Google スプレッドシートで行が追加されたら、Xeroに請求書を作成する

■概要

毎月の請求書作成業務で、Google スプレッドシートの情報を会計ソフトに転記する作業に手間を感じていませんか。
手作業での転記は時間がかかるだけでなく、請求金額の入力ミスや宛先間違いといったヒューマンエラーの原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行を追加するだけでXeroに請求書が自動で作成され、こうした定型業務を正確かつスムーズに処理できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートとXeroを使い、手作業で請求書を作成している経理担当者の方
• スプレッドシートでの案件管理から請求書発行までの流れを効率化したい営業担当者の方
• 請求業務における入力ミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートに行が追加されると自動でXeroに請求書が作成され、手作業での転記作業にかかっていた時間を短縮できます。
• 手入力による請求金額や顧客情報の入力間違い、転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとXeroをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定して、対象のスプレッドシートとシートを指定します。
3. 次に、オペレーションでXeroを選択し、「請求書を作成する」アクションを設定します。トリガーで取得したスプレッドシートの情報を元に請求書の内容を紐付けます。
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、請求書が作成された行に「作成済み」などのステータスを追記します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Xeroで請求書を作成するアクションでは、どのテナントIDの、どの連絡先IDに対して請求書を作成するかを任意で設定してください。
• 請求書の品目として、Google スプレッドシートから取得した商品説明や数量などの情報を紐付けてください。
• Google スプレッドシートのレコードを更新する際に、更新したいレコードの条件や、更新後のステータスなどの値を任意で設定してください。

■注意事項

• Google スプレッドシート、XeroのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。