【ノーコードで実現】OutlookのデータをWrikeに自動的に連携する方法

2. Outlookで特定の件名のメールを受信したらWrikeにタスクを作成する

Outlookで特定の件名のメールを受信したら、Wrikeにタスクを自動作成するフローです。特定のキーワードを含む件名のメールを受信した際に、その内容に基づいてWrikeにタスクを作成します。キーワードを絞ってタスク化したい方は、こちらのフローがおすすめです。

OutlookとWrikeの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそくOutlookとWrikeを連携したフローを作成してみましょう！

今回はYoomを使用して、ノーコードでOutlookとWrikeの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。

[Yoomとは]

今回は、「Outlookで受信した内容をWrikeにタスク化する」フローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。

• OutlookとWrikeをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Outlookのトリガー設定と各アクション設定
• トリガーをONにて動作確認

ステップ1：OutlookとWrikeをマイアプリ連携

はじめに、使用するアプリをマイアプリ登録します。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、フローの設定がスムーズです。

1．Outlookのマイアプリ登録

「マイアプリ」をクリックし、画面右側の「新規接続」を選択します。

検索窓にOutlookと入力し、表示された候補から選択しましょう。

以下の画面が表示されるので、Yoomと連携したいOutlookと紐づいているMicrosoft 365のアカウントを選択してください。
※Microsoft 365（旧Office365）は一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

アカウント選択後、パスワードを入力しサインインをクリックします。

‍2．Wrikeのマイアプリ登録

先ほどと同様に「マイアプリ」をクリックし、画面右側の「新規接続」を選択してください。

検索窓にWrikeを入力し、表示された候補からクリックします。

Wrikeのログイン画面が表示されるので、Yoomと連携したいアカウントでログインしましょう。

マイアプリ一覧にOutlookとWrikeが表示されていれば、連携完了です。次のステップに進みましょう！

ステップ2：テンプレートをコピーする

続いて、今回活用するテンプレートをコピーします。
以下のバナーの「試してみる」のアイコンをクリックしてください。

クリックすると、テンプレートが自動的にコピーされます。下図のような画面が表示されたらコピー完了です！「OK」をクリックして設定を進めましょう。

ステップ3：Outlookのアプリトリガー設定

まずは、Outlookでメールを受信したらフローボットを起動させるため、アプリトリガー設定を行います。
コピーしたテンプレートの「メールを受信したら」をクリックしてください。

連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携したいOutlookのアカウントで間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。

続いて、アプリトリガーのAPI接続設定の画面が表示されます。
トリガーの起動間隔をプルダウンメニューから選択しましょう。5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

「メールフォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択しましょう。
ここで指定したフォルダで受信したメールの内容を基に、Wrikeにタスクを自動作成できるようになります。

入力完了後はテストのため、実際に指定したフォルダにメールを受信してください。
受信後、Yoomの画面に戻って「テスト」をクリックします。テストが成功すると、実際にOutlookで受信した情報が、アウトプットとして取得できます。この値は、この後の設定で活用できます！
※アウトプットについて詳しくはこちらをご確認ください。

正しくメールの情報が取得されていることを確認して保存しましょう。

ステップ4：テキストデータを抽出する

このステップではYoomのAIを利用し、Outlookのメールからテキストを抽出し、Wrikeのタスク作成につなげるための設定を行います。
設定はデフォルトで完了していますが、設定内容を確認するため、下図の赤枠をクリックしましょう。

アクションを選択する画面が表示されます。デフォルトで設定が完了しているため、「次へ」をクリックします。

※変換タイプは以下の中から選択できます。
消費されるタスクが異なりますので、受信するメールの平均的な内容に合わせて、必要に応じて変更してください。

続いて以下の画面が表示されます。
ステップ3で取得したアウトプットを用いて、Outlookで受信したメールの本文からテキストを抽出します。ここで抽出したテキストは、Wrikeのタスク作成時に活用します！
抽出したい項目は、デフォルトで「タイトル」、「タスク内容」、「期日」が設定されています。「担当者」など、他にも抽出したい項目がある場合は「,（カンマ）」区切りで指定してください。

