■概要
Outlookで受け取ったアンケート結果を、手作業でkintoneに転記する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで、内容をAIが自動で解析しkintoneへデータを格納します。面倒な定型業務から解放され、より重要な業務に集中できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受け取ったアンケート結果などをkintoneで管理している方
- 手作業でのデータ転記に時間を費やしており、非効率だと感じている方
- 定型的な入力業務でのヒューマンエラーをなくし、業務品質を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信を起点にkintoneへのデータ格納までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 人の手によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとkintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメール本文から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータをkintoneの指定アプリに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、フローを起動させたいメールが格納されるフォルダを任意で指定することが可能です。
- AI機能によるテキスト抽出では、抽出元のテキストとして受信メールの本文などを変数で設定でき、抽出したい項目も自由にカスタマイズできます。
- kintoneのレコード追加アクションでは、各項目に対して前段のAIで抽出したどの情報を割り当てるかなど、柔軟に設定できます。
■注意事項
- OutlookとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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