GoogleフォームからPNGファイルが送信されたら、CloudConvertで任意の拡張子に変換しDropboxに格納する

■概要

Googleフォームで受け取ったPNGファイルを、手作業で他の拡張子に変換して保存する業務に手間を感じていませんか。毎回専用のコンバーターを立ち上げるのは非効率であり、保存先を間違えるといった人為的ミスも起こりがちです。このワークフローは、Googleフォームへのファイル送信をきっかけに、CloudConvertによるファイル形式の変換からDropboxへの格納までを自動で完結させます。ファイル管理における一連の定型業務を効率化し、担当者の負担を軽減します。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームでPNG形式の画像ファイルを収集し、その後の変換作業に課題を感じているご担当者様
• デザイン業務などで日常的に画像を扱い、効率的なPNGファイル変換の代替手段を探している方
• CloudConvertとDropboxを活用して、チームのファイル管理業務の自動化を推進したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへのファイル送信を起点に変換・保存までを自動化できるため、これまで手作業で行っていたファイル操作の時間を短縮します。
• 手動でのファイル変換やアップロード作業が不要になるので、変換漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、CloudConvert、DropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答からファイルの情報を取得してダウンロードします。
4. 次に、オペレーションでCloudConvertの「ファイルをアップロード」「ファイルを変換」アクションを設定し、任意の拡張子に変換します。
5. 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換したファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、ファイルを受け取る対象のフォームを任意で指定できます。
• Google Driveのファイルダウンロード設定では、フォームの回答から取得したファイルIDを変数として設定することで、動的にファイルを指定できます。
• CloudConvertの変換設定では、変換したいファイルの拡張子（JPG、WEBPなど）やファイル名を任意で設定することが可能です。
• Dropboxへのアップロード設定では、保存先のフォルダやファイル名を固定値だけでなく、前段のフローで取得した情報を変数として設定できます。

■注意事項

• Googleフォーム、Cloud Convert、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください:
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください:
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。