「メールの内容をコピーして、いちいちWrikeに手入力するのは正直手間...」
「もっと簡単にメールの内容をWrikeに反映できないかな？」
そんなふうに思ったことはありませんか？
特に、依頼のメールが重なって多く届いた日は、手作業での転記に追われることもしばしば。
Outlookで受信した情報を自動でWrikeにタスク化できれば、作業の手間を大幅に削減し、入力ミスのリスクも低減。タスク作成の抜け漏れを防ぎ、より迅速な対応が可能になるでしょう。
そこで本記事では、ノーコードでOutlookとWrikeを連携する方法を解説します！
プログラミング不要で連携設定ができるため、非エンジニアの方でも手軽に導入できます。手作業による業務負担を軽減し、よりコアな業務に集中できる環境作りを目指している方は、ぜひ最後までご覧ください！
とにかく早く試したい方へ
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にOutlookとWrikeの連携が可能です。
YoomにはあらかじめOutlookとWrikeを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識がなくても、登録するだけですぐ連携可能です。
今すぐ試したい方は、以下のバナーの「試してみる」からスタートしましょう！
Outlookで受信した内容をWrikeにタスク化する
試してみる
■概要
Outlookで受信した依頼メールなどを、手作業でWrikeにタスクとして登録していませんか？この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスやタスクの作成漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、AIが内容を解析しWrikeへ自動でタスクを作成するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受けた依頼をWrikeでタスク管理しているチームの方
- メールからタスクへの手作業での転記に、手間や時間を取られている方
- 定型的なタスク作成業務を自動化し、コア業務へ集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信をトリガーにWrikeのタスクが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による情報転記がなくなることで、入力内容の間違いやタスク作成漏れといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとWrikeをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメールの本文などからタスクに必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでWrikeの「タスクを作成」アクションを設定し、前のステップで抽出した情報を元にタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、処理の対象とするメールフォルダを選択することが可能です。
- AI機能によるテキスト抽出では、Outlookで受信したメールの件名や本文などを変数として利用し、抽出したい項目を自由にカスタマイズできます。
- Wrikeにタスクを作成する際、タイトルや説明などの各項目に、固定値や前段のステップで取得した情報を変数として設定できます。
■注意事項
- Outlook、WrikeのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
OutlookとWrikeを連携してできること
OutlookとWrikeのAPIを連携すれば、OutlookのデータをWrikeに自動的に連携することが可能です！
例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
1. Outlookで受信した内容をWrikeにタスク化する
Outlookで受信した内容を基に、Wrikeに自動でタスクを作成するフローです。メールの内容を手作業でWrikeに反映する手間を省き、作業負担を軽減します。また、メールを受信してからタイムリーにWrikeにタスクが作成されることで、対応の迅速化にも期待できるでしょう。
Outlookで受信した内容をWrikeにタスク化する
試してみる
■概要
Outlookで受信した依頼メールなどを、手作業でWrikeにタスクとして登録していませんか？この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスやタスクの作成漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、AIが内容を解析しWrikeへ自動でタスクを作成するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受けた依頼をWrikeでタスク管理しているチームの方
- メールからタスクへの手作業での転記に、手間や時間を取られている方
- 定型的なタスク作成業務を自動化し、コア業務へ集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信をトリガーにWrikeのタスクが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による情報転記がなくなることで、入力内容の間違いやタスク作成漏れといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとWrikeをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメールの本文などからタスクに必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでWrikeの「タスクを作成」アクションを設定し、前のステップで抽出した情報を元にタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、処理の対象とするメールフォルダを選択することが可能です。
- AI機能によるテキスト抽出では、Outlookで受信したメールの件名や本文などを変数として利用し、抽出したい項目を自由にカスタマイズできます。
- Wrikeにタスクを作成する際、タイトルや説明などの各項目に、固定値や前段のステップで取得した情報を変数として設定できます。
■注意事項
- Outlook、WrikeのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
2. Outlookで特定の件名のメールを受信したらWrikeにタスクを作成する
