Googleフォームの回答を受け取った際に、Outlookで自動返信することで、手動でメールを送信する手間を省くことが可能です。
特に回答者が多い場合、手動で返信していると対応が遅れる可能性があります。
自動化により、担当者ごとに対応が異なるといった問題も避けられ、企業全体で統一感のある対応が可能です。
この記事では、GoogleフォームとOutlookを連携し、フォームが送信された際に回答者へ自動でOutlookから返信する方法を紹介しています。とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle スプレッドシートとAirtableを連携するためのテンプレート が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
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こんな方におすすめ
GoogleフォームとOutlookを活用している方
大量のフォーム回答を手動でメール返信しており、業務を効率化したい方
資料請求や問い合わせフォームで顧客対応をしている方
社内外でのフォーム利用時に、誤送信やタスク漏れを防ぎたい方
複数のフォームを活用する中で、対応を統一したい管理者やチームリーダー
[Yoomとは] GoogleフォームとOutlookを連携するメリットと具体例 メリット1:自動返信による業務効率化
Googleフォームの回答を受け取った際に、Outlookで自動返信することで、手動でメールを送信する手間が省けます。メリット2:回答者へのスムーズな対応
フォーム送信直後に自動返信を送ることで、回答者にスムーズな対応を提供できます。これにより、回答が正常に受け付けられたことを即時に通知でき、回答者の安心感を高めることが期待できます。メリット3:返信漏れやミスなどの回避
複数のフォームを活用する中で、対応を統一したいと考えていませんか？GoogleフォームとOutlookを連携してできること
GoogleフォームとOutlookを連携させることで、フォームの回答に応じてメールを自動で送信できます。
ここでは、具体的な自動化の活用例をいくつかご紹介します。Googleフォームが送信されたら回答者に自動でOutlookを返信する
Googleフォームで新しい回答が送信されたタイミングで、その内容を自動で取得し、Outlookから回答者に返信メールを送信するフローです。
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でOutlookを返信する
試してみる
◼️概要
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でOutlookを返信するフローです。
自動的にメールで送信されるので漏れを防ぐことができます。
◼️注意事項
・Googleフォーム、 OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Googleフォームの内容をもとにOutlookでメールを送り、Microsoft Teamsにも通知する Googleフォームで新しい回答が送信されたタイミングで、その内容を自動で取得し、Outlookから回答者にメールを送信すると同時に、Microsoft Teamsに通知を送るフローです。
Googleフォームの内容をもとにOutlookでメールを送り、Microsoft Teamsにも通知する
試してみる
■概要
Googleフォームを日常的に活用している担当者の方 Outlookでのメール送信を自動化したいビジネスパーソン Microsoft Teamsでの連絡を効率的に行いたいチームリーダー 業務の効率化を図りたい経営者や管理職の方 ■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でOutlookを返信するフローを作ってみよう Googleフォームに回答されたことをGoogleフォームのAPIを利用して受け取り、OutlookのAPIを通じてメールを送信することで自動化を実現できます。
今回はYoomというノーコード連携ツールを使用して、プログラミング不要で誰でも簡単に設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleフォーム Outlook
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
GoogleフォームとOutlookをマイアプリ登録
テンプレートをコピー
フローの起点となるGoogleフォームのトリガー設定とその後に続くOutlookのオペレーション設定
トリガーボタンをONにして、GoogleフォームとOutlookの連携動作を確認
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でOutlookを返信する
試してみる
◼️概要
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でOutlookを返信するフローです。
自動的にメールで送信されるので漏れを防ぐことができます。
◼️注意事項
・Googleフォーム、 OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ1：GoogleフォームとOutlookをマイアプリ登録
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Googleフォームのマイアプリ登録
まず、Googleフォームのマイアプリ登録を行いましょう。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」をクリックしましょう。
次に連携するアカウントを選択しましょう。
表示内容を確認して、「次へ」をクリックしましょう。
連携アカウントと内容を確認の上、「続行」をクリックしましょう。
Outlookのマイアプリ登録
以下よりご確認ください。
GoogleフォームとOutlookがマイアプリ画面に表示されていれば登録完了です。ステップ2：テンプレートをコピー
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でOutlookを返信する
試してみる
◼️概要
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でOutlookを返信するフローです。
