kintoneとOutlookのデータ連携を自動化できたらと思うことはありませんか？
手作業でのデータ連携から自動化することで手間を削減し、抜け漏れのない情報管理が期待できます。
例えば、kintoneに登録されたスケジュールやタスクをOutlookのカレンダーと同期したり、Outlookのメール内容をkintoneのデータとして自動保存したりすることで、業務の効率化や情報共有のスムーズ化が見込めます。
また、営業やサポート業務では、kintoneで管理している顧客情報とOutlookのメールや予定を連携させることで、よりスムーズなコミュニケーションが期待できます。
このブログでは、kintoneとOutlookを連携してできることを紹介し、業務効率を向上させる活用方法や導入のメリットについてわかりやすく解説します。
日々の業務をよりスムーズに進めたい方は、ぜひ参考にしてください！
とにかく早く試したい方へ
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にkintoneとOutlookの連携が可能です。
YoomにはあらかじめkintoneとOutlookを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
kintoneにレコードが登録されたら、Outlookでメールを送る
試してみる
kintoneに新規のレコードが登録されたら、Outlookでメールを送信するフローです。
kintoneとOutlookを連携してできること
kintoneとOutlookのAPIを連携すれば、kintoneのデータをOutlookに自動的に連携することが可能です！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウントを登録するだけで、すぐにkintoneとOutlookの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
kintoneにレコードが登録されたら、Outlookでメールを送る
kintoneに新しいレコードが登録されると、自動的にOutlookでメールを送信するフローです。
登録内容に応じた通知やフォローアップを自動化し、業務の効率化とスムーズな情報共有が期待できます。
kintoneにレコードが登録されたら、Outlookでメールを送る
試してみる
kintoneに新規のレコードが登録されたら、Outlookでメールを送信するフローです。
kintoneから1クリックで定型メールをOutlookで送信する
kintone上でボタンをクリックするだけで、Outlookから定型メールを自動送信できるフローです。
手間なく素早くメールを送れるため、顧客対応の効率化や業務のスピードアップが見込めます。
kintoneから1クリックで定型メールをOutlookで送信する
試してみる
kintoneから1クリックで定型メールをOutlookで送信するフローです。
kintoneでステータスが更新されたらOutlookカレンダーに予定を登録する
kintoneのステータスが更新されると、自動的にOutlookカレンダーに予定を登録するフローです。
タスクの進捗に応じたスケジュール管理を自動化し、対応漏れの防止や業務の効率化が見込めます。
kintoneでステータスが更新されたらOutlookカレンダーに予定を登録する
試してみる
kintoneでステータスが更新されたらOutlookカレンダーに予定を登録するフローです。
kintoneとOutlookの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にkintoneとOutlookを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでkintoneとOutlookの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してください。
[Yoomとは]
今回はkintoneにレコードが登録されたら、Outlookでメールを送るフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
- kintoneとOutlookをマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- kintoneのトリガー設定およびOutlookのアクション設定
- トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
kintoneにレコードが登録されたら、Outlookでメールを送る
試してみる
kintoneに新規のレコードが登録されたら、Outlookでメールを送信するフローです。
ステップ1：kintoneとOutlookをマイアプリ連携
0)kintoneのマイアプリ登録にはサブドメイン、クライアントID、クライアントシークレットが必要です。
まずは事前準備として必要な情報をそれぞれ取得します。
サブドメインはkintoneにログインした際のURLの●●部分がサブドメインとなるため、コピーしておいてください。
例)https://●●●●.cybozu.com/k/#/portal
クライアントID、クライアントシークレットはkintoneにログインして取得します。
kintoneの詳しいアプリ登録やエラーが表示された場合はこちらを参考にしてください。
kintoneマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター
kintoneのマイアプリ登録ができない主な原因と対応方法
1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。
kintoneを選択できたら、事前準備で取得した情報を入力し、「追加」をクリックします。
Outlookを選択できたら使用するアカウントでログインしてください。
詳しくはこちらをご確認ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項 | Yoomヘルプセンター