Outlookで特定の件名のメールを受信したら、Wrikeにタスクを自動作成するフローです。特定のキーワードを含む件名のメールを受信した際に、その内容に基づいてWrikeにタスクを作成します。キーワードを絞ってタスク化したい方は、こちらのフローがおすすめです。
Outlookで特定の件名のメールを受信したらWrikeにタスクを作成する
試してみる
■概要
Outlookで受信した特定のメールを確認し、その内容をWrikeに手作業で転記してタスクを作成する業務に手間を感じていませんか。このような定型作業は時間がかかるだけでなく、対応漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定の件名のメールを受信した際にWrikeへタスクを自動で作成し、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookのメールを元にWrikeでタスクを手作業で作成している方
- 重要なメールの見落としやWrikeへのタスク登録漏れを防ぎたい方
- メール対応とタスク管理の連携を自動化し、業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信をトリガーにWrikeへタスクが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるタスクの作成漏れや、メール内容の転記ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとWrikeをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を選択し、受信したメールの本文などからタスク作成に必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでWrikeの「タスクを作成」アクションを設定し、前のステップで抽出した情報を元にタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、対象とするメールの受信フォルダや、件名・本文に含まれる特定のキーワードを設定可能です。
- AI機能のアクションでは、抽出対象としてOutlookで受信したメール情報を変数として利用でき、タスク名や詳細など抽出したい項目を自由に設定できます。
- Wrikeでタスクを作成するアクションでは、固定値や前段のオペレーションで取得した情報を変数として利用し、タスクのタイトルや担当者などを自由に設定可能です。
■注意事項
- Outlook、WrikeのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
OutlookとWrikeの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそくOutlookとWrikeを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでOutlookとWrikeの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、「Outlookで受信した内容をWrikeにタスク化する」フローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- OutlookとWrikeをマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- Outlookのトリガー設定と各アクション設定
- トリガーをONにて動作確認
Outlookで受信した内容をWrikeにタスク化する
試してみる
■概要
Outlookで受信した依頼メールなどを、手作業でWrikeにタスクとして登録していませんか？この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスやタスクの作成漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、AIが内容を解析しWrikeへ自動でタスクを作成するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受けた依頼をWrikeでタスク管理しているチームの方
- メールからタスクへの手作業での転記に、手間や時間を取られている方
- 定型的なタスク作成業務を自動化し、コア業務へ集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信をトリガーにWrikeのタスクが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による情報転記がなくなることで、入力内容の間違いやタスク作成漏れといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとWrikeをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメールの本文などからタスクに必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでWrikeの「タスクを作成」アクションを設定し、前のステップで抽出した情報を元にタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、処理の対象とするメールフォルダを選択することが可能です。
- AI機能によるテキスト抽出では、Outlookで受信したメールの件名や本文などを変数として利用し、抽出したい項目を自由にカスタマイズできます。
- Wrikeにタスクを作成する際、タイトルや説明などの各項目に、固定値や前段のステップで取得した情報を変数として設定できます。
■注意事項
- Outlook、WrikeのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ1：OutlookとWrikeをマイアプリ連携
はじめに、使用するアプリをマイアプリ登録します。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、フローの設定がスムーズです。
1．Outlookのマイアプリ登録
「マイアプリ」をクリックし、画面右側の「新規接続」を選択します。
検索窓にOutlookと入力し、表示された候補から選択しましょう。
以下の画面が表示されるので、Yoomと連携したいOutlookと紐づいているMicrosoft 365のアカウントを選択してください。
※Microsoft 365（旧Office365）は一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
アカウント選択後、パスワードを入力しサインインをクリックします。
2．Wrikeのマイアプリ登録
先ほどと同様に「マイアプリ」をクリックし、画面右側の「新規接続」を選択してください。
検索窓にWrikeを入力し、表示された候補からクリックします。
