Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、kintoneにデータを追加しOutlookでお礼メールを送信する

■概要

展示会やイベントで受け取った名刺、手作業でのデータ入力やその後のフォローメールに手間や時間がかかっていませんか。入力ミスや対応漏れが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに名刺画像をアップロードするだけで、OCRが情報を読み取りkintoneへ自動登録し、さらにOutlookからお礼メールまで自動で送信するため、一連のリード獲得後の対応を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 展示会や商談で獲得した名刺の管理とフォローに課題を持つ営業担当者の方
• Googleフォームやkintone、Outlookを使い、手作業で顧客情報を管理している方
• 名刺情報のデータ化からお礼メールの送信までを一貫して自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• 名刺情報の読み取りからデータ入力、メール送信までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業での転記ミスや連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、迅速で正確な顧客対応の実現に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、kintone、OutlookをYoomと連携します。
2. トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」を設定します。
3. オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」を選択し、フォームから送信された名刺画像ファイルを取得します。
4. 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、ダウンロードした名刺画像から情報をテキストデータとして抽出します。
5. 続いて、kintoneの「レコードを追加する」を設定し、OCRで抽出した会社名や氏名などの情報をkintoneの各フィールドに登録します。
6. 最後に、Outlookの「メールを送る」を設定し、抽出したメールアドレス宛にお礼のメールを自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、本フローボットを起動させたい任意のフォームを指定してください。
• OCR機能では、名刺画像から抽出したい項目（会社名、氏名、メールアドレスなど）を任意でカスタマイズできます。
• kintoneにレコードを追加する際、OCRで読み取った情報をどのフィールドに追加するかを任意で設定できます。
• Outlookで送信するメールは、宛先や件名、本文を自由に設定でき、OCRで読み取った会社名や氏名などを差し込むことも可能です。

■注意事項‍

• Googleフォーム、Google Drive、kintone、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらをご参照ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。