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。
ステップ2：テンプレートをコピー
さてここからは、テンプレートを使って解説します。
はじめにこちらのバナーをクリックしてください。
kintoneにレコードが登録されたら、Outlookでメールを送る
試してみる
kintoneに新規のレコードが登録されたら、Outlookでメールを送信するフローです。
1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
ステップ3：kintoneで登録があったら起動するトリガー設定
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
1) まずは「アプリトリガー kintoneにレコードが登録されたら」をクリックします。
2)アクションは「kintoneにレコードが登録されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。
3)トリガーの起動間隔を選択し、必須項目を入力します。
トリガーの起動間隔は契約プランに応じて異なります。
各プランの内容についてはこちらを参考にしてください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
入力後、「テスト」をクリックします。
テスト完了後、「保存」します。
ステップ4：kintoneのアクションを設定する
1) フローに戻り、「データベースを操作する レコードを取得する」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「レコードを取得する」を選択して、必須項目を入力します。
データベースの連携はマイアプリ登録がされていると候補から選択できます。
入力が完了したら、「次へ」をクリックします。
3) 必須項目を入力します。
取得したいレコードの条件には「レコード番号」「＝」「レコードID」となるように入力します。
「レコードID」はkintoneのアウトプット情報を活用して入力します。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
テスト完了後、「保存」します。
ステップ5：Outlookのアクションを設定
1) フローに戻り、「アプリと連携する Outlookにメール送付」のアイコンをクリックします。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
2) アクションは「Outlookにメール送付」を選択して、必須項目を入力します。
メッセージはkintoneのアウトプットを活用して入力できます。
本文に必要な情報を選択して入力してください。
入力が完了したら、「次へ」をクリックします。
3)内容を確認して「テスト」をクリックします。
テスト完了後、「保存」してください。
これで【kintoneにレコードが登録されたら、Outlookでメールを送る】というフローが完成です。
ステップ6：テストと確認
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
Outlookの情報をkintoneに連携したい場合
今回はkintoneにレコードが登録されたら、Outlookでメールを送るフローをご紹介しましたが、逆にOutlookの情報をkintoneに連携したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Outlookで受信したお問い合わせメールの内容をkintoneに登録する
Outlookに届いたお問い合わせメールの内容を自動的にkintoneに登録するフローです。
問い合わせ情報を一元管理し、対応の抜け漏れを防ぎながら、スムーズな顧客対応を実現できます。
Outlookで受信したお問い合わせメールの内容をkintoneに登録する
試してみる
■概要
「Outlookで受信したお問い合わせメールの内容をkintoneに登録する」ワークフローは、情報管理の効率化に貢献します。
情報の転記作業が自動化されるため、生産性向上に寄与します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookを日常的に利用している方
・Outlookを使用して問い合わせを受け付けているカスタマーサポート担当者
・kintoneを活用して効率的にデータを管理したいと思っている方
・顧客からの問い合わせをkintoneに蓄積してデータ分析などに活用したい方
■注意事項
・kintoneとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・レコード追加時はデータベースを操作するメニュー内のレコード追加アクションを使用してください。詳細は下記をご覧ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9076230
Outlookのカレンダーに予定が登録されたらkintoneにレコードを追加する
Outlookのカレンダーに新しい予定が登録されると、自動的にkintoneにレコードを追加するフローです。
スケジュールと業務データを連携させることで、予定の管理を効率化し、チーム内でのスムーズな情報共有が見込めます。
Outlookのカレンダーに予定が登録されたらkintoneにレコードを追加する
試してみる
Outlookの指定のカレンダーに予定が登録されたら、kintoneに自動的にレコードを追加するフローボットです。
kintoneやOutlookのAPIを使ったその他の自動化例
kintoneやOutlookのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
kintoneを使った自動化例
kintoneの会議情報に基づいて会議を作成したり、参加者リストをチームに共有したりできます。
他のスケジュール管理ツールやCRMとの連携も可能です！
Googleスプレッドシートで行が追加されたらkintoneにレコードを追加する
試してみる
Googleスプレッドシートで行が追加されたらkintoneにレコードを追加するフローです。