自動的にメールで送信されるので漏れを防ぐことができます。
◼️注意事項
・Googleフォーム、 OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
クリックすると以下のような画像が表示されるので、『OK』をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
クリックしたら下記の設定を行っていきます。
「タイトル」→必要に応じて変更可能
設定が完了したら「次へ」をクリックします。
詳細を設定しましょう。
「トリガーの起動間隔時間」→選択し、設定してください
今回は以下のようなフォームを作成しました！
テストが成功すると、アウトプットという項目が表示されます。こちら
デフォルトで取得できるアウトプットではGoogleフォームの回答内容が取得されないため、手動でアウトプットの追加を行いましょう。
以下のように、フォームの回答内容が表示されているので、「＋」マークをそれぞれクリックします。
画面右側に追加された項目にカーソルを当てると、ペンマークが出るのでクリックすると以下のように画面が表示されます。
以下のように項目を追加、編集が完了したら「追加」をクリックしましょう。こちら
設定後、「保存する」をクリックしましょう。
ステップ3：フローの起点となるGoogleフォームのトリガー設定とその後に続くOutlookのオペレーション設定
続いて、Outlookのアクションを設定します。「メールを送信する」をクリックしてください。
次に、「Outlookと連携するアカウント情報」を確認してください。
メッセージに先ほど取得したOutlookのアウトプット情報を活用して入力できます。
ステップ4：トリガーボタンをONにして、GoogleフォームとOutlookの連携動作を確認
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
GoogleフォームやOutlookを使ったその他の自動化例
他にも、GoogleフォームやOutlookを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。Google フォームを活用した自動化例
フォームへの新しい回答が送信されたことをきっかけに、他のツールへ自動で情報を送信したり、スプレッドシートへの記録・整理・通知を行うことができます。
Googleフォームで回答が送信されたらLINE WORKSに通知
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた問い合わせやアンケートの回答を、都度確認して手作業でLINE WORKSに共有するのは手間がかかるだけでなく、対応の遅れや共有漏れの原因になることもあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されたタイミングで、指定した内容を自動でLINE WORKSに通知することが可能になり、スムーズな情報共有を実現し、迅速な対応体制の構築に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームを問い合わせ窓口として利用し、手動でLINE WORKSに通知している方 Googleフォームで取得した顧客情報やアンケート結果を、迅速にチームへ共有したいと考えている方 日々の定型的な通知業務を自動化し、コア業務に集中できる時間を確保したいマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームに回答が送信されると、自動でLINE WORKSに通知が送信されるため、手作業での共有にかかっていた時間を削減できます。 通知が自動化されることで、手作業による連絡の漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、情報伝達を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとLINE WORKSをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します 最後に、オペレーションでLINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」アクションを設定し、フォームの回答内容を通知するように設定します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいフォームを任意で設定してください。 LINE WORKSへの通知メッセージには、Googleフォームで受け付けた回答項目の中から、特定の情報だけを引用して送信するなど、自由にカスタマイズが可能です。 ■注意事項
Googleフォーム、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法 」を参照ください。
Googleフォームで回答が送信されたらSlackに通知
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた問い合わせやアンケートの回答を、関係者に都度共有するのは手間ではありませんか？手作業での共有は、対応の遅れや情報共有の漏れにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると同時に、指定したSlackチャンネルへ自動で通知できるため、情報の共有を迅速かつ確実に行い、対応の質を向上させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで受け付けた回答を、Slackで迅速にチームへ共有したい方 手作業での情報共有に手間を感じており、通知の漏れや遅延を防ぎたいと考えている方 フォームの回答内容をもとにした、次のアクションへの移行を迅速化したいチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームに回答があると自動でSlackに通知が飛ぶため、手動で確認・共有する手間と時間を削減できます。 手作業による共有漏れや、内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとSlackをYoomに連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームの回答が送信されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、フォームの回答内容を任意のチャンネルに通知するようにします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Slackへの通知先は、任意のチャンネルやダイレクトメッセージに設定することが可能です。 通知するメッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したGoogleフォームの回答内容を変数として埋め込むなど、自由にカスタマイズできます。 ■注意事項
