フォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、Microsoft Excelにデータを追加しOutlookでお礼メールを送信する

■概要

展示会や商談で交換した名刺の管理に手間を感じていませんか？
手作業でのデータ入力やお礼メールの送信は時間がかかるうえ、入力ミスや送信漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、フォームに名刺画像をアップロードするだけで、OCRが情報を読み取ります。
さらに、読み取り結果をMicrosoft Excelへ自動で追加し、Outlookからお礼メールまで送信するため、一連の作業を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 名刺情報を手作業でExcelに入力している方
• 交換した名刺に対するお礼メールの送信を迅速かつ確実に行いたい方
• フォームとOCR機能を活用し、データ入力業務全体の自動化を検討している方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへのアップロードだけで名刺情報のデータ化からメール送信までが自動処理されるため、手作業の時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
• 手作業によるデータ転記ミスや、宛先間違い、お礼メールの送信漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft ExcelとOutlookをYoomと連携します。
2. フォームトリガー機能を選択し、名刺画像をアップロードするための専用フォームを作成します。
3. 次に、OCR機能「画像・PDFから文字を読み取る」を選択し、フォームから送信された名刺画像から社名や氏名、メールアドレスなどのテキスト情報を読み取ります。
4. 続けて、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、読み取った情報を指定のシートに行として追加します。
5. 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションを設定し、読み取ったメールアドレス宛にお礼メールを自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能では、名刺画像から読み取りたい項目（会社名、氏名、部署、役職、メールアドレスなど）を任意で指定することが可能です。
• 「レコードを追加する」では、OCRで取得したどの情報をどの列に追加するかを自由にマッピング設定できます。
• 「メールを送る」では、メールの件名や本文は、OCRで読み取った相手の会社名や氏名などを変数として差し込むことができます。

■注意事項

• Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• 「画像・PDFから文字を読み取る」はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。