■概要
Microsoft SharePointとOneDriveを併用する中で、同じフォルダを両方のサービスで作成・管理する作業に手間を感じていませんか。片方でフォルダを作成した後に、もう片方でも手作業で作成するプロセスは、時間がかかるだけでなく作業漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointでのフォルダ作成をきっかけに、指定したOneDriveにも自動でフォルダが作成されます。Microsoft SharePointとOneDrive間の連携を自動化し、日々のファイル管理業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- SharePointとOneDriveでファイルを管理しており、手作業でのフォルダ作成を自動化したい方
- チーム共有用のMicrosoft SharePointと個人用のOneDriveで、フォルダ構成を同期させたいと考えている方
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft SharePointでフォルダを作成するだけで、自動でOneDriveにも反映されるため、これまでフォルダ管理に費やしていた作業時間を短縮できます
- 手作業によるフォルダの作成漏れや重複作成といったヒューマンエラーを防ぎ、Microsoft SharePointとOneDrive間の正確なデータ同期の維持に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointとOneDriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにフォルダが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、フォルダが新規で作成された場合のみ後続の処理に進むように条件を設定します
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、Microsoft SharePointで作成された情報を元にフォルダを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft SharePointのトリガー設定では、監視対象としたい任意のサイトIDとフォルダIDを設定してください
- OneDriveでフォルダを作成するアクションでは、作成先のドライブIDと親フォルダIDを任意で設定します。また、フォルダ名は、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したフォルダ名を変数として埋め込むことも可能です
■注意事項
- Microsoft SharePoint、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
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