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人事管理システムSmartHRを活用して、人事や労務管理などを行っている人事担当も多いのではないでしょうか。
従業員の退職や異動が行われる特定の時期、情報共有や手続きがスムーズに行われないと日常業務の質が低下したり、後のセキュリティリスクにつながる可能性もあります。
従業員情報の共有がもっと円滑に行えたらいいのに…と悩んでいる方に向けて、今回はYoomを活用してSmartHRとChatworkを連携し、SmartHRに従業員が登録されたら、Chatworkに通知する方法をご紹介しています。
他の部署への迅速な情報共有や、手続きに必要な対応を行う関連部署との連携が強化されることも期待できます。
その結果、入社準備の円滑化や業務効率の向上にも貢献できるはずです。
本記事では、その自動化フローの具体的な設定方法と導入するメリットについて解説します。
関係者への迅速な情報共有と手続きの効率化を目指す方は、ぜひご覧ください！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはSmartHRとChatworkを連携し、さまざまな業務フローを自動化できるテンプレートが豊富に用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックして、さっそくスタートしましょう！
■概要
SmartHRに従業員が登録されたら、Chatworkに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRを利用している人事・総務担当者
・新規従業員登録を他の担当者に通知したい方
・従業員情報をChatworkで共有し、入社手続きを進めたい方
・手作業での通知の手間を省きたい方
2.SmartHRを利用しているチームリーダー・マネージャー
・新規メンバーの情報をチーム全体に共有したい方
・新入社員を歓迎するメッセージをChatworkで送りたい方
■このテンプレートを使うメリット
・新規従業員への歓迎メッセージをChatworkで送信することで、コミュニケーションを活性化することができます。
・Chatworkに通知することによって、担当者はSmartHRにアクセスすることなく、新規従業員の情報をすぐに把握することができます。
・必要な情報をChatworkで共有することで、入社手続きをスムーズに進めることができます。
・手入力による情報伝達に伴うミスを削減して、正確な情報を関連する部署に共有することができます。
■注意事項
・SmartHR、ChatworkのそれぞれとYoomを連携させてください。
こんな方におすすめ
SmartHRとChatworkを連携するメリットと具体例
メリット1：新入社員の情報共有をスムーズにする
SmartHRとChatworkを自動連携させることで、従業員登録が行われたらすぐにChatworkに通知してくれます。
新入社員の情報共有が他の部署やチームにタイムリーに行われるため、入社準備も円滑に進みます。
例えば、新入社員の入社日を把握しておくことで、担当者が必要なアカウント作成やチーム体制の整理や研修スケジュールの作成などを、事前に行っておくことができます。
新入社員の入社日等の情報共有がスムーズに行われることで、事前準備等も漏れなく行うことに繋がり、業務効率化に繋がります。
メリット2：情報共有忘れや確認漏れの軽減が期待できる
SmartHRに従業員情報が登録されると、自動的にChatworkへ通知されるため、新入社員の入社日や情報の確認漏れを防止することに繋がります。
繁忙期でも、Chatworkに通知されることで、リマインド効果もあるため、新入社員を迎え入れる際にやるべきことのスケジュールを立てたり、準備忘れや確認漏れなどの軽減が期待できます。
また、新入社員に引き継ぐ業務があった際にも、引き継ぎタイミングを計画することが可能です。
例えば、新入社員の入社日がいつ頃なのか担当者が把握していなかった際に、従業員情報されたタイミングでChatworkに通知されるので、その際に新入社員の指導担当者が入社日の把握を把握することができ、新入社員への引き継ぎをする期間の相談などを行うことが可能です。
また、入社日等の情報がChatworkに通知されることで、チーム全体で把握することも可能なため、新入社員の入社日の確認漏れなどを防ぐことに繋がるのが魅力です。
メリット3：アカウント整理をスムーズに行える
退職者や異動するスタッフのシステムアカウントを適切に管理しないと、後に問題が生じる可能性があります。
SmartHRとChatworkを連携することで、退職者や異動スタッフがいることを関係者に素早く情報共有できます。
それにより、情報を管理しているスタッフは、使用システムやツールのアカウント削除や調整を迅速に行えるようになるかもしれません。
例えば、スタッフの退職時、Chatworkへの迅速な共有によって、情報管理担当者は社内システムや外部サービスのアクセス権限を速やかに解除できるようになるはずです。
これによりアカウント管理が適切に行える見込みがあるでしょう。
SmartHRとChatworkを連携してできること
SmartHRとChatworkのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたミーティング情報の転記や管理業務が自動化可能に！
これにより、手作業にかかる時間を短縮しつつ、ヒューマンエラーを低減できることで、より正確で迅速な情報共有が可能になるでしょう。
ここでは具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひ気軽にクリックして試してみてくださいね！
SmartHRに従業員が登録されたら、Chatworkに通知する
