさまでした。

LINE WORKSのデータをkintoneに連携したい場合

今回はkintoneからLINE WORKSへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にLINE WORKSからkintoneへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
LINE WORKSでのコミュニケーション内容をkintoneのデータベースに効率的に集約でき、情報の一元管理や活用がさらに進みます。

LINE WORKSの投稿内容をもとにkintoneにレコードを追加する

LINE WORKSの特定のグループチャットやノートに投稿された内容をトリガーとして、その情報をkintoneの指定したアプリに新しいレコードとして自動で追加するため、現場からの報告や顧客の声をkintoneに手間なく蓄積できます。 
この連携は、AIや正規表現による抽出処理を含むパターンです。

LINE WORKSの投稿内容をもとにkintoneにレコードを追加する

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■概要
「LINE WORKSの投稿内容をもとにkintoneにレコードを追加する」ワークフローは、データ入力作業の手間を削減します。
チャットで投稿した内容がkintoneに自動登録されるため、作業効率が向上するでしょう。

■このテンプレートをおすすめする方
・LINE WORKSを活用してチーム間のコミュニケーションを行っている方
・チーム全体の投稿内容を一箇所にまとめ、情報を迅速に管理したいと考えている方
・kintoneを利用して業務データを効率的に管理したい方
・手動でデータ入力を行っていて、作業時間を短縮したいと考えている方
・社内ツールとしてLINE WORKSとkintoneを両方利用している企業
・迅速な情報共有が求められる業務に携わっている方

■注意事項
・LINE WORKSとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。

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kintoneやLINE WORKSを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもkintoneやLINE WORKSのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

kintoneを活用した自動化例

■選定したテンプレート

・kintoneのステータスが更新されたら、テーブル内の明細を用いて請求書を発行し、送付する 68256
・kintoneのステータスが更新されたらZoomの会議URLを発行し、メールで送付 21288
・kintoneにレコードが登録されたらChatworkに通知 20426
・Salesforceに新規リードが登録されたら、kintoneに登録する 1628 1軍テンプレ4
・フォームに見積もり内容を入力後、kintoneのレコードとテーブル登録を行い、見積書雛形で見積書を作成後送付して、最後にそのレコードに見積書送付済みフラグをつける 56319
・kintoneにレコードが登録されたらboxにフォルダを作成 23784
・Googleフォームに回答があったら、kintoneにレコードを追加しGoogle Chatに通知する 75405
・Salesforceの商談情報が登録されたらkintoneのデータベースにレコードを追加する 76198
・kintoneのステータスが更新されたらfreee請求書で請求書を作成する 72250
・Googleフォームに回答が送信されたら、kintoneにレコードを追加し、Gmailを送付する 76594

フォームに回答が送信されたら、kintoneにレコードを追加しGoogle Chatに通知する

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Yoomのフォームに新しい回答が送信されたら、kintoneにレコードを追加してGoogle Chatに通知するフローです。

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kintoneのステータスが更新されたら、テーブル内の明細を用いて請求書を発行し、送付する

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■概要
・kintoneで請求に関するステータスが更新されたら、テーブル内の明細情報を取得します。
・その後予め用意したスプレッドシートの請求書雛形で明細情報等を用いて請求書を発行し、メールで送付します。

■実際に使用しているスプレッドシートの請求書雛形(閲覧権限のみ付与となります)
・https://docs.google.com/spreadsheets/d/1zkxfutABYs6smPd9Ui27vG1_b5481cRu2EN3yfduG-o/edit#gid=0

■作成方法
①アプリトリガーでkintoneのステータスが更新されたら(Webhook起動)アクションを選択し、以下の設定をして保存します。
・WebhookURLをコピーしてkintone側でWebhook設定を行います。
・実際にステータス変更を実施し、Yoomのトリガー設定画面に戻りテストを行いリクエストに成功したかを確認します。
※トリガーはステータス変更後、トリガー起動までのタイムラグが小さいWebhook起動を推奨します。
※kintoneのWebhook設定についてはこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/5974741
②＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからkintoneを選択して、対象のアプリIDの入力とレコードを取得するアクションを選択後、以下の設定を行いテスト・保存します。
・検索条件はレコード番号が等しいとして、値に①で取得したレコードIDを{{レコードID}}のように埋め込みます。
※アウトプットを動的に埋め込む設定詳細はこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
③＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからkintoneを選択して、特定のレコードの複数のサブテーブルを取得するアクションを選択後、指定のアプリIDと対象のサブテーブルのフィールドコードを候補から選択し、以下の設定を行いテスト・保存します。
・対象のレコード条件はレコードIDが等しいとして、値に①のトリガーで取得したレコード番号を{{レコード番号}}のように埋め込みます。
・取得したいサブテーブルの行の条件は、必ず値がある列(品目名など)が空でないと設定し、対象のテーブルデータがすべて取得できるように設定します。
④＋マークを押し、書類を発行するオペレーションからスプレッドシートを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。
・スプレッドシートID：請求書の雛形として使用するスプレッドシートIDを候補から選択します。
・格納するGoogleDriveのフォルダID：書類発行後に格納するフォルダIDを候補から選択します。
・ファイル名：任意のファイル名を設定します。
・置換対象の文字列：対応する文字列に対して、②や③で取得した値を埋め込みます。
※書類を発行するオペレーションの設定方法はこちら。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
⑤メールを送るオペレーションを選択し、任意のメールツールを選択して以下の設定を行い保存します。
・To：②でアドレスを取得していたら埋め込みます。
・件名、本文：それぞれ入力します。②で取得した値を埋め込むことも可能です。
・添付ファイル：アウトプットを使用を選択し、値は発行した書類を選択します。