Wrikeのログイン画面が表示されるので、Yoomと連携したいアカウントでログインしましょう。
マイアプリ一覧にOutlookとWrikeが表示されていれば、連携完了です。次のステップに進みましょう！
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いて、今回活用するテンプレートをコピーします。
以下のバナーの「試してみる」のアイコンをクリックしてください。
Outlookで受信した内容をWrikeにタスク化する
試してみる
■概要
Outlookで受信した依頼メールなどを、手作業でWrikeにタスクとして登録していませんか？この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスやタスクの作成漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、AIが内容を解析しWrikeへ自動でタスクを作成するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受けた依頼をWrikeでタスク管理しているチームの方
- メールからタスクへの手作業での転記に、手間や時間を取られている方
- 定型的なタスク作成業務を自動化し、コア業務へ集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信をトリガーにWrikeのタスクが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による情報転記がなくなることで、入力内容の間違いやタスク作成漏れといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとWrikeをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメールの本文などからタスクに必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでWrikeの「タスクを作成」アクションを設定し、前のステップで抽出した情報を元にタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、処理の対象とするメールフォルダを選択することが可能です。
- AI機能によるテキスト抽出では、Outlookで受信したメールの件名や本文などを変数として利用し、抽出したい項目を自由にカスタマイズできます。
- Wrikeにタスクを作成する際、タイトルや説明などの各項目に、固定値や前段のステップで取得した情報を変数として設定できます。
■注意事項
- Outlook、WrikeのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
クリックすると、テンプレートが自動的にコピーされます。下図のような画面が表示されたらコピー完了です！「OK」をクリックして設定を進めましょう。
ステップ3：Outlookのアプリトリガー設定
まずは、Outlookでメールを受信したらフローボットを起動させるため、アプリトリガー設定を行います。
コピーしたテンプレートの「メールを受信したら」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携したいOutlookのアカウントで間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
続いて、アプリトリガーのAPI接続設定の画面が表示されます。
トリガーの起動間隔をプルダウンメニューから選択しましょう。5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「メールフォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択しましょう。
ここで指定したフォルダで受信したメールの内容を基に、Wrikeにタスクを自動作成できるようになります。
入力完了後はテストのため、実際に指定したフォルダにメールを受信してください。
受信後、Yoomの画面に戻って「テスト」をクリックします。テストが成功すると、実際にOutlookで受信した情報が、アウトプットとして取得できます。この値は、この後の設定で活用できます！
※アウトプットについて詳しくはこちらをご確認ください。
正しくメールの情報が取得されていることを確認して保存しましょう。
ステップ4：テキストデータを抽出する
このステップではYoomのAIを利用し、Outlookのメールからテキストを抽出し、Wrikeのタスク作成につなげるための設定を行います。
設定はデフォルトで完了していますが、設定内容を確認するため、下図の赤枠をクリックしましょう。
アクションを選択する画面が表示されます。デフォルトで設定が完了しているため、「次へ」をクリックします。
※変換タイプは以下の中から選択できます。
消費されるタスクが異なりますので、受信するメールの平均的な内容に合わせて、必要に応じて変更してください。
続いて以下の画面が表示されます。
ステップ3で取得したアウトプットを用いて、Outlookで受信したメールの本文からテキストを抽出します。ここで抽出したテキストは、Wrikeのタスク作成時に活用します！
抽出したい項目は、デフォルトで「タイトル」、「タスク内容」、「期日」が設定されています。「担当者」など、他にも抽出したい項目がある場合は「,（カンマ）」区切りで指定してください。
設定が完了したら「テスト」をクリックします。テストが成功すると、Outlookで受信したメールの本文から、「抽出したい項目」で指定した項目がアウトプットとして取得できます。
取得された内容を確認し、保存しましょう。
ステップ5：Wrikeでタスクを作成する
最後に、Wrikeにタスクを作成するための設定を行います。
下図の赤枠の箇所をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するWrikeのアカウントで間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックします。
次に、API接続設定の画面が表示されます。
「タイトル」の入力欄に「注釈に沿ってタイトルを設定してください←アウトプットから選択も可能」と記載されています。アウトプットを活用しながら入力を進めましょう！
下図のように、入力欄をクリックするとアウトプットが表示されます。
「タイトル」には、「テキストからデータを抽出」するアクション設定時に取得したアウトプットを活用して設定しましょう。
「フォルダーID」は、入力欄をクリックし表示された候補から選択しましょう。ここで指定したフォルダーに、自動作成されたタスクが格納されます。
「説明」に設定した内容は、Wrikeのタスク概要部分に反映されます。
「Outlookの通知です」など、毎回同じテキストを使用する部分は定型文として固定値で入力し、「タスク内容」など、タスクごとに異なる値はアウトプットを活用しましょう。
