Outlookの受信メールを分類・整理し、Boxに格納する

■概要

Outlookで受信する大量のメールを手作業で確認し、関連ファイルをBoxに格納する作業に時間を取られていませんか？
また、手作業による分類ミスや格納漏れといった課題もつきものです。
このワークフローを活用すれば、Outlookの受信メールをトリガーに、内容の整理とBoxへの自動格納が実現でき、これらの課題解決に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookでのメール対応とBoxでのファイル管理に多くの時間を費やしている方
• 手作業によるメールの見落としやファイルの格納ミスを減らしたいと考えている方
• 定型的なメール処理業務から解放され、より重要な業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでメールを受信すると、関連情報が自動でBoxに格納されるため、手作業によるファイル整理の時間を短縮できます。
• 手作業によるメールの振り分けやファイル名の変更、格納作業がなくなるため、ヒューマンエラーの防止につながります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Outlook、Googleドキュメント、BoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでテキスト生成機能を設定し、受信メールの内容を元に「テキストを生成する」アクションで情報を整理します。
4. 続いて、オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、「書類を発行する」アクションで整理された情報を元に書類を作成します。
5. 最後に、オペレーションでBoxを選択し、「ファイルをアップロード」アクションで発行された書類を指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、処理対象としたいメールフォルダのIDを任意で設定してください。
• テキスト生成機能のアクション設定では、生成するテキストの文字数や内容に応じてアクションを選択し、プロンプトや出力したい言語を任意で設定してください。
• Googleドキュメントで書類を発行するアクション設定では、使用する雛形書類や発行書類の連携設定、そして置換する文字列を任意で指定してください。
• Boxでファイルをアップロードするアクション設定では、アップロードする際のファイル名や格納先のフォルダを指定するコンテンツIDなどを任意で設定してください。

■注意事項

• Outlook、Googleドキュメント、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleドキュメントで書類を発行すると、自動でGoogle Driveにも格納されます。