SmartHRで新しい従業員の入社情報（氏名、部署、入社日など）が登録された際に、その情報を自動でChatworkの指定チャットルームに通知するフローです。
この連携により、人事担当者が手動で新入社員の情報を各部署へ連絡する手間が省け、社内の情報共有が自動化されます。
また、新入社員の情報を関連部門（総務、IT管理など）が速やかに把握できるようになり、アカウント発行や備品準備などのオンボーディング作業を迅速かつスムーズに進められるでしょう。
■概要
SmartHRに従業員が登録されたら、Chatworkに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRを利用している人事・総務担当者
・新規従業員登録を他の担当者に通知したい方
・従業員情報をChatworkで共有し、入社手続きを進めたい方
・手作業での通知の手間を省きたい方
2.SmartHRを利用しているチームリーダー・マネージャー
・新規メンバーの情報をチーム全体に共有したい方
・新入社員を歓迎するメッセージをChatworkで送りたい方
■このテンプレートを使うメリット
・新規従業員への歓迎メッセージをChatworkで送信することで、コミュニケーションを活性化することができます。
・Chatworkに通知することによって、担当者はSmartHRにアクセスすることなく、新規従業員の情報をすぐに把握することができます。
・必要な情報をChatworkで共有することで、入社手続きをスムーズに進めることができます。
・手入力による情報伝達に伴うミスを削減して、正確な情報を関連する部署に共有することができます。
■注意事項
・SmartHR、ChatworkのそれぞれとYoomを連携させてください。
SmartHRの情報で在籍証明書を発行しChatworkに通知する
SmartHRの従業員情報をもとに在籍証明書の発行を自動で行い、その発行完了や担当者への確認依頼をChatworkの指定チャットルームに通知するフローです。
この連携により、従業員からの証明書発行申請を受けてから、発行、関係者への通知までの一連の作業が自動化可能に！
また、人事・総務部門は証明書発行の手作業から解放され、申請者や担当者はChatworkでタイムリーに発行状況を把握できるため、従業員サービスの迅速化と業務効率の向上に期待できます。
■概要
SmartHRの情報で在籍証明書を発行しChatworkに通知するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、SmartHR上から直接トリガーを起動させることができます。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRで従業員情報を管理する方
・人事業務を担当している方
・在籍証明書の発行依頼を受けて対応を進めている方
2.Chatworkで社内のやり取りをしている方
・社内コミュニケーションの手段としてChatworkを利用している方
・在籍証明書の発行完了の通知をChatworkから行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
在籍証明書の発行する際、手動で作成するのは時間がかかり、ヒューマンエラーが発生する可能性があります。
また、在籍証明書の発行依頼の件数が多いと時間と労力がかかり、担当者の負担が増大します。
このフローでは、SmartHRの従業員ページからChrome拡張トリガーを起動することで、在籍証明書を自動で発行することができます。
在籍証明書の発行後はChatworkに通知できるため、在籍証明書の確認や共有をタイムリーに行うことが可能です。
手動による入力作業や通知作業が不要となるため、担当者の負担を軽減し、業務を効率化することができます。
■注意事項
・SmartHR、Googleドキュメント、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
SmartHRとChatworkの連携フローを作ってみよう
それではここからノーコードツールYoomを使って「SmartHRに従業員が登録されたらChatworkに通知する」方法を解説していきます。
まず、SmartHRで従業員が登録されたことをSmartHRのAPIを利用して受け取ります。
その後、Chatworkの提供するAPIを用いてChatworkに通知することが可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：SmartHR／Chatwork
[Yoomとは]
フローの作成方法
連携フローの手順は以下です。
■概要
SmartHRに従業員が登録されたら、Chatworkに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRを利用している人事・総務担当者
・新規従業員登録を他の担当者に通知したい方
・従業員情報をChatworkで共有し、入社手続きを進めたい方
・手作業での通知の手間を省きたい方
2.SmartHRを利用しているチームリーダー・マネージャー
・新規メンバーの情報をチーム全体に共有したい方
・新入社員を歓迎するメッセージをChatworkで送りたい方
■このテンプレートを使うメリット
・新規従業員への歓迎メッセージをChatworkで送信することで、コミュニケーションを活性化することができます。
・Chatworkに通知することによって、担当者はSmartHRにアクセスすることなく、新規従業員の情報をすぐに把握することができます。
・必要な情報をChatworkで共有することで、入社手続きをスムーズに進めることができます。
・手入力による情報伝達に伴うミスを削減して、正確な情報を関連する部署に共有することができます。
■注意事項
・SmartHR、ChatworkのそれぞれとYoomを連携させてください。
