■概要
Notionで新しいリード情報を管理する際、手作業でZoom会議を設定し、Gmailで案内メールを送る作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は、対応漏れやURLの貼り間違いといったミスが発生しやすい業務でもあります。
このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースにリードが登録されるだけで、Zoomでの会議作成からGmailでの案内メール送信までが自動で完結し、商談設定業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionでリード情報を管理し、手動でZoom会議を設定している営業担当者の方
- リード獲得後の商談設定から案内メール送信までの一連の流れを効率化したい方
- Gmailでの定型的な会議案内メールの作成・送信の手間を削減したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionへの情報登録を起点に、会議設定から案内までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による会議URLの貼り間違いや宛先ミス、送信漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Notion、Gmail、Zoom(OAuth)をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」を設定します。
- オペレーションで「分岐機能」を設置し、新規リード登録かどうかで後続の処理を分岐させます。
- 続けて、Notionの「レコードを取得する(ID検索)」アクションで、該当リードの詳細情報を取得します。
- 次に、Zoomの「ミーティングを作成」アクションで、取得した情報をもとにオンライン会議を設定します。
- Gmailの「メールを送る」アクションで、作成された会議情報を記載した案内メールを送信します。
- 最後に、Notionの「レコードを更新する(ID検索)」アクションで、対応状況などをNotionに記録します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、リード情報を管理している任意のデータソースIDを指定してください。
- Gmailで送信するメールは、宛先や件名、本文を自由に設定でき、Notionから取得した顧客名やZoomで作成した会議URLなどを本文に自動で差し込めます。
- Zoomでミーティングを作成する際に、Notionから取得した情報をもとに会議のトピックや議題などを動的に設定することが可能です。
■注意事項
- Notion、Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意くださ
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する(クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため)
- レコーディング情報取得の詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。