Googleフォーム、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法 」を参照ください。
Googleフォームの情報でマネーフォワード クラウド請求書に取引先を登録する
試してみる
■概要
Googleフォームの情報でマネーフォワード クラウド請求書に取引先を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleフォームを使用して回答内容の分析・活用をしている方
・業務でGoogleフォームを使用している企業
・セミナー終了後等のフォーム回答内容から顧客情報を活用している企業
・Googleフォームの回答内容を元に、顧客への提案を行うマーケティングチーム
2.マネーフォワード クラウド請求書を使用してバックオフィス業務を担当している方
・帳票の作成を行う総務、事務の担当者
・帳票の管理をしている経理担当者
・商品管理をしている管理担当者
3.手動によるマネーフォワード クラウド請求書への取引先の登録を自動化したいと考えている方
・マネーフォワード クラウド請求書への取引先の登録を日常的に作業されている方
・業務の自動化を目指している中小企業の経営者
・Googleフォームとマネーフォワード クラウド請求書を連携して効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
・Googleフォームの情報でマネーフォワード クラウド請求書に取引先を登録することができるため、業務の効率化を図ることができます。
・マネーフォワード クラウド請求書への取引先の登録を自動化できるため、手作業によるヒューマンエラーの防止に効果があります。
・マネーフォワード クラウド請求書から手作業で取引先の登録をする必要が無くなり、他の重要な作業に時間を充てることができます。
・フローをカスタマイズすることで、登録完了後に特定のユーザーに通知を出すことができ、迅速な情報連携をすることができます。
■注意事項
・Googleフォーム、マネーフォワード クラウド請求書のそれぞれとYoomを連携させてください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Googleフォームで回答されたファイルデータを、指定のGoogle Driveのフォルダに移動する
試してみる
■概要
Googleフォームでファイル付きの回答を収集する際、回答があるたびにファイルをダウンロードし、指定の管理フォルダへ手動で移動する作業に手間を感じてはいないでしょうか。こうした定型的な作業は、他の業務を圧迫する一因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、添付されたファイルデータを自動で指定のGoogle Driveフォルダに格納できるため、ファイル管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで応募書類や課題提出物など、ファイルの収集を行っている担当者の方 Google Driveに保存されるファイルを、手作業でフォルダ分けしている方 手動でのファイル移動による格納漏れや、格納先のミスを防止したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームへの回答があるたびに発生していたファイルの移動作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手動でのファイル整理に伴う格納先の指定ミスや移動漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の確実性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomに連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」アクションを設定し、対象のフォームを指定します。 次に、オペレーションでGoogleフォームの回答情報を取得し、添付されたファイルIDなどの情報を取得します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、前のステップで取得したファイル情報を指定します。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガーでは、自動化の対象としたい任意のフォームを指定することが可能です。 Google Driveでダウンロードするファイルは、前のステップで取得したフォームの回答情報から変数としてファイルIDを設定します。 Google Driveへファイルをアップロードする際は、保存先のフォルダIDなどを任意で指定できます。 ■注意事項
Googleフォームの情報からGMOサインで契約書を作成し、署名依頼を送付する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた申し込み情報をもとに、一件ずつ契約書を作成してGMOサインで送付する作業は、手間がかかる上に転記ミスなどのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、Googleドキュメントの雛形から契約書を自動で作成し、GMOサインでの署名依頼までを自動化することが可能です。これにより、契約業務の効率化とミスの削減を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