ステップ1：SmartHRとChatworkのマイアプリ連携
まずはSmartHRとChatworkのマイアプリ登録を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくことで、後のフローの設定がスムーズになりますよ！
基本的な設定方法を解説しているナビがありますので、まずはこちらをご覧ください。
それではさっそく、今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法について解説していきます。
まずはSmartHRのマイアプリ登録です。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からSmartHRを検索してください。
SmartHR（OAuth）のアプリアイコンをクリックします。
※SmartHRは、『SmartHR』『SmartHR（OAuth）』2つのアプリが検索結果に表示されますが、『SmartHR（OAuth）』の方を接続します。
連携するSmartHR（OAuth）の「サブドメイン」を入力し、［追加］をクリックします。
これでSmartHR（OAuth）の接続は完了です。
《参考》SmartHR(OAuth)のマイアプリ登録方法
次にChatworkのマイアプリ登録を行います。
以下に手順を解説した動画があるので、こちらを参考にYoomとの連携を進めてみてくださいね！
ステップ2：テンプレートをコピー
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
■概要
SmartHRに従業員が登録されたら、Chatworkに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRを利用している人事・総務担当者
・新規従業員登録を他の担当者に通知したい方
・従業員情報をChatworkで共有し、入社手続きを進めたい方
・手作業での通知の手間を省きたい方
2.SmartHRを利用しているチームリーダー・マネージャー
・新規メンバーの情報をチーム全体に共有したい方
・新入社員を歓迎するメッセージをChatworkで送りたい方
■このテンプレートを使うメリット
・新規従業員への歓迎メッセージをChatworkで送信することで、コミュニケーションを活性化することができます。
・Chatworkに通知することによって、担当者はSmartHRにアクセスすることなく、新規従業員の情報をすぐに把握することができます。
・必要な情報をChatworkで共有することで、入社手続きをスムーズに進めることができます。
・手入力による情報伝達に伴うミスを削減して、正確な情報を関連する部署に共有することができます。
■注意事項
・SmartHR、ChatworkのそれぞれとYoomを連携させてください。
テンプレートがコピーできたら、以下画面が出現します。
「OK」ボタンをクリックして、設定を進めましょう！
ステップ3：SmartHRのアプリトリガー設定
次に「従業員が登録されたら」をクリックしてください。
以下を設定します。
次に、API接続設定です。
「サブドメイン」をSmartHRのURL内から値を確認して設定します。
SmartHRのURL内の「https://●●●●●●.smarthr.jp」部分がサブドメインなので、この黒丸部分のアドレスを「サブドメイン」欄に入力してください。
設定が完了したら、トリガーとなるアクション（今回は従業員登録）を行い、[テスト]をクリックします。
テスト結果に問題がなければ、［保存する］をクリックして次の設定に進みましょう。
ステップ4：Chatworkの通知設定
次に「Chatworkに通知する」をクリックしてください。
以下項目を設定します。
次に、API接続設定です。ここでは以下の項目を設定します。
また、メッセージ内容に「[To:{アカウントID}]」と記載することで、特定のユーザーにメンションが可能です。
プロジェクトの責任者にのみ確認したい場合などは、ChatworkのアカウントIDを入力するのがおすすめです。
ChatworkのアカウントIDは、プロフィールをクリックすることで確認できますよ！
《参考》アカウントIDを確認する
情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。
ステップ5：トリガーをONにして動作を確認
以下の画面の「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
ここまで設定お疲れ様でした！
SmartHRやChatworkのAPIを使ったその他の自動化例
今回ご紹介したフロー以外にもRedditやChatworkのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
SmartHRを活用したその他の自動化例
Yoomでは、SmartHRを活用した様々な自動化を実現できます。
たとえば、従業員がSmartHRに登録されたら、Google WorkspaceやジョーシスなどのIT管理システムに新規ユーザーを自動で追加ができたり、クラウドストレージに従業員ごとのフォルダを自動作成することも可能！
さらに、登録時や削除時にはチャットツールやメールツールに自動通知することも、Yoomではノーコードで実現できます。
新入社員の入社手続きにおけるアカウント発行とデータ転記の手間を解消し、人事情報の正確な管理の実現をサポートします。
■概要
SmartHRで従業員が削除されたら、LINE WORKSのトークルームに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRを利用している人事・総務担当者
・従業員削除の情報を関係部署や担当者に迅速に通知したい方
