「Zendeskで新しいチケットが作成されるたびに、手動でタスク管理ツールに登録するのが面倒…」
「新入社員が入社するたびに、Zendeskのアカウントを手作業で発行していて時間がかかる…」
このように、Zendeskに関連する日々の繰り返し作業に追われ、本来注力すべき顧客対応がおろそかになっていませんか？
もし、Zendeskでチケットが作成されたらOutlookにタスクを自動で作成したり、人事労務ソフトに従業員が追加されたらZendeskにユーザーを自動作成したりできる仕組みがあれば、これらの煩雑な手作業から解放されます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはZendeskのチケット管理業務を自動化するテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Zendeskでチケットが作成されたら、Outlookにタスクを作成する
試してみる
Zendeskの業務を自動化する方法
普段お使いのZendeskと様々なツールを連携し、顧客対応業務を効率化するための自動化テンプレートを具体的に紹介します！
Zendeskのチケット管理やユーザー管理など、日々の業務を効率化するヒントが見つかるはずです。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
メールツールと連携してZendeskのタスク管理を自動化する
Zendeskでチケットが作成された際に、Outlookなどのメールツールにタスクを自動で作成することができるので、チケットの見落としや対応漏れを防ぎ、迅速な顧客対応を実現できます。
Zendeskでチケットが作成されたら、Outlookにタスクを作成する
試してみる
人事労務ツールと連携してZendeskのユーザー管理を自動化する
freee人事労務などの人事労務ツールに新しい従業員が登録された際に、Zendeskのユーザーを自動で作成することで、これまで手間だったアカウント発行作業をなくし、新入社員のオンボーディングをスムーズに進めることが可能です。
freee人事労務で従業員が登録されたら、Zendeskにユーザーを作成する
試してみる
チャットツールと連携してZendeskのチケット情報を通知する
Zendeskで未対応になっているチケット情報を定期的に抽出し、Slackなどのチャットツールに通知することで、チーム全体で対応状況を把握し、協力体制を強化しながら対応漏れを防ぎます。
定期的にZendeskでオープン中のチケットIDの一覧を取得して、Slackで通知する
試してみる
ZendeskとOutlookを連携してタスク作成を自動化するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Zendeskにチケットが作成された際に、Outlookにタスクを自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Zendesk／Outlook
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- ZendeskとOutlookのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Zendeskのトリガー設定とOutlookのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Zendeskでチケットが作成されたら、Outlookにタスクを作成する
試してみる
ステップ1：ZendeskとOutlookをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
Zendeskの連携
以下をご参照ください。
※Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Outlookの連携
以下をご参照ください。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Zendeskでチケットが作成されたら、Outlookにタスクを作成する
試してみる
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Zendeskトリガーの設定
次に、コピーしたフローを編集していきます。
赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択しましょう。
トリガーアクションは、テンプレート通りに「新しいチケットが作成されたら」のままで大丈夫です。
「次へ」をクリックして進んでください。
一度、Zendesk上でチケットを作成しておきましょう。
※今回は以下の「テストA」というチケットを使用します。
Yoomの設定に戻って、トリガーの起動間隔を選択してください。
トリガーの起動は、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定可能です。選択できる最短の起動間隔を選びましょう。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです！
基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくと良いです。
Zendeskからサブドメインを指定します。
設定ができたら、「テスト」ボタンをクリックしましょう！
「テスト成功」と表示が出たら、取得した値にデータが反映されます。
※取得した値とは、トリガーやオペレーションにて受け取ったデータのことです。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
最後に「完了」ボタンをクリックして、設定を保存しておきましょう！
ステップ4：担当者へ対応を依頼する
担当者への対応を依頼する設定を行います。次の赤枠をクリックしましょう。
希望の担当者を指定して、選択します。
内容の詳細を、ステップ3で取得した値を利用して設定していきます。
「トリガーで取得した～～」の文章は削除してください。
期日やリマインドの日時など、希望の条件を記入する入力フォームを作成します。
作成が済んだら、「次へ」ボタンで次の設定へ進みましょう！
作成した入力フォームにサンプル値を入力したら、完了ボタンで設定を保存しておきます。
ステップ5：Outlookのアクション設定