kintoneでコメントが投稿されたらGoogle Chatに通知する
試してみる
kintoneでコメントが投稿されたらGoogle Chatに通知するフローです。
kintoneからレコード情報を使ってGmailでメールを送信し、その送信履歴を記録する
試してみる
kintoneからレコード情報を使ってGmailでメールを送信し、その送信履歴を記録するフローです。
■注意事項
・kintone、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
kintoneでレコードが追加されたら、Zoomミーティングを作成してメールを送付する
試してみる
kintoneでレコードが追加されたら、Zoomミーティングを作成してメールを送付するフローです。
kintoneにタスクが追加されたらNotionにも追加する
試してみる
■概要
「kintoneにタスクが追加されたらNotionにも追加する」ワークフローは、タスク管理の効率化に貢献します。
情報が自動で反映されるためデータ入力作業の負担が軽減されます。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneを使ってタスク管理やプロジェクト管理をしている方
・チームでkintoneを使いながらも、タスクの重複や抜け漏れに悩んでいる方
・迅速にタスクの追加や更新情報を確認して、スピーディに対応したい方
・情報の一元管理が重要だと考えている方
・Notionを活用してドキュメンテーションやタスク管理を行っている方
・kintoneとNotionのデータ連携をスムーズに行いたい方
・スピーディに重要なタスク情報を逃さずに把握したい方
■注意事項
・kintoneとNotionのそれぞれとYoomを連携してください。
Outlookを使った自動化例
メールの受信内容を自動で分類・フォルダ振り分けしたり、特定の条件でリマインドを送信できます。
他のカレンダーアプリやタスク管理ツールとの連携も可能です。
Outlookで特定のメールを受け取ったらSlackに通知する
試してみる
Outlookで特定のメールを受け取ったらSlackに通知するフローです。
■注意事項
・OutlookとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookでメールを受信したら、AIで重要度を振り分けてMicrosoft Excelに追加する
試してみる
■概要
「Outlookでメールを受信したら、AIで重要度を振り分けてMicrosoft Excelに追加する」フローは、メール管理の効率化とデータ整理を実現する業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで多くのメールを受信し、重要なメールの振り分けに時間を取られているビジネスパーソン
・メールの重要度ごとにMicrosoft Excelで管理したいが、手作業に手間がかかっている事務担当者
・メール管理とデータ整理を自動化し、業務の効率化を図りたい中小企業の経営者
・AIを活用してメールの重要度を正確に判別し、業務プロセスを最適化したいIT担当者
■注意事項
・Outlook、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
Outlookで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする
試してみる
■概要
Outlookで受信する請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手動でDropboxに保存していませんか。
この単純作業は件数が増えると大きな手間となり、保存漏れなどのミスにも繋がりかねません。
このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信したことをきっかけに、添付ファイルを自動でDropboxにアップロードするため、ファイル管理に関する手作業を効率化し、重要な書類の管理を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
・OutlookとDropboxを日常的に利用し、ファイル管理の手作業に課題を感じている方
・チームで共有するファイルを特定のフォルダに集約し、管理を効率化したいと考えている方
・請求書などの重要書類の保存漏れを防ぎ、バックアップ体制を強化したい総務・経理担当の方
■注意事項
・OutlookとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlookカレンダーの予定をGoogleカレンダーに連携する
試してみる
Outlookカレンダーの予定をGoogleカレンダーに連携するフローです。
■注意事項
・Outlook、GoogleカレンダーそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
毎月の月末にフローボットを起動してOutlookにメールを送信する
試してみる
毎月の月末に起動してOutlookにメールを送信するフローです。
終わりに
kintoneとOutlookの連携により、手作業による通知から解放され、データの共有が容易になるでしょう。
これにより、チーム間の連携が強化され、スムーズにコミュニケーションが取れるようになるはずです！
日々の業務を自動化に任せることで、対応スピードの向上やヒューマンエラー防止にも役立ちそうですね。
また、Outlookからkintoneへの連携フローも活用すれば、スケジュール管理や問い合わせ対応もよりスムーズです。
Yoomを活用した自動化は、ご覧いただいたようにプログラミング不要で誰でも簡単に設定できます。
「業務を効率化したい！」「実際に自動化の設定をしてみたい！」という方は、こちらから無料アカウントを作成してみてください。
登録はたったの30秒で完了するので、業務の間にササッと登録できます！
自動化を導入して業務をもっとスマートに行いませんか？
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