以降の項目については必須ではないため、任意で入力してください。
例）タスクの開始日を「タスクが作成された日」にしたい場合は、タスクが作成された当日の日付が入るように下図のように日付のアウトプットを用いて設定する。
「期日」には、「テキストからデータを抽出する」アクション設定時に取得した「期日」を用いて設定する。
「ステータス」や「担当者」についても必要に応じて入力しましょう！
入力が完了したら「テスト」をクリックし、Wrikeに正しくタスクが作成されることを確認してください。確認後、「保存する」をクリックしましょう。
ステップ6：トリガーをONにする
全ての設定が完了すると、以下の画面が表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。正常に動作することを確認しましょう！
設定お疲れ様でした！
WrikeのデータをOutlookに連携したい場合
今回はOutlookからWrikeへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にWrikeからOutlookへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Wrikeでタスクが作成されたらOutlookに通知する
Wrikeにタスクが作成されたことを、Outlookに自動通知するフローです。タスクの見落としや通知漏れを防ぎ、対応の抜け漏れ防止をサポートします。たとえば、対応の迅速化を図りたいプロジェクトマネージャーなどにおすすめです！
Wrikeでタスクが作成されたらOutlookに通知する
試してみる
■概要
Wrikeで新しいタスクを作成した際に、関係者への共有漏れや、都度メールを作成する手間に課題を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、Wrikeでのタスク作成をきっかけに、Outlookから関係者へ自動で通知メールを送信できます。
これにより、タスクの共有漏れを防ぎ、コミュニケーションを円滑に進めることが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Wrikeでタスク管理を行い、関係者への共有をOutlookで行っている方
- タスク作成時の通知漏れを防ぎ、プロジェクトの進行をスムーズにしたい方
- 手作業による情報共有の手間をなくし、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Wrikeでタスクを作成するたびにOutlookで通知メールを作成・送信する手間が自動化され、作業時間を短縮できます。
- 手動での通知による宛先間違いや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、WrikeとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでWrikeの「タスクが作成されたら」を設定します。
- 続いて、Wrikeの「タスク情報を取得する」アクションを設定し、作成されたタスクの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、取得したタスク情報を含んだメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「メールを送る」では、前段のオペレーションで取得したタスク名などの情報を変数として埋め込めます。
■注意事項
- Wrike、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
OutlookやWrikeのAPIを使ったその他の自動化例
OutlookやWrikeのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。もし気になるものがあれば、ぜひこちらも試してみてください！
Outlookを使ったその他の便利な自動化例
様々なツールと連携し、Outlookからのメール送信を自動化することが可能です。例えば、契約書や請求書を作成してOutlookから自動で送信することができます。また、Outlookで受信した内容をチャットツールに通知したり、添付ファイルのテキストを自動抽出することもできます。
Outlookで受信したメール内容をもとに、Sansanに名刺情報を登録する
試してみる
■概要
Outlookで受信したメールに記載されている署名情報などを、都度手作業でSansanへ登録する業務に手間を感じていませんか。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信した際に、AIが自動でメール本文から会社名や氏名、連絡先といった情報を抽出し、Sansanへ名刺情報として登録する処理を自動化します。手入力の手間や転記ミスをなくし、顧客情報の管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信したメールの署名情報を、手作業でSansanに登録している方
- Sansanへの名刺登録漏れや入力ミスをなくし、顧客情報を正確に管理したい方
- AIを活用して、手作業で行っている定型業務の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでメールを受信するだけで名刺情報がSansanに自動登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業での情報転記が不要になるため、会社名や氏名、連絡先などの入力間違いや漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとSansanをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメール本文から会社名や氏名などの情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでSansanの「名刺データを登録」を設定し、AI機能で抽出した情報を基に名刺データを登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、フローを起動させたいメールの件名に含まれるキーワードを任意で設定することが可能です。
- AI機能によるテキスト抽出では、トリガーで取得したメール本文の情報（変数）を基に、会社名、部署名、氏名など抽出したい項目を自由に設定できます。
- Sansanに名刺データを登録する際は、前段のAI機能で抽出した各情報（変数）を、Sansanのどの項目に登録するかを自由にマッピングできます。
■注意事項
- Outlook、SansanのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Outlookで予定が作成されたら、Zoomミーティングを作成して会議リンクをOutlookに追加する