・従業員削除に伴う手続き（アカウント削除、退職処理など）をスムーズに進めたい方
・手作業によるLINE WORKSのトークルームへの通知の手間を省きたい方
2.SmartHRを利用しているチームリーダー・マネージャー
・チームメンバーの異動や退職情報を把握し、チーム編成や業務分担の調整を迅速に行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
・従業員がSmartHRから削除されたタイミングで自動的にLINE WORKSのトークルームへ通知が届くことにより、人事担当者以外にも関係部署やチームメンバー全員が迅速に退職者の情報を把握することができます。
・手入力でのLINE WORKSのトークルームへの通知や情報共有が不要になるため、人事担当者の負担を軽減し、他の業務に時間を割くことができ業務の効率化になります。
・従業員削除の情報LINE WORKSで共有することによって、関係者への情報伝達がスムーズになり、退職手続きの遅延を防ぐことができます。
・LINE WORKS上で退職者に関する情報共有や引き継ぎ事項の確認など、コミュニケーションを円滑に行うことができます。
・退職者のアカウント情報を速やかに把握することにより、必要なアクセス権限の削除などの対応を迅速に行うことができ、不正アクセスのリスクを低減できます。
■注意事項
・SmartHR、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
SmartHRで従業員が登録されたらMicrosoft Excelの従業員管理表にも追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRで労務管理をしている方
・入退社関連の手続きを行う方
・従業員の情報を蓄積している方
2.Microsoft Excelを使ってデータを整理している方
・従業員の一覧表を作成している方
・従業員に関する資料を情報と同時にシート上で管理し業務に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
SmartHRは従業員の情報を本人に登録依頼できるため、労務管理を効率化できるツールです。
さらにMicrosoft Excelを併用することで集計や分析業務を効率化できます。
しかし、SmartHRで登録された従業員情報を手作業でMicrosoft Excelに入力するのは、本来注力すべき業務への時間を奪うことになります。
入力作業に手間と時間をかけたくないと考える方に、このフローは適しています。
このテンプレートを活用すると、SmartHRで従業員の登録後自動でMicrosoft Excelの従業員管理表に従業員を追加するため、入力ミスやデータの転記漏れを防ぎます。
また、手作業の時間を省くことで、チーム全体がコア業務に注力することができ、業務効率化につながります。
■注意事項
・SmartHR、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
SmartHRで従業員が登録されたら、OneDriveに従業員毎のフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でSmartHRを利用する方
・従業員管理でSmartHRを活用している方
・各種申請の効率化でSmartHRを利用している方
2.フォルダ管理を担当している方
・従業員毎にフォルダを作成し管理している方
・Onedriveでのフォルダの作成を手動で行っている方
■このテンプレートを使うメリット
OneDriveはクラウド上でフォルダやファイルの管理ができるため、場所を問わずアクセスできるのがメリットです。
しかし、OneDriveのフォルダを従業員毎に作成・管理している場合、手動による作成作業が煩わしいと感じているかもしれません。
このテンプレートは、SmartHRで従業員が登録されたら、OneDriveに自動で従業員毎にフォルダを作成することができるため、手動による作成作業が不要になります。
OneDriveへのフォルダの作成がシームレスに行われることで、タスクの集中を妨げることが無くなり、業務効率を向上させることが可能です。
また、フォルダの作成漏れやフォルダ名の誤りといったヒューマンエラーを防止することができます。
■注意事項
・ SmartHR、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
SmartHRに従業員が登録されたら、Slackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRを利用している人事・総務担当者
・新規従業員登録を他の担当者に通知したい方
・従業員情報をSlackで共有し、入社手続きを進めたい方
・手作業での通知の手間を省きたい方
2.SmartHRを利用しているチームリーダー・マネージャー
・新規メンバーの情報をチーム全体に共有したい方
・新入社員を歓迎するメッセージをSlackで送りたい方
■このテンプレートを使うメリット
・必要な情報をSlackに集約することにより、入社手続きに必要な情報の確認や共有がスムーズに進み業務の効率化に繋がります。
・人事担当者が各部署に新規従業員情報を個別に連絡する必要がありましたが、Slackの通知によって情報伝達を自動化することができます。
・新規従業員への歓迎メッセージをSlackで送信することで、コミュニケーションを活性化させることができます。
・手作業による情報伝達に伴うミスを削減し、正確な情報を関連する部署に共有することができます。
■注意事項
・SmartHR、SlackのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