GoogleフォームとGMOサインを利用した契約業務に手間を感じている法務・営業担当者の方 フォームからの契約書作成・送付フローを自動化し、業務を効率化したい方 手作業による契約書の作成や送付における、入力ミスや対応漏れなどのリスクをなくしたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームに回答があるだけで契約書の作成から署名依頼までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 フォームの情報を直接書類に反映させるため、手作業による転記ミスや署名依頼の送付漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Googleドキュメント、GMOサインをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで承認依頼機能を設定し、フォームの内容を任意の担当者に確認依頼します。 承認後、オペレーションで書類発行機能を設定し、Googleドキュメントの雛形から契約書を自動で作成します。 次に、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」「封筒用文書の登録」を設定します。 最後に、オペレーションでGMOサインの「封筒への署名依頼」を設定し、作成した契約書の署名依頼を送付します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、連携対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。 承認依頼機能では、任意の承認者を設定できるほか、依頼文や対応時の入力フォームを自由にカスタマイズすることが可能です。 書類発行機能では、任意の雛形書類に、Googleフォームで取得した値を変数として埋め込めます。また、書類名や保存先のフォルダも自由に設定可能です。 GMOサインの各アクションでは、登録項目に固定値を設定したり、前段のフローで取得した値を変数として埋め込んだりといったカスタムができます。 ■注意事項
Googleフォーム、Googleドキュメント、GMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法 」を参照ください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う 」をご参照ください。 事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については「『書類を発行する』の設定方法 」をご参照ください。
Googleフォームの回答内容をDiscordに通知する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けたお問い合わせやアンケートの回答を、都度確認してチームに共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。手作業での転記や共有は、対応の遅れや情報伝達の漏れにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに新しい回答が送信されると、その内容が自動でDiscordに通知されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで受け付けた回答を、手作業でチームに共有している担当者の方 Discordを主要なコミュニケーションツールとして利用し、情報共有の効率化を図りたい方 フォームからの問い合わせ対応のスピードを上げ、顧客満足度を向上させたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームへの回答送信をトリガーに、Discordへ自動で通知されるため、手作業での確認や共有にかかる時間を短縮できます 手動でのコピー＆ペーストが不要になるため、転記ミスや通知漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとDiscordをYoomに連携します 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、通知したいチャンネルやメッセージ内容を編集します。メッセージには、トリガーで取得したフォームの回答内容を埋め込むことも可能です ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、通知の対象としたいフォームを任意で指定することが可能です Discordへの通知設定では、メッセージを送信するチャンネルを任意で指定できます 通知メッセージの本文は、固定のテキストを設定するだけでなく、Googleフォームで受け取った回答内容を動的に埋め込むといったカスタマイズが可能です ■注意事項
GoogleフォームからPNGファイルが送信されたら、CloudConvertで任意の拡張子に変換しDropboxに格納する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け取ったPNGファイルを、手作業で他の拡張子に変換して保存する業務に手間を感じていませんか。毎回専用のコンバーターを立ち上げるのは非効率であり、保存先を間違えるといった人為的ミスも起こりがちです。このワークフローは、Googleフォームへのファイル送信をきっかけに、CloudConvertによるファイル形式の変換からDropboxへの格納までを自動で完結させます。ファイル管理における一連の定型業務を効率化し、担当者の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
GoogleフォームでPNG形式の画像ファイルを収集し、その後の変換作業に課題を感じているご担当者様 デザイン業務などで日常的に画像を扱い、効率的なPNGファイル変換の代替手段を探している方 CloudConvertとDropboxを活用して、チームのファイル管理業務の自動化を推進したい方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームへのファイル送信を起点に変換・保存までを自動化できるため、これまで手作業で行っていたファイル操作の時間を短縮します。 手動でのファイル変換やアップロード作業が不要になるので、変換漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Google Drive、CloudConvert、DropboxをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答からファイルの情報を取得してダウンロードします。 次に、オペレーションでCloudConvertの「ファイルをアップロード」「ファイルを変換」アクションを設定し、任意の拡張子に変換します。 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換したファイルを指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、ファイルを受け取る対象のフォームを任意で指定できます。 Google Driveのファイルダウンロード設定では、フォームの回答から取得したファイルIDを変数として設定することで、動的にファイルを指定できます。 CloudConvertの変換設定では、変換したいファイルの拡張子（JPG、WEBPなど）やファイル名を任意で設定することが可能です。 Dropboxへのアップロード設定では、保存先のフォルダやファイル名を固定値だけでなく、前段のフローで取得した情報を変数として設定できます。 ■注意事項
