kintoneからレコード情報を使ってGmailでメールを送信し、その送信履歴を記録する

■概要

kintoneで顧客管理をしていても、個別のメール連絡やその後の対応履歴の入力は手作業になっていませんか？このような手作業は時間がかかるだけでなく、送信先の間違いや履歴の記録漏れといったミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、kintoneの画面上での操作をきっかけにGmailでのメール送信からkintoneへの送信履歴の記録までを自動化し、これらの課題をスムーズに解消することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• kintoneとGmailを連携させ、定型的なメール送信業務を効率化したいと考えている方
• 手作業によるメールの送信漏れや、kintoneへの履歴記録忘れなどのミスをなくしたい方
• kintoneを起点とした顧客対応の自動化を検討している、営業やカスタマーサポートの担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• kintoneの情報を基にGmailからメールが自動送信されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
• 送信履歴もkintoneに自動で記録されるため、手作業による記録漏れや入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報管理を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、kintoneとGmailをYoomと連携します。
2. トリガーでChrome拡張機能の「Chrome拡張機能トリガー」を設定し、kintoneのレコード上でフローを開始できるようにします。
3. 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」を設定し、フローを起動した画面のレコード情報を取得します。
4. 続いて、オペレーションでGmailの「メールを送る」を設定し、取得したレコード情報を基にメールを送信します。
5. 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを更新する」を設定し、メールを送信した旨の履歴をkintoneのレコードに記録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailの「メールを送る」アクションでは、送信先のメールアドレスはもちろん、メッセージ内容に固定の文章を入れたり、kintoneから取得した会社名や担当者名などを動的な値として埋め込むことが可能です。
• kintoneの「レコードを更新する」アクションでは、更新するフィールドと内容を自由に設定できます。対応ステータスに固定値を入力したり、前段のアクションで取得したデータを動的な値として紐付けたりするなどのカスタムが可能です。

■注意事項

• kintone、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。

https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921