■概要
STORES予約で受け付けた予約情報を、一件ずつ手作業でOutlookのカレンダーに転記していませんか？
この作業はダブルブッキングを防ぐ上で重要ですが、予約件数が増えるにつれて入力の手間や登録漏れのリスクも高まり、大きな負担となることがあります。
このワークフローを活用すれば、STORES予約に新しい予約が登録されると、自動でOutlookに予定が作成されるため、こうした予約管理に関する課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- STORES予約とOutlookを併用し、予約情報を手作業で転記している方
- 予約の登録漏れや日時の入力ミスといったヒューマンエラーを防止したい方
- 予約管理業務を自動化し、顧客対応などのコア業務に集中したい事業者の方
■このテンプレートを使うメリット
- STORES予約に予約が入ると自動でOutlookに予定が作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で情報を連携するため、予約日時や顧客情報の入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確なスケジュール管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、STORES予約とOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSTORES予約を選択し、「予約が登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「自分のカレンダーにイベントを登録する」アクションを設定し、STORES予約から取得した情報をもとに予定を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookで「自分のカレンダーにイベントを登録する」アクションを設定する際に、イベントのタイトル、開始日時、終了日時などを任意の値に設定してください。STORES予約のトリガーで取得した予約情報を活用して、カレンダーに登録する内容を柔軟にカスタマイズできます。
■注意事項
- STORES予約、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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