顧客情報の手入力作業やZoom会議の作成行程は時間がかかるため、そのほかのリソースに時間をかけたいと考えても、なかなか実現しないこともあったかもしれません。
今回紹介するSalesforce、Zoom、Outlookの連携で、リード登録から会議作成、メール送付までのプロセスを自動化することで、作業の時間短縮や業務効率の向上が期待できます。
手作業を減らし、エラーを最小限に抑えることで、より戦略的な業務に集中できる環境を整えましょう。
こんな方におすすめ
- Salesforceを活用して顧客管理を行っており、ZoomやOutlookとの連携に興味がある方
- 手動で会議スケジュールを設定しているが、自動化を導入して業務効率化を図りたい方
- 複数のツール間でのデータ入力ミスに課題を感じている営業チームの方
- 営業活動や顧客フォローアップに関して、迅速な対応を求められる環境で働いている方
- Salesforce、Zoom、Outlookを使用し、これらのツールを連携して操作を簡略化したい方
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
Salesforceでリードが登録されたらZoomで会議を作成しOutlookで会議情報を先方に送信する
試してみる
Salesforceでリードが登録されたらZoomで会議を作成しOutlookで会議情報を先方に送信するフローです。
[Yoomとは]
それでは、実際に「Salesforceでリードが登録されたらZoomで会議を作成しOutlookで会議情報を先方に送信する」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。
SalesforceとZoomとOutlookの連携フローの作り方
フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。
- SalesforceとZoomとOutlookをマイアプリ連携
- テンプレートのコピー
- Salesforceのトリガー設定とZoomの設定、続くOutlookの各オペレーションの設定
- トリガーをON
それでは、連携させるアプリの新規接続を行なっていきましょう。
ステップ1：SalesforceとZoomとOutlookをマイアプリ連携
(1)まずはSalesforceをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からSalesforceを検索してください。
(2)Salesforceのアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリックします。
Salesforceのログイン画面に移行するので、「ユーザー名」、「パスワード」を入力し［ログイン］をクリックしましょう。
これでSalesforceの接続は完了です。
※Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
(3)次にZoomのアプリ連携を行います。
Salesforceのマイアプリ登録と同様に、Zoomを選択します。
(4)連携させたいZoomの「Client ID」と「Client secret」を入力します。
Zoom（OAuth）のマイアプリ登録方法の詳しい手順はこちらのページに記載されています。
情報入力後、［追加］をクリックしましょう。
(5) Zoomのアプリ接続が完了しましたので、3つ目のアプリOutlookを接続していきます。
同様の操作でOutlookのアプリアイコンを検索し、クリックします。
(6)Outlookのアプリアイコンをクリック後、サインイン画面に移行しますが、必要な操作はなく、瞬時に接続が完了します。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
設定が正常に行われると、3つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで3つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
・テンプレートのコピー
(1)Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
Salesforceでリードが登録されたらZoomで会議を作成しOutlookで会議情報を先方に送信する
試してみる
Salesforceでリードが登録されたらZoomで会議を作成しOutlookで会議情報を先方に送信するフローです。
(2)テンプレートがコピーされるため、「OK」ボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。
設定フローは4つです。
・Salesforceのトリガー設定
(1)まず、Salesforceのアプリトリガーを設定します。
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Salesforceでリードが登録されたらZoomで会議を作成しOutlookで会議情報を先方に送信する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
(2)それでは、トリガーとなる「リードオブジェクトに新規レコードが登録されたら」をクリックします。
