Salesforce、Zoom、Outlookを連携し会議の作成から通知までを自動化する方法

SalesforceとZoomとOutlookの連携フローの作り方

フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。

・SalesforceとZoomとOutlookをマイアプリ連携
・テンプレートのコピー
・Salesforceのトリガー設定とZoomの設定、続くOutlookの各オペレーションの設定
・トリガーをON

それでは、連携させるアプリの新規接続を行なっていきましょう。

ステップ1：SalesforceとZoomとOutlookをマイアプリ連携

(1)まずはSalesforceをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からSalesforceを検索してください。

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(2)Salesforceのアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリックします。

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Salesforceのログイン画面に移行するので、「ユーザー名」、「パスワード」を入力し［ログイン］をクリックしましょう。
これでSalesforceの接続は完了です。

※Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

(3)次にZoomのアプリ連携を行います。
Salesforceのマイアプリ登録と同様に、Zoomを選択します。

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(4)連携させたいZoomの「Client ID」と「Client secret」を入力します。
Zoom（OAuth）のマイアプリ登録方法の詳しい手順はこちらのページに記載されています。
情報入力後、［追加］をクリックしましょう。

(5) Zoomのアプリ接続が完了しましたので、3つ目のアプリOutlookを接続していきます。
同様の操作でOutlookのアプリアイコンを検索し、クリックします。

(6)Outlookのアプリアイコンをクリック後、サインイン画面に移行しますが、必要な操作はなく、瞬時に接続が完了します。

・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

設定が正常に行われると、3つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで3つのアプリがYoomアカウントに接続できました。

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・テンプレートのコピー

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(1)Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

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(2)テンプレートがコピーされるため、「OK」ボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。

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設定フローは4つです。

・Salesforceのトリガー設定

(1)まず、Salesforceのアプリトリガーを設定します。

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Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Salesforceでリードが登録されたらZoomで会議を作成しOutlookで会議情報を先方に送信する」をクリックしてください。

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クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。

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(2)それでは、トリガーとなる「リードオブジェクトに新規レコードが登録されたら」をクリックします。

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(3)Salesforceと連携するアカウント情報を入力し、トリガーアクションは「リードオブジェクトに新規レコードが登録されたら」のままにして、［次へ］をクリックしてください。

(4)次画面で「トリガーの起動間隔」と「マイドメインURL」を入力します。
起動間隔はプルダウンから選択できるので、入力バーをクリックし、希望の値を設定してください。

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(5)「マイドメインURL」には、Salesforceの「設定 > 私のドメイン」と進み、現在の ［私のドメイン］の URLに記載されている、「yoom.my.salesforce.com 」などのドメイン情報を入力してください。

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(6)入力完了後、［テスト］をクリックし、問題なければ［保存する］をクリックします。

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なお、このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。

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・Zoomの設定

(1)次に、2つ目のアクション「ミーティングを作成」をクリックしましょう。

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(2)次画面で、連携したいZoomアカウントの情報を入力し［次へ］をクリックします。

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(3)次の画面では「メールアドレス」や「トピック」などの項目に該当する情報を入力していきます。
以下の画面のように前ステップから取得したアウトプットを引用して設定することも可能です。
（例として、1つ目の「リードオブジェクトに新規レコードが登録されたら」のステップからメールアドレス情報を引用しています。）

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下にスクロールすると「日付」などを入力する項目があります。
以下の画面のように、入力バーをクリックした後の展開画面で【日付】をクリックすると今日を含めた日付情報を引用する表示が確認できます。
例として、『翌日』を指定したい場合には、【日付】クリック後、赤枠矢印をクリックすると、希望の書式で日付情報を設定することが可能です。
※今回は設定上翌日の日付を使用していますが、指定した日付を取得する場合は別途カスタムオブジェクト内などの日付項目を取得して使用することも可能です。

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(4)該当する情報を入力後、［テスト］をクリックし、問題なければ［保存する］をクリックします。
なお、このステップでは下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。

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・Outlookを設定

(1)続いて3つ目のアクション「メールを送る」をクリックしましょう。

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(2)次画面で連携させたいアカウント情報を入力します。

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(3)下にスクロールし、メールを送付する際のメール内容の設定を行います。
以下の画像のように以下の画面のように前ステップから取得したアウトプットを引用して設定することも可能です。
（例として、1つ目のステップからメールアドレス情報を引用しています。）

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情報入力後、［次へ］をクリックします。
カスタマイズとして、画面最下部に「添付ファイル」を追加する項目や赤枠部分をクリックすると「事前確認設定」として、実行前に確認ができる設定を行う項目があります。

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(4)次の画面でメール内容の確認を行いましょう。
内容に問題なければ、［テスト］をクリックし、問題なければ［保存する］をクリックします。

(5)最後に、4つ目のアクション「リードオブジェクトのレコードを更新」をクリックしましょう。

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(6)連携したいアカウント情報が入力されていることを確認し、［次へ］をクリックします。

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(7)次画面で「リードID」を入力する際には、以下の画面のようにアウトプットを活用できます。

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(8)「更新するレコード情報」の項目、「更新対象項目」はプルダウンから該当する情報を選択してください。（このプルダウンの情報は1つ目のSalesforceのトリガー設定で取得しているものです。）
「値」は、以下の画面のように2つ目のステップ『ミーティングを作成』から取得したアウトプットを活用しましょう。
本記事では、作成したZoomのミーティングIDをレコードに追加するという設定にしています。

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(9)情報入力後、［テスト］をクリックし、問題なければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。

・トリガーをON

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

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今回使用したテンプレートはこちら

Zoomを使ったその他の自動化例

他にもZoomを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。

Zoomでミーティングが終了したら議事録の文字起こしと要約をし、LINEに通知する

Zoomでミーティングが終了したら自動的に会議内容を自動で文字起こしと要約をして、文字起こしの結果をLINEに通知するフローです。
会議終了後すぐに文字起こしデータが共有されるため、ミーティング参加者はすぐに内容を確認し、次のアクションへ移ることができます。

Zoomでミーティングが終了したら会議の文字起こしをGoogleドキュメントに保存する

Zoomでミーティングが終了したら、自動的に会議内容を自動で文字起こしし、文字起こしデータをGoogleドキュメントに保存するフローボットです。

Zoomでミーティングが終了したら、ChatworkにレコーディングURLを通知

Zoomでミーティング終了後、ChatworkにレコーディングURLを通知できます。
この自動化により、チーム全体宛てのレコーディングの共有漏れを防ぐことができます。

まとめ

顧客データの登録に基づき、Zoom会議を作成してメールを送付する作業は時間がかかり、ヒューマンエラーの発生も心配されます。
このSalesforce、Zoom、Outlookの連携により、業務プロセスの効率化やヒューマンエラーの削減が実現できそうです。
これにより、スタッフがより戦略的な業務に集中できる環境が整うかもしれません。

このフローの導入で業務の迅速化も期待できるため、ぜひYoomを活用し、アプリ連携による自動化を体験してください。