■概要
Boxに保存されているファイルが増えると、定期的な棚卸しや更新状況の確認に手間がかかることはありませんか？
手作業での確認は時間がかかるだけでなく、共有漏れといったミスに繋がる可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、指定した日時にBox内のファイル一覧を自動で取得し、Outlookで通知できます。
これにより、ファイル管理の手間を省き、確実な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとOutlookを利用し、定期的なファイル管理を効率化したいと考えている方
- プロジェクトフォルダの更新状況などをチームに共有する作業を自動化したい方
- 手作業によるファイルの確認漏れや共有忘れを防ぎたいと考えている担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュールに合わせてBoxのファイル一覧が自動で通知されるため、これまで手作業で行っていた確認や共有にかかる時間を短縮できます。
- システムが自動で処理を行うことで、重要なファイルの確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なファイル管理体制を構築します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」アクションでフローボットを起動したい日時を設定します。
- 次に、オペレーションでBoxを選択し、「フォルダ内の項目のリストを取得」アクションで一覧を取得したいフォルダを指定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションで、取得したファイル一覧を記載したメールを送信するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーを設定する際、Cron設定を活用することで「毎週月曜日の午前10時」など、より柔軟で詳細な実行スケジュールを組むことができます。
- Boxの「フォルダ内の項目のリストを取得」アクションでは、コンテンツIDを指定することで、一覧を取得したい対象のフォルダを任意で設定してください。
- Outlookで送信するメールの件名や本文は自由に編集でき、通知先をSlackやChatworkといった他のツールに変更することも可能です。
■注意事項
- Box、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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