(3)Salesforceと連携するアカウント情報を入力し、トリガーアクションは「リードオブジェクトに新規レコードが登録されたら」のままにして、［次へ］をクリックしてください。
(4)次画面で「トリガーの起動間隔」と「マイドメインURL」を入力します。
起動間隔はプルダウンから選択できるので、入力バーをクリックし、希望の値を設定してください。
(5)「マイドメインURL」には、Salesforceの「設定 > 私のドメイン」と進み、現在の ［私のドメイン］の URLに記載されている、「yoom.my.salesforce.com 」などのドメイン情報を入力してください。
(6)入力完了後、［テスト］をクリックし、問題なければ［保存する］をクリックします。
なお、このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。
・Zoomの設定
(1)次に、2つ目のアクション「ミーティングを作成」をクリックしましょう。
(2)次画面で、連携したいZoomアカウントの情報を入力し［次へ］をクリックします。
(3)次の画面では「メールアドレス」や「トピック」などの項目に該当する情報を入力していきます。
以下の画面のように前ステップから取得したアウトプットを引用して設定することも可能です。
（例として、1つ目の「リードオブジェクトに新規レコードが登録されたら」のステップからメールアドレス情報を引用しています。）
下にスクロールすると「日付」などを入力する項目があります。
以下の画面のように、入力バーをクリックした後の展開画面で【日付】をクリックすると今日を含めた日付情報を引用する表示が確認できます。
例として、『翌日』を指定したい場合には、【日付】クリック後、赤枠矢印をクリックすると、希望の書式で日付情報を設定することが可能です。
※今回は設定上翌日の日付を使用していますが、指定した日付を取得する場合は別途カスタムオブジェクト内などの日付項目を取得して使用することも可能です。
(4)該当する情報を入力後、［テスト］をクリックし、問題なければ［保存する］をクリックします。
なお、このステップでは下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
・Outlookを設定
(1)続いて3つ目のアクション「メールを送る」をクリックしましょう。
(2)次画面で連携させたいアカウント情報を入力します。
(3)下にスクロールし、メールを送付する際のメール内容の設定を行います。
以下の画像のように以下の画面のように前ステップから取得したアウトプットを引用して設定することも可能です。
（例として、1つ目のステップからメールアドレス情報を引用しています。）
情報入力後、［次へ］をクリックします。
カスタマイズとして、画面最下部に「添付ファイル」を追加する項目や赤枠部分をクリックすると「事前確認設定」として、実行前に確認ができる設定を行う項目があります。
(4)次の画面でメール内容の確認を行いましょう。
内容に問題なければ、［テスト］をクリックし、問題なければ［保存する］をクリックします。
(5)最後に、4つ目のアクション「リードオブジェクトのレコードを更新」をクリックしましょう。
(6)連携したいアカウント情報が入力されていることを確認し、［次へ］をクリックします。
(7)次画面で「リードID」を入力する際には、以下の画面のようにアウトプットを活用できます。
(8)「更新するレコード情報」の項目、「更新対象項目」はプルダウンから該当する情報を選択してください。（このプルダウンの情報は1つ目のSalesforceのトリガー設定で取得しているものです。）
「値」は、以下の画面のように2つ目のステップ『ミーティングを作成』から取得したアウトプットを活用しましょう。
本記事では、作成したZoomのミーティングIDをレコードに追加するという設定にしています。
(9)情報入力後、［テスト］をクリックし、問題なければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。
・トリガーをON
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
今回使用したテンプレートはこちら
Salesforceでリードが登録されたらZoomで会議を作成しOutlookで会議情報を先方に送信する
試してみる
Salesforceでリードが登録されたらZoomで会議を作成しOutlookで会議情報を先方に送信するフローです。
SalesforceやZoom、Outlookを使ったその他の自動化例
今回ご紹介したフロー以外にもSalesforceやZoom、OutlookのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
Salesforceを活用した自動化例
Salesforceに新規リードが登録されたら通知する
Salesforceに新規のリードが登録されたら自動で通知されるので、営業活動で重要な新情報を素早くキャッチできるようになるはずです。
Salesforceに新規リードが登録されたらSlackに通知
試してみる
Salesforceに新規リードが登録されたことを検知し、指定のSlackチャンネルに通知します。
Salesforceに新規リードが登録されたらChatworkに通知
試してみる
■概要
