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メールに添付されたファイルを毎回手動でBoxにアップロードしていませんか？
「Outlookで受信したファイルをBoxに自動保存できれば、ファイル管理がもっと楽になるのに…」と感じている方もいるのではないでしょうか。また、Boxに追加されたファイルをOutlookで自動通知してほしい、といった要望もあるかもしれません。
もしこのように思っているなら、<span class="mark-yellow">OutlookとBoxのデータ連携を行うことで問題は解決できる可能性があります！</span>
そこで今回はOutlookとBoxを連携してできることや、具体的な連携フローの作成方法をわかりやすく解説します！
データ連携と聞くと難しそうなイメージがあるかもしれませんが、専門的な知識が無くてもデータ連携が可能なYoomを使えば簡単に設定が可能です！
ぜひ、この記事を参考にして、OutlookとBoxの連携を試してみてください！
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にOutlookとBoxの連携が可能です。
YoomにはあらかじめOutlookとBoxを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
OutlookとBoxのAPIを連携すれば、OutlookのデータをBoxにも自動的に連携することが可能です！
例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
Outlookでファイル付きメールを受信したら自動的にBoxにアップロードされるため、ファイル管理をスムーズに行いたい方におすすめです。
添付ファイルがBoxに自動保存されるため、ファイルの所在が明確になり、検索や共有が容易になります。
それでは、さっそく実際にOutlookとBoxを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでOutlookとBoxの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Outlookでファイル付きメールを受信したらBoxにアップロードする」フローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
1.OutlookとBoxをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。事前にマイアプリ登録を済ませておけば、自動化設定がスムーズに進められます。
まず、Outlookのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧からOutlookを探すか、検索機能を活用して検索しましょう。
検索結果からMicrosoft Teamsを選択します。
こちらの画面に遷移後、Microsoft 365のログイン情報を入力します。
※Microsoft365（旧Office365）につきまして、一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）に加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
以上でMicrosoft Teamsのマイアプリ連携は完了です。
1.自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
2.以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
1.いよいよフローの設定に入ります！まずは以下の赤枠をクリックしましょう。
2.以下の画面が表示されるので、設定を確認して「次へ」を押します。
3.トリガーの起動間隔は、用途に合わせてプルダウンより設定してください。
※ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。
4.「メールフォルダID」を候補から選択します。
5.任意の「キーワード」を入力します。
(ここで指定したキーワードを含む件名のメールを受信した際にフローボットが起動します。)
6.入力後に指定したキーワードを含んだメールをOutlookに送信しましょう。
その後「テスト」を押し、「テスト成功」と表示されたら「保存」をクリックします！
1.続いて、「メールの添付ファイルの情報を取得する」をクリックします。
2.以下の画面が表示されるので、設定を確認して「次へ」を押します。
3.「メールID」をアウトプットから選択します。
4.「テスト」を押し、「テスト成功」と表示されたら「保存」をクリックします！
1.次に、「メールの添付ファイルをダウンロード」をクリックします。
2.以下の画面が表示されるので、設定を確認して「次へ」を押します。
3.以下のように「メールID」と「ファイルID」をアウトプットから選択します。
4.「テスト」を押し、「テスト成功」と表示されたら「保存」をクリックします！
1.続いて、「ファイルをアップロード」をクリックします。
2.以下の画面が表示されるので、設定を確認して「次へ」を押します。
3.「ファイル名」をアウトプットから選択します。
4.以下の項目を確認します。
5.「テスト」を押し、「テスト成功」と表示されたら「保存」をクリックします！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正しく起動するかどうかを確認しましょう。
設定お疲れさまでした！
今回はOutlookからBoxへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にBoxからOutlookへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください！
Boxにファイルが追加された際に、自動的にOutlookで通知メールを送信します。
新しいファイル追加時に即座にチームメンバーへ通知されるため、業務のスピードアップにつながります！
毎週特定の曜日にBoxの指定フォルダから最新のファイル一覧を取得し、それをOutlookで関係者に自動的にメール送信します。
情報の漏れや共有忘れを防ぐことができるかもしれません！
OutlookやBoxのAPIを活用すれば、様々な自動化の実現が可能です！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。
Outlookへの通知はもちろん、Outlookから各ツールへデータを送信することも可能です！
ファイルの自動保存、ツールへの送信の他、Box内のデータを定期的に取得することもできます！
今回のデータ連携を取り入れれば、手動でのファイル管理や情報共有の手間を大幅に削減できるでしょう！OutlookのデータをBoxへ自動で連携させることで、ファイル管理がどれほど円滑になるかお分かりいただけたかと思います！
なお、Yoomを活用してデータ連携を行うポイントは<span class="mark-yellow">プログラミングが不要で、初心者の方でも安心して始められる上、専門的スキルがなくても直感的な操作で設定できる</span>という点です。
今まで自動化の導入をあきらめていた方や二の足を踏んでいた方ででもチャレンジしやすいので、この機会にデータ連携をはじめるのはいかがでしょうか。
登録は30秒で完了するので、まずは隙間時間で操作してみましょう。
ぜひ、自動化の便利さを体感してください！
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