【ラクラク設定】kintoneのデータをOutlookに自動的に連携する方法

kintoneから1クリックで定型メールをOutlookで送信する

kintone上でボタンをクリックするだけで、Outlookから定型メールを自動送信できるフローです。
手間なく素早くメールを送れるため、顧客対応の効率化や業務のスピードアップが見込めます。

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kintoneでステータスが更新されたらOutlookカレンダーに予定を登録する

kintoneのステータスが更新されると、自動的にOutlookカレンダーに予定を登録するフローです。
タスクの進捗に応じたスケジュール管理を自動化し、対応漏れの防止や業務の効率化が見込めます。

kintoneとOutlookの連携フローを作ってみよう 

それでは、さっそく実際にkintoneとOutlookを連携したフローを作成してみましょう！

今回はYoomを使用して、ノーコードでkintoneとOutlookの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してください。

[Yoomとは]

今回はkintoneにレコードが登録されたら、Outlookでメールを送るフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。

• kintoneとOutlookをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• kintoneのトリガー設定およびOutlookのアクション設定
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

ステップ1：kintoneとOutlookをマイアプリ連携

0)kintoneのマイアプリ登録にはサブドメイン、クライアントID、クライアントシークレットが必要です。
まずは事前準備として必要な情報をそれぞれ取得します。
サブドメインはkintoneにログインした際のURLの●●部分がサブドメインとなるため、コピーしておいてください。
例)https://●●●●.cybozu.com/k/#/portal
クライアントID、クライアントシークレットはkintoneにログインして取得します。
kintoneの詳しいアプリ登録やエラーが表示された場合はこちらを参考にしてください。
kintoneマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター
kintoneのマイアプリ登録ができない主な原因と対応方法‍

1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。

2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。

kintoneを選択できたら、事前準備で取得した情報を入力し、「追加」をクリックします。

Outlookを選択できたら使用するアカウントでログインしてください。
詳しくはこちらをご確認ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項 | Yoomヘルプセンター

3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。

ステップ2：テンプレートをコピー

さてここからは、テンプレートを使って解説します。
はじめにこちらのバナーをクリックしてください。

1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。

2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。

以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。

また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。

ステップ3：kintoneで登録があったら起動するトリガー設定

右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
1) まずは「アプリトリガー　kintoneにレコードが登録されたら」をクリックします。

2)アクションは「kintoneにレコードが登録されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。

3)トリガーの起動間隔を選択し、必須項目を入力します。
トリガーの起動間隔は契約プランに応じて異なります。
各プランの内容についてはこちらを参考にしてください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
入力後、「テスト」をクリックします。
テスト完了後、「保存」します。

ステップ4：kintoneのアクションを設定する

1) フローに戻り、「データベースを操作する　レコードを取得する」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「レコードを取得する」を選択して、必須項目を入力します。

データベースの連携はマイアプリ登録がされていると候補から選択できます。
入力が完了したら、「次へ」をクリックします。

3) 必須項目を入力します。

取得したいレコードの条件には「レコード番号」「＝」「レコードID」となるように入力します。
「レコードID」はkintoneのアウトプット情報を活用して入力します。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
テスト完了後、「保存」します。

ステップ5：Outlookのアクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　Outlookにメール送付」のアイコンをクリックします。

※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

2) アクションは「Outlookにメール送付」を選択して、必須項目を入力します。

メッセージはkintoneのアウトプットを活用して入力できます。
本文に必要な情報を選択して入力してください。
入力が完了したら、「次へ」をクリックします。

3)内容を確認して「テスト」をクリックします。
テスト完了後、「保存」してください。

これで【kintoneにレコードが登録されたら、Outlookでメールを送る】というフローが完成です。

ステップ6：テストと確認

設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。

Outlookの情報をkintoneに連携したい場合 

今回はkintoneにレコードが登録されたら、Outlookでメールを送るフローをご紹介しましたが、逆にOutlookの情報をkintoneに連携したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。

Outlookで受信したお問い合わせメールの内容をkintoneに登録する

Outlookに届いたお問い合わせメールの内容を自動的にkintoneに登録するフローです。
問い合わせ情報を一元管理し、対応の抜け漏れを防ぎながら、スムーズな顧客対応を実現できます。

Outlookのカレンダーに予定が登録されたらkintoneにレコードを追加する

Outlookのカレンダーに新しい予定が登録されると、自動的にkintoneにレコードを追加するフローです。
スケジュールと業務データを連携させることで、予定の管理を効率化し、チーム内でのスムーズな情報共有が見込めます。

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kintone‍やOutlookのAPIを使ったその他の自動化例

kintoneやOutlookのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。​
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！

kintoneを使った自動化例

kintoneの会議情報に基づいて会議を作成したり、参加者リストをチームに共有したりできます。
他のスケジュール管理ツールやCRMとの連携も可能です！

Outlookを使った自動化例

メールの受信内容を自動で分類・フォルダ振り分けしたり、特定の条件でリマインドを送信できます。
他のカレンダーアプリやタスク管理ツールとの連携も可能です。

終わりに

kintoneとOutlookの連携により、手作業による通知から解放され、データの共有が容易になるでしょう。
これにより、チーム間の連携が強化され、スムーズにコミュニケーションが取れるようになるはずです！
日々の業務を自動化に任せることで、対応スピードの向上やヒューマンエラー防止にも役立ちそうですね。

また、<span class="mark-yellow">Outlookからkintoneへの連携フローも活用すれば、スケジュール管理や問い合わせ対応もよりスムーズです。</span>

Yoomを活用した自動化は、ご覧いただいたようにプログラミング不要で誰でも簡単に設定できます。
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登録はたったの30秒で完了するので、業務の間にササッと登録できます！
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