■概要
Notionでタスクや案件管理を行っているものの、請求書の発行や送付は別ツールで行っており、二度手間や転記ミスに課題を感じていませんか? 特に、請求書発行のステータスになった案件を都度確認し、手作業で請求書を作成・送付する業務は手間がかかります。 このワークフローを活用すれば、Notionで特定のステータスが更新されると、Misocaでの請求書作成からOutlookでのメール送信までが自動化され、こうした請求業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionで案件管理を行い、Misocaで請求書を発行している経理や営業担当の方
- 請求書作成から送付までのプロセスを手作業で行っており、効率化したいと考えている方
- 手動での請求書送付による宛先間違いや、送信漏れなどのミスを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionのステータス更新を起点に請求書が自動で作成・送付されるため、手作業の時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による請求情報の転記ミスやメールの送信漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Notion、Misoca、OutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する(ID検索)」を設定し、更新されたページの詳細情報を取得します
- 次に、オペレーションの分岐機能で、特定のステータスに変更された場合のみ後続の処理に進むよう設定します
- 次に、オペレーションでMisocaの「請求書を作成」を設定し、Notionで取得した情報を基に請求書を作成します
- 次に、オペレーションでMisocaの「請求書PDFを取得」を設定し、作成された請求書をPDFデータとして取得します
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」を設定し、取得した請求書PDFを添付して取引先にメールを送信します
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能の条件設定では、Notionのどのステータスになったら請求書作成のフローを起動させるか、任意で設定してください。
- Outlookの「メールを送る」オペレーションでは、送信先のメールアドレス、件名、本文を任意の内容で設定できます。Notionから取得した顧客名などを本文に含めることも可能です。
■注意事項
- NotionとMisocaとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。