■実際のフローボットの動き
https://youtu.be/QM_-Y2rR_bw

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Salesforceに新規リードが登録されたら、kintoneに登録する

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■概要
Salesforceに新しいリードが登録されるたびに、kintoneにも手作業で情報を転記するのは手間がかかりませんか？
二重入力の手間や、転記ミスなどのヒューマンエラーは、避けたい業務課題の一つです。
このワークフローを活用すれば、Salesforceに新規リードが登録されると、自動でkintoneにレコードが追加されるため、こうしたデータ連携の課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceとkintoneを併用し、リード情報の手入力に手間を感じている方
・データ入力のミスや漏れを防ぎ、リード管理の精度を高めたい営業担当者の方
・SaaS間のデータ連携を自動化し、営業プロセスの効率化を目指すマネージャーの方

■注意事項
・Salesforce、KintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Salesforceの商談情報が登録されたらkintoneのデータベースにレコードを追加する

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Salesforceの商談情報が新しく登録されたら、kintoneのデータベースにレコードを追加するフローです。

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kintoneにレコードが登録されたらboxにフォルダを作成

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kintoneにレコードが登録されたら、そのレコード情報でboxにフォルダを自動的に作成します。

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kintoneにレコードが登録されたらChatworkに通知

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kintoneのステータスが更新されたらZoomの会議URLを発行し、メールで送付

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kintoneのステータスが指定のものに更新されたら、更新されたレコードの情報を元にZoomの会議URLを発行し、メールで送付します。

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kintoneのステータスが更新されたらfreee請求書で自動的に請求書を作成する

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kintoneのステータスが更新されたら、kintoneのサブテーブルに登録されている明細情報を使用して、freee請求書で自動的に請求書を作成するフローボットです。

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フォームに見積もり内容を入力後、kintoneのレコードとテーブル登録を行い、見積書雛形で見積書を作成後送付して、最後にそのレコードに見積書送付済みフラグをつける

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フォームに登録があったら、kintoneに登録してGmailを送付する

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フォームに登録があったら、その情報をkintoneに登録して、更にGmailでメールを送付するフローです。

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LINE WORKSを活用した自動化例

■選定したテンプレート

・Yoomデータベースのレコードを指定してLINE WORKSに送信 21056
・Google Driveに格納されたPDFデータをOCRして、内容確認およびYoomDBへ追加し、LINE WORKSへその旨を通知する 65779
・Zoho CRMで見込み客が作成・更新されたらLINE WORKSに通知 26480
・Yoomデータベースのレコードが更新されたらLINE WORKSに通知 21060
・TimeRexで予定が登録されたらLINE WORKSに通知 27056
・データベース情報が更新されたらカオナビのメンバー基本情報を更新してLINE WORKSに通知 26070
・LINE WORKSで投稿された内容をGoogleスプレッドシートに追加する 94001
・LINE WORKSで投稿されたテキストを用いて、Dropboxでフォルダを作成し、作成したフォルダURLをLINE WORKSに返す 89188
・LINE WORKSで投稿された内容をNotionのデータベースに追加する 94308
・LINE WORKSで投稿されたメッセージを翻訳して、翻訳版をGoogle Chatに投稿する 98495

Zoho CRMで見込み客が作成・更新されたらLINE WORKSに通知

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Zoho CRMで見込み客が作成または更新されたらLINE WORKSに通知します

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Google Chatで投稿されたメッセージを翻訳して、翻訳版をLINE WORKSに投稿する

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Google Chatで投稿されたメッセージを翻訳して、翻訳版をLINE WORKSに投稿するフローです。

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Google Driveに格納されたPDFデータをOCRして、内容確認およびYoomDBへ追加し、LINE WORKSへその旨を通知する

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■概要
・Google Driveに格納されたPDFファイルを画像解析し、データベースへ追加およびチャットへの通知を行います。
・途中に担当者依頼を加えることで、より確実なデータ追加を可能にしています。

