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「メルマガや案内メールを送る際、お客様ごとに名前や会社名を手作業で入力するのが面倒…」
「大量の宛先にメールを送るため、宛名と内容を間違えてしまわないかいつも不安…」
Outlookを使って多数の宛先に、個別の情報を差し込んだメールを送信する作業には、手間やプレッシャーを感じますよね。
もし、Google スプレッドシートなどのリストにある顧客情報を自動で読み取り、一人ひとりに合わせた内容のメールをOutlookから一括で送信できる仕組みがあれば、より効果的な顧客アプローチに時間を割くことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはOutlookで差し込みメールを送信する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、定期的にGoogle スプレッドシートの情報を取得し、リストにある連絡先に対してOutlookから個別の内容を差し込んだメールを自動で送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート／Outlook
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
【Google スプレッドシートのマイアプリ連携】
以下のナビをご参照ください。
【Outlookのマイアプリ連携】
以下のナビと注釈をご参照ください。
※注意事項は以下のリンクをご確認ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ手順と注意事項|Yoomヘルプセンター
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
※なお、オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成いただけます。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
最初の設定です。
ここから「定期的にGoogle スプレッドシートでリード情報を取得し、Outlookでメールを送信する」フローの設定をしていきます！
まずは赤枠部分をクリックしましょう！
詳細については、スケジュールトリガーの設定方法を参考にしてください。
ここでは、「スケジュール設定」を行います。
フローボットを起動したい日付や時刻を設定しましょう。
今回は、コピーしたテンプレートの既存設定のまま、毎月1日の9時に起動する設定にします。
最後に「保存する」をクリックしましょう！
以下の赤枠をクリックしてください。
ここでは、Google スプレッドシートで管理しているリード情報を取得する設定を行います。
【Google スプレッドシート】データベースを操作するオペレーションについてもあわせてご確認ください。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！
ここで、Google スプレッドシートの画面に移動し、リード情報を管理しているシートを準備してください。
シートの列内に「ステータス」を追加してください。
このように設定しておくことで、ステータスが「未送信」の行だけを取得し、メールを送信していない宛先だけに送信できます。
※以下は、テスト用に作成したシートです。
Yoom画面に戻り、「スプレッドシートID」と「スプレッドシートのタブ名」を設定します。
入力欄をクリックして表示される候補から選択可能です！
「テーブル範囲」は、Google スプレッドシートの対象となる範囲を英字で設定してください。
今回は上記のシートを使用するため、テーブル範囲は「A1:G」です。
次に進むと、「取得したいレコードの条件」を設定する画面に遷移します。
今回は「ステータス」が「未送信」のレコードを取得するように設定します。
テストボタンをクリックします。
条件に合致したレコードが取得した値に表示されたことを確認しましょう！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
最後に、「完了」をクリックしましょう！
ここでは、繰り返し処理の設定を行います。
同じ処理を繰り返すオペレーション（ループ処理）を用いることで、複数取得した値を繰り返し後続のオペレーションに進めることが出来ます。
以下の注意事項を確認後、赤枠をクリックしてください。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
次の画面で、繰り返し対象を指定していきます！
「オペレーション」は、「複数のレコードを取得（最大300件）」を選択してください。
「取得した値」は、先ほどのステップで取得した「会社名」・「担当者名」・「メールアドレス」を設定しましょう！
最後に「完了」をクリックして、次のステップに進んでください。
