Googleフォームの内容をもとにOutlookでメールを送り、Microsoft Teamsにも通知する
Googleフォームの内容をもとにOutlookでメールを送り、Microsoft Teamsにも通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Googleフォーム
と
Microsoft Teams
と
Outlook
を自動連携できます。
■概要
Googleフォームで受け付けた問い合わせや申し込みへの対応に、手間や時間がかかっていませんか？手動でのメール返信やチームへの共有作業は、対応漏れや共有ミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに新しい回答が送信されると、自動でOutlookからメールを送信し、同時にMicrosoft Teamsへも通知する一連の流れを構築できます。これにより、定型的な連絡業務を自動化し、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けた問い合わせや申し込み対応を自動化したいと考えている担当者の方
- フォームの回答内容を手作業で関係者に共有しており、非効率を感じている方
- OutlookやMicrosoft Teamsを活用し、チーム内での情報共有を円滑にしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答を起点にメール送信やチャット通知が自動実行されるため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を削減できます。
- 手作業による連絡漏れや情報共有の遅れといったヒューマンエラーを防ぎ、より確実で迅速な対応を実現することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Outlook、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携したいフォームのIDを任意で設定してください。
- Outlookのメール送信設定では、送信先アドレスや件名、本文を自由に設定できます。本文には、Googleフォームで受け付けた回答内容を変数として埋め込むことも可能です。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送信したいチームのIDやチャネルID、メッセージ内容を任意で設定してください。
■注意事項
- Googleフォーム、Outlook、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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フォームの設問タイトルや説明を追加する（画像＋選択式）
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フローボットトリガー
チャネルにメッセージが送信されたらチャットにメッセージが送信されたらカレンダーにイベントが登録されたらチャネルにファイル付きのメッセージが送信されたら特定のメッセージのスレッドに返信があったら
フローボットオペレーション
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