■概要
Notionで管理しているタスクのステータスが完了になった後、Misocaで請求書を作成し、Gmailで送付するといった一連の作業に手間を感じていませんか? 各ツールを個別に操作していると、情報の転記ミスや対応漏れが発生する可能性もあります。 このワークフローを活用すれば、Notionのステータス更新をトリガーとして、Misocaでの請求書作成からGmailでのメール送付までを自動化し、請求業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionで案件管理を行い、Misocaで請求書を発行している方
- 手作業による請求書の作成や送付業務に時間がかかっている経理担当者の方
- 請求書発行に伴う情報の転記ミスや、送付漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionのステータスを更新するだけで、請求書の作成から送付までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業でのデータ転記が減るため、請求金額や宛先の間違いといったヒューマンエラーの発生リスクを軽減することに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Notion、Misoca、GmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する(ID検索)」アクションを設定し、更新されたページ情報を取得します
- オペレーションの分岐機能で、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します
- 次に、オペレーションでMisocaの「特定の取引先に紐づく送り先IDを取得」し、「請求書を作成」します
- さらに、オペレーションでMisocaの「請求書PDFを取得」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得した請求書PDFを添付してメールを送信します
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能の条件は、Notionの特定のステータスなどをトリガーにするなど、運用に合わせて任意で設定してください
- Gmailで送信するメールの宛先、件名、本文は、Notionから取得した情報などを活用して任意で設定してください
■注意事項
- NotionとMisocaとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。