Googleフォームで送信された情報をもとにカオナビに従業員を登録し、Google Workspaceにユーザー登録する

■概要

新しい従業員の入社手続きでは、複数のSaaSに従業員情報を登録する作業が発生し、手間がかかるものです。
特に、Googleフォームで収集した情報をカオナビやGoogle Workspaceへ手作業で入力する際は、入力ミスや対応漏れのリスクも伴います。
このワークフローは、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、カオナビとGoogle Workspaceへのユーザー登録を自動で実行し、入社手続きにおける定型業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォーム、カオナビ、Google Workspaceを利用した入社手続きに手間を感じている人事担当者の方
• 従業員情報の登録作業における入力ミスや漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたい情報システム担当者の方
• 手作業によるアカウント発行業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームの回答をもとに、カオナビとGoogle Workspaceへの登録が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 人の手によるデータ転記が不要になるため、従業員情報の入力間違いやアカウント発行の漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、カオナビ、Google WorkspaceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでカオナビの「メンバーを登録」アクションを設定し、フォームの回答内容をもとに従業員情報を登録します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションを設定し、新しいユーザーアカウントを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、起動の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
• カオナビでメンバーを登録するアクションでは、フォームのどの回答を社員番号や氏名などの項目に割り当てるか、任意で設定してください。
• Google Workspaceで新規ユーザーを追加するアクションでは、氏名やメインのメールアドレス、初期パスワードなどを任意で設定してください。

■注意事項

• Googleフォーム、カオナビ、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリです。対象プランでない場合は設定しているオペレーションやデータコネクトがエラーとなりますので、ご注意ください。
• 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。

‍https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133