■事前準備
・Yoomデータベースに追加したいPDF内の情報の列名を予め設定します。
※列名とは、このような項目を指します。「会社名」「氏名」「メールアドレス」 etc

■作成方法
①トリガーからアプリトリガーを選択し、Google Driveを選びます。
②特定のフォルダにファイル・フォルダが格納されたアクションを選択し、次のページで起動間隔と対象のフォルダIDを設定します。
③一度指定したフォルダに取得したい形式と同様のPDFをテストで格納し、Yoomに戻ってトリガーテストを行い取得を確認したら保存します。
④トリガー下の＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogle Driveを選択します。
⑤画像ファイル・PDFファイルをダウンロードするアクションを設定し、次のページでファイルIDの欄をクリックして表示されたアウトプットからトリガーを選択し、トリガーで取得しているファイルIDを{{ファイルID}}のように埋め込みます。このようにすることで、取得したファイルIDをそのまま動的に使用できます。
※アウトプットを使って動的に値を変更する点についてはこちらを参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
⑥＋マークを押し、画像・PDFから文字を読み取るオペレーションを選択します。
⑦アクションから画像・PDFファイルを読み取るを選択し、次に進みます。
⑧ファイルの添付方法で、「取得した値を使用」を選択し、候補から⑤で取得したファイルを設定します。
⑨追加で抽出したい項目に、そのPDF上から取得した文字列の項目名を入力します。
※ファイル全体の文字列や複数行などの、複雑な取得はAIの仕様上うまく作動しない場合がありますので、ご注意ください。
※詳細の設定方法はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8679686
⑩テストを行い、値が取得できたか確認して保存します。
⑪＋マークを押し、担当者へ対応を依頼するオペレーションを選択します。
⑫任意の担当者を設定し、メッセージ欄をクリックして、⑩のテストで取得した値を{{●●}}のようにそのまま埋め込みます。このようにすることで、⑤と同様に取得した値をそのまま担当者依頼に表示させることができます。
⑬フォームを追加をクリックし、項目に⑩で取得した項目名をそのまま入力します。このようにすることで、⑩で取得したアウトプットをそのまま引き継ぐor担当者が修正した値を使用するといったアウトプットの引き継ぎを行う事が可能です。
※アウトプット引き継ぎについてはこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6780877
⑭＋マークを押し、データベースを操作するからYoomを選択後、事前に用意したテーブルを選択して、レコードを追加アクションを設定します。
⑮次のページで事前に設定した列名が表示されるので、各列名の欄をクリックし、⑬の担当者へ対応を依頼するオペレーションで取得した項目をそれぞれ対応した列名のところに入力します。
⑯＋マークを押し、アプリと連携するからLINE WORKSを選択してトークルームにメッセージを送信アクションを選びます。
⑰次のページで、BotIDやトークルームIDを設定し、メッセージ内容に任意の内容を設け設定完了です。
※LINE WORKSの詳細設定はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6228178

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Yoomデータベースのレコードが更新されたらLINE WORKSに通知

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レコードが更新されたら、そのレコード情報を任意のLINE WORKSのトークルームに通知します。

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Yoomデータベースのレコードを指定してLINE WORKSに送信

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特定のレコード情報を指定して、そのレコード情報を任意のLINE WORKSのトークルームに通知します。

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LINE WORKSで特定のルームに投稿した内容をGoogleスプレッドシートに追加する

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LINE WORKSで特定のルームに投稿した内容をGoogleスプレッドシートに追加する

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LINE WORKSで特定のルームに投稿した内容をNotionのデータベースに追加する

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LINE WORKSで特定のルームに投稿した内容をNotionのデータベースに追加するフローです。

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LINE WORKSに投稿されたテキストを用いて、Dropboxでフォルダを作成し、作成したフォルダURLをLINE WORKSに返す

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LINE WORKSに投稿されたテキストからデータを抽出しDropboxでフォルダを作成して、作成されたフォルダURLをLINE WORKSに返すフローです。

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TimeRexで予定が登録されたらLINE WORKSに通知

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データベース情報が更新されたらカオナビのメンバー基本情報を更新してLINE WORKSに通知

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データベース情報が更新されたらカオナビのメンバー基本情報を更新してLINE WORKSに通知します

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まとめ

これまで「簡単にkintoneとLINE WORKSが連携できる方法」についてお話ししてきましたがいかがでしたでしょうか？
kintoneとLINE WORKSを連携させることにより、チームの生産性を上げられて、事務作業も軽減でき、より業務に集中できる環境を作ることができるようになります。
またYoomを活用すれば、ノーコードでアプリを連携させることができ、それぞれの業務内容に合わせたフローボットを作成する事ができるので、誰でも簡単にチャレンジすることができます！