SmartHRに従業員が登録されたら、freee人事労務にも従業員を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRとfreee人事労務を併用している人事・総務担当者
・SmartHRで登録した従業員情報をfreee人事労務に自動で反映させたい方
・手作業による従業員情報の二重入力を削減したい方
・従業員情報を一元管理し、業務効率を向上させたい方
2.SmartHRを利用しているチームリーダー・マネージャー
・新規メンバーの情報を管理したい方
■このテンプレートを使うメリット
・SmartHRで従業員が登録されたら自動でfreee人事労務にも登録されるため、手作業による二重入力が不要となることで、業務効率が大幅に改善します。
・SmartHRで従業員が登録されると、直ぐにfreee人事労務にも反映されるため、常に最新の情報を維持することができます。
・従業員情報をSmartHRとfreee人事労務で一元管理することができるため、情報を探す手間を省き業務効率が大幅に向上します。
・社員情報の入力作業にかかる時間を大幅に削減することができ、人事担当者の負担が軽減されます。
■注意事項
・SmartHR、freee人事労務のそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
kickflowでの申請承認後、SmartHRに従業員情報を手入力する作業は、時間がかかり、入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。 特に、入社が重なる時期などには、人事労務担当者の負担が増えてしまうことも少なくありません。 このワークフローを活用すれば、kickflowで申請が承認されたタイミングで、SmartHRに従業員情報を自動で登録することが可能になり、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
クラウドサインで書類の締結が完了したら、SmartHRに従業員情報を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドサインとSmartHRのアプリを連携させて、効率化したい方
・クラウドサインで締結した書類の内容を元に、従業員情報をSmartHRに自動的に登録したい方
・SmartHRでの従業員情報の登録を効率化したい方
2.SmartHRで従業員情報を管理している方
・業務の効率化を図りたい企業の経営者
・これから人員を多く増やしたいと考えているスタートアップ企業の人事担当者
■このテンプレートを使うメリット
・クラウドサインで締結した書類を元に、SmartHRに従業員情報を登録できるため、手作業による作業を省くことができます。
・SmartHRで入力項目の多い従業員情報を自動で登録できるため、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・クラウドサイン、SmartHRのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
新しいメンバーの入社に伴う手続きは、喜ばしい反面、人事労務担当者にとっては煩雑な作業ではないでしょうか。特に、コラボフローで承認された申請内容を、手作業でSmartHRへ転記する作業は、時間もかかり入力ミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、コラボフローでの入社申請が承認されると同時に、SmartHRに従業員情報が自動で登録されるため、こうした一連の作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
履歴書をOCRで読み取りSmartHRに従業員を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.入社手続きを効率化したい方
・SmartHRへの従業員情報の登録を効率化したい方
・手動作業による業務負担が大きい方
2.OCRツールで書類を電子化している方
・紙ベースの書類を電子化して管理している方
・履歴書の情報を入社手続きで活用している方
■このテンプレートを使うメリット
SmartHRへの従業員情報の登録は入力項目が多いため、新入社員の数に比例して手動入力の負担は増加してしまいます。
また、手動入力は情報の入力ミスや登録漏れが発生する可能性があり、確認や修正作業の肥大化で入社手続きの業務進行に支障をきたす恐れがあります。
SmartHRへの手動入力を効率化したい方に、このフローは有効です。
このフローは履歴書をフォームに送信することで内容をOCRで読み取り、SmartHRに従業員情報を自動で登録することができます。
入力項目の多いSmartHRへの従業員情報の登録を効率化できるため、入社手続きを円滑に進めることが可能です。
■注意事項
・SmartHRとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
◼️概要
新入社員情報が特定のフォームから送信された場合、自動的に雇用契約書を作成し、SmartHRに登録するフローを設定します。
◼️設定方法
1.フォームトリガーで必要な新入社員情報を入力するフォームを設定します。
2.書類の発行オペレーションで雇用契約書の雛形と、発行書類の格納先やファイル名を指定します。
3.メールを送るオペレーションで宛先をアウトプット埋め込みで指定し、メール本文も設定します。
4.SmartHRとアプリ連携して、「従業員の登録」アクションで、登録したい情報を設定します。
5.データベースを操作するオペレーションの「レコードを追加」アクションでデータベースに登録したい情報を設定してください。
6.Chatworkの「メッセージを送る」アクションで対応完了通知の送付先のルームIDとメッセージ内容を設定してください。
