Notionの情報更新でfreee会計に自動で売上を反映する方法

はじめる前に

Yoomのアカウントをお持ちでない方は、以下の「Yoomのアカウント発行ページ」からアカウントを発行してください。
Yoomの基本的な操作は、「初めてのYoom」をご確認ください。

Yoomのアカウント発行ページ

初めてのYoom

それでは、一緒に始めましょう！

ステップ1：Notionとfreee会計をマイアプリ連携

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックします。

(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Notionをクリックします。

(3)以下の内容がでるので、「ページを選択する」をクリックします。

(4)許可するページにチェックを入れ、「アクセスを許可する」をクリックします。

(5)次はfreee会計をマイアプリに登録します。同様にYoomの新規接続一覧の中からfreee会計をクリックします。
(6)アプリ連携の開始画面が出てくるので、下部にある「許可する」をクリックします。

連携が完了するとYoomのマイアプリにNotionとfreee会計が登録されます。

これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！

ステップ2：Notionにページが作成、更新された際の設定

(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーできます。

アプリトリガーの「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」をクリックします。

(2)Notionの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Notionと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、トリガーの起動間隔、データベースIDを入力します。
・トリガーの起動間隔：プルダウンより5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択してください。
・データベースID：直接入力
※トリガーの起動間隔はプランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

入力が完了したら「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。

ステップ3：Notionと連携してレコードを取得する

(1)次に、Notionと連携してレコードを取得します。
「レコードを取得する（ID検索）」をクリックします。

(2)「データベースの連携」画面から、Notionと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、実行アクションを「レコードを取得する（ID検索）」のままにします。
データベースIDは候補から選択してください。

入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックします。
(3)「データベース操作の詳細設定」画面から、取得したいレコードの条件をアウトプットから選択します。
選択が完了したら「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。

(4)次に、分岐条件を設定します。
「コマンドオペレーション」をクリックします。

(5)「分岐条件を指定」画面から、オペレーション、アウトプット、分岐条件を入力します。
・オペレーション：プルダウンから選択
・アウトプット：プルダウンから選択
・分岐条件：直接入力もしくはアウトプットから選択
分岐条件は赤枠の「＋分岐条件を追加」をクリックすることで増やすことが可能です。（５個まで）
※分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

入力が完了したら、下部にある「保存する」をクリックします。

ステップ4：freee会計と連携して取引を登録する

(1)次に、freee会計と連携して決済が完了した取引を登録します。
「決済済みの取引の登録」をクリックします。

(2)freee会計の「連携アカウントとアクションを選択」画面から、freee会計と連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「決済済みの取引の登録」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「API接続設定」画面から、必須項目を入力します。
・事業所ID：候補から選択
・発生日：直接入力もしくはアウトプットから選択
・取引先タイプ：プルダウンから選択
・取引先ID：候補から選択
・税区分コード：候補から選択
・勘定科目ID：候補から選択
・取引金額：アウトプットから選択
・支払い金額：アウトプットから選択
・口座ID：候補から選択
・口座区分：プルダウンから選択
・支払日：直接入力もしくはアウトプットから選択

それ以外の項目は必須項目ではありません。必要な項目に入力を行ってください。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。

(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。

これで、「Notionでステータスが更新されたらfreee会計に売上取引を登録する」フローボットの完成です。

今回使用したフローボットテンプレート
Notionでステータスが更新されたらfreee会計に売上取引を登録する

Notionとfreee会計を使ったその他の自動化例

Yoomでは他にもNotionとfreee会計を使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します。

1.Notionでステータスが更新されたらfreee会計に取引先を登録する

このフローを活用することで、顧客情報をfreee会計で一元管理することが可能になります。自動的にNotionの情報が反映されるため、手動入力を減らし、ヒューマンエラーを回避することができるでしょう。特に、営業担当者や経理担当者におすすめのフローです。

2.freee会計に各種申請などが作成されたら、Notionのページを作成する

申請内容をNotionに一元化されることで、情報共有がスムーズに進むことが期待できます。Notionのページテンプレートを作成することで、申請内容に合わせて自由にカスタマイズが可能です。Notionへの転記作業を減らしたい方におすすめです。

3.毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し一括でMicrosoft Teamsに通知する

Notionのデータベースから本日期限のものを抽出し、自動でMicrosoft Teamsに情報が通知されます。送り先や通知内容を自由にカスタマイズすることができ、タスク漏れを防ぐことが期待できます。

さらに、Notionとfreee会計を使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。

Notionを使用したフローボットテンプレート一覧

freee会計を使用したフローボットテンプレート一覧

まとめ

Notionとfreee会計の連携により、業務の効率化やデータ管理の一元化が実現できそうですね。
プロジェクトの進捗に応じた売上登録の自動化に加え、リアルタイムでのデータ共有が可能になることで、手作業のミスや二重入力が減少し、チームの協力体制も強化されるでしょう。
Notionとfreee会計の連携は、経理処理やプロジェクト管理をよりシンプルにし、企業全体の業務の透明性と正確性の向上に役立つでしょう。