Salesforceに新しいリード情報が登録されるたびに、手作業でChatworkに必要な情報をコピー＆ペーストして通知するのは手間がかかり、対応の遅れや連絡漏れの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用することで、Salesforceへのリード登録をトリガーに、Chatworkへ自動で通知を送信できます。
これにより、情報共有と業務の効率化を実現し、営業活動を円滑に進めることが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・SalesforceとChatworkを併用し、リード情報を手動で共有している営業担当者の方
・リード情報の共有漏れや遅延を防ぎ、営業チームの連携を強化したいマネージャーの方
・手作業による情報伝達の工数を削減し、コア業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・Salesforce、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Salesforceに新規リードが登録されたらLINE WORKSに通知
試してみる
Salesforceに新規リードが登録されたことを検知し、LINE WORKSの指定のチャンネルに通知します。
Salesforceの商談情報が登録されたら情報を追加する
情報を自動的に反映することで、手動入力の負担軽減が見込めるでしょう。
Salesforceの商談情報が登録されたらMicrosoft Excelに情報を追加する
試してみる
Salesforceの商談情報が登録されたら、Microsoft Excelに商談情報を追加するフローボットです。
Salesforceの商談情報が登録されたらGoogleスプレッドシートにレコードを追加する
試してみる
■概要
Salesforceの商談データをGoogle スプレッドシートに転記して分析しているものの、手作業での更新に手間を感じていませんか？このワークフローは、Salesforceに新しい商談レコードが登録されると、自動でGoogle スプレッドシートにデータを追加します。手動で行っていた、Google スプレッドシートのピボットテーブルを更新するためのデータ追加作業を自動化し、入力ミスや更新漏れを防ぎながら、常に最新のデータに基づいた分析を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・SalesforceとGoogle スプレッドシートを併用し、データ連携を手作業で行っている方
・Google スプレッドシートでのピボットテーブル更新作業を効率化したい営業企画担当者の方
・データの転記ミスを防ぎ、営業データの正確性を高めたいと考えているマネージャーの方
■注意事項
・Salesforce、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Salesforceの商談情報が登録されたらkintoneのデータベースにレコードを追加する
試してみる
Salesforceの商談情報が新しく登録されたら、kintoneのデータベースにレコードを追加するフローです。
Zoomを活用した自動化例
予定や予約が登録されたらZoomでミーティングを作成する
予定や予約が登録されたら、その情報を元に自動的にZoomでミーティングを作成するため、会議作成の手間を削減できるかもしれません。
Jicooに面談予定が入ったらzoomを作成するフローです
Garoonに予定が登録されたらZoomでミーティングを作成する
試してみる
Garoonに予定が登録されたらZoomでミーティングを作成するフローです。
TimeRexに予約があったらZoomにミーティング登録する
試してみる
Timerexに予約があったらZoomに新規ミーティングを登録するフローです。
Zoom会議終了後、録画を文字起こし・要約し議事録をPDFで保存する
録画データの文字起こしと要約の作業が不要となるため、議事録の作成をタイムリーに行うことができ、スピード感を持った共有プロセスを実現できそうです。
Zoom会議終了後、録画を文字起こし・要約し議事録をPDFでGoogle Driveに保存する
試してみる
■概要
Zoom会議後の議事録作成は、録画の視聴や文字起こし、要約、ファイル管理など多くの手間がかかる業務ではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、Zoomでの会議が終了するだけで、録画データから自動で文字起こしと要約を行い、議事録としてPDF化した上でGoogle Driveに保存します。
一連の作業を自動化することで、議事録作成にかかる負担を解消し、より重要な業務に時間を活用できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoom会議のたびに発生する録画の文字起こしや議事録作成に手間を感じている方
・会議内容の共有を迅速化し、チームの生産性を向上させたいと考えているマネージャーの方
・手作業による議事録作成を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
・詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。