今まで取得した値を使って、タスクを作成する設定を行います。最後の赤枠をクリックしましょう。
連携するアカウント情報に間違いがないかを確認したら、新規タスクを作成する設定へ進みましょう。
ユーザーIDを表示される候補から選択します。
同様にタスクリストIDも候補の中から選択してください！
次にタスクのタイトルを、取得した値から選択して設定します
続いて、ステップ4で取得した値を用いて期限を設定します。
リマインド日時も同様に設定します。
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
その他の設定も任意で全て設定し終わったら、テストボタンでテストを実行しましょう。
テスト成功が確認できたら、Outlookに新規タスクが作成されています。
確認してみましょう！
確認ができたら、最後に完了ボタンを押しておきます。
ステップ6：フローを有効化してテストする
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するかどうかを確認しましょう。
Zendeskを活用したその他の自動化例
チケットが作成・更新されたら、チャットやメールツールへ通知、業務DBにコメントを自動投稿、メール配信サービスのコンタクトリストに情報を追加します。
また、外部システムでのイベント発生をトリガーに、チケットを自動作成・更新することも可能です。
問い合わせの迅速な受付、関係者への確実な通知、複数ツール間のステータス同期を実現し、サポート業務を効率化します。
Asanaでタスクが完了したらZendeskのチケットステータスを更新する
試してみる
Asanaでタスクが完了したらZendeskのチケットステータスを更新するフローです。
GitHubで特定の新しいIssueが作成されたら、Zendeskにチケットを追加する
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■概要
開発チームが利用するGitHubと、カスタマーサポートで利用するZendeskの連携はスムーズに行えていますか。
GitHubで新しいIssueが作成されるたびに、手作業でZendeskにチケットを起票する作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスや対応漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、GitHubで特定のIssueが作成された際にZendeskへチケットが自動で作成されるため、チーム間の情報連携を円滑にし、対応品質の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
・GitHubのIssueを基に、Zendeskのチケットを手作業で作成している方
・開発チームとカスタマーサポート間の情報連携を効率化したいと考えている方
・ZendeskとGitHubの連携による業務自動化の仕組みを構築したい方
■注意事項
・Zendesk、GitHubのそれぞれとYoomを連携してください。
・【Zendesk】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
HubSpotに新しいコンタクトが作成されたら、Zendeskにチケットを作成する
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HubSpotに新しいコンタクトが作成されたら、Zendeskにチケットを作成するフローです。
Intercomでユーザーが新しい会話を作成したら、Zendeskでチケットを作成する
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■概要
顧客からの問い合わせ対応でIntercomを利用し、その後の詳細なタスク管理をZendeskで行っているものの、二つのツール間の情報連携が手作業になっていませんか。手動での転記作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Intercomで新しい会話が作成されたタイミングでZendeskのチケットを自動で作成するため、ZendeskとIntercomのスムーズな連携を実現し、これらの課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・IntercomとZendeskを併用し、手作業での情報連携に非効率を感じている方
・カスタマーサポート業務のプロセスを自動化し、対応の迅速化を図りたいチームリーダーの方
・ZendeskとIntercomの連携を通じて、顧客対応の品質向上を目指している方
■注意事項
・Intercom、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
・Intercomのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5723277
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・IntercomのWebhookの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6003975
Typeformの回答をもとにZendeskでチケットを作成する
試してみる
■概要
「Typeformの回答をもとにZendeskでチケットを作成する」ワークフローは、Typeformで収集したデータを自動的にZendeskのチケットとして登録する業務ワークフローです。これにより、顧客からのフィードバックや問い合わせをスムーズにサポートチームへ伝達し、効率的な対応が可能になります。ZendeskとTypeformの連携を活用して、手間なく正確なチケット管理を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・Typeformを使って顧客の意見や問い合わせを収集しているが、手動でZendeskに転記する作業に時間を取られている方
・サポートチームへのフィードバックを迅速化し、顧客対応のスピードを向上させたいZendeskユーザー
・顧客対応のプロセスを自動化し、業務効率を高めたいカスタマーサポート担当者
■注意事項
・TypeformとZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーでのアウトプット取得方法は下記を参考にしてください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Zendeskでチケットが作成されたらDiscordに通知する
