■概要
お客様からのお問い合わせやシステムからのアラートなど、特定のメールへの迅速な対応はビジネスにおいて重要ですが、都度Slackに手動で転記・共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、その内容を自動でSlackに通知することが可能になり、情報共有の迅速化と工数削減を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する重要なメールを、チームにリアルタイムで共有したいと考えている方
- 手作業によるメール内容の確認とSlackへの転記作業に、手間や時間を取られている方
- メールの見落としや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、対応の確実性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信をトリガーに、自動でSlackへ通知が飛ぶため、手動での情報共有にかかっていた時間を短縮できます。
- 人の手を介さずに情報が共有されるので、重要なメールの見落としやSlackへの転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、通知のトリガーとしたい条件を指定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、通知したいチャンネルやメッセージ内容を組み立てます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、監視したいメールフォルダのIDや、反応させたいメールの件名に含まれるキーワードなどを任意で設定してください。
- Slackにメッセージを送信するアクションでは、通知先のチャンネルIDや送信するメッセージの本文を任意で設定できます。メッセージには、受信したメールの件名や本文を含めることも可能です。
■注意事項
- OutlookとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