◼️注意事項
・フォームの設定や契約書の作成プロセスをカスタマイズして、組織の要件に合わせてください。
Chatworkを活用した自動化例
プロジェクト管理や文書作成、情報共有をスマートに進めたい場合に他アプリとの自動連携が役立ちます。
たとえば、特定のキーワードを含むやり取りからタスクやプロジェクト作成を自動化したり、チャット履歴に合わせたドキュメント作成や他サービスへの情報展開も自在。
多言語対応も含め、業務の一元管理がさらに促進されるでしょう。
■概要
Chatworkで投稿されたメッセージを翻訳して、翻訳版をTalknoteに投稿するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務の中で海外の方とのやりとりが頻繁にある方
・海外に支店がある企業のチームメンバー
2.TalknoteとChatworkをコミュニケーションツールとして使用している方
・部門ごとの情報共有ツールとして使用している企業
・プロジェクトごとチャンネルを作成して情報共有を行うチーム
■このテンプレートを使うメリット
Discordはコミュニティやグループでのコミュニケーションに特化したプラットフォームです。ChatworkとTalknoteを連携させることで、社内コミュニケーションだけでなく社外とのコミュニケーションも活性化することができます。
例えば、Chatworkで顧客からのフィードバックを収集して自動翻訳してTalknoteのコミュニティに共有することで、顧客とのエンゲージメントを高めることができます。
■注意事項
・Chatwork、TalknoteのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
「Chatworkの情報をもとに契約書を作成する」ワークフローは、Chatwork上でやり取りされた情報を自動的に収集し、契約書を生成する業務ワークフローです。
チャットでのやり取りから必要なデータを抽出し、AIやOCR技術を活用して正確な契約書を素早くに作成します。
これにより、手動でのデータ入力や契約書作成にかかる時間と労力を削減し業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■概要
Chatworkで業務依頼を受けた際、メッセージを見逃してしまったり、Asanaへ手作業でタスク登録するのに手間を感じたりしていませんか。手動での転記作業は、対応漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Chatworkに投稿された特定のキーワードを含むメッセージを自動で読み取りAsanaにタスクとして追加するため、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
■概要
Chatworkで受けた依頼を、手作業でAsanaに転記する際に手間を感じたり、重要な依頼を見落としてしまったりすることはないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Chatworkに特定のキーワードを含むメッセージが投稿された際に、自動でAsanaにプロジェクトが作成されます。これにより、依頼の抜け漏れを防ぎ、プロジェクト管理の初動を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■概要
Googleドライブの特定フォルダにファイルが格納されたら、そのファイルをChatworkにも通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Chatworkを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・顧客企業とのやりとりに使用している営業アシスタントや経理担当
・事業所の連絡に使用している事務職員やオフィスマネージャー
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
2.GoogleDriveで日常的にファイルの管理を行なっている方
・デジタルツールを活用してデータの管理を行なっている事務担当者
・顧客企業の資料を格納している営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
3.業務の効率化を目指している方
・自動化による業務効率化に興味がある中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・ファイルの格納をトリガーに自動でチャットにもファイルを送ることができるため、手作業や確認の手間が減り業務を効率化します。
・Chartworkへの通知を自動で行うことで、ファイルの確認漏れを防ぎ、ミスをなくすことができます。
・Chatworkへの通知により、チームメンバーはアップロードされたファイルをリアルタイムで把握することができプロジェクト全体の進捗管理に役立ちます。
■注意事項
・GoogleDrive、ChatworkのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
Gmailで受信した重要なメールを、チームに共有するためにChatworkへ手動で転記していませんか？
この作業は手間がかかるだけでなく、共有漏れや遅延の原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、その内容を自動でChatworkに通知できます。手作業による連絡の手間をなくし、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Trelloに新規カードが作成されたら、Chatworkと連携してカードの内容を引用してメッセージを送るフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.タスク管理にTrelloを使用している方