試してみる
■概要
このフローでは、Outlookで新しい予定を入力すると自動的にZoomミーティングが生成され、その会議リンクが対象のOutlook予定に追加されます。この自動化により、手動でのミーティング設定やリンクの共有作業を省略でき、効率的な会議運営が実現します。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとZoomを頻繁に利用しており、会議設定の手間を減らしたいビジネスパーソンの方
- 複数の会議を効率的に管理したいチームリーダーやプロジェクトマネージャーの方
- 手動でのミーティングリンク追加に煩わしさを感じているオフィスワーカーの方
- 業務効率化を図り、時間を有効活用したい企業の管理職の方
■このテンプレートを使うメリット
- 会議設定の自動化で時間を節約
・今まで手動でやっていた会議設定が自動化されることで、手間と時間を削減できます。 - 手動入力によるミスを防止
・手動によって起きる人的エラーの危険性を低減できます。
- 会議リンクの一元管理が可能
・会議リンクの一元管理が自動でできるようになり、会議設定プロセスが円滑化できます。
Outlookの添付ファイルのテキストを抽出し、ChatGPTで要約して通知する
試してみる
■概要
Outlookに届く大量のメール、特に添付ファイルの内容確認に多くの時間を費やしていませんか。一つ一つファイルを開いて内容を把握し、要点をまとめる作業は手間がかかり、本来の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、特定のメールに添付されたファイルを自動で読み取り、ChatGPTが要約してMicrosoft Teamsへ通知するため、情報収集のプロセスを効率化し、重要な情報を見逃すリスクを軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受け取る添付ファイル付きメールの確認に時間を費やしている方
- ChatGPTを活用して、長文の資料や報告書の内容を素早く把握したい方
- Microsoft Teamsを使い、チームへの迅速な情報共有を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 添付ファイルを開き、内容を確認して要約する一連の作業が自動化され、情報収集にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による情報の見落としや確認漏れを防ぎ、重要な情報を正確に把握し共有することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Outlook、ChatGPT、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 次に、OCR機能の「画像やPDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。
- 続いて、ChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、抽出したテキストデータを要約します。
- 最後に、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、要約結果を指定のチャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、件名や差出人など、フローを起動する条件となるメールを任意に指定できます。
- OCR機能では、読み取り対象のファイル形式や、抽出したい情報の範囲などを任意に設定することが可能です。
- ChatGPTのオペレーションでは、要約のスタイルや文字数などの指示（プロンプト）や、使用するモデルを自由にカスタマイズできます。
- Microsoft Teamsでメッセージを送るアクションを設定する際に、通知先のチームやチャネル、メンションなどを任意で設定してください。
■注意事項
- Chatwork、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約（APIが使用されたときに支払いができる状態）が必要です。
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ - ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
kintoneで特定のステータスに更新されたら契約書を作成し、Outlookで送信する
試してみる
■概要
kintoneで管理している案件が「契約締結」などの特定のステータスに更新された後、手作業で契約書を作成し、Outlookで送付する作業は手間がかかる上に、宛先間違いなどのミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、kintoneのステータス更新をきっかけに、契約書の作成からOutlookでのメール送信までを自動化でき、手作業による手間やヒューマンエラーといった課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneで顧客管理を行い、契約書の発行・送付を手作業で行っている営業担当者の方
- 契約書の作成から送付までの定型業務を自動化し、ヒューマンエラーを防止したい法務担当者の方
- 契約関連業務を効率化して、チーム全体の生産性を向上させたいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneのステータスが更新されると自動で契約書が作成・送付されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による書類の添付漏れや宛先の間違い、対応漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「指定のステータスに更新されたら（Webhook起動）」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、契約書作成に必要な情報を取得します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに契約書を作成します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、作成した契約書を添付して自動でメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookでメールを送信するアクションでは、宛先（To, Cc, Bcc）を任意のアドレスに設定することが可能です。
- メールの本文には、固定の文章だけでなく、kintoneから取得した会社名や担当者名などの情報を変数として埋め込み、個別の内容にカスタマイズできます。
件名が特定の条件にマッチしたOutlookのメール内容をChatworkに通知する
試してみる
■概要
