OutlookとGoogle スプレッドシートを連携して、Outlookで受け取ったアンケート結果をGoogle スプレッドシートに格納する方法

ステップ1：OutlookとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携

まず、OutlookとGoogle スプレッドシートをマイアプリに連携します。
Yoomにログインしたら、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、「+新規接続」からOutlookを検索してください。

Microsoftのサインインページが表示されます。
使用するアカウントを選択するか、新規サインインして、「次へ」をクリックすると、Outlookのマイアプリ連携が完了します。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

次に、「+新規接続」からGoogle スプレッドシートを検索してください。

「Sign in with Google」をクリックし、サインイン操作を行ってください。

アクセスを許可することで、Google スプレッドシートのマイアプリ連携が完了します。

次に、テンプレートを利用して設定を進めていきましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックしてコピーを完了してください。

ステップ2：Outlookからアンケート結果を受け取る

次に、Outlookからメール情報を読み込む設定を行います。
「メールを受信したら」をクリックしてください。

次のページで「Outlookと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは編集可能ですが、トリガーアクションは変更せず「次へ」をクリックしてください。

API接続の設定を行います。
「トリガーの起動間隔」は、5分、10分、15分、30分、60分から選択できます。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますのでご注意ください。
「メールフォルダID」は、入力欄をクリックし表示された候補からしてください。

このタイミングで、アンケートメールを対象のOutlookに送信してください。
今回は画像のようなアンケートメールを送信しました。
準備ができたら、「テスト」をクリックしてください。

アウトプットにて、メールデータが取得できていれば成功です。
「保存する」をクリックしてください。

ステップ3：AIでテキストからデータを抽出する

AIを用いてテキストからデータを抽出する設定を行います。
「テキストからデータを抽出する」をクリックしてください。

・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

「タイトル」と「変換タイプ」を任意で変更し、「次へ」をクリックしてください。
なお、「変換タイプ」は、タイプ毎に消費タスク数が異なります。

次のページで、データを抽出するテキストを指定します。
「対象のテキスト」は、入力欄をクリックして表示された候補から、「本文」を選択してください。
「抽出したい項目」は、デフォルトで「氏名,年齢,職業,サービスを知ったきっかけ,満足度」となっています。こちらの項目は任意で追加することができます。
項目を追加する場合は、カンマ（,）区切りで項目を入力してください。
設定が完了したら、「テスト」をクリックしてください。

アウトプットにて、正しくデータ抽出ができているか確認し、問題なければ「保存する」をクリックしてください。

このタイミングで、Google スプレッドシートを使い、データを保存先シートにて抽出した項目毎の列を作成しましょう。
準備ができたら、ステップ4へ進んでください。

ステップ4：Google スプレッドシートにアンケート結果を格納する

次に、Google スプレッドシートにアンケート結果を格納する設定を行います。
「レコードを追加する」をクリックしてください。

次のページで、タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行ってください。
その後、データベースの連携にて「スプレッドシートID」と「スプレッドシートのタブ名」を設定します。
「スプレッドシートID」は、注釈を参照しスプレッドシートのURL内から引用するか、入力欄をクリックして表示された候補からスプレッドシートを選択してください。
「スプレッドシートのタブ名」は、タブ名を直接入力するか、入力欄をクリックし表示された候補からタブ名を選択してください。
全ての設定が完了したら、「次へ」をクリックしましょう。

次に、追加するレコードの値を設定します。
各項目の入力欄をクリックし、該当するデータを選択してください。
選択し終えたら、「テスト」をクリックしてください。

Google スプレッドシートにデータが格納されていれば、テスト成功です。
「保存する」をクリックしてください。

最後に「トリガーをON」をクリックし、フロー稼働の準備が完了です。これで、Outlookで受け取ったアンケート結果が自動でGoogle スプレッドシートに格納されます。

OutlookとGoogle スプレッドシートを使ったその他の自動化例

他にもOutlookとGoogleスプレッドシートを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1. Googleスプレッドシートで行が追加されたらOutlookで指定のユーザーのカレンダーにイベントを登録する

Google スプレッドシートに新しい行が追加されると、その情報をもとにOutlookカレンダーへイベントが登録されます。手作業での予定入力が不要になり、スケジュール管理の負担軽減が期待されます。

2. Googleスプレッドシートで行が更新されたらOutlookでメールを送信する

スプレッドシートのデータが更新されると、自動でOutlookのメールが送信されます。手動での通知作業を減らし、必要な情報を正確に共有できるようサポートされます。

3. kintoneから1クリックで請求書を発行しOutlookで送付する

kintoneのデータを基に請求書を作成し、そのままOutlookで送付できます。請求処理の手順が自動化され、入力ミスの防止や業務の効率化に貢献します。

OutlookとGoogle スプレッドシートを連携するメリットと具体例

メリット1. 情報管理の効率化

Outlookに届いたアンケート結果をGoogle スプレッドシートに自動的に整理することで、手作業による転記作業が不要になります。
手動でデータを管理する場合、複数のメールを確認しながらスプレッドシートに入力する手間が発生し、ファイルの管理が煩雑になることがあります。
しかし、このアプリ連携によってデータが自動で一元化されると、アンケート結果の検索や集計がスムーズになり、必要な情報をすぐに活用しやすくなると予想されます。
特に、定期的に大量のアンケートを受け取る場合、データ管理に伴う負担が軽減すると考えられます。

メリット2. 自動追加による入力漏れの防止

アンケート結果を手作業でGoogle スプレッドシートに入力する際、内容を見落としたり、誤って記載してしまうことでデータの正確性が損なわれる可能性があります。
入力ミスや未入力が放置されると、正確なデータ収集が難しくなるでしょう。
しかし、OutlookとGoogle スプレッドシートを連携することで、受信したアンケート結果が自動的にリストへ追加されるため、誤記や入力漏れといった人為的ミスを防ぐことができます。
これにより、すべての回答データが確実に記録され、集計時に抜け漏れを防止する効果が期待されます。
特に、一定期間ごとにアンケートを集計する企業では、よりメリットが感じられると予想されます。

メリット3. データ共有の手間を削減

アンケート結果を関係者に共有する際、手動でファイルを作成し、メールで送付する作業が必要になることがあります。
しかし、Google スプレッドシートでデータを自動管理する仕組みを導入することで、関係者がデータをすぐに確認できる環境を構築することができ、個別にデータを送信する必要がなくなります。
また、Google スプレッドシートの共有設定を適切に行えば、編集権限や閲覧権限を設定できるため、よりアンケートデータの管理がしやすくなると予想されます。
特に、複数の部署や外部の関係者と情報を共有する場合、手作業の負担を減らし、スムーズなデータ共有が期待できます。

まとめ

アンケート結果を手動で転記するには、時間と手間がかかっていたかと思います。
ですが、このOutlookとGoogle スプレッドシートの連携により、アンケート結果の効率的な管理が期待できます！
手作業によるデータ転記の手間やミスを防ぎ、正確なデータを素早く共有することで、業務全体の生産性向上がサポートされるでしょう。
Yoomのアプリ連携はプログラミング不要で簡単に導入できます。この機会に業務効率化をぜひ体験してください！