Googleフォームで音声ファイルがアップロードされたら、RPAで指定形式に変換しGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
インタビューや会議などで録音した音声ファイルを、共有や編集のために特定の形式へ変換する作業は手間がかかるものです。オンラインのツールを探し、都度手作業で変換とアップロードを繰り返すのは非効率的で、本来の業務を圧迫することもあります。このワークフローは、Googleフォームにアップロードされた音声ファイルを、RPA機能で自動的に形式変換し、指定のGoogle Driveフォルダへ格納します。面倒なファイル変換作業を自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Web会議の録音データなど、様々な音声ファイルの形式変換を手作業で行っている方 オンラインのWebサイトを利用したファイル管理に手間を感じている方 音声ファイルを取り扱う業務フロー全体の自動化・効率化を検討している方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームへの音声ファイルアップロードを起点に、形式変換から格納までを自動化できるため、手作業の時間を短縮します。 手動での変換作業やファイル移動に伴う、ファイル形式の選択ミスや保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します。 トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」を設定して、対象のフォームを指定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」を設定し、フォームから送信された音声ファイルをYoom上にダウンロードします。 オペレーションのRPA機能で「ブラウザを操作する」を設定し、任意のWebサイトでファイルの形式変換を行う操作を記録します。 オペレーションのAI機能で「テキストを生成する」を設定し、格納するファイル名などを生成します。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」を設定し、形式変換したファイルを指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガーでは、ワークフローを起動させたい任意のフォームを設定してください。 Google Driveでファイルをダウンロード、またはアップロードするアクションでは、対象のファイルIDや保存先のフォルダ、ファイル名などを固定値だけでなく、前のステップで取得した情報を変数として設定可能です。 RPA機能では、操作したいWebページのURLやクリックする要素、入力するテキストなどを自由に設定でき、柔軟なブラウザ操作の自動化を実現します。 AI機能によるテキスト生成では、ファイル名を生成するためのプロンプトなどを自由にカスタマイズでき、定型文や前のステップで取得した情報を組み込むことも可能です。 ■注意事項
Googleフォームからドキュメントが送信されたら、RPAで指定形式に変換しOneDriveに格納する
試してみる
■概要
Googleフォームでファイルを受け取るたびに、手動でダウンロードし、指定の形式に変換してOneDriveに格納する作業は、時間と手間がかかる定型業務の一つではないでしょうか。この一連の作業は単純ですが、ヒューマンエラーが発生しやすい側面も持ち合わせています。このワークフローを活用することで、Googleフォームへのファイル送信をきっかけに、ファイル形式の変換からOneDriveへの格納までを自動化し、こうした業務課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで受け取ったファイルを、手作業で形式変換して管理している方 定型的なファイル変換作業を自動化し、人的ミスをなくしたい方 OneDriveでのファイル管理を効率化し、より重要な業務に時間を活用したい方 ■このテンプレートを使うメリット
ファイルのダウンロード、形式変換、アップロードという一連の処理が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手動でのファイル変換（convert file）や格納作業がなくなることで、ファイル名の付け間違いや保存場所の誤りといったヒューマンエラーを防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Google Drive、OneDriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、フォームの回答を検知します。 オペレーションで、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームから送信されたファイルをダウンロードします。 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のオンラインコンバーターなどでファイルの形式を変換します。 必要に応じて、AI機能の「テキストを生成する」アクションでファイル名や概要を作成します。 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換後のファイルを指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、起動のきっかけとしたいフォームを任意で指定してください。 Google Driveでファイルをダウンロードする際、対象のファイルIDは固定値のほか、前のステップで取得した情報を変数として設定できます。 RPA機能では、ファイル変換に利用するWebページのURLや操作対象、取得する情報などを自由にカスタマイズすることが可能です。 AI機能のプロンプトは自由に編集でき、定型文のほか、前のステップで取得したファイル名などの情報を組み込んでテキストを生成できます。 OneDriveへアップロードする際、ファイル名や格納先のフォルダは、固定値や前のステップで取得した情報を変数として設定できます。 ■注意事項
