■概要
kintoneで管理している案件のステータスが「契約締結」などに進んだ際、手作業で契約書を作成し、Outlookでメールを送る作業に手間を感じていませんか。情報の転記やファイルの添付など、手作業が多いとヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、kintoneのステータス更新をきっかけに、契約書の作成からOutlookでのメール送信までを自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneで案件管理を行い、契約書作成・送付業務を担当している方
- 手作業による契約書の送付業務で、宛先間違いや添付漏れなどのミスを防ぎたい方
- 契約締結までのリードタイムを短縮し、営業プロセス全体の効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneのステータス更新だけで契約書作成とメール送信が完了するため、手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業による顧客情報の転記ミスや、メールの宛先間違い、ファイルの添付漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintone、Outlook、Google ドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「指定のステータスに更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、ステータスが更新されたレコードの情報を取得します。
- 次に、オペレーションでGoogle ドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得したレコード情報を元に契約書を自動で作成します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、作成した契約書を添付して指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスや件名、本文などを任意の内容に設定してください。kintoneから取得した顧客名などを本文に差し込み、個別最適化されたメールを作成することも可能です。
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