Zoom会議終了後、録画を文字起こし・要約し議事録をPDFでOneDriveに保存する
試してみる
■概要
Zoom会議終了後、録画を文字起こし・要約し議事録をPDFでOneDriveに保存するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoom会議の録画データを元にした議事録の作成に時間がかかっている方
・録画データの文字起こしや要約を自動化し、議事録の作成を効率化したい方
・議事録をOneDriveで一元管理している方
■注意事項
・Zoom、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zoom会議終了後、録画を文字起こし・要約して議事録PDFをBoxに保存する
試してみる
■注意事項
・Zoom、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookを活用した自動化例
Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新し格納する
Outlookで受信した書類データが内容に則ったファイル名に変更され、指定フォルダに自動的にアップロードされるので、データ管理の精度向上が期待できます。
Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しGoogle Driveに格納する
試してみる
Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しGoogle Driveに格納するフローです。
Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しBoxに格納する
試してみる
Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しBoxに格納するフローです。
Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しMicrosoft SharePointに格納する
試してみる
Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しMicrosoft SharePointに格納するフローです。
Outlookメールに届いた情報をAIで抽出し、通知する
Outlookに新しく届いた内容をAIで抽出して結果を通知するため、認識のずれ防止につながります。
Outlookメールに届いた情報をAIで抽出し、Talknoteに通知する
試してみる
Outlookに新しいメールが届いたらAIで情報を抽出し、Talknoteに通知するフローです。
Outlookメールに届いた情報をAIで抽出し、Google Chatに通知する
試してみる
Outlookに新しいメールが届いたらAIで情報を抽出して、Google Chatに抽出した内容を通知するフローです。
Outlookメールに届いた内容をAIで抽出し、LINE WORKSに自動で通知する
試してみる
Outlookメールに新しく届いた内容をAIで抽出して、LINE WORKSに自動で通知するフローです。
SalesforceとZoomとOutlookを連携するメリット
1：業務プロセスの効率化
SalesforceとZoomとOutlookを連携すると、Salesforceでのリード登録後、手動でスケジュール調整や会議作成を行う必要がなくなるので、業務スピードの向上が期待できます。
例えば、営業チームが新規リードを登録すると会議の作成作業が自動で行われ、担当者はその会議リンクを迅速に共有できるようになるでしょう。
手動で共有していた際のタイムラグがなくなり、他の業務に集中できる時間を増やせるはずです。
2：ヒューマンエラーの削減
Salesforceのリード情報からZoomの会議作成、Outlookメールの送信までが自動化されているため、手動で会議情報を入力する際に発生しがちなミス（日程やリンクの入力ミスなど）を回避できるでしょう。
具体例として、提案会議を設定する際、手動入力ではリンクの間違いや二重ブッキングが発生するリスクがありました。
この自動化フローを導入することで、ミス発生のリスク軽減が期待できます。
3：操作や管理の簡略化
複数のツールを使用していた業務が統合され、1つのプロセス内で完結するため、操作や管理がシンプルになります。
従業員はSalesforceの画面から全てを管理できるため、各ツールの学習負担なども軽減できそうです。
例として、これまで営業チームで複数のツール間での切り替えに時間を費やすこともあったかと思います。
この自動化により、Salesforce内で全てのプロセスを完了できるようになるので、従業員の操作や管理負担が軽減され、これまで以上にコア業務に集中できる環境を整えられるかもしれません。
まとめ
顧客データの登録に基づき、Zoom会議を作成してメールを送付する作業は時間がかかり、ヒューマンエラーの発生も心配されます。
このSalesforce、Zoom、Outlookの連携により、業務プロセスの効率化やヒューマンエラーの削減が実現できそうですね。
これにより、スタッフがより戦略的な業務に集中できる環境が整うかもしれません。
このフローの導入で業務の迅速化も期待できるため、ぜひYoomを活用し、アプリ連携による自動化を体験してください。
.png){kind=small}