Googleフォーム、Google Drive、OneDriveとYoomを連携してください。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
毎日Google スプレッドシートで複数のレコードを取得し、AIでプロジェクト管理を行いSlackに通知する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートからの複数レコード取得、AIによるプロジェクト状況の分析、そしてSlackへの結果通知といった一連のタスク、手作業で行うことで時間や手間がかかっていませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートでプロジェクト情報を管理し、手作業でレポートを作成している方 AIを活用してプロジェクトの進捗監視やリスク分析を自動化したいと考えている方 Slackを主要なコミュニケーションツールとして活用し、情報共有の迅速化を目指すチームの方 ■このテンプレートを使うメリット
スケジュールされた日時にGoogle スプレッドシートから自動でレコードが取得され、AIが分析、Slackへ通知するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるデータ転記や分析時の見落とし、通知漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、プロジェクト管理の正確性向上に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとSlackをYoomと連携します。 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」フローが起動するように設定します。例えば、毎朝9時に起動するよう設定します。 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、プロジェクト管理に必要なデータを取得します。 続いて、オペレーションでテキスト生成機能の「プロジェクト監視を行う」アクションを設定し、取得したデータを基にAIがプロジェクトの状況を分析・評価します。 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、AIによる分析結果を指定したチャンネルに通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
スケジュールトリガーでは、フローを実行したい任意の日時（例：毎日、毎週月曜日、毎月1日など）を設定してください。 Google スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションでは、取得対象のスプレッドシートID、シート名、そして取得したいレコードの条件（例：特定のステータスのタスク、期限が近いプロジェクトなど）を任意で設定してください。 テキスト生成機能の「プロジェクト監視を行う」アクションでは、AIに分析させる際のプロンプト（指示文）、生成するテキストの最大文字数、そして出力したい言語（日本語、英語など）を任意で設定してください。 Slackの「チャンネルにメッセージを送信」アクションでは、通知を投稿したい先のチャンネルID、そして通知するメッセージの内容（例：プロジェクトの進捗サマリー、注意喚起など）を任意で設定してください。 ■注意事項
Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Outlookを活用した自動化例 新しいメールの受信や予定の追加をきっかけに、他のツールへ自動で情報を送信したり、分類・通知・記録を行うことができます。問い合わせ対応やスケジュール調整、タスク管理などを効率化し、日常業務の負担を軽減しながら、素早い対応を実現できます。
Salesforceのリード詳細ページからOutlookで定型メールを送信
試してみる
■概要
Salesforceで管理しているリードに対して、一件ずつOutlookを立ち上げてメールを作成・送信する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に定型的なご案内メールの場合、手作業でのコピー＆ペーストは宛先間違いや内容の不備といったミスを誘発する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Salesforceのリード詳細ページからワンクリックでOutlookの定型メールを自動で送信できるため、こうした手作業を効率化し、顧客への迅速なアプローチを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Salesforceのリード情報を元に、Outlookでメールを手動作成している営業担当者の方 リードへのアプローチを迅速化し、営業活動全体の効率を上げたいと考えているチームリーダーの方 定型メールの送信ミスや対応漏れを防ぎ、顧客対応の品質を高めたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Salesforceの画面から離れることなく定型メールを送信できるため、メール作成にかかる時間を短縮し、迅速な顧客対応が可能になります。 手作業での宛先入力や本文コピーによる、送信間違いや内容の不備といったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。 ■フローボットの流れ
はじめに、SalesforceとOutlookをYoomと連携します。 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「リード詳細ページから起動」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、Salesforceから取得した情報を元にメールを送信するように設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのメール送信設定では、宛先（To, Cc, Bcc）を任意のアドレスに設定することが可能です。 メールの件名や本文には、固定のテキストだけでなく、Salesforceのリード情報から取得した会社名や担当者名などを変数として差し込むことができます。 ■注意事項
