Googleフォームで音声ファイルがアップロードされたら、RPAで指定形式に変換しGoogle Driveに格納する

■概要

インタビューや会議などで録音した音声ファイルを、共有や編集のために特定の形式へ変換する作業は手間がかかるものです。オンラインのツールを探し、都度手作業で変換とアップロードを繰り返すのは非効率的で、本来の業務を圧迫することもあります。このワークフローは、Googleフォームにアップロードされた音声ファイルを、RPA機能で自動的に形式変換し、指定のGoogle Driveフォルダへ格納します。面倒なファイル変換作業を自動化し、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Web会議の録音データなど、様々な音声ファイルの形式変換を手作業で行っている方
• オンラインのWebサイトを利用したファイル管理に手間を感じている方
• 音声ファイルを取り扱う業務フロー全体の自動化・効率化を検討している方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの音声ファイルアップロードを起点に、形式変換から格納までを自動化できるため、手作業の時間を短縮します。
• 手動での変換作業やファイル移動に伴う、ファイル形式の選択ミスや保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」を設定して、対象のフォームを指定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」を設定し、フォームから送信された音声ファイルをYoom上にダウンロードします。
4. オペレーションのRPA機能で「ブラウザを操作する」を設定し、任意のWebサイトでファイルの形式変換を行う操作を記録します。
5. オペレーションのAI機能で「テキストを生成する」を設定し、格納するファイル名などを生成します。
6. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」を設定し、形式変換したファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガーでは、ワークフローを起動させたい任意のフォームを設定してください。
• Google Driveでファイルをダウンロード、またはアップロードするアクションでは、対象のファイルIDや保存先のフォルダ、ファイル名などを固定値だけでなく、前のステップで取得した情報を変数として設定可能です。
• RPA機能では、操作したいWebページのURLやクリックする要素、入力するテキストなどを自由に設定でき、柔軟なブラウザ操作の自動化を実現します。
• AI機能によるテキスト生成では、ファイル名を生成するためのプロンプトなどを自由にカスタマイズでき、定型文や前のステップで取得した情報を組み込むことも可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、Google DriveとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。