kintoneで特定のステータスに更新されたら契約書を作成し、Outlookで送信する

■概要

kintoneで管理している案件が「契約締結」などの特定のステータスに更新された後、手作業で契約書を作成し、Outlookで送付する作業は手間がかかる上に、宛先間違いなどのミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、kintoneのステータス更新をきっかけに、契約書の作成からOutlookでのメール送信までを自動化でき、手作業による手間やヒューマンエラーといった課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• kintoneで顧客管理を行い、契約書の発行・送付を手作業で行っている営業担当者の方
• 契約書の作成から送付までの定型業務を自動化し、ヒューマンエラーを防止したい法務担当者の方
• 契約関連業務を効率化して、チーム全体の生産性を向上させたいと考えているマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• kintoneのステータスが更新されると自動で契約書が作成・送付されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業による書類の添付漏れや宛先の間違い、対応漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、kintoneとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでkintoneを選択し、「指定のステータスに更新されたら（Webhook起動）」アクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、契約書作成に必要な情報を取得します。
4. 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに契約書を作成します。
5. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、作成した契約書を添付して自動でメールを送信します。

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookでメールを送信するアクションでは、宛先（To, Cc, Bcc）を任意のアドレスに設定することが可能です。
• メールの本文には、固定の文章だけでなく、kintoneから取得した会社名や担当者名などの情報を変数として埋め込み、個別の内容にカスタマイズできます。