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Googleフォームの回答を受け取った際に、Outlookで自動返信することで、手動でメールを送信する手間を省くことが可能です。
特に回答者が多い場合、手動で返信していると対応が遅れる可能性があります。
フォーム送信後に自動で返信を送ることで、こうした遅れを防ぎ、回答者の不安を軽減できるでしょう。
自動化により、担当者ごとに対応が異なるといった問題も避けられ、企業全体で統一感のある対応が可能です。
この記事では、GoogleフォームとOutlookを連携し、フォームが送信された際に回答者へ自動でOutlookから返信する方法を紹介しています。とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle スプレッドシートとAirtableを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
[Yoomとは] GoogleフォームとOutlookを連携するメリットと具体例
メリット1:自動返信による業務効率化
Googleフォームの回答を受け取った際に、Outlookで自動返信することで、手動でメールを送信する手間が省けます。
特に多くの回答が集まる場合、担当者の負担を大幅に軽減し、他の重要な業務に専念できます。
例えば、研修申込フォームを運用している人事担当者は、参加確認メールを自動送信することで、対応時間を削減し、業務効率を図れます。メリット2:回答者へのスムーズな対応
フォーム送信直後に自動返信を送ることで、回答者にスムーズな対応を提供できます。これにより、回答が正常に受け付けられたことを即時に通知でき、回答者の安心感を高めることが期待できます。
例えば、新製品の問い合わせフォームを使用している営業担当者は、資料ダウンロードリンクを含むメールを自動送信することで、顧客満足度を向上させ、手動対応による遅延の防止に繋がります。メリット3:返信漏れやミスなどの回避
複数のフォームを活用する中で、対応を統一したいと考えていませんか？
手動でメールを送信する場合、誤字脱字や宛先ミスといったヒューマンエラーが発生するリスクがあります。
自動返信を設定することで、これらのミスを回避できます。
例えば、社内アンケートの回答者全員に正確な情報を伝える必要がある担当者は、自動返信機能を活用することで、情報伝達の正確性と信頼性を高めることができるでしょう。GoogleフォームとOutlookを連携してできること
GoogleフォームとOutlookを連携させることで、フォームの回答に応じてメールを自動で送信できます。
これにより、フォーム送信後に手動でメールを作成して送る手間を減らしたり、回答者への通知を効率よく行うことが可能です。
ここでは、具体的な自動化の活用例をいくつかご紹介します。
アカウント登録（30秒で完了）後、「試してみる」ボタンをクリックするだけでテンプレートをすぐに体験できるので、気になる内容があればぜひお試しください。Googleフォームが送信されたら回答者に自動でOutlookを返信する
Googleフォームで新しい回答が送信されたタイミングで、その内容を自動で取得し、Outlookから回答者に返信メールを送信するフローです。
この仕組みにより、フォームの送信内容に応じて自動でメールを返信でき、対応の統一や情報共有をスムーズに行えます。
手動でのメール作成や送信作業を省けるため、作業ミスを防ぎつつ、担当者の負担を軽減できます。
Googleフォームで新しい回答が送信されたタイミングで、その内容を自動で取得し、Outlookから回答者にメールを送信すると同時に、Microsoft Teamsに通知を送るフローです。
この仕組みにより、フォームの送信内容をメールとチャットで共有でき、対応の統一や情報共有をスムーズに行えます。
手動でのメール送信や通知作業を省けるため、作業ミスを防ぎつつ、担当者の負担を軽減できます。
Googleフォームに回答されたことをGoogleフォームのAPIを利用して受け取り、OutlookのAPIを通じてメールを送信することで自動化を実現できます。
今回はYoomというノーコード連携ツールを使用して、プログラミング不要で誰でも簡単に設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleフォーム／Outlook
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
ステップ1：GoogleフォームとOutlookをマイアプリ登録
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Googleフォームのマイアプリ登録
まず、Googleフォームのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。
「アプリ名で検索」からGoogleフォームを検索するか、アプリ一覧から探してください。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」をクリックしましょう。
次に連携するアカウントを選択しましょう。
表示内容を確認して、「次へ」をクリックしましょう。
連携アカウントと内容を確認の上、「続行」をクリックしましょう。
Outlookのマイアプリ登録
以下よりご確認ください。
GoogleフォームとOutlookがマイアプリ画面に表示されていれば登録完了です。ステップ2：テンプレートをコピー
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でOutlookを返信するフローです。
クリックすると以下のような画像が表示されるので、『OK』をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は該当箇所をクリックすることで変更可能です。
はじめにGoogleフォームのトリガーの設定を行うため、「問い合わせが届いたら」をクリックしましょう。
クリックしたら下記の設定を行っていきます。
「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Googleフォームと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「トリガーアクション」→フォームに回答が送信されたら
設定が完了したら「次へ」をクリックします。
詳細を設定しましょう。
「トリガーの起動間隔時間」→選択し、設定してください
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「フォームID」→作成したフォームのURLから取得し、設定してください
今回は以下のようなフォームを作成しました！
業務に合わせて作成し、設定することが可能です。
作成したフォームに実際に回答を送信し、Yoomの画面で「テスト」を実行しましょう。
テストが成功すると、アウトプットという項目が表示されます。
フローが起動するごとに値が変わる箇所にアウトプットを使用することで登録内容を変動させることができます。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
デフォルトで取得できるアウトプットではGoogleフォームの回答内容が取得されないため、手動でアウトプットの追加を行いましょう。
「＋取得する値を追加」をクリックします。
以下のように、フォームの回答内容が表示されているので、「＋」マークをそれぞれクリックします。
追加された値は画面右に表示されていきます。
画面右側に追加された項目にカーソルを当てると、ペンマークが出るのでクリックすると以下のように画面が表示されます。
項目名を編集できるので、編集しましょう。
以下の場合、Googleフォームの項目名に合わせて「担当者名」と編集するとわかりやすいです。
編集が完了したら「保存」をクリックしましょう。
以下のように項目を追加、編集が完了したら「追加」をクリックしましょう。
※詳しい追加方法はこちらを参考にしてください。
設定後、「保存する」をクリックしましょう。