設定が完了したら「テスト」をクリックします。テストが成功すると、Outlookで受信したメールの本文から、「抽出したい項目」で指定した項目がアウトプットとして取得できます。

取得された内容を確認し、保存しましょう。

ステップ5：Wrikeでタスクを作成する

最後に、Wrikeにタスクを作成するための設定を行います。
下図の赤枠の箇所をクリックしてください。

連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するWrikeのアカウントで間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックします。

次に、API接続設定の画面が表示されます。
「タイトル」の入力欄に「注釈に沿ってタイトルを設定してください←アウトプットから選択も可能」と記載されています。アウトプットを活用しながら入力を進めましょう！

下図のように、入力欄をクリックするとアウトプットが表示されます。
「タイトル」には、「テキストからデータを抽出」するアクション設定時に取得したアウトプットを活用して設定しましょう。

「フォルダーID」は、入力欄をクリックし表示された候補から選択しましょう。ここで指定したフォルダーに、自動作成されたタスクが格納されます。

「説明」に設定した内容は、Wrikeのタスク概要部分に反映されます。
「Outlookの通知です」など、毎回同じテキストを使用する部分は定型文として固定値で入力し、「タスク内容」など、タスクごとに異なる値はアウトプットを活用しましょう。

以降の項目については必須ではないため、任意で入力してください。
例）タスクの開始日を「タスクが作成された日」にしたい場合は、タスクが作成された当日の日付が入るように下図のように日付のアウトプットを用いて設定する。

「期日」には、「テキストからデータを抽出する」アクション設定時に取得した「期日」を用いて設定する。

「ステータス」や「担当者」についても必要に応じて入力しましょう！
入力が完了したら「テスト」をクリックし、Wrikeに正しくタスクが作成されることを確認してください。確認後、「保存する」をクリックしましょう。

ステップ6：トリガーをONにする

全ての設定が完了すると、以下の画面が表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。正常に動作することを確認しましょう！

設定お疲れ様でした！

WrikeのデータをOutlookに連携したい場合

今回はOutlookからWrikeへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にWrikeからOutlookへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。

Wrikeでタスクが作成されたらOutlookに通知する

Wrikeにタスクが作成されたことを、Outlookに自動通知するフローです。タスクの見落としや通知漏れを防ぎ、対応の抜け漏れ防止をサポートします。たとえば、対応の迅速化を図りたいプロジェクトマネージャーなどにおすすめです！

OutlookやWrikeのAPIを使ったその他の自動化例

OutlookやWrikeのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。​もし気になるものがあれば、ぜひこちらも試してみてください！

Outlookを使ったその他の便利な自動化例

様々なツールと連携し、Outlookからのメール送信を自動化することが可能です。例えば、契約書や請求書を作成してOutlookから自動で送信することができます。また、Outlookで受信した内容をチャットツールに通知したり、添付ファイルのテキストを自動抽出することもできます。

Wrikeを使ったその他の便利な自動化例

Wrikeのタスク作成・更新情報をコミュニケーションツールに自動通知したり、タスクの期日をカレンダーに登録したりすることも可能です。また、他のデータベースの情報に基づいて、Wrikeにタスクを登録することもできます。

終わりに

いかがでしたか？OutlookとWrikeの連携により、受信したメールの内容を自動でタスク化できる、といった便利な仕組みが整います。これにより、情報の見落としやタスクの作成漏れ、入力ミスなどのヒューマンエラーを防げそうです。また自動化によって、メールを受信してからタスク化までのプロセスがタイムリーに行われることで、対応の迅速化にも期待できます。

Yoomを使うことで、ノーコードで、誰でも簡単にOutlookとWrikeを連携できるため、専門知識がなくても安心！「本当に簡単に設定できるのかな？」「ちょっと気になるかも...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録はたったの30秒で完了！登録後はすぐにOutlookとWrikeの自動連携を体験できます。

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フローは自由にカスタマイズ可能なので、自社の業務に最適な連携フローを構築してみてください。

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