試してみる
Zendeskでチケットが作成されたらDiscordに通知するフローです。
Zendeskでチケットが作成されたら、Microsoft Teamsで通知する
試してみる
■概要
Zendeskで新しいチケットが作成されるたびに、手作業でチームに共有するのは手間がかかるうえ、通知の遅れや漏れが発生しがちではないでしょうか。
このワークフローは、Zendeskでチケットが作成された際に、その情報をMicrosoft Teamsの指定チャネルへ自動で通知するため、手作業による情報共有の手間や伝達ミスといった課題を解消し、迅速な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zendeskで顧客対応を行い、チームへの情報共有を効率化したいと考えている方
・Microsoft Teamsを主要な連絡手段とし、Zendeskとの連携を模索している方
・手作業による通知の遅れや漏れを防ぎ、対応速度の向上を目指しているマネージャーの方
■注意事項
・Zendesk、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Zendeskでチケットが作成されたら、SendGridでコンタクトリストに新規コンタクトを追加する
試してみる
■概要
Zendeskで受けた問い合わせ顧客の情報を、手作業でSendGridのコンタクトリストへ登録する作業に手間を感じていませんか。
このような手作業での情報登録は、時間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、ZendeskとSendGridの連携を自動化でき、チケットが作成されると同時に、顧客情報をコンタクトリストへ自動で追加するため、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zendeskで受けた問い合わせ情報をSendGridのリストへ手動で登録している方
・ZendeskとSendGridを連携させ、顧客へのアプローチを効率化したいと考えている方
・顧客情報の転記作業における入力ミスや登録漏れなどの課題を解消したい方
■注意事項
・Zendesk、SendGridのそれぞれとYoomを連携してください。
・【Zendesk】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zendeskでチケットが更新されたらkintoneにコメントを投稿する
試してみる
■概要
「Zendeskでチケットが更新されたらkintoneにコメントを投稿する」フローは、カスタマーサポートと業務管理をスムーズに連携させるワークフローです。
Zendeskでのチケット更新情報をkintoneに自動で反映させたいとお考えの方に最適なこのフローです。手動での情報転記を減らし、スピーディーにデータ共有を実現します。
これにより、サポートチームと他の部署との連携が強化され、業務効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zendeskとkintoneを既に利用しており、両者のデータ連携を強化したい方
・カスタマーサポートのチームがチケット情報を他部署と迅速に共有したいと考えている方
・手動でのデータ転記によるミスを減らし、業務の効率化を図りたいIT担当者の方
■注意事項
・ZendeskとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zendeskに新しいチケットが作成されたら、Gmailでメールを送付する
試してみる
Zendeskに新しいチケットが作成されたら、Gmailにメールを送付するフローです。
Zendeskで新しい特定のチケットが作成されたら、Pipedriveで取引を追加する
試してみる
■概要
Zendeskで受け付けた問い合わせの中から、営業案件につながるものを手作業でPipedriveに転記していませんか。
この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、ZendeskとPipedriveの連携が自動化され、特定のチケット作成をトリガーにPipedriveへ取引を自動で追加できるようになるため、こうした課題を解消し、営業機会の損失を防ぎながらスムーズな顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zendeskで受けた問い合わせをPipedriveで管理しており、手入力に手間を感じている方
・ZendeskとPipedriveの連携を自動化し、営業プロセスの効率化を図りたいと考えている方
・顧客対応のスピードを向上させ、営業機会の損失を防ぎたいセールスやサポートチームの方
■注意事項
・Pipedrive、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
Zendeskに関連する様々な定型業務を自動化することで、これまで手作業で行っていたチケット内容の転記やユーザーアカウントの作成といった作業から解放され、ヒューマンエラーを未然に防ぐことができます。
これにより、カスタマーサポート担当者は本来注力すべき顧客とのコミュニケーションに集中できる環境が整い、サービス全体の品質向上にも繋がります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：Zendeskにチケット作成以外のトリガーはありますか？
A：
はい、あります！
チケット作成だけでなく、チケットの更新やタグの追加、ユーザー作成や組織作成などのトリガーのトリガーの選択が可能です。
Q：双方向の連携は可能ですか？
A：
はい、できます。
1から全て手作業でフローボットを作成することも可能ですが、YoomにはOutlookからZendeskを同期するテンプレートも準備されています。
「一度試してみたい！」という方は以下からテンプレートをご確認ください。
Q：連携処理が失敗した場合、どうなりますか？
A：
連携が失敗すると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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