■概要

イベントや商談で交換した名刺の管理に、手間や時間を取られていませんか。手作業での入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスや管理漏れといったリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに名刺画像を添付して送信するだけで、OCR機能が情報を自動で読み取り、Notionのデータベースへ追加します。これにより、面倒な名刺管理業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームやNotionを活用して顧客情報を管理している方
• 名刺情報を手入力しており、作業の効率化やミスの削減をしたいと考えている方
• イベントなどで獲得したリード情報を、素早くデータベースに反映させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの情報送信からNotionへのデータ追加までを自動化し、名刺の転記作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ転記が不要になるため、氏名や会社名の入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、NotionをYoomと連携します。
2. 続いて、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. その後、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームで添付された名刺画像ファイルを取得します。
4. 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした画像からテキスト情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で抽出した情報を指定のデータベースに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、対象のフォームIDを任意で設定してください。また、フローが起動する間隔も調整可能です。
• Google Driveのファイルダウンロード設定では、前のステップ（トリガー）で取得したアウトプットから、対象のファイルIDを正しく指定してください。
• OCR機能のアクションでは、読み取るファイルや会社名・氏名などの抽出項目を自由に設定できます。
• Notionの設定では、連携するデータベースを選択し、各レコードにどの情報を反映させるかをアウトプットの内容をもとにカスタムしてください。

■注意事項

• GoogleフォームとNotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合がある
• AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133