Notionでリードが登録されたらZoomで会議を作成しGmailで会議情報を先方に送信する
Notionでリードが登録されたらZoomで会議を作成しGmailで会議情報を先方に送信する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Zoom
と
Gmail
と
Notion
を自動連携できます。
■概要
Notionで新しいリード情報を管理する際、手作業でZoom会議を設定し、Gmailで案内メールを送る作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は、対応漏れやURLの貼り間違いといったミスが発生しやすい業務でもあります。
このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースにリードが登録されるだけで、Zoomでの会議作成からGmailでの案内メール送信までが自動で完結し、商談設定業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionでリード情報を管理し、手動でZoom会議を設定している営業担当者の方
- リード獲得後の商談設定から案内メール送信までの一連の流れを効率化したい方
- Gmailでの定型的な会議案内メールの作成・送信の手間を削減したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionへの情報登録を起点に、会議設定から案内までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による会議URLの貼り間違いや宛先ミス、送信漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Notion、Gmail、Zoom（OAuth）をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」を設定します。
- オペレーションで「分岐機能」を設置し、新規リード登録かどうかで後続の処理を分岐させます。
- 続けて、Notionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションで、該当リードの詳細情報を取得します。
- 次に、Zoomの「ミーティングを作成」アクションで、取得した情報をもとにオンライン会議を設定します。
- Gmailの「メールを送る」アクションで、作成された会議情報を記載した案内メールを送信します。
- 最後に、Notionの「レコードを更新する（ID検索）」アクションで、対応状況などをNotionに記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、リード情報を管理している任意のデータソースIDを指定してください。
- Gmailで送信するメールは、宛先や件名、本文を自由に設定でき、Notionから取得した顧客名やZoomで作成した会議URLなどを本文に自動で差し込めます。
- Zoomでミーティングを作成する際に、Notionから取得した情報をもとに会議のトピックや議題などを動的に設定することが可能です。
■注意事項
- Notion、Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意くださ
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- レコーディング情報取得の詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
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ノーコードで実行可能なAPIアクション
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ミーティングが作成されたら（Webhook）
ミーティングが終了したら
会話が作成されたら
ミーティングが削除されたら（Webhook）
ミーティング参加者がホストより先に入室したら（Webhook）
指定のホストのレコーディングが完了したら（Webhook）
レコーディングの文字起こしが完了したら（Webhook）
ウェビナーが作成されたら（Webhook）
ウェビナーが終了したら（Webhook）
ウェビナー参加者がアンケートに回答したら（Webhook）
ウェビナーの参加登録が作成されたら（Webhook）
ウェビナーの参加登録がキャンセルされたら（Webhook）
ウェビナーに出席者または参加者が参加したら（Webhook）
全てのユーザーのレコーディングが完了したら（Webhook）
ミーティングが作成されたら
チャットにメッセージが投稿されたら
チームチャットにファイルが投稿されたら
特定のキーワードに一致するメールを受信したら
フローボットオペレーション
ミーティングを作成（非推奨）
ミーティング情報を編集（非推奨）
定期ミーティング（毎日）を作成（非推奨）
定期ミーティング（毎月）を作成（非推奨）
定期ミーティング（週ごと）を作成（非推奨）
定期ミーティング（毎日）情報を編集（非推奨）
定期ミーティング（毎月）情報を編集（非推奨）
定期ミーティング情報（週ごと）を編集（非推奨）
ミーティングの一覧を取得
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フローボットオペレーション
ミーティングを作成（非推奨）ミーティング情報を編集（非推奨）定期ミーティング（毎日）を作成（非推奨）定期ミーティング（毎月）を作成（非推奨）定期ミーティング（週ごと）を作成（非推奨）定期ミーティング（毎日）情報を編集（非推奨）定期ミーティング（毎月）情報を編集（非推奨）定期ミーティング情報（週ごと）を編集（非推奨）ミーティングの一覧を取得ウェビナーの一覧を取得ウェビナー登録者の一覧を取得ミーティングのレコーディング情報を取得ウェビナーに登録者を追加ミーティングのレコーディングファイルをダウンロードユーザーを追加ユーザーを削除ユーザーにライセンスを付与または削除するユーザー情報を取得ミーティングのクラウドレコーディングデータを削除会話の詳細を取得ミーティングの詳細情報を取得定期ミーティング情報を編集（毎月）定期ミーティングを作成（毎月）ミーティングを作成ミーティング情報を編集定期ミーティングを作成（毎日）定期ミーティング情報を編集（毎日）定期ミーティングを作成（週ごと）定期ミーティング情報を編集（週ごと）ミーティングの特定のクラウドレコーディングデータを削除ユーザーのアカウントを有効化・無効化および出勤状態へ変更チームチャットのチャネル一覧を取得チームチャットのチャネルを作成チームチャットの共有スペースを作成チームチャットのチャネルにメンバーを招待チームチャットのチャネルを更新チームチャットのメンショングループを作成チームチャットのメンショングループにメンバーを追加チームチャットのチャットメッセージと共有ファイルを検索チームチャットのチャットメッセージの送信チームチャットのチャットメッセージの削除チームチャットにファイルをアップロード
フローボットトリガー
特定のキーワードに一致するメールを受信したら特定のラベルのメールを受信したら特定のラベルのメールを受信したら（ラベルID指定）
フローボットオペレーション
メールを検索メッセージをゴミ箱へ移動する特定のメッセージにラベルを追加特定のメッセージのラベルを削除特定のメッセージを取得
フローボットトリガー
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フローボットオペレーション
ページ情報を取得ページを作成（非推奨）ページにテキストを追加（非推奨）ページのプロパティを更新（テキストプロパティ）ページのプロパティを更新（数値プロパティ）ページのプロパティを更新（セレクトプロパティ）ページのプロパティを更新（マルチセレクトプロパティ）ページのプロパティを更新（日付プロパティ）ページのプロパティを更新（チェックボックスプロパティ）ページのプロパティを更新（URLプロパティ）ページのプロパティを更新（メールプロパティ）ページのプロパティを更新（電話プロパティ）特定のページのブロック情報を取得ユーザーのリストを取得ページのプロパティを更新（リレーションプロパティ）指定のレコードにサブアイテムを追加するファイルアップロードIDの発行ファイルをアップロードページのプロパティを更新（ファイルプロパティ）ファイルをダウンロードするページ情報を取得（ファイル情報の一覧）ページ・データベースをタイトルで検索テンプレートを使用してページを作成（タイトルのみ）ページにヘッダーと本文を追加（非推奨）データソースのプロパティ名を更新ページのプロパティを更新（タイトルプロパティ）データソースの数式プロパティ内の文字検索ページにコンテンツを埋め込むページまたはブロックの子ブロック一覧を取得データソースを取得データベース情報を取得ページを作成ページ情報を取得（マークダウン形式）ページにコンテンツを追加ページのコンテンツを置換ページのプロパティを更新（ユーザープロパティ）
