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人事管理システム「SmartHR」を活用して、人事や労務管理などを行っている人事担当も多いのではないでしょうか。その中で、従業員情報の共有がもっと円滑に行えたらいいのに…と悩んでいる方に向けて、今回はSmartHRとChatworkを連携して、SmartHRに従業員が登録されたら、Chatworkに通知する方法をご紹介しています。SmartHRに新入社員の情報が登録されたら、Chatworkに自動通知されるため、他の部署へすぐに情報共有を行うことが叶います。そのため、入社準備なども円滑に進み、業務効率化の向上が期待できますよ。
それではここからノーコードツールYoomを使って「SmartHRに従業員が登録されたらChatworkに通知する方法」を解説していきます。
[Yoomとは]
SmartHRに従業員登録をしたら、SmartHR APIから情報を受け取り、ChatworkのAPIを用いて、SmartHRに従業員情報が登録されたことをChatworkに通知します。Yoomというノーコードツールを活用することで、プログラミングの知識がなくてもGoogle ChatとChatGPTの連携を簡単に自動化できます。
連携フローの手順は以下です。
Yoomに登録済みの方はログインし、未登録の方はこちらから無料登録をしてください。
まずはSmartHRとChatworkのマイアプリ登録を行います。
マイアプリから右側の「新規接続」をクリックしてください。
まずは「SmartHR」のマイアプリ登録です。
「新規接続」から「SmartHR」をクリックしてください。
SmartHRを登録している方は以下を入力してログインしてください。
SmartHRの登録がまだの方はこちらの記事を参考に設定してみてください。
次に「Chatwork」のマイアプリ登録を行います。
「新規接続」から「Chatwork」をクリックしてください。
「許可」をクリックして、マイアプリ登録を完了させてください。
テンプレートがコピーできたら、以下画面が出現します。
次に「従業員が登録されたら」をクリックしてください。
以下を設定します。
API接続設定です。
SmartHRのURL内の「https://●●●●●●.smarthr.jp」部分がサブドメインです。
この黒丸部分のアドレスを「サブドメイン」に入力してください。
次に「Chatworkに通知する」をクリックしてください。
以下項目を設定します。
API接続設定です。
以下、項目を設定します。
「ルームID」は、アウトプットから、クリックして候補に表示されるトークルームから任意のトークルームを選択してください！
「メッセージ内容」は、画像のように固定の文章を直接入力したり、トリガーで取得した従業員情報を引用したり、それぞれを組み合わせて通知内容をカスタムすることができます。
メッセージ内容に「[To:{アカウントID}]」と記載することで、特定のユーザーにメンションが可能です。
プロジェクト責任者のみに確認用したい場合などは、ChatworkのアカウントIDを入力するのがおすすめです。
ChatworkのアカウントIDはプロフィールをクリックしたら、確認できます。
以下画面が出現したら、「トリガーON」をクリックしてください。
以上で設定は完了です。
お疲れ様でした！
今回使用したテンプレートは以下です。
他にもSmartHRやChatworkを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるため、いくつか紹介します。
1．SmartHRで退職日が更新されたら、該当部署へ退職者の情報をChatworkで通知するフロー
SmartHRで退職日が更新されたら、該当部署へ退職者の情報をChatworkで通知してくれます。
退職者の退職日の把握が簡単に自動化できるため、引き継ぎの計画などをチーム内で立てることができます。
2．SmartHRの情報で在籍証明書を発行しChatworkに通知するフロー
SmartHRの情報で在籍証明書を発行して、Chatworkに通知します。
在籍証明の発行後にすぐにChatworkに通知されるので、手動での確認の手間が省けます。
3．新入社員情報をフォームに入力後雇用契約書を送付、SmartHRに登録して通知するフロー
新入社員情報が特定のフォームから送信された後、自動的に雇用契約書を作成して、SmartHRに登録してくれます。
新入社員の情報登録や雇用契約などの情報を簡素化したいと考えている人事担当者におすすめです。
SmartHRとChatworkを自動連携させることで、従業員登録が行われたらすぐにChatworkに通知してくれます。新入社員の情報共有が他の部署やチームにリアルタイムで行われるため、入社準備も円滑に進みます。例えば、新入社員の入社日を把握しておくことで、担当者が必要なアカウント作成やチーム体制の整理や研修スケジュールの作成などを、事前に行っておくことができます。新入社員の入社日等の情報共有がスムーズに行われることで、事前準備等も漏れなく行うことに繋がり、業務効率化に繋がります。
SmartHRに従業員情報が登録されると、自動的にChatworkへ通知されるため、新入社員の入社日や情報の確認漏れを防止することに繋がります。繁忙期でも、Chatworkに通知されることで、リマインド効果もあるため、新入社員を迎え入れる際にやるべきことのスケジュールを立てたり、準備忘れや確認漏れなどの軽減が期待できます。また、新入社員に引き継ぐ業務があった際にも、引き継ぎタイミングを計画することが可能です。例えば、新入社員の入社日がいつ頃なのか担当者が把握していなかった際に、従業員情報されたタイミングでChatworkに通知されるので、その際に新入社員の指導担当者が入社日の把握を把握することができ、新入社員への引き継ぎをする期間の相談などを行うことが可能です。また、入社日等の情報がChatworkに通知されることで、チーム全体で把握することも可能なため、新入社員の入社日の確認漏れなどを防ぐことに繋がるのが魅力です。
新入社員の情報がリアルタイムで共有されるため、様々な部署に依頼が必要な社内ツールの作成やクラウドサービスアカウント発行などを事前に準備しておくことができます。例えば、新入社員の入社日前に、業務に必要な勤怠システムや社内のコミュニケーションツールのアカウント発行を行くことで、入社後にすぐに業務について説明を行い、スムーズに業務を開始することができます。アカウント発行の待ち時間を省けるため、業務効率化が期待できます。
SmartHRを活用して、従業者登録を行っている方や、従業員情報の共有がもっとスムーズにしたいと考えている方に向けて、SmartHRとChatworkを連携して、SmartHRに従業員が登録されたら、Chatworkに通知する方法をご紹介しました。SmartHRとChatworkを自動連携することで、新入社員の入社情報の共有がリアルタイムで行われ、入社準備をスムーズに進めることが可能です。人事部から他部署への情報共有スピードを上げたいと考えている方、新入社員の入社が多い時期により円滑に業務ができることを望んでいる方はぜひチェックしてみてください。
本記事を参考にぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。
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