Outlookの受信メールを分類・整理し、Boxに格納する

No items found.

■概要

Outlookで受信する大量のメールを手作業で確認し、関連ファイルをBoxに格納する作業に時間を取られていませんか?
また、手作業による分類ミスや格納漏れといった課題もつきものです。
このワークフローを活用すれば、Outlookの受信メールをトリガーに、内容の整理とBoxへの自動格納が実現でき、これらの課題解決に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Outlookでのメール対応とBoxでのファイル管理に多くの時間を費やしている方
  • 手作業によるメールの見落としやファイルの格納ミスを減らしたいと考えている方
  • 定型的なメール処理業務から解放され、より重要な業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

  • Outlookでメールを受信すると、関連情報が自動でBoxに格納されるため、手作業によるファイル整理の時間を短縮できます。
  • 手作業によるメールの振り分けやファイル名の変更、格納作業がなくなるため、ヒューマンエラーの防止につながります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、Outlook、Googleドキュメント、BoxをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
  3. 次に、オペレーションでテキスト生成機能を設定し、受信メールの内容を元に「テキストを生成する」アクションで情報を整理します。
  4. 続いて、オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、「書類を発行する」アクションで整理された情報を元に書類を作成します。
  5. 最後に、オペレーションでBoxを選択し、「ファイルをアップロード」アクションで発行された書類を指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Outlookのトリガー設定では、処理対象としたいメールフォルダのIDを任意で設定してください。
  • テキスト生成機能のアクション設定では、生成するテキストの文字数や内容に応じてアクションを選択し、プロンプトや出力したい言語を任意で設定してください。
  • Googleドキュメントで書類を発行するアクション設定では、使用する雛形書類や発行書類の連携設定、そして置換する文字列を任意で指定してください。
  • Boxでファイルをアップロードするアクション設定では、アップロードする際のファイル名や格納先のフォルダを指定するコンテンツIDなどを任意で設定してください。

■注意事項

  • Outlook、Googleドキュメント、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
  • Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • Googleドキュメントで書類を発行すると、自動でGoogle Driveにも格納されます。
資料請求・デモ申込は
こちら
その他のフローボットテンプレート
類似したテンプレートをご紹介!
Outlookで受信したメールをChatworkに転送する
Outlookで受信したメールをChatworkに転送するフローボットです。Yoomで作成したメールアドレス宛にOutlookからメールを転送することでChatworkにメールの内容を連携することが可能です。通知先のトークルームや通知内容を自由に変更してご利用ください。‍
YoomデータベースからOutlookでメールを送る
Yoomデータベースからデータベース内の情報を用いてOutlookでメールを自動送信します。送信先のアドレスや送信者名、本文や件名も自由にカスタマイズ可能です。
Outlookメールに届いた情報をAIで抽出し、Microsoft Excelに自動で転記する
Outlookに新しいメールが届いたらAIで情報を抽出し、Microsoft Excelに自動で転記するフローです。OutlookやGmailなどからメールを転送するか、Yoomのメールアドレスに直接メールを送信することでも使用可能です。Microsoft Excelの設定項目やメールからのテキスト抽出項目は自由に変更してご利用ください。‍
Outlookにメールが届いたら、Microsoft Excelにレコードを追加する
Outlookに新しいメールが届いたら、Microsoft Excelにレコードを追加するフローです。OutlookとMicrosoft Excelを連携することで、手動でメールの受信した内容をMicrosoft Excelに追加する必要がなく、最新情報の把握や共有の抜け漏れ防止を実現することができます。‍
Outlookにメールが届いたら、要約してMicrosoft Teamsに送信する
Outlookに新しいメールを受信したらその本文の内容をChatGPTで要約して、要約した文面をMicrosoft Teamsに通知するフローです。Microsoft Teamsの通知先や要約内容のカスタマイズが可能です。
Outlookメールを受信したら、LINE WORKSに通知する
Outlookで新しいメールを受信したら、メール文からAIで内容を取得・要約して、LINE WORKSに通知するフローです。重要なメールをAIが自動で要約し、LINE WORKSに通知することで、見逃しを防ぐことができます。
すべてのテンプレートを見る
Yoomのハイパーオートメーションとは?
従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
Yoomのハイパーオートメーションとは?
従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
Yoomについて詳しく見る
使用しているアプリについて
Outlook
Outlook
を使ったテンプレート
Box
Box
を使ったテンプレート
関連アプリ
No items found.
を使ったテンプレート
No items found.
使用しているアプリについて
Outlook
YoomではOutlookのAPIとノーコードで連携し、Outolookからのメール送信を自動化することが可能です。例えば契約書や請求書を作成しOutolookから自動で送信したり、入力フォームからの問い合わせに対してOutolookで自動的に返信を行うことができます。
詳しくみる
テンプレート
Box
YoomではBoxのAPIとノーコードで連携し、様々な業務を自動化することが可能です。メールに添付されたファイルを自動的にBoxへ格納したり、BoxにファイルがアップされたらSlackやChatworkなどに通知します。
詳しくみる
テンプレート
テンプレート
No items found.
類似アプリ
No items found.
ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
    フローボットオペレーション
      フローボットトリガー
        フローボットオペレーション
          フローボットトリガー
            フローボットオペレーション
              フローボットトリガー
                フローボットオペレーション
                  Yoomでもっと、
                  仕事を簡単に。
                  利用開始まで
                  30秒!
                  無料で試してみる
                  無料で試してみる
                  資料請求・デモ申込は
                  こちら
                  詳しくみる