SalesforceとOneDriveを連携して、Salesforceに取引先が登録されたらOneDriveにフォルダを作成する方法

ステップ1：SalesforceとOneDriveをマイアプリ連携

まず、SalesforceとOneDriveをマイアプリに連携します。
Yoomにログインしたら、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、「+新規接続」からSalesforceを検索してください。
テスト環境で操作を試す場合はSalesforce（Sandbox環境）を、本番環境で設定する場合はSalesforceをクリックしてください。
※Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

ログイン後にアクセス許可を行うと、Salesforceの連携が完了します。
※Salesforceの連携方法はこちらで詳しく解説しています。

次に、「+新規接続」からOneDriveを検索してください。

Microsoftのサインインページが表示されるので、使用するアカウントを選択するか、新規サインインし、「次へ」をクリックしてください。
これでOneDriveのマイアプリ連携が完了します。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

次に、テンプレートを利用して設定を進めていきましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックしてコピーを完了してください。

ステップ2：Salesforceから取引先データを読み込む

次に、Salesforceから新規取引先データを受け取る設定を行います。
「取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら」をクリックしてください。

次のページで「Salesforceと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは編集可能ですが、トリガーアクションは変更せず「次へ」をクリックしてください。

API接続の設定を行います。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から選択できます。
※プランによって最短の起動間隔が異なるため、ご注意ください。
「マイドメインURL」は、Salesforceの「私のドメイン」から取得したドメインを、注釈を参照しながら入力してください。
設定が完了したら、「テスト」をクリックしてください。

アウトプットに表示された情報を確認し、「保存する」をクリックしてください。

ステップ3：OneDriveで取引先フォルダを作成する

次に、OneDriveで取引先フォルダを作成する設定を行います。
「フォルダを作成する」をクリックしてください。

タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行い、「次へ」をクリックしてください。

API接続の設定を行います。
「ドライブID」と「親フォルダのアイテムID」は、入力欄をクリックし表示された候補から該当項目を選択してください。
「親フォルダ名」は、注釈とOneDriveを確認して設定してください。
「フォルダ名」は、新規作成するフォルダ名を任意で設定します。取引先名を使用する場合は、入力欄をクリックし、Salesforceから取得した取引先名を選択してください。

なお、OneDrive側は画像のように設定しています。
準備ができたら「テスト」をクリックしてください。

アウトプットと、OneDriveを確認し、取引先フォルダが作成されているか確認してください。
問題なければ「保存する」をクリックしてください。

ステップ4：Salesforceの取引先データに、OneDriveの情報を追加する

Salesforceの取引先データに、OneDriveの情報を追加する設定を行います。
「フォルダURLをレコードに登録」をクリックしてください。

次のページで、タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行ってください。=
「マイドメインURL」には、ステップ１で設定したものと同じドメインを入力してください。
「オブジェクトのAPI参照名」には、注釈を参照し取引先データが保存されているオブジェクトのAPI参照名を入力するか、入力欄をクリックして表示された候補から選択してください。
準備ができたら、「次へ」をクリックしてください。

レコードの更新設定を行います、
まずは、「①更新したいレコードの条件」を設定します。
今回は、「Salesforceに保存されている取引先IDと、フォルダ作成を行なった取引先IDが等しい場合」という条件を設定しました。
「②更新後のレコードの値」には、入力欄をクリックしOneDriveのフォルダURLを選択してください。
なお、任意で作成したフォルダのアイテムIDも選択できます。
未入力の場合は、元の値から更新されません。
※画像内の「追加するレコードの値」は一例です。レコード項目の編集はSalesforce内で行なってください
各項目の設定が完了したら「テスト」をクリックし、Salesforceの取引先データが更新されているか確認してください。
確認後、「保存する」をクリックしてください。

最後に「トリガーをON」をクリックし、フロー稼働の準備完了です。
これで、Salesforceに取引先が登録されたらOneDriveにフォルダが作成されます。

Salesforceを使ったその他の自動化例

他にもSalesforceを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1. Salesforceのカスタムオブジェクトにレコードが登録されたらGoogle スプレッドシートに追加する

Salesforceに新しいカスタムオブジェクトのレコードが追加されると、Google スプレッドシートにその情報が自動で反映されます。これにより、データ入力作業を省き、情報整理の効率化がサポートされます。

2. Salesforceの商談フェーズが指定のフェーズになったら、LINE WORKSに通知する

商談フェーズが変更された際、LINE WORKSに通知が送信され、チーム内での進捗確認が効率化されます。これにより、重要な商談の状況を手動で確認する手間が軽減されます。

3. Salesforceの商談情報を楽楽販売に連携する

Salesforceに入力された商談情報を楽楽販売に自動で反映させることで、手動入力の手間を省きます。商談データをシームレスに連携し、業務の精度と効率化がサポートされます。

SalesforceとOneDriveを連携するメリットと具体例

メリット1: 作業効率の向上

Salesforceに新しい取引先が登録されるたびに、OneDriveに自動的にフォルダが作成される仕組みを導入することで、ファイル管理の効率化がサポートされます。
従来、担当者は新規取引先が登録された後、必要なフォルダを手動で作成する必要がありました。
そのプロセスを自動化することで手作業を削減し、新規取引先が登録され次第自動で取引先フォルダが作成されるため、効率的な業務進行が期待できます。
また、取引先ごとのファイルをOneDriveで一元管理できるため、必要な情報が取り出しやすくなると予想されます。

メリット2: 手動ミスの削減

手動で取引先ごとにフォルダを作成する場合、名前の重複や誤った情報を入力してしまう可能性があります。
しかし、SalesforceとOneDriveを連携させ、取引先が登録されるたびに自動で取引先フォルダが作成される仕組みを導入すれば、入力ミスや管理ミス防止がサポートされます。
このシステムではSalesforce内のデータが反映されるため、手動作業によるエラーの削減が期待できます。
特に、大量の取引先を扱う企業ではミスが生じる確率が低くなり、業務全体の正確性が向上すると予想されます。

メリット3: チーム間の連携強化

Salesforceで新規登録された取引先ごとにOneDriveでフォルダが自動作成されることで、取引先に関するデータをチームメンバーとスムーズに共有できるようになると予想されます。
従来であれば、手動でフォルダを作成し、関連するメンバーにアクセス権を付与してからデータを共有できる状態となるでしょう。
その場合、フォルダの作成を忘れるとデータが共有できず、業務に支障をきたす可能性があります。
しかし、取引先が登録されると自動でフォルダが作成され、関連するメンバーが取引先データに素早くアクセスできるようになり、チーム間の連携強化が期待できます。

まとめ

従来であれば、取引先のフォルダを作成するにはSalesforceの情報を確認しながら、手動でフォルダ作成を行う必要があります。
ただし、手動で作成すると時間や手間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する可能性があります。
そこで、本記事で紹介したSalesforceとOneDriveの連携により、取引先の登録時に自動でOneDriveに取引先フォルダを作成することができるようになります。
この自動化により、作業効率の向上や手動ミスの削減、チーム間の連携強化が期待できます。
Yoomのアプリ連携はプログラミング不要で、簡単に導入できます。この機会に業務効率化をぜひ体験してください！