Salesforce、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。 Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Microsoft Teamsのチャンネルに投稿されたら、自動でOutlookでもメールを送る
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■概要
Microsoft Teamsでの重要なやり取りを、チーム外のメンバーや関係者に都度メールで共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。手作業での転記は時間がかかるだけでなく、情報の伝達漏れや遅延の原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定のチャネルにメッセージが投稿されると、その内容を自動でOutlookからメール送信できるため、こうした情報共有の課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft Teamsの投稿内容をOutlookで手動転送しており、手間を削減したい方 部署やチーム内での情報伝達漏れを防ぎ、コミュニケーションを円滑にしたいと考えている方 社内外への情報共有プロセスを自動化し、業務の効率化を図りたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Teamsへの投稿を起点に自動でメールが送信されるため、これまで情報共有に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業による転記ミスや、重要な情報の共有漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft TeamsとOutlookをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、特定の宛先にメールを送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Teamsのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいチームIDおよびチャネルIDを任意で設定してください。 Outlookのメール送信設定では、任意の宛先や件名、メッセージ内容を設定できます。前段のトリガーで取得したMicrosoft Teamsの投稿内容などを、変数としてメールの本文に含めることも可能です。 ■注意事項
Microsoft Teams、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookにメールが届いたら、Microsoft Excelにレコードを追加する
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■概要
Outlookで受信する重要なメールの内容を、その都度Microsoft Excelに手作業で転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、特定のメールを受信した際に自動でMicrosoft Excelへレコードを追加できるため、こうした定型業務の効率化に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受信した問い合わせ内容などをMicrosoft Excelで管理している方 手作業によるデータ転記での入力漏れや、対応遅延などの課題を抱えている方 メールで受信した情報を起点とした業務の自動化や、効率化を検討している方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookでのメール受信をトリガーに、自動でMicrosoft Excelへ情報が追加されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。 手作業でのコピー＆ペーストが不要になることで、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、受信したメールの情報をもとにレコードを追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールフォルダをIDで指定し、特定のフォルダのみを監視対象とすることが可能です。 Microsoft Excelでレコードを追加する際、対象のファイル（アイテムID）やシート名を任意で設定できます。また、Outlookで取得したメールの件名や本文などの情報を、どの列に登録するか自由にマッピングできます。 ■注意事項
Outlook、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookにメールが届いたら、Gmailでメール本文を送信する
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■概要
複数のメールアカウントを管理する中で、情報の確認や転送作業を手間に感じていませんか。重要なメールを見落としたり、アカウント間の情報共有がスムーズにいかなかったりすることもあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、Outlookに特定のメールが届いた際に、その内容を自動でGmailに転送できます。手作業による転送の手間をなくし、迅速な情報共有とメールの見落とし防止を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
業務でOutlookとGmailを併用し、メール転送を手作業で行っている方 特定のメールを別のアカウントでも共有し、確認漏れのリスクを減らしたい方 複数のメールアカウントの管理を効率化したいと考えている情報システム担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookへのメール受信をトリガーに自動でGmailへ転送されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手動でのコピペや転送作業が不要になるため、転送漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとGmailをYoomと連携します 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、トリガーで受信したメールの内容などを指定の宛先に送付します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダIDを指定することで、そのフォルダに届いたメールのみを自動化の対象にすることが可能です。 Gmailのメール送信アクションでは、通知先のメールアドレスを任意で設定できます。また、本文には固定のテキストを入力したり、前段のトリガーで取得した情報を変数として埋め込んだりするカスタムが可能です。 ■注意事項
Outlook、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Microsoft Excelの雛形から納品書を作成しOutlookで送付する
試してみる
■概要
Yoomフォームの情報でMicrosoft Excelの雛形から納品書を作成してOutlookで送付するフローです。
取得した納品書の情報を、手作業でMicrosoft Excelへ転記しPDF発行を行う必要がなく、フォームに回答されただけですべての工程を自動的に行うことができます。
そのため、手間が省ける他入力ミスと言った管理エラーを無くすこともできます。
■注意事項
・Microsoft Excel、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookのカレンダーに予定が登録されたらkintoneにレコードを追加する
試してみる
■概要
Outlookの指定のカレンダーに予定が登録されたら、kintoneに自動的にレコードを追加するフローボットです。
Outlookの予定をkintone上で管理したい場合などにご利用ください。
■注意事項
・kintone、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
・Outlookで予定が登録されてから5~15分でkintoneにレコードが追加されます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
毎日9時に起動して、Outlookメールを送付する
試してみる
■概要
指定した時間に自動的に起動して、Outlookでメールを送信するフローです。
社内への日々のリマインドなど、定期的なメール送付がある場合にご活用いただけます。
また、時間になったら自動的に起動するので、通知漏れなどのミスも防ぐことができます。
Outlookメールの宛先や本文の内容、起動タイミングは自由に設定いただけます。
■注意事項
・OutlookとYoomを連携してください。
・Microsoft365をご契約中の場合のみご利用いただけます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する
可能性があります。
Microsoft Excelの雛形から納品書を作成しOutlookで送付する
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■概要
Yoomフォームの情報でMicrosoft Excelの雛形から納品書を作成してOutlookで送付するフローです。
取得した納品書の情報を、手作業でMicrosoft Excelへ転記しPDF発行を行う必要がなく、フォームに回答されただけですべての工程を自動的に行うことができます。
そのため、手間が省ける他入力ミスと言った管理エラーを無くすこともできます。
■注意事項
・Microsoft Excel、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookのカレンダーに予定が登録されたらkintoneにレコードを追加する
試してみる
■概要
Outlookの指定のカレンダーに予定が登録されたら、kintoneに自動的にレコードを追加するフローボットです。
Outlookの予定をkintone上で管理したい場合などにご利用ください。
■注意事項
・kintone、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
・Outlookで予定が登録されてから5~15分でkintoneにレコードが追加されます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
毎日9時に起動して、Outlookメールを送付する
試してみる
■概要
指定した時間に自動的に起動して、Outlookでメールを送信するフローです。
社内への日々のリマインドなど、定期的なメール送付がある場合にご活用いただけます。
また、時間になったら自動的に起動するので、通知漏れなどのミスも防ぐことができます。
Outlookメールの宛先や本文の内容、起動タイミングは自由に設定いただけます。
■注意事項
・OutlookとYoomを連携してください。
・Microsoft365をご契約中の場合のみご利用いただけます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する
可能性があります。
まとめ 今回は、Googleフォームが送信されたら回答者に自動でOutlookを返信する方法をご紹介しました。
この自動化により、手動での進捗確認の手間が軽減され、業務効率の向上に繋がるでしょう。ヒューマンエラーの防止にも効果的であり、企業の信頼性を高めることが期待できます。
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よくあるご質問
Q：連携がうまく動かない時の確認点は何ですか？
A：
原因は多岐にわたりますが、まず確認していただきたいのはマイアプリ登録がきちんとできているかどうかです。接続を上書きしてみるとスムーズに行くこともありますのでお試しください。
Q：回答内容によって送るメールを変えられますか？
A：
はい、分岐機能を使えば可能です。分岐設定とは
Q：Googleフォームの質問項目を変更したらどうなりますか？
A：
回答については問題ありませんが、質問項目が変わるとメール配信の部分で取得した値が参照できなくなったり、エラーが起きることがあります。エラー時の対応方法について
もし、それでも解決しない場合は以下お問い合わせ窓口よりご連絡ください。Yoomお問い合わせ窓口