・顧問契約をしている社会保険労務士や税理士など士業の方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
・デジタルツールを活用してデータの管理を行なっている事務担当者
2.Chatworkを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・外勤のフィールドセールス担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
■このテンプレートを使うメリット
・一連の流れが自動で完結するため、手作業の手間を省き業務を効率化します。
■注意事項
・Chatwork、 TrelloのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
このワークフローでは、音声ファイルから自動的に文字起こしを行い、それを要約して議事録を作成し、最終的にYoomデータベースに登録し、Chatworkに通知する自動化プロセスを設定します。
■設定方法
1.声ファイルを送信できるフォームを作成します。
2.アップロードされた音声ファイルをAIオペレーションで文字起こしします。
3.取得した文字データとフォームの情報から議事録を自動生成します。
4.フォーマットを指定することができます。
5.「担当者に対応依頼」オペレーションで作成された議事録のチェックを依頼します。修正点があれば修正できます。
6.「データベースに追加する」オペレーションで必要項目をデータベースに追加します。
7.Chatworkに議事録追加の完了を通知を送信します。
8.送信先やメッセージ内容は自由に設定いただけます。
■注意事項
・Chatworkと連携設定が必要です。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
指定したスケジュールになったら、YouTubeのチャンネルレポートを取得し、Chatworkの指定のトークルームに通知します。
通知内容や送信先のChatworkトークルームはカスタマイズ可能です。
■設定方法
1.YouTube、ChatworkそれぞれのアプリとYoomを連携してください（マイアプリ連携）。
2.スケジュールトリガーでフローボットを実行するスケジュールを指定してください。
3.YouTubeの「チャンネルレポートを取得する」オペレーションで連携アカウントや取得するレポートの詳細設定を行ってください。
4.Chatworkの「メッセージを送る」オペレーションで、連携アカウントや送信先のトークルーム、メッセージ内容の設定を行ってください。
■注意事項
・YouTube、Chatworkそれぞれでアカウントとの連携設定が必要です。
・Chatworkの送信先のトークルームや通知内容を任意の値に置き換えてご利用ください。
・YouTubeのチャンネルレポートの詳細設定や取得する情報を適宜変更してください。
■概要
Chatworkでの重要な連絡やタスク依頼を、情報管理のためにNotionへ手作業で転記していませんか？その作業は手間がかかる上に、転記漏れや内容の間違いといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Chatworkにメッセージが投稿されるだけでNotionにページを自動作成できるため、こうした課題を解消し、情報連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
まとめ
SmartHRを活用して、従業者登録を行っている方や、従業員情報の共有がもっとスムーズにしたいと考えている方に向けて、SmartHRとChatworkを連携して、SmartHRに従業員が登録されたら、Chatworkに通知する方法をご紹介しました。
SmartHRとChatworkを自動連携することで、新入社員の入社情報の共有がタイムリーに行われ、入社準備をスムーズに進めることが可能になるでしょう。
人事部から他部署への情報共有スピードを上げたいと考えている方や、新入社員の入社が多い時期に、より円滑な業務遂行を望んでいる方は、ぜひチェックしてみてくださいね！
Yoomを活用すれば簡単に設定できるので、この機会にアプリ連携による自動化を体験してみてください。
Q：退職や異動の情報を通知するには？
A：
設定するトリガーを、通知したいアクションに合わせて「従業員情報の更新」や「部署の登録または更新」などに変更してご利用ください。
また、「分岐する」オペレーションを活用することで、「従業員情報が”退職”に更新された場合」のみ通知するなど、条件を絞った連携ができるようになりますよ！
【注意事項】
Q：特定の条件で通知を絞れますか？
A：
はい、できます。たとえば、「特定の雇用形態の従業員」のみを通知対象としたい場合は、トリガー直下に「分岐する」オペレーションを入れることで、指定する条件に一致する従業員に絞ってデータを連携できるようになりますよ！
Q：連携が失敗した場合どうなりますか？
A：
Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレス宛に、連携が失敗していることを知らせるメールが届きます。
メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行するには手動での対応が必要となりますが、連携がエラーになる原因は様々なため、エラー時の対応方法についてを参考に対応しましょう。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口もご活用ください。