件名が特定の条件にマッチしたOutlookのメール内容をChatworkに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookを利用してメール管理を行っている方
- メールの内容を手動で共有するのに手間を感じている方
- 社内コミュニケーションツールとしてChatworkを利用している方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookのメール内容をChatworkに通知することで、重要なメールの見落としを防ぐことができます。
- 通知を受け取ったメンバーはすぐに内容を確認し、必要なアクションを取ることができるため、チーム全体のコミュニケーションも円滑になります。
■フローボットの流れ
- OutlookとChatworkをYoomと連携してください。
- マイアプリ連携で「特定の件名のメールを受信したら」オペレーションでメールフォルダIDを設定します。
- 「メッセージを送る」オペレーションでルームIDと通知メッセージ内容を設定してください。
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookでは、対象とするメールのフォルダや含まれるキーワードをカスタマイズ可能です。
- Chatworkでは、メッセージを受信するチャンネルをカスタマイズ可能です。
■注意事項
- OutlookとChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Wrikeを使ったその他の便利な自動化例
Wrikeのタスク作成・更新情報をコミュニケーションツールに自動通知したり、タスクの期日をカレンダーに登録したりすることも可能です。また、他のデータベースの情報に基づいて、Wrikeにタスクを登録することもできます。
GitHubで作成されたIssueをWrikeに登録する
試してみる
■概要
GitHubで新しいIssueが作成されるたびに、Wrikeへ手動でタスクを登録する作業に時間を取られていませんか。こうした手作業は、対応漏れや転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、GitHubでのIssue作成をトリガーとして、Wrikeへ自動でタスクを作成できるため、開発チームとプロジェクト管理の連携をスムーズにし、重要なタスクの見落としを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GitHubのIssue管理とWrikeのタスク管理を手作業で連携させている開発担当者の方
- 開発チームのタスク進捗をWrikeで一元管理したいプロジェクトマネージャーの方
- GitHubとWrike間の情報連携を自動化し、チーム全体の生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- GitHubでのIssue作成時にWrikeへ自動でタスクが登録されるため、手作業での情報入力に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記が不要になることで、タスクの登録漏れや内容の入力ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GitHubとWrikeをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGitHubを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでWrikeの「タスクを作成」アクションを設定し、GitHubから取得したIssueの情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Wrikeでタスクを作成するオペレーションにて、タスクを登録するフォルダやスペースを任意で設定してください。
- タスクのタイトルや説明文には、トリガーのGitHubから取得したIssueの件名や本文などの情報を、変数として埋め込む設定が可能です。
■注意事項
- GitHub、WrikeのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートで行が更新されたらWrikeのタスクも更新する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたらWrikeのタスクも更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務に活用する方
・情報の一元管理場所として活用している方
・共有シートを活用して効率的な情報共有を行いたい方
2.Wrikeを活用してタスク管理をしている方
・プロジェクトの詳細タスクを管理して進捗状況を可視化させている方
■このテンプレートを使うメリット
Wrikeはタスクを可視化させ期限を明確にすることでプロジェクト進行を円滑にできるツールです。
しかしGoogle スプレッドシートに登録されるタスク情報が更新されたらWrikeの登録情報にも反映させるのは、情報の正確性を保つことを困難にするかもしれません。
チーム内で共有する情報の精度を保ちたいと考える方にこのフローは有益です。
このフローを活用することで、Google スプレッドシートで更新された情報を自動でWrikeにも反映を行い、情報の正確性と最新性を保ちます。
登録情報が自動で更新されることによって、手入力していた時間をタスク解決に充てることができ、業務を効率化します。
■注意事項
・Google スプレッドシート、WrikeのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Wrikeでタスクが作成されたらGmailで通知する
試してみる
■概要
Wrikeで新しいタスクを作成するたびに、関係者へ手動でメール通知を行う作業に手間を感じていませんか。こうした手作業は、本来の業務を圧迫するだけでなく、通知の漏れや遅延といったミスを引き起こす原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Wrikeでタスクが作成されると、Gmailから関係者へ自動で通知メールが送信されるため、タスク共有の迅速化と効率化を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- WrikeとGmailを使い、タスク作成時の通知業務を効率化したいと考えている方
- 手動でのメール連絡による通知漏れや遅延を防ぎ、確実な情報共有を行いたい方
- チーム内の情報伝達をスムーズにし、プロジェクト管理の質を高めたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Wrikeでタスクが作成されると自動でGmailから通知が送信されるため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、通知の送り忘れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、WrikeとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでWrikeを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでWrikeの「タスク情報を取得」アクションを設定し、トリガーで検知したタスクの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得したタスク情報を含んだメールを自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailの「メールを送る」アクションでは、通知メールの宛先（To, Cc, Bcc）や件名、本文の内容を自由に設定することが可能です。
- 件名や本文には、固定のテキストに加え、前段のオペレーションで取得したWrikeのタスク情報を変数として埋め込めるため、タスク内容に応じた具体的な通知を自動で作成できます。
■注意事項
- Wrike、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Wrikeでタスクが更新されたらSlackに通知する
試してみる
■概要
Wrikeでタスクを更新したものの、関係者への共有は別途手作業で行っていませんか？手作業での通知は、共有漏れや遅延の原因となり、プロジェクトの進行に影響を与えることもあります。このワークフローを活用すれば、Wrikeでタスクが作成・更新されると、その内容が自動でSlackの指定チャンネルに通知されるため、こうした課題を解消し、チーム内の情報共有を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- WrikeとSlackを併用しており、タスクの進捗共有に手間を感じている方
- タスク更新の見逃しを防ぎ、チームのコミュニケーションを迅速化したいチームリーダーの方
- Wrikeでの情報更新を手作業でSlackに転記しているすべてのビジネスパーソンの方
■このテンプレートを使うメリット
- Wrikeでのタスク更新が自動でSlackに通知されるため、これまで手作業での共有にかかっていた時間を短縮し、本来の業務に集中できます。
- 手動での通知による共有漏れや内容の誤記といったヒューマンエラーを防ぎ、チームへ正確な情報をリアルタイムに伝達することが可能です。
■フローボットの流れ
- はじめに、WrikeとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでWrikeを選択し、「タスクが作成・更新されたら」というアクションを設定して、通知の起点としたいフォルダやスペースを指定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件（例：タスクのステータス）に応じて後続の処理を分岐させます。
- 次に、オペレーションでWrikeの「タスク情報を取得」アクションを設定し、通知したいタスクの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得した情報を任意のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- このテンプレートに含まれる分岐機能は、ミニプラン以上でご利用いただけるオペレーションです。フリープランで実行した場合はエラーとなるためご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルをご利用いただけます。トライアル期間中は、分岐機能を含む全ての機能をお試しいただくことが可能です。
Wrikeで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに登録する
試してみる
■概要
Wrikeで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに登録するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Wrikeを利用して業務を進めている方
・タスク管理をWrikeで行っている方
・Wrikeでプロジェクト管理を行うマネージャー層の方
2. スケジュールの共有でGoogleカレンダーを利用している方
・タスクの期日の共有をGoogleカレンダーで行っているチーム
・メンバーのスケジュールをGoogleカレンダーで管理している方
■このテンプレートを使うメリット
Googleカレンダーはリモートワークのメンバーとも手軽にスケジュールの共有ができるのがメリットです。
しかし、Googleカレンダーへの登録漏れがあるとメンバー間の認識に齟齬が発生する場合もあり、タスク見落としのリスクがあります。
このフローでは、Wrikeで登録されたタスクの期日を自動でGoogleカレンダーに登録するため、Googleカレンダーへの登録漏れを防止することができます。
Googleカレンダーへの手動作業におけるヒューマンエラーを防止することで、スケジュールの信頼性が向上し、プロジェクト管理の正確性を高めることが可能です。
また、タスクの対応漏れの心配も無くなるため、業務を効率的に進めることができます。
■注意事項
・Wrike、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
終わりに
いかがでしたか？OutlookとWrikeの連携により、受信したメールの内容を自動でタスク化できる、といった便利な仕組みが整います。これにより、情報の見落としやタスクの作成漏れ、入力ミスなどのヒューマンエラーを防げそうです。また自動化によって、メールを受信してからタスク化までのプロセスがタイムリーに行われることで、対応の迅速化にも期待できます。
Yoomを使うことで、ノーコードで、誰でも簡単にOutlookとWrikeを連携できるため、専門知識がなくても安心！「本当に簡単に設定できるのかな？」「ちょっと気になるかも...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録はたったの30秒で完了！登録後はすぐにOutlookとWrikeの自動連携を体験できます。
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フローは自由にカスタマイズ可能なので、自社の業務に最適な連携フローを構築してみてください。
日々忙しい方こそ、業務自動化を活用して作業時間を削減し、より生産性の高い仕事に注力できる環境作りを目指してみませんか？
Yoomで日々の業務をもっと効率的に、もっとラクに。本記事を参考に、業務効率化を一歩